Kategori arşivi: Proje Yönetimi

Proje Yönetimi ile ilgili yazılar

Proje Yönetiminde Yol-Hedef Liderliği

Illustrations Path Goal Theory Strategic Analysis | Strategic Analysis  Template

Proje yönetimi, karmaşık ve zorlu bir süreçtir. Hedeflere ulaşmak için ekip üyelerinin koordine edilmesi, motive edilmesi ve yönlendirilmesi gerekir. Proje Yöneticilerinin bu konuda etkili olabilmeleri için çeşitli liderlik yaklaşımlarından yararlanmaları gerekir. Yol-Hedef Liderliği, bu yaklaşımlardan biri olarak son yıllarda proje yönetimi literatüründe oldukça popüler hale gelmiştir.

Nedir?

Yol-Hedef Liderliği, Robert House tarafından 1971 yılında geliştirilen bir liderlik teorisidir. Bu teoriye göre, liderler, ekip üyelerinin hedeflere ulaşmalarına yardımcı olmak için farklı liderlik tarzları benimserler. Bu tarzlar şunlardır:

  • Yönlendirici liderlik: Bu tarz liderler, ekip üyelerine ne yapmaları gerektiğini açıkça söyler ve net talimatlar verir.
  • Destekleyici liderlik: Bu tarz liderler, ekip üyelerine duygusal ve pratik destek sağlar.
  • Katılımcı liderlik: Bu tarz liderler, ekip üyelerinin karar alma sürecine katılmalarını teşvik eder.
  • Başarı odaklı liderlik: Bu tarz liderler, yüksek standartlar belirler ve ekip üyelerini yüksek performans göstermeye motive eder.
  • Dönüştürücü liderlik: Bu tarz liderler, vizyonlarını paylaşarak ve ilham vererek ekip üyelerini motive eder.

Önemi

Yol-Hedef Liderliği, proje yönetiminde önemli bir rol oynar;

  • Ekip üyelerinin motivasyonunu artırır: Farklı liderlik tarzları, farklı ekip üyelerini motive etmek için kullanılabilir. Örneğin, yönlendirici liderlik, yeni ve deneyimsiz ekip üyeleri için faydalı olabilirken, katılımcı liderlik, daha deneyimli ve bağımsız ekip üyeleri için daha uygun olabilir.
  • Ekip üyelerinin performansını artırır: Liderlerin, ekip üyelerinin ihtiyaç ve motivasyonlarına uygun liderlik tarzları benimsemesi, ekip üyelerinin performansını ve üretkenliğini artırır.
  • Hedeflere ulaşma şansını artırır: Liderlerin, proje hedeflerine ulaşmak için ekip üyelerini yönlendirmesi, desteklemesi ve motive etmesi, proje hedeflerine ulaşma şansını önemli ölçüde artırır.
  • Ekip üyelerinin memnuniyetini artırır: Liderlerin, ekip üyelerine saygı duyan, onları destekleyen ve onların fikirlerine değer veren bir liderlik tarzı benimsemesi, ekip üyelerinin memnuniyetini ve bağlılıklarını artırır.

Uygulanması

Yol-Hedef Liderliği proje yönetiminde uygulamak için liderlerin şunları yapması gerekir:

  • Ekip üyelerini tanımak: Liderler, ekip üyelerinin ihtiyaçlarını, motivasyonlarını ve liderlik tarzlarına olan tepkilerini anlamalıdır.
  • Uygun liderlik tarzını seçmek: Liderler, projeye ve ekip üyelerine uygun liderlik tarzını seçmelidir.
  • Liderlik tarzını tutarlı bir şekilde uygulamak: Liderler, seçtikleri liderlik tarzını proje boyunca tutarlı bir şekilde uygulamalıdır.
  • Ekip üyelerinden geri bildirim almak: Liderler, ekip üyelerinden liderlik tarzları hakkındaki geri bildirimlerini almalı ve bu geri bildirimlere göre liderlik tarzlarını uyarlamalıdır.

Yol-Hedef Liderliği, proje yönetiminde önemli bir rol oynayan bir liderlik teorisidir. Liderlerin, ekip üyelerini motive etmek, performanslarını artırmak ve hedeflere ulaşmalarına yardımcı olmak için bu teoriyi kullanmaları önemlidir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Kültürel Zeka

Cultural Intelligence Training in 2022: Building a More Equitable Workplace - Trainual

Kültürel zeka, farklı kültürlerden gelen insanları anlama ve onlarla etkili bir şekilde iletişim kurma yeteneğidir. Giderek küreselleşen dünyamızda önemli hale gelen bir beceridir. Kültürel zeka, iş dünyasında, eğitimde, seyahatte ve günlük yaşamın diğer alanlarında başarı için kritik öneme sahip olabilir.

Kültürel Zekanın Boyutları

Kültürel zeka, bir dizi farklı beceriden oluşur. Bu becerilerden bazıları şunlardır:

  • Kültürel farkındalık: Farklı kültürlerin var olduğunun ve bu kültürlerin kendi değerleri, inançları, gelenekleri ve davranış biçimleri olduğunun farkında olma yeteneğidir.
  • Kültürel bilgi: Farklı kültürler hakkında bilgi edinme ve bu bilgileri kullanarak durumları anlama yeteneğidir.
  • Kültürel empati: Kendinizi farklı kültürlerden gelen insanların yerine koyma ve onların bakış açılarını anlama yeteneğidir.
  • Kültürel beceriler: Farklı kültürlerden gelen insanlarla etkili bir şekilde iletişim kurma ve ilişkiler kurma yeteneğidir.

