Projelerin büyük bir kısmı planlanan kapsam, zaman ve bütçe dahilinde bitmiyor, bitmeyeceği düşüncesi yaygın.
Çünkü;
Kapsam, zaman ve bütçe erken belirlenirken gerçekçi olunmuyor veya kaliteli verilere ulaşılamıyor. Elde edilen verilerle ya da geçmişe dayalı öngörülerle yapılan tahminler proje süresince güncellenmiyor.
Değişiklikler yönetilmiyor, sözleşmelere değişikliklere yönelik maddeler eklen(e)miyor, proje ilerledikçe telaş ve panik artıyor.
Özellikle projelerin sonuna yaklaştıkça iş tempoları çok yükseliyor, hata yapma olasılıkları artıyor, zamanında bitirmek diğer tüm parametrelerin önüne geçiyor, “sonra hallederiz” ile işler öteleniyor.
Geçmişe dayalı tahminlerin insan hafızasından yapılması, geçmişe yönelik kayıtların tutulmaması (yazılı kültürün olmaması) problemleri artırıyor.
Müşteri ve sponsor “Söyledim, yapın”, Proje Yöneticileri “suçlama ve mazeret” peşine düşüyorlar. Pazarlama, satış birimleri hatası çok bir ürün, servisi pazarlamaya, operasyon birimleri hatası bol bir servis ve ürüne destek vermeye çalışıyorlar.
Temel olarak şunu söyleyebiliriz;
- Gerçekçi bir zaman çizelgesi olmadan kapsam, bütçe, kalite vb. konularda başarılı olmak çok zordur.
- Öncelikle paydaşların iyi analiz edilmesi, planlama sürecine katılımları sağlanmalı, gereksinimleri analiz edilmeli, yazılı hale getirilmeli ve önceliklendirilmelidir.
- Gereksinimler bir bütün olarak ele alınmalı Kapsam netleştirilmelidir. Kapsam Belgesinde sadece yapılacaklar değil yapılmayacaklar da net olarak belirtilmelidir.
- Kapsam Netleştirildikten sonra İş Kırılım Yapısına dönüştürülmelidir. İş Kırılım Yapısında yapılacak işler kadar alt proje hedefleri ve teslimatlar, onay ve kontrol noktaları yer almalı, projenin tamamı ifade edilmelidir.
- Daha sonra yapılacak işler bir mantıksal sıraya sokulmalıdır.
- Aktivitelerin yapacak kişiler tarafından ve sırayla yapılması önemlidir. Örneğin Ocak ayında başlayacak bir proje yaklaşık 1 yıl sürecek olabilir. Ocak ayında yapılacak işleri ilgili kaynaklar zaman, ellerindeki işler vb. dikkate alarak tahmin etmelidirler ve zaman çizelgesine yerleştirilmelidir. Bir işin yapılma zamanı süresini ve ayırılacak kaynakları etkileyecektir. Örneğin sahada yapılacak bir çalışmanın süresini hava sıcaklığı etkileyeceği için tahmin farklılaşacaktır.
- Bir tahmin yapıldığında takip eden aktivitenin tahmini yapılmalıdır. Örneğin Aktivite 1, 15 Ocak’ta başlayıp 20 Ocak’ta bitecek şekilde plan yapılmışsa, Aktivite 2’yi planlayacak kişi buna göre tahminini yapmalıdır.
- Aktiviteleri gerçekleştirenler kendi uzmanlıklarına göre tahmin üretirler. Takip eden aktiviteyi gerçekleştirecek olan önceki aktiviteyi gerçekleştirecek olana ilişkin öngörüsü varsa tahminin ona göre yapar. Örneğin Aktivite 1’i Ali gerçekleştiriyorsa ve konusunda çok uzmansa daha az hata yapacağı varsayılabilir, Aktivite 2’yi yapacak kaynak bu doğrultuda bir tahmin yapar.
- Her koşulda X sürede işin gerçekleştirileceğini varsaymak hatadır. Bazen işi almak isteyen dış kaynaklar gerçekçi olmayan süreleri kabul ederek projeyi riske atabilirler. Zorlayıcı hedefler iyidir ama bilerek lades olmak tüm proje paydaşlarına zarar verir.
- Bir işi herkesin aynı sürede yapacağını varsaymak yanlıştır. Uzman ve acemi ayrımı hem süreyi hem kaliteyi etkiler. Kalitesizlik ek süre ve bütçe anlamına gelir.
- Süre tahmini yapanların hangi varsayımlar altında süreyi tahmin ettikleri önemlidir ve kayıt altına alınmalıdır. Örneğin kar yağmayacağı varsayımıyla 10 gün süre tahmini yapmış olunabilir. Kar yağdığı durumda ne olacaktır? Varsayımları riskler olarak öngörmek ve yanıt planlarını hazır tutmak gerekir. Zaman çizelgelerinde varsayımlar, kısıtlar ve riskler için tampon süreler yer almalıdır.
- Doğru kişinin doğru işe atanması süre tahminini etkileyecektir. Atanan personelin projenin gerektirdiği niteliklerde olup olmadığı, süre tahmini konusunda ilgili taahhüdü verme konusunda yetkisi sorgulanmalıdır.
- Verilen süre taahhütlerini engelleyici ve bozucu eylemlerden kaçınılmalıdır. Örneğin, Yönetici bir personelini projeye atar, süre tahmini yapıldıktan sonra çalışanının takvimini dikkate almayıp aynı personele ek iş verirse işin süresi uzayacaktır.
- Çalışanın, taahhüt ettiği sürede işini başarıyla gerçekleştirme konusunda çekinceleri varsa (yöneticim ek iş verir, başka konularda problemlerle uğraşırım vb.) vereceği süre tahminlerine koyacağı emniyet süreleri artmaya başlar. Çalışanlarını ve kendilerini tanıyan yöneticiler yapılan süre tahminlerinin şişkin olduğunu düşünüyorlarsa tepen inme kısıntılarla gerçekçi olmayan süre tahminlerinin yapılmasına yol açarlar.
- Süre tahminlerinde sadece işin yapılması değil kontrolü, raporlanması, iletişimler vb. diğer unsurlar dikkate alınmalıdır.
- Süre tahminleri “kesin” olarak nitelendirilmemeli, proje ilerledikçe geri kalan işlerin süreleri üzerinden geçilerek güncellemeler yapılmalıdır.
- Süresel gecikmeleri erken fark edebilmek için kontrol mekanizmaları kurulmalı, hesap verilebilir bir çalışan ortamı yaratılmalı, önleyici ve düzeltici eylemler için kaynak yaratılmalıdır.
- Gerçekçi süre tahmini yapmak için gerekenleri yapma, yaptırma cesaretini gösteren yöneticilere çok ihtiyacımız var. Yapılacak işin gerçekçi olarak planlaması ve plana uygun davranılması gerekir. Aksi takdirde körler sağırlar birbirini ağırlar.
