Tahmin, projelerin vazgeçilmez bir unsurudur. Tahminlemenin amacı projeyi başarıyla tamamlamak için gereken çaba ve süreyi belirleyebilmektir. Tahminlemede önemli olan işbirliğini ve ortak anlayışı teşvik etmesidir. Yapılan tahminlerin işin ilerleme hızına ve ekibin performansına göre uyarlanması gerekir.
İş Türleri Arasındaki Hayati Ayrımlar
Süre ve maliyet aşımları, birçok kuruluş için çok önemli sorunlar yaratabiliyor. Her işin aynı olmadığının farkına varmakla başlamak gerekiyor. Yapılan işleri bilgi birikimine ve göreve dayalı çalışmalar olarak ayırabiliriz.
Bilgi birikimi işleri genellikle “düşünmeyi” gerektirir. Bilgi işçileri, “yaşamak için düşünen” insanlar olarak kabul edilirler. Örneğin doktorlar, avukatlar, yazılım geliştiriciler, mühendisler, öğretmenler, hemşireler, finansal analistler ve mimarlar vb. düşünme ve yaratıcılık gerektiren rutin olmayan görevleri yerine getirirler. Kuruluşların bilgi teknolojisine bağımlılıkları arttıkça, bilgi işçilerinin gerekli olduğu alanların sayısı da önemli ölçüde artmıştır.
Geleneksel yaklaşımlar bazı durumlarda bilgi birikimi çalışmalarını yönetmek için uygun olmamaktadırlar. Görev bazlı inşaat sektöründe veya savunma sanayinde plan bazlı yaklaşım daha uygundur. Gereksinimler sabittir ve muhtemelen proje esnasında önemli ölçüde değişmeyecektir. Bu nedenle, çelik kolonları inşa etmenin, parça üretmenin vb. ne kadar süreceğini tahmin edebiliriz. Geleneksel ve çevik yaklaşımda en önemli fark işi yapma sürecini kontrol etme şeklimizdir.
Herhangi bir süreci kontrol etmek için iki ana yaklaşım vardır:
- Tanımlanmış süreç kontrol modeli
- Deneysel süreç kontrol modeli
Tanımlanmış süreç kontrol modeli, her bir iş parçasının tamamen anlaşılmasını gerektirir. İyi tanımlanmış bir girdi seti verildiğinde, her seferinde aynı çıktılar üretilir. Tanımlanmış bir süreç başlatılır, tamamlanana kadar çalışma yapılır ve her zaman aynı sonuçları ortaya çıkar. Tanımlanmış süreç kontrol modeli, planlama, koordinasyon ve denetleme yoluyla kontrol sağlar ve uygular. Tanımlanmış süreç kontrol modeli yürütme sırasında yaratıcılık veya “yeni düşünce” gerekmediğinde tercih edilebilir.
Deneysel süreç kontrol modeli ise yetersiz tanımlanmış, öngörülemeyen ve tekrarlanamaz çıktılar üreten süreçler için uygundur. Deneysel bir süreç prova edilemez, ancak sürecin bir sonraki yürütülmesiyle ilgili olabilecek veya olmayabilecek çok sayıda öğrenme, deneyim ve keşif sağlar. Deneysel süreç kontrol modeli, sık denetim ve uyarlama yoluyla kontrol sağlar ve uygular. Deneysel süreç kontrol modeli yürütme sırasında yaratıcılık ve “yeni düşünce” gerekli olduğu durumlarda uygundur.
Modern çeviklik kavramı, “incele ve uyarla” şeklindeki deneysel süreç kontrol modeline dayanır. Buna karşılık, daha tanımlı, daha az yaratıcı ve dinamik süreçler, inşaat ve imalata uygun olan “koordinasyon ve kontrol” tarzına uygundur.
Bilgi birikimine dayalı çalışmalar, doğası gereği yaratıcı deneysel süreçler, “incele ve uyarla” yaklaşımıyla çok daha iyi çalışırlar. Bu yaklaşım, sürekli iyileştirme ve daha büyük değerin sağlanması için hızlı geri bildirim ile öğrenmeyi ve daha kısa döngü sürelerini teşvik eder.
Bilgi birikimi çalışmalarının çıktıları önceden bilinemez ve bu nedenle planlama ve tahmine farklı bir şekilde yaklaşılması gerekir.
Değişikliklerin kaçınılmaz olduğu kabulüne ek olarak, proje koşullarını tahmin ve kontrol edemediğimizde nasıl planlayabilir ve tahmin üretebiliriz?