Kültürel Zekanın Önemi

Kültürel zekanın birçok faydası vardır. Bunlardan bazıları şunlardır:

  • Daha iyi iletişim: Kültürel zeka, farklı kültürlerden gelen insanlarla daha iyi iletişim kurmanıza yardımcı olabilir. Bu, yanlış anlamaları ve çatışmaları önleyebilir.
  • Daha güçlü ilişkiler: Kültürel zeka, farklı kültürlerden gelen insanlarla daha güçlü ilişkiler kurmanıza yardımcı olabilir. Bu, iş dünyasında, eğitimde ve kişisel yaşamınızda faydalı olabilir.
  • Artırılmış başarı: Kültürel zeka, iş dünyasında, eğitimde ve seyahatte daha fazla başarıya yol açabilir.
  • Daha tatmin edici bir yaşam: Kültürel zeka, dünyayı daha iyi anlamanıza ve farklı kültürlerden gelen insanlarla daha anlamlı bağlantılar kurmanıza yardımcı olabilir.

Kültürel Zekayı Geliştirmek

Kültürel zekanızı geliştirmek için yapabileceğiniz birçok şey var. Bunlardan bazıları şunlardır:

  • Farklı kültürler hakkında bilgi edinin: Farklı kültürler hakkında kitap okuyarak, belgesel izleyerek ve farklı kültürlerden gelen insanlarla konuşarak bilgi edinebilirsiniz.
  • Seyahat: Seyahat, farklı kültürleri deneyimlemenin ve birinci elden öğrenmenin harika bir yoludur.
  • Dil öğrenin: Yeni bir dil öğrenmek, o kültürün insanlarını daha iyi anlamanıza yardımcı olabilir.
  • Açık fikirli olun: Farklı bakış açılarına ve inançlara açık olun.
  • Kendini farkındalık: Kendi kültürel önyargılarınızın ve varsayımlarınızın farkında olun.

Kültürel zeka, hayatınızın birçok alanında başarı ve mutluluğa yol açabilecek değerli bir beceridir. Bu beceriyi geliştirmeye zaman ve çaba ayırmak, dünyayı daha iyi anlamanıza ve farklı kültürlerden gelen insanlarla daha anlamlı bağlantılar kurmanıza yardımcı olacaktır.

kültürel zeka

Yukarıdaki tabloda, Earley ve Mosakowski (2004) ve Van Dyne et al. (2012) tarafından tanımlanan iki farklı kültürel zeka boyutu sunulmaktadır.

Earley ve Mosakowski’nin Boyutları:

  • Bilişsel: Bu boyut, farklı kültürlerle etkileşim kurarken hedef belirleme, ilişkiler kurma ve beklenmedik olaylarla başa çıkma gibi bilişsel becerileri içerir.
  • Duygusal/Motivasyonel: Bu boyut, farklı kültürlerle etkileşim kurarken özgüven, motivasyon ve duygusal dayanıklılık gibi duygusal ve motivasyonel becerileri içerir.
  • Fiziksel: Bu boyut, farklı kültürlerle etkileşim kurarken beden dilini, ifadeyi ve konuşma tarzını değiştirme gibi fiziksel becerileri içerir.

Van Dyne ve Arkadaşlarının Boyutları:

  • Meta-Bilişsel: Bu boyut, kendi kültürel önyargılarınızın ve varsayımlarınızın farkında olma ve bunları yönetme yeteneğinizi içerir.
  • Davranışsal: Bu boyut, farklı kültürlerden gelen insanlarla etkileşim kurarken uygun ve saygılı şekilde davranma yeteneğinizi içerir.
  • Sosyal/İlişkisel: Bu boyut, farklı kültürlerden gelen insanlarla ilişkiler kurma ve sürdürme yeteneğinizi içerir.

Kültürel zeka, karmaşık ve çok yönlü bir kavramdır. Farklı kültürlerden gelen insanları anlamak ve onlarla etkili bir şekilde iletişim kurmak için gerekli olan bir dizi beceriden oluşur. Kültürel zekanızı geliştirmek için yapabileceğiniz birçok şey var. Farklı kültürler hakkında bilgi edinerek, seyahat ederek, dil öğrenerek, açık fikirli olarak ve kendinizi fark ederek bu becerileri geliştirebilirsiniz. Kültürel zeka, hayatınızın birçok alanında başarı ve mutluluğa yol açabilecek değerli bir beceridir.

Kaynaklar:

  • Earley, P. C., & Mosakowski, E. (2004). Cultural intelligence. In: R. J. Sternberg & R. J. Sternberg (Eds.), Handbook of intelligence (pp. 249-276). Cambridge University Press.
  • Van Dyne, L., LeBel, D. P., Nkomo, S. K., & Han, S. (2012). Cultural intelligence: A review of the literature and directions for future research. International Journal of Human Resource Management, 23(4), 809-835.

