İletişim Planı
Proje yöneticisinin diğer proje paydaşları ile ilişki kurmak için bir iletişim planı oluşturması gibi, ekibin kendisi için bir iletişim planı oluşturması ve yürütülmesi gerekir;
- Ekip buluşmaları. Günlük ayaküstü toplantıları düzenliyorlar mı? Döngü Planlama toplantıları? Döngü Gözden Geçirmeleri? Retrospektifler?
- Ekip üyeleri, ekip görev panolarında ve/veya iş bitirme çizelgelerinde durumu nasıl ve ne sıklıkla güncelliyorlar?
- Ekibin ortak çalışma saatleri nedir?
- Tercih ettikleri iletişim yaklaşımları nelerdir? Telefon? e-posta? Görev panoları?
Etkili proje yöneticileri, ekip için ilk iletişim beklentilerini belirleyip, planlama yapmalı ve ardından ekibi kendi uygulamalarını benimsemeye ve iletişim yaklaşımların iyileştirmelerini teşvik etmelidir. Amaç, tüm paydaşlar arasında etkili işbirliği ve şeffaflığı sağlamaktır.
Çatışma Yönetimi
Tuckman merdiveni, ekiplerin daha yüksek performansa giden yolu bulurken sıklıkla geçtiği bir dizi aşamayı tanımlar. Tuckman Merdivenini açıklayıcı yazılarım aşağıdadır;
Proje Ekibi Oluşturma – Tuckman Teorisi – 1. Aşama – Oluşturma (Forming)
Proje Ekibi Oluşturma – Tuckman Teorisi – 2. Aşama – Karmaşa (Storming)
Proje Ekibi Oluşturma – Tuckman Teorisi – 3. Aşama – Düzenleme (Norming)
Proje Ekibi Oluşturma – Tuckman Teorisi – 4. Aşama – Performans (Performing)
Proje Ekibi Oluşturma – Tuckman Teorisi – 5. Aşama – Çözülme (Adjourning)
Proje ekipler bu aşamalardan geçmek zorundadır ve kendilerini bir projede farklı zamanlarda bir veya daha fazla aşamaya geri dönerken bulabilirler. Proje ekibinin yüksek performans göstermesine yardımcı olmak için, üyelerin, insanların belirli sorunları en iyi nasıl ele alacakları ve farklılıklarını nasıl çözecekleri konusunda anlaşamadıkları Karmaşa aşamasından geçmeleri gerekir. Bu, projeyi yürütürken ekibin kendisini daha iyi yönetmesine yardımcı olabilecek ekip normlarını oluşturmalarını sağlar. Herhangi bir ekipte özellikle de kararlı ve ellerinden gelenin en iyisini yapan iyi insanlara sahipseniz çatışmalar kaçınılmazdır. Güçlü, yenilikçi insanlar zaman zaman aynı şekilde düşünmezler.
Etkili proje ekibi anlaşmaları, proje yöneticisinin farklı türdeki sorunları öngörmesi ve çözmesi için ekibiyle birlikte çalışmasına yardımcı olabilir. Ekibin anlaşmazlık yaşaması muhtemel durumları önceden tahmin ederek, ortaya çıktıklarında çatışmalarla nasıl başa çıkılacağı konusunda önceden belirli kararlar verilebilir.
Sanal Ekip Üyesi Katılımını Sağlama Yönergeleri
Etkili sanal ekiplerinin katılımını sağlamaya yönelik temel yönergeler şunları içerir:
- Kullanılacak araç ve teknolojilere çok fazla odaklanmadan önce işbirliğine ve ekip normlarına odaklanın. Birbirleriyle nasıl ve neden iletişim kurmaları ve işbirliği yapmaları gerektiğini anlamalarını sağlayın, ardından teknolojilerin ve araçların nasıl yardımcı olabileceğini değerlendirin.
- Sanal bir ortamda ekip oluşturmanın zor olduğunu kabul edin. Proje ekiplerinin karşılıklı taahhütlerini, başarılarını ve fırsatlarını güçlendirmek çok önemlidir.
- Sanal ekiplerde, geri bildirim yapılmaz, ekip amaç ve hedefleri güçlendirilmez ise ekip ortak hedefler yerine bireysel davranış ve performansa yöneleceklerdir.
- Mümkünse, sanal ekip üyelerinin şahsen tanışmaları, ilişkiler kurmaları, birlikte eğlenmeleri ve projenin hedeflerine ortak bağlılıklarını besleyici fırsatlar sağlanmalıdır.
Takvim Araçları
Paylaşılan takvimler, proje ekip üyelerinin toplantıları planlamasına, geri bildirimi koordine etmesine, proje hedefleri ile yapılanlara ilişkin görünürlüğü iyileştirmesine yardımcı olmak için birçok şekilde mevcuttur. Zaman sınırlaması toplantıların odağını kaybetmemesini sağlar, ekibi net gündem ve hedefler belirlemeye teşvik eder, işlerin yolunda gitmesine yardımcı olur. Proje ekibi hedefleriyle takvimlerini en iyi nasıl yönetecekleri konusunda kararlar almalıdır.
Varyans Analizi
Varyans, bilinen bir temel çizgiden veya beklenen değerden ölçülebilir bir sapma olarak tanımlanır. Proje yöneticisi, ekip çalışmalarını yürütürken farklı türlerde varyans analizleri gerçekleştirebilir;
- Yapılan tahminlerinin doğruluğu
- Bir sprintte veya belirlenmiş bir dönüm noktasında teslimat durumu
- Hedeflere karşı takım performansı—belki bir yineleme(döngü) sırasında tamamlanan hikaye noktaları veya başarılı iş bitirme ile ölçülür.
Varyans analizinin sonuçları, proje ekibiyle paylaşılabilir ve sonraki yinelemelerde ekip performansını iyileştirmek için problem çözme, alınan derslerin belirlenmesi ve önerilen denemeler için temel olarak hizmet edebilir.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
