2 – PROJE EKİBİ PERFORMANS ALANI
Proje Ekibi Performans Alanı, iş sonuçlarını gerçekleştiren ve proje teslimatlarını üretmekten sorumlu kişilerle ilgili aktiviteleri ve işlevleri ele alır.
Bu performans alanının etkin bir şekilde yürütülmesi ile aşağıdaki istenen sonuçlar elde edilebilir;
- Ortak sahiplenme
- Yüksek performanslı ekip
- Tüm ekip üyeleri tarafından gösterilen uygulanabilir liderlik ve kişiler arası beceriler.
Bu performans alanı, farklı bireylerden oluşan bir ekibin yüksek performanslı proje ekibine dönüşmesini sağlayan kültür ve ortamın oluşturulmasını gerektirir. Proje ekibi gelişimini teşvik etmek için gereken aktiviteler tanımlanır ve tüm proje ekibi üyelerinin liderlik davranışlarını teşvik etmesi sağlanmaya çalışılır.
Aşağıdaki tanımlar Proje Ekibi Performans Alanı ile ilgilidir:
- Proje Yöneticisi – Proje hedeflerine ulaşmaktan sorumlu olan ve proje ekibine liderlik etmek üzere atanan kişidir.
- Proje Yönetim Ekibi – Proje yönetimi aktivitelerini gerçekleştiren proje ekibi üyeleridir.
- Proje Ekibi – Proje hedeflerine ulaşmak gerekli çalışmaları gerçekleştiren gruptur. Okuma: Proje Ekibi Olmak ya da Olmamak
2.1 PROJE EKİP YÖNETİMİ VE LİDERLİK
Proje yönetimi, liderlik ve yönetim aktivitelerinin gerçekleştirilebilmesi için bilgi, beceri, araç ve tekniklerin uygulanmasını gerektirir.
- Yönetim aktiviteleri (etkili süreçler tasarlamak, planlama, koordinasyon, ölçme ve çalışmaları izleme vb.) proje hedeflerine ulaşmaya yönelik araçlara odaklanır.
- Liderlik aktiviteleri (etkileme, motive etme, dinleme vb.) insanlara odaklanır.
Her ikisi de amaçlanan sonuçların sağlanmasında önemli yer tutar.
2.1.1 Merkezi Yönetim ve Liderlik
Liderlik aktiviteleri tüm proje ekibi üyeleri tarafından uygulanmalıdır. Yönetim aktiviteleri merkezileştirilebilir veya dağıtılabilir. Yönetim aktiviteleri merkezileştirildiğinde, hesap verme sorumluluğu (sonuçtan sorumlu olma), proje yöneticisindedir. Bu yaklaşımda proje başlatma belgesi proje yöneticisinin proje sonuçlarına ulaşması ve proje ekibini oluşturması için yetkilendirme sağlar.
2.1.2 Dağıtılmış Yönetim ve Liderlik
Bu yaklaşımda proje yönetimi aktiviteleri, proje yönetimi ekibi arasında paylaşılır ve proje ekibi üyeleri işin tamamlanmasından sorumlu tutulur. Proje ekibi, projeyi tamamlamak için kendi kendine organize olur. Belirlenmiş bir proje yöneticisine yerine, proje ekibindeki biri iletişim, işbirliği ve katılımı sağlamak için kolaylaştırıcı olarak hizmet eder. Bu rol proje ekibi üyeleri arasında zamanla değişebilir.
Proje Yönetiminde Kolaylaştırma
Hizmetkar liderlik, mümkün olan en yüksek proje ekibi performansını sağlamak için proje ekibi üyelerinin ihtiyaçlarını ve gelişimini anlamaya ve ele almaya odaklanan bir liderlik tarzıdır. Hizmetkâr liderler, aşağıdaki gibi sorulara odaklanarak proje ekibi üyelerini en yüksek potansiyellerine ulaştırmaya önem verirler:
- Proje ekibi üyeleri bireysel olarak gelişiyor mu?
- Proje ekibi üyeleri daha sağlıklı, akıllı, özgür ve özerk mi?