Ek Bilgiler:

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde İkna Taktikleri

İkna Sanatı: Girişimciler İçin En Etkili İkna Yöntemleri

Projelerde başarılı olmanın anahtarlarından biri, diğerlerini fikirlerinize, planlarınıza veya yaklaşımlarınıza ikna edebilme becerisidir. İkna, bir yetenek olarak çeşitli taktiklerle uygulanabilir. Kipnis ve arkadaşlarının 1984’teki çalışması ve Yukl ile Falbe’nin 1990 tarihli araştırmaları, organizasyonlarda yaygın olarak kullanılan ikna taktiklerini sıralamıştır. İşte bu taktikler ve etkili kullanım yolları:

1. Mantık (Reason): Fikirleri desteklemek için gerçekler ve veriler kullanılır. Objektif bilgiye dayanan argümanlar geliştirerek, karar vericilerin mantıklı ve bilinçli seçimler yapmaları teşvik edilir.

2. Dostluk (Friendliness): İyi niyet oluşturmak ve olumlu ilişkiler geliştirmek için, takdir etme, iltifat etme ve iyi niyet gösterme kullanılır. Bu taktik, kişisel bağlar ve güven oluşturarak karşılıklı anlayışı ve desteklemeyi artırır.

3. Koalisyon (Coalition): Bir fikir veya proje etrafında destek toplamak için, diğerlerini eyleme geçirmek ve sebebinize güç katmak üzere harekete geçirir. Bu taktik, bir grubun kolektif gücünü ve etkisini kullanarak nüfuz oluşturur.

4. Pazarlık (Bargaining): Takas ve iyilikler yoluyla müzakere ederek, “senin için bir şey yaparsam, sen de benim için bir şey yap” prensibine dayanır. Bu, karşılıklı yarar sağlayan anlaşmalar yaparak hedeflere ulaşmayı hedefler.

5. Cesaretlendirme (Assertiveness): Açık ve kararlı bir şekilde talepte bulunarak, kişi kendi yolunu izler. Bu doğrudan yaklaşım, etkileme sürecinde kararlılık ve kendine güveni yansıtır.

6. Üst Makamlar (Higher authority): Daha fazla güce sahip birisine başvurarak, otoriteyi kullanma yoluyla bir karar veya destek elde edilir. Bu, organizasyonel hiyerarşi içindeki nüfuzu kullanarak ikna etmeye çalışır.

7. Yaptırımlar (Sanctions): Ödül ve ceza yoluyla ikna etmeyi içerir. İnsanları belirli bir eylemi yapmaya veya yapmamaya teşvik etmek için teşvikler veya sonuçlar sunar.

8. İlham Verme (Inspirational appeal): Duyguları ve idealleri kullanarak heves uyandırır. Bu taktik, bireylerin tutkularına ve değerlerine hitap ederek, onları bir fikir veya amaç etrafında birleştirir.

9. Danışma (Consultation): Karar verme sürecine başkalarını dahil ederek, onların görüşlerini ve uzmanlığını alır. Bu yaklaşım, ekip üyelerini daha fazla dahil ederek ve kararlara katılım sağlayarak karar süreçlerinin kalitesini artırır.

Bu taktikler, liderlerin ve profesyonellerin etkileme yeteneklerini artırmaları için çeşitli yollar sunar. Ancak, her durum ve her karşı taraf için uygun olan bir taktik yoktur. İyi bir lider veya yönetici, hangi taktiğin ne zaman ve nasıl kullanılacağını anlamalı ve her duruma uygun etik ve etkili ikna stratejileri geliştirmelidir.

Özetle, bu taktiklerin etkin kullanımı, projeleri ileriye taşımak ve organizasyon içinde etkili bir değişim yaratmak için hayati öneme sahiptir. Etkili bir ikna süreci, hem bireysel başarıyı hem de organizasyonun genel performansını iyileştirebilir. Bu beceriler, yöneticiler ve takım liderleri için değerli birer varlık olarak kabul edilir ve profesyonel gelişim programlarının önemli bir parçasıdır.

Makalede Kullanılan Kaynaklar:

  • Kipnis, D., Schmidt, G. M., & Wilkinson, I. (1984). Upward influence styles: Dimensions and relative effectiveness. Journal of Applied Psychology, 69(3), 381-395.
  • Yukl, G., & Falbe, C. M. (1990). Managerial strategies and leadership. Englewood Cliffs, NJ: Prentice Hall.

Ek Bilgiler

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Neden Çatışıyoruz?

How to Resolve Conflict on Projects

Her ekip üyesinin deneyim, bilgi, zeka düzeyi, kişilik tipi vb. diğer ekip üyelerinden farklı benzersiz niteliklerle donatılmış olması doğaldır. Bu farklılıkların ya insanlarla ya da görevle ilgili çatışmalar olarak ortaya çıkması normalidir.

İnsanların her türlü çatışmadan kaçınma ve uyumu tercih etme yönünde genel bir içgüdüsel eğilime sahiptirler. Çünkü bir sorunla veya bir kişiyle farklılıklar nedeniyle yüzleşmek hoş değildir.