Uygulayıcıların tahmin ve planlamanın farklı şekilde yapılması gerektiğini kabul etmeleri zordur. Üç önemli nokta vardır;
Sürekli Tahmin
Tahmin, o sırada bilinenlerin en iyisidir ve tahmin etmeyi asla bırakmamak gerekir. GPS kullandığımız düşünelim. Araba sürmek, yaratıcı bir süreç veya kendi başına bir tür bilgi birikimi çalışması olsa da, etrafınızdaki koşulları koordine edemezsiniz. Tüm trafik ışıklarını, hava durumunu ve diğer sürücüleri kontrol etme yeteneğimiz olsaydı, bu tanımlanmış bir süreç olurdu.
Tahmin ve sürüş söz konusu olduğunda, GPS’e varış noktanızı girersiniz ve en gelişmiş tahmin tekniklerini kullanarak size tahmini bir varış zamanı verir. GPS, mevcut sürüş ve trafik koşullarına bağlı olarak tahminini sürekli günceller.
Buradaki en büyük zorluk, yönetimlerin, bir tahmin belirlendikten sonra bunun nihai olduğunu ve insanların bundan sorumlu tutulduğunu kabul eden yaygın hesap verebilirlik kültürüdür. Bu tam olarak GPS’inize size tahmini bir varış zamanı verdiğinde kontrol edilemeyenleri kontrol etmesi gerektiğini söylemek gibidir.
Çevik hareketin güzel ilkelerinden biri, hikaye noktası tahminlerinin taahhütler değil, gelecekteki iyileştirme için çaba tahminleri olmasıdır. Çevik tahminlerin bir başka yönü de, tahminlerin tasarım, oluşturma, test etme ve kabul dahil olmak üzere bir iş öğesinde yer alan tüm çalışmaları kapsamasıdır.
Zamana Karşı Boyut Tahmini
İşi tamamlamak gereken zamandan ziyade iş parçalarının göreceli boyutlarına bakmaktır.
Bazı görevler ilk tahminlere dayalı olarak tahmin edilirler. Diğer görevler, gereken çabaya dayalı olarak, ancak ilk tahminlere göre tahmin edilir. Zamanla, proje ekibi, giderek daha doğru tahminlere yaklaşan gerçekliği telafi etmeyi öğrenir. Deneyimler, giderek daha doğru tahminler doğurur.
Bilgi birikimi çalışmalarında birçok değişen koşula uyum sağlamamız gerektiğinden, tahmini daha istikrarlı bir şeye bağlamamız gerekir.
Göreceli Tahmine Karşı Mutlak Tahmin
Erken mutlak tahmin aptallıktır çünkü eksik bilgiye dayanır. Göreceli tahmin, deneyim biriktikçe sürekli olarak gelişen tahminlerle daha basit bir yaklaşımdır.
Çevik metodolojiler, göreceli tahmin sürecini kolaylaştırmak için yaklaşımlar sunar.
Temel göreceli tahmin uygulamasının ötesinde, düşünmeyi mutlak terimlerden daha uzağa yönlendirmek için elbise boyutları (S, M, L, XL ve XXL vb.), çeşitli hayvanlar (fare, kedi, geyik, kaplan, fil vb.), Fibonacci dizisi (1, 2, 3, 5, 8, 13, 21…) veya belki de değiştirilmiş bir Fibonacci dizisi (0, 0.5, 1, 2, 3, 5, 8…) kullanılır.
Hayattaki her şeyde olduğu gibi, tahminleme başlangıçta hayal edildiğinden daha karmaşık hale gelebilir. Bir proje hem bilgi hem de görev çalışmasını içerebilir. Bu nedenle, tek bir projede bile, her bir çalışma öğesi, görev veya bilgi odaklı veya belki de ikisinin bir karışımı olarak en uygun kategoriye göre düşünülmelidir.
Sonuç
Mutlak tahminler yapmamız istendiğinde kötü performans gösteriyoruz, ancak göreceli tahminlerde fena değiliz. Göreceli tahmin, ekip ve müşteri arasında tartışma ve müzakereyi tetikleyen daha fazla bilinmeyen olduğunda daha da değerlidir.
Yönetimler tahminlerin göreceli olduğunu anlamalıdır. Geçmiş deneyimlerle tahminlerin gelişeceği ve zaman içinde iyileşeceği gerçeğine alışmaları gerekir.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