- Proje ekibi üyelerinin hizmetkar lider olma olasılığı yüksek mi?
Hizmetkâr liderler, proje ekibi üyelerine uygun karar verme fırsatları yaratır, mümkün olduğunda proje ekiplerinin kendi kendilerine organize olmalarına ve özerklik düzeylerini artırmalarına izin verir.
Hizmetkar liderlik davranışları şunları içerir:
- Engelleri kaldırma – Hizmetkâr lider, ilerlemelerinin önündeki engelleri kaldırarak değer teslimini en üst düzeye çıkarır. Proje ekibinin çalışmasını engelleyebilecek sorunları çözerek ve engelleri kaldırarak (veya hafifleterek) proje ekibinin daha hızlı değer katmasını sağlar.
- Saptırma kalkanı – Hizmetkar liderler, proje ekibini mevcut hedeflerden saptıran iç ve dış etkilerden korurlar. Zamanın bölünmesi üretkenliği azalttığı için proje ekibini kritik olmayan dış taleplerden korur, odaklanmalarına yardımcı olurlar.
Projelerde Ekibin Moralini Bozmadan Odaklamak
- Teşvik ve geliştirme fırsatları – Hizmetkar liderler proje ekibini memnun ve üretken tutmak için araçlar ve teşvikler sağlarlar. Memnuniyeti sağlamak için ekip üyelerini neyin motive ettiğini öğrenir ve iyi yapılan işler için ödüllendirmenin yollarını bulurlar.
2.1.3 Ekip Geliştirmenin Ortak Yönleri
Proje ekibini geliştirmenin aşağıdaki gibi ortak yönleri vardır;
- Vizyon ve hedefler – Herkes proje vizyonundan ve hedeflerinden haberdar olmalıdır. Vizyon ve hedefler proje boyunca proje ekibi ile paylaşılır. Bu yaklaşım proje ekibinin, karar verme ve problem çözme vb. konularda amaçlanan sonuçlarla bağlantıyı kurmalarını sağlar.
- Roller ve sorumluluklar – Proje ekibi üyelerinin rollerini ve sorumluluklarını anlamalarını ve yerine getirmelerini sağlamak gereklidir. Bilgi ve becerilerdeki eksikliklerin belirlenip eğitim, mentorluk veya koçluk yoluyla giderilmesine yönelik stratejileri belirlenmelidir.
- Proje ekibi operasyonları – Proje ekibinin, iç ve dış paydaşlarla iletişimini, problem çözmeyi ve fikir birliğine varma sürecini kolaylaştırmak gerekir. Bu konuda proje ekibi başlatma belgesi vb. geliştirmek için proje ekibiyle birlikte çalışılmalıdır.
- Rehberlik – Rehberlik, herkesi doğru yöne yönlendirmek için gereklidir. Proje ekibi üyelerine görevler veya teslimatlar hakkında rehberlik sağlanmalıdır.
- Büyüme – Proje ekibinin iyi performans gösterdiği ve geliştirebileceği alanları belirlemek proje ekibinin büyümesine yardımcı olur. İşbirliği içinde çalışan proje ekibi, gelişim hedefleri belirler ve bu hedeflere ulaşmak için adımlar atar.
Yukarıdaki maddeler proje ekibindeki her birey için geçerlidir. Proje Ekibi üyeleri belirli alanlarda becerilerini ve deneyimlerini geliştirmek isteyebilir ve proje yöneticisi yardımcı olabilir.
Proje ekipleri, sözleşmeye, stratejik ortaklık vb. sebeplerle farklı organizasyonlar çalışanlarından oluştuğunda, belirlenen roller sözleşmeye veya diğer şartlara bağlı olarak resmi ve daha az esnek olabilir. Bu tür yaklaşımlar “tek takım” zihniyeti oluşturmak, proje ekibi üyelerinin herkesin projeye nasıl katkıda bulunduğunu anlamalarını sağlamak, becerileri, yetenekleri ve süreçleri bütünleştiren diğer etkinleştiricileri oluşturmak için daha fazla ön çalışma gerektirir.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