Ekip üyeleri genellikle bir göreve veya soruna farklı perspektiflerden bakıp birbirleriyle aynı fikirde olmayabileceğinden, kişisel farklılıklar açıkça insanlarla ilgili çatışmalara yol açacaktır. Ayrıca, takımdaki bireyler arasındaki uyumsuz hedefler, düşünceler veya duygular nedeniyle çatışmalar ortaya çıkabilir.

Yüksek vasıflı ve son derece yaratıcı kişilerden oluşan herhangi bir ekip bile gerçekleri ve olayları farklı şekilde yorumlayabilir.

Entelektüel çeşitlilik doğru bir şekilde aktarılır ve tartışılırsa en uygun çözüm kolaylıkla ve dostane bir şekilde belirlenebilir.

İş tecrübesi, eğitim ve teknik uzmanlıktaki farklılıklar nedeniyle de çatışmalar meydana gelebilir ve bunlar görevle ilgili çatışmalar olarak bilinir. Çoğu zaman proje ekipleri farklı disiplinlerden, deneyimlerden, nesillerden ve kültürlerden insanlara ihtiyaç duyarlar. Bu farklılıklar analiz etme, problem çözme ve karar verme yaklaşımlarını etkiler.

Entelektüel çeşitlilik, yaratıcı çözümler ve yenilikler doğurur. Entelektüel çeşitlilik hafif çatışmalara ve genellikle yenilikçi sonuçlarla sonuçlanır. Dolayısıyla ekip bağlılığının artmasını sağlar.

Zayıf iletişimin çatışmalara neden olacağı veya şiddetlendireceği, müzakere ve uzlaşmaların ise büyük çatışmaları çözeceği veya en aza indireceği unutulmamalıdır. İnsanlara veya görevle ilgili konulara ilişkin entelektüel çeşitliliğin ciddi bir anlaşmazlık olarak ortaya çıkmasına ve muhtemelen büyük çatışmalara dönüşmesine izin verilirse proje performansı zarar görür.

Bu gibi durumlarda, proje yöneticisinin çatışma yönetimi tekniklerini ve yoğun müzakereleri kullanmaktan başka seçeneği kalmaz.

Ekip üyeleri arasındaki şeffaf ve açık iletişim, ekip içindeki anlaşmazlıkların ve çatışmaların büyük çoğunluğunun önüne geçebilir. Bu nedenle, kuruluşun ekip üyeleri arasında açık ve yapıcı tartışmayı teşvik eden bir ortamı teşvik etmesi çok önemlidir. Açık ve yapıcı bir yaklaşım, küçük bir farklılığı bile proje ekibi deneyiminin potansiyel olarak olumlu bir bileşeni, yenilik ve yaratıcılık için bir fırsat olarak görmektir. Farklılıkların kontrol edildiği ve ciddi anlaşmazlıklara dönüşmesine izin verilmediği durumlarda geçerlidir. Bakış açısındaki küçük farklılıklar erken tespit edilir ve uygun şekilde çözülürse çatışmalar önlenebilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Ekip Çalışma Kültürünün Önemi

Project Management Culture: Necessity or Nuisance? - IPMA International Project Management Association

Ekip çalışması kültürü, ekip üyelerinin örgütsel ve sosyal davranışını, uygulamalarını, inançlarını, iş ahlakını ve değerlerini ifade eder. İnanç, tutum ve iş ahlakı farklılıkları olmasa bile insanları yönetmek zor bir iştir.

İşgücündeki kültürel ve etnik çeşitlilik, herkes tarafından kabul edilebilir bir organizasyon kültürünü sürdürme ve geliştirme çabalarımızı engellememelidir.

Proje Yöneticisi kültürün proje performansını nasıl etkileyebileceğini bilmeli ve anlamalıdır.

Proje Ekip Üyelerinin kültürel farklılıkları iyi yönetilmezse Proje Ekibi işlevsiz hale gelir.

Kültürün, ortak değerleri, algıları, gelenekleri ve davranışları geliştirmek için evde başladığı unutulmamalıdır. Kültürün kökeni aile olduğundan aynı coğrafi bölge içinde kültür farklılaşabilmektedir. Ancak toplum düzeyinde bazı ortak kültürel değerler mevcuttur. Ayrıca ırk, din, cinsiyet ve hatta yaş farklılıkları kültürel farklılıklar yaratabilir.

Kültür, belirli bir sosyal, etnik veya yaş grubunun davranışları ve inançları olarak tanımlanabilir.

Proje yönetimi açısından bakıldığında, proje ekibinin görev yaptığı kurum kültürünün bir alt kümesi olan proje ekibinin çalışma kültürüdür. Kurumun çalışma kültürü, o organizasyondaki bireylerin veya grupların, normlarını ve davranışlarını etkileyen, paylaşılan inançları, değerleri ve uygulamaları içerir. Kurum kültürü zaman içinde kademeli ve yavaş gelişir. Geliştikten sonra değişmesi de aynı derecede yavaştır.

Kültürü yüksek ve düşük bağlam olarak sınıflandırabiliriz.

Yüksek bağlamlı bir kültürde insanlar, yazılı olmayan kuralları anlarlar.

Düşük bağlamlı bir kültürde ne söylerseniz onu kastediyorsunuz, demektir. Yanlış anlaşılma olasılığı minimumdur.

Proje yönetimi bağlamında veya heterojenliği temsil eden farklı kültürlerden oluşan bir proje ekibini yönetirken, yanlış iletişimi önlemek için düşük bağlam kültürü daha doğrudur. Yani, ne diyorsanız onu kastetmeli ve söylediklerinizin hiçbir gizli anlamı olmamalıdır.

Kültürel farklılıklar sözsüz iletişim ve dinleme becerileri şeklinde de kendini gösterir. Kurumlarda ve projelerde bağlam kültürü, sözlü ve sözlü olmayan iletişimin nasıl algılanacağını öğrenmekle başlar. Olası nüansları anlamadan önce ekip üyeleri ile ilişkiler kurmak gerekir.

Çalışma kültürünün bir diğer yönü zamana verdiği önemdir. Uluslar ve bölgeler arasındaki kültürel farklılıklar, tek renkli zamanın (M-zamanı) ve çok renkli zamanın (P-zamanı) tanımlanmasına yol açmıştır.

M-zamanı aynı anda tek bir şeyi yapmakla ilgilidir. Dikkatli planlama gerektirir. Sanayileşmiş toplumlarda görülebilir. Onlar için zaman belirli ve gerçektir.

P-zaman kültüründe, insan etkileşimleri ve ilişkileri, zamana ve maddiyata göre değerlendirilir. İş kişinin hızına bağlıdır ve genellikle öngörülemez. İnsanlar zaman taahhütlerini ciddiye almayabilir ve sıklıkla geç kalabilirler.

Projeleri yönetirken, projelerin zaman bağımlılığı nedeniyle M-zamanını benimsemek tercih edilmelidir. Proje Yöneticisi tüm proje ekip üyelerini M-zamanına göre eğitmeli ve yeniden ayarlamalıdır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Ekiplerinde Belbin’in Takım Rolleri

The 9 Belbin Team Roles, explained | Models for managers — BiteSize Learning

Belbin’in takım rolleri, Dr. Meredith Belbin tarafından 1970’lerde geliştirilen ve takımın etkinliğini artırmak amacıyla bireylerin iş yerindeki davranışsal eğilimlerini tanımlayan bir modeldir. Belbin, takımların başarılı olabilmesi için çeşitli rollerin dengeli bir şekilde bulunması gerektiğini öne sürmüştür. Her bir rol, takıma özgü değerli katkılar sağlar ve takımın genel performansını etkiler. Belbin’in modeli sekiz (daha sonra dokuz) temel rol tanımlar:

  1. Başlatıcı-Yaratıcı (Plant): Yenilikçi ve yaratıcı çözümler üreten, fakat pratik detayları göz ardı edebilen kişidir.
  2. Kaynak Araştırıcısı (Resource Investigator): Dış ilişkilerde güçlü, yeni fikirler ve fırsatlar arayan, sosyal becerileri yüksek kişidir.
  3. Koordinatör (Co-ordinator):Takımın hedeflerine ulaşmasını sağlayan, liderlik yeteneği olan ve diğerlerini iyi organize edebilen kişidir.
  4. Yapıcı-Tamamlayıcı (Shaper): Takımı motive eden, zorlukları aşmada ısrarcı olan ve hedeflere ulaşmada itici güç olan kişidir.
  5. Gözlemci Değerlendirici (Monitor Evaluator): Kararlar ve fikirler üzerinde mantıklı değerlendirmeler yapabilen, objektif ve kritik düşünebilen kişidir.
  6. Takım Çalışanı (Teamworker): Grup içi uyumu sağlayan, çatışmaları çözen ve ekibin moralini yüksek tutan kişidir.
  7. Uygulayıcı (Implementer): Planları eyleme geçiren, organize ve verimli çalışan, işi bitirme konusunda güvenilir kişidir.
  8. Bitirici (Finisher):** Hataları ve eksiklikleri bulan, zaman yönetimine dikkat eden, işlerin zamanında ve eksiksiz tamamlanmasını sağlayan kişidir.

Daha sonra Belbin, bu roller arasına bir yenisini daha eklemiştir:

  1. Uzman (Specialist):** Dar bir alanda yüksek düzeyde bilgi ve beceriye sahip olan, ancak belki de takım çalışmasına daha az katkıda bulunan kişidir.

Bu roller, takım üyelerinin birbirlerini tamamlamasını ve takımın genel başarısını artırmasını sağlamak için bir rehber olarak kullanılabilir. Her birey genellikle birkaç rolde güçlü yönler sergileyebilir, ancak genellikle bir veya iki tanesi öne çıkar.

Proje Yöneticisi olarak, bu davranışsal özellikleri tanımalı ve proje ekibinin zayıf yönlerine odaklanmak yerine güçlü yönleri üzerinde çalışmalısınız. Buradaki zorluk, ekibin misyonunu gerçekleştirmeye yardımcı olmak için bu davranışsal tutumları değiştirmektir. Unutulmaması gereken, Proje Yöneticisi sinerji yaratmaktan, bireysel istekleri ekip hedefleriyle uyumlu hale getirmekten, ekip üyeleri arasında güven oluşturmaktan ve ekibi yüksek performans seviyesine yönlendirmekten sorumludur.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Sorunlu Projeye “Kurtarıcı Proje Yöneticisi” olarak atanmak

Troubled Project Evaluation & Turnaround | SOCOTEC US

Hemen yapmanız gerekenler aşağıdadır;

  1. Beklentilerini tam olarak belirlenmek için yönetim ve kilit paydaşlarla ile beklenti toplantıları yapmanız
  2. Şirketteki proje portföy yönetimi ve proje yönetimi prosedürlerini gözden geçirmeniz
  3. Konu uzmanları ve karar vericiler de dahil olmak üzere diğer proje paydaşlarıyla görüşmeler yapmanız
  4. Proje belgelerini incelemeniz
  5. Yüksek düzeyde potansiyel sorunlu alanları belirlemeniz gerekir.

Kurtarma proje yöneticisinin etkileşimde bulunduğu tüm paydaşlara yönlendirebileceği ön sorular aşağıdadır;

Proje Portföy Yönetimi Soruları

  • Bu projeyi başlatma kararını nasıl verdiniz?
  • Bu girişimin başarılı bir şekilde tamamlanmasının ardından hangi değeri veya faydaları gerçekleştirmeyi bekliyord(s)unuz?
  • Şirkette proje seçme/önceliklendirme süreci var mı?
  • Tüm tedarikçi teklifleri sağlam, tek tip ve ölçülebilir seçim kriterlerine tabi mi?

Proje Yönetimi Soruları

  • Şirketin iyi tanımlanmış bir proje yönetimi süreci var mı?
  • Projelerini yürütmek üzere nitelikli, sertifikalı proje yöneticileri görevlendiriyor musunuz?
  • Proje yöneticileri ve yöneticiler arasında sağlam bir iletişim var mı (yani durum raporları yayınlanıyor mu ve okunuyor mu?)
  • Proje yöneticisinin üretmesi gereken minimum önemli proje belgeleri nedir?
  • Proje yönetiminiz sektörün en iyi uygulamalarına göre nasıl?

Devamında sorulabilecek detay sorular aşağıdadır;

Proje Portföy Yönetimi

  • Neden bu projeyi hayata geçirmeye karar verdiniz?
  • Bu proje onaylanmasaydı ne olurdu?
  • Bu projenin değeri nedir?
  • Proje değerini nasıl ölçüyorsunuz? Stratejilerinizle uyumlu mu?
    • Şirket strateji(ler)niz nedir?
  • Bu girişimi gerçekleştirmek için gerekli tüm kaynaklara (finansal ve insani) sahip miydiniz?
  • Bu proje politik, sosyal veya iş ilişkileri açısından mantıklı mıydı?
  • Bu proje teknolojik ve/veya ekonomik açıdan uygulanabilir miydi?
  • Bu proje risk kültürünüz açısından aşırı risk içeriyor mu?
  • Bu bir düzenleme projesi mi yoksa işletmede kalma projesi mi?
  • Proje portföy yönetimi hedeflerinizin tümüne ulaştınız mı?
    • Ne eksik?
  • Sizce bu nasıl giderilebilir?
  • Proje Portföy Yönetimi hedeflerinize ulaşmak için hangi değişiklikler uygulanmalıdır?
    • Kapsam
    • Bütçe

Proje Yönetimi

  • Sorunlar neler?
  • Bunlar neden oldu?
  • Bunları nasıl düzeltirsiniz?
  • Projeyi kim yönetiyordu?
  • Bir proje başlatma belgesi oluşturdu mu?
  • Gereksinim Belgesi oluşturdu mu?
  • Proje Yönetimi Planı oluşturdu mu?
  • Tüm bu belgeler aşağıdaki aşamalardan geçti mi:
    • Paydaş görüşleri
    • Teknik incelemeler
  • Aşağıdaki hususlarla ilgili olarak proje yöneticisine herhangi bir baskı uygulandı mı:
    • Son teslim tarihi
    • Bütçe
  • Önceden tanımlanmış bir kapsam yönetimi süreciniz var mıydı?
    • Tüm paydaşlara iletildi mi?
  • Değişiklik talepleri oldu mu?
  • Proje Yöneticisi toplantı tutanaklarını yayınladı mı?
  • Proje Yöneticisi durum raporu yayınladı mı?
  • Paydaşlar durum raporlarını dikkate aldılar mı?
    • Özellikle “kırmızı” ve “kehribar” olanları?
  • Yöneticiler genel olarak proje ekibine, özel olarak ise proje yöneticisine yeterli desteği sağladı mı? Kapılarını açık tuttular mı?
    • Durum raporlarına dikkat ettiler mi?
  • Proje tahminleri deneyimli profesyoneller tarafından yapılan hesaplamalara mı dayanıyordu?
  • Fonksiyonel Yöneticiler proje yöneticisine gerekli tüm yeterli vasıflı kaynakları sağladı mı?
  • Fonksiyonel Yöneticiler proje yöneticisine aşağıdaki hususlarla ilgili olarak projeyi özgürce yürütmesi için yeterli yetki verdi mi:
    • Zaman çizelgesi
    • Kalite
    • İK
    • Riskler
    • Tedarik

Kurtarma Proje Yöneticisi aşağıdaki proje belgelerini incelemelidir;

  • Proje başlatma belgesi
  • Gereksinim belgeleri
  • Tasarım belgeleri (teknik uzmanlara ihtiyaç duyulabilir)
  • Proje yönetimi planı
  • Durum raporları
  • Görüşme notları
  • Değişiklik Talepleri
  • Diğer önemli belgeler

Kurtarma Proje Yöneticisi, belgelerin ve görüşmeler sırasında alınan bilgilerin analizine dayanarak aşağıdaki soruların yanıtlarını belirlemelidir:

  • Bu proje, proje portföy yönetimi açısından hâlâ iyi bir fikir mi?
  • Bu girişim proje yönetimi açısından iyi durumda mı?

Her iki sorunun da cevabı “evet” ise önemli bir işlem yapılmasına gerek yoktur. Ancak yukarıdaki sorulardan herhangi birine veya her ikisine birden olumsuz yanıt verilmesi durumunda, kurtarma proje yöneticisi ve yöneticiler aşağıdaki soruları dikkate almalıdır:

  • Projenin karşı karşıya olduğu proje portföyü sorunları, kapsamının ayarlanması, yardımcı projelerin uygulanması veya başka bir eylemle önlenebilir mi?
  • Projeyi etkileyen proje yönetimi sorunlarını kapsamı daraltarak, bütçeyi artırarak, daha fazla kaynak atayarak vb. çözebilir miyiz?

Yukarıdaki sorulardan herhangi birinin cevabı “hayır” ise, o zaman şirket, “yapılması gereken” girişimler (örneğin, kritik veya düzenleyici) kategorisine girmediği sürece, projeden vazgeçmeyi düşünmelidir.

Bu çalışmanın sonunda projenin “kurtarılabilir” olduğu kabul edilirse, kurtarma proje yöneticisi bir proje kurtarma planı geliştirmeli ve bunu Proje Yönlendirme Komitesine sunmalıdır.

Proje Kurtarma Planı

  • Giriş – Proje hakkında kısa bir özet ve hem proje yönetimi hem de proje portföy yönetimi açısından karşılaşılan zorluklar açıklanır.
  • Önerilen çözüm –  Sorunları çözmek için proje kapsamı, zaman, bütçe, kalite, ekip tedariki ve iletişimde önerdiği çözümler açıklanır.
  • Ayrıntılı proje planı – Yapılaca her şeyi içeren proje yönetimi planı sunulur.
    • Proje Kapsam Yönetimi Planı
    • Proje Zaman ÇizelgesiYönetimi Planı
    • Proje Maliyet Yönetimi PlanıProje Kalite Yönetim Planı
    • Proje Risk Yönetimi Planı
    • Proje Kaynak Yönetim Planı
    • Proje İletişim Yönetim Planı
    • Proje Paydaş Yönetim Planı
    • Proje Tedarik Yönetim Planı

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Ekip Sorunlarını Teşhis Etmek

7 Common Project Team Pitfalls to Avoid in your team

Proje ekibinin yaşadığı sorunları erken fark etmek gerekir;

  1. Durum toplantıları (özellikle Scrum ortamlarındaki günlük toplantılar) projeyi ve proje ekibini riske sokan faktörlerin belirlenmesi için fırsattır. Özellikle acil nitelikte olup projeyi riske sokanlara dikkat edilmelidir.
  2. Uzun vadeli etkileri olan ve tespit edilen herhangi bir proje karşıtı durum dikkatle değerlendirilmeli, proje ve sprint planlaması sırasında kilit paydaşlar ve proje sponsoru/ürün sahibi ile paylaşılmalıdır. Her türlü bilgi planlama sırasında dikkate alınmalıdır. Belirlenen risklerin azaltılması veya ortadan kaldırılmasının proje ekibi dışından yardım gerektirmesi durumunda Proje Yöneticisinin bir strateji belirlemesine izin verilmelidir.
  3. Öğrenilen dersler ve sprint retrospektifleri, takımın dinamiklerini olumsuz etkileyen faktörleri belirlemek için harika fırsatlar sunar. Olası riskler çoğunlukla kişisel olup, ekip üyerleri ne düşündükleri ve hissettikleri konusunda dürüst olmadığı sürece kolaylıkla açığa çıkmazlar. Bu toplantıların başarısı için dürüstlük şarttır. Proje yöneticisi, hataları ve eksiklikleri konusunda dürüst olarak rol model olmalıdır. Neyin yanlış gidebileceği, sorunların neler olduğu veya endişeler konusunda dürüst olmak, proje ekibinin gidişatını anında etkileyerek, dürüstlüğü normal hale getirecektir. Toplantılarda dürüstlüğün olmayışı, genellikle ele alınmamış konu ve durumlardan kaynaklanan korku, öfke ve kırgınlığın ürünü olup gerilimi artırır. Dürüstlük gerilimi azaltmakla kalmaz, aynı zamanda hafiflik getirir, ekibin birbirine daha fazla bağlanmasına yardımcı olur.
  4. Gözden geçirme toplantıları – İlerleyişin veya incelenmekte olan çıktıların reddedilmesi ipuçları sunar. Proje ekibinin bir çözüme yönelik çalışmak için geri bildirim yapabilmesi önemlidir. Asıl risk, ekip üyelerinin sağlanan geri bildirimleri göz ardı etmesi, artımları veya çıktıları gözden geçirenlerin dürüst olma konusunda kendilerini rahat hissetmemeleri ya da umursamadıkları için sürece tam olarak katılmamalarıdır. Ya katılım sağlanmalı ya da Proje Yöneticisinin projeye farklı insanları dahil etmesi gerekir.
  5. Genel gözlem ve etkileşim – Ürün sahibi, Proje Sponsoru ve Proje Ekip üyeleriyle konuşmak, onları dinlemek ve etkileşime girmeye zaman ayırmak gerekir. Vücut dillerini okumak, projeyi riske atabilecek kişisel veya politik kalıplar oluşturmaya başlarlarsa ilgisiz gibi görünebilecek bilgileri bir araya getirmek gerekir. Proje ekibi seviyesinin yukarısına bakarak, departmanda, diğer departmanlarda ve bir bütün olarak organizasyonda başka neler olup bittiğini anlamak ve ne gibi etkileri olabileceğini belirlemek önemlidir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projenin Başlangıcında Sorulmayan Sorular

Best interview questions to ask candidates [and great interview tips]

  • Projeyi etkileyen dış faktörler hızlı değişiyor mu?
  • Proje ortamında değişken, hızlı tempolu değişikliklerle yüzleşmek zorunda kalacak mıyız?
  • Gerçek zamanlı bilgi akışına ihtiyacımız olacak mı?
  • Çeşitli, güçlü ve birbirine bağımlı paydaşlarla mı karşı karşıyayız?
  • Proje hedefleri ve kısıtlamalar net midir?
  • Herhangi bir konuda sürprizler bekliyor muyuz?
  • Proje ilerledikçe bir şeylerin daha zorlaşacağını bekliyor muyuz?
  • Deneyimlerimiz işe yarayacak mı?
  • Başkalarının deneyimine ulaşma şansımız var mı?
  • Projenin ilerleme hızına kim karar verecek ve/veya belirleyebilecek?
  • Neleri esnetebiliriz?
  • Projeyi gerçekleştirmeye maddi ve manevi hazır mıyız?
  • Neyi başarmamız gerektiğinden emin miyiz?
  • Yönetim, yöntemlerimizi, araç ve tekniklerimizi önemsiyor mu?
  • Yaratıcı olmak adına sınırları zorlayabilir miyiz?
  • “O senin işin bu benim işim” diye ortada kalan, sahiplenilmeyen işler ortaya çıkabilir mi?
  • Paydaşlarımıza güveniyor muyuz?
  • Proje Yöneticimiz, ekip üyelerimiz yeterli ve yetkin mi?
  • Projedeki beklenmedik durumlara kolaylıkla uyum sağlayabilecek miyiz?
  • Proje Yöneticimiz ve ekip üyelerimiz istikrarlı mı? Size güven veriyorlar mı?
  • Projeyi gerçekleştirmeye motive ve istekli miyiz?

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Bireysel Odaklanmadan Ekip Odağına Geçiş

7 Ways Managers Can Help Their Team Focus

Adams ve Anantatmula, 2010 yılında bireysel odaklanmadan ekip odağına kademeli geçişi ifade eden beş aşama tanımlamışlardır;

1.Kişinin öz kimliği ve sosyal becerilerinin gelişimi doğumdan itibaren aile içinde başlar. Birey, aile yapısına, kültürüne ve sosyoekonomik durumuna özgü, kabul edilebilir sosyal becerileri öğrenmeye başlar.

2.Sosyal kimlik, kişinin kendi algılarını bir gruba olan bağlılığından türetmesidir. Güçlü ve pozitif bir grupla ilişkilendirilen birey, grubun olumlu özelliklerini kendi kimliğinin bir parçası olarak içselleştirir.

3.Grup duygusu: Kişisel duygular, grup duygusuna dönüşmek üzere grup düzeyine yükseltilebilir. Mutluluk ve şefkat gibi olumlu duygular gruplara yakınlığa yol açar ve grubu birbirine bağlar. Öfke ve kıskançlık gibi olumsuz duygular kaygı ve korkuyu artırır, kaçınma arzusuna ve grup kimliğinden kopmaya yol açar.

4.Grup ruh hali, ekipleri bir sonraki seviyeye taşıyan grup duygusunun doğal bir uzantısıdır. Duygular geçici, hızlı ve tepkiseldir. Ruh hali ise uzun bir süre devam eder.

5.Duygusal zeka: Ekipler olgunlaşmaya devam ettikçe, grup ruh hali duygusal zeka seviyesine kadar yükseltilebilir. Proje ekibi duygusal zeka seviyesine ulaştığında, bireyler sadece gözlemlemeyi ve taklit etmeyi değil, aynı zamanda düşünce süreçlerini etkilemek için ekibin duygularını kontrol etmeyi de öğrenirler.

Birçok kişi öz kimlik aşamasında, bazıları ise sosyal kimlik davranış aşamasında proje ekibine katılabilir. Bazıları daha üst seviyelerde takıma katılabilir.

Proje Yöneticisi, proje ekibindeki sinerjiyi geliştirmek için her ekip üyesinin davranışlarını anlamalıdır. Unutulmaması gereken, proje ekip üyelerini yönetme ve yönlendirme tarzı, birey ve ekip düzeyinde ve projenin her aşamasında farklılık gösterebileceğidir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler