2.Adım —Yetkinlikleri Değerlendirme

Bu adımda 1.adımda tanımlanan yetkinlik kriterlerine göre değerlendirme yapılır.

Değerlendirme Detayı ve Hassasiyet

Yetkinlik geliştirme sürecinde hassasiyet, portföy, program ve proje yöneticilerinin yetkinliğinin değerlendirilmesi için tamlık, yoğunluk, genişlik ve derinlik düzeyi anlamına gelir. Yetkinlik geliştirme sürecinin uygulanmasında izlenen hassasiyet düzeyi, hedef kitleye ve amaçlanan sonuçlara bağlı olarak değişkenlik gösterebilir. Hassasiyetin çok az ya da yüksek tutulması sonuçları önemli ölçüde etkiler.

Değerlendirmelerin bir meslektaş veya yönetici tarafından yapıldıktan sonra kişinin kendi öz değerlendirmesini yapması daha uygundur.

Girdiler

• Yetkinlik çerçevesi
• Çevresel İşletme Faktörleri
• Organizasyonel Süreç Varlıkları
• Değerlendirme kapsamı ve süreci
• Değerlendirme kriterleri
• Belgelenmiş çalışma sonuçları

Araç ve Teknikler

• Değerlendirme araçları
• Uzman görüşü
• Toplantılar

Çıktılar

• Değerlendirme kapsamı ve süreci (iyileştirilmiş)
• Değerlendirme sonuçları

Değerlendirmede aşağıdaki faktörler dikkate alınmalıdır;

• Herbir performans, kişisel ve bilgi yeterliliği için önerilen kanıt türlerinin gözden geçirilmesi
• Her konuda 360 derece geri bildirim
• Portföy, program veya proje yöneticisiyle görüşme sonrası kanıtları değerlendirme
• Üzerinde çalışılacak konularda tavsiye verebilme
• Yetkinlik geliştirme planının uygulanmasından sonra yeniden değerlendirme yapılması.

Değerlendirmeyi yapan kişinin, performans değerlendirmesi yapmak için gerekli yeterlilik seviyesine sahip olmasını gerekir. Değerlendiricinin, değerlendirme süreci ve portföy, program veya portföy yönetimi yetkinliğine ilişkin derinlemesine anlayışa sahip olması gerekir.

Değerlendirmelerin tekrarlanabilir ve tutarlı olması için yüksek hassasiyet içeren değerlendirme yaklaşımı benimsenmelidir;

• Değerlendirilen kişinin kişisel yeterliliklerinin daha iyi gözlemlenmesini sağlamak için nitelikli, bağımsız değerlendiriciler tarafından yapılan değerlendirmeler. Bu yaklaşım aynı zamanda belirli tavsiyelerin belgelenmesine olanak tanır.
• Değerlendirilen kişinin son projesinde performans kriterlerinin her birini nasıl başardığını açıkladığı portföy/program/proje belgelerinin hazırlanması ve değerlendirici incelemesi.
• Çalıştaylar, odak grupları veya simülasyonlar, ikna etme ve gerçekleştirme yeteneği arasında ayrım yapmak için kullanılabilir.
• Arşivler
• Her değerlendirme kararı için puanlamadaki değerlendirici farklılıklarının uzlaştırılması için kullanılacak sistem.

Yüksek hassasiyet, tekrarlanabilir portföy, program ve proje başarı oranları için değerlendirme çabasının doğruluğunu ve sonuçların tutarlılığını artırır.

Değerlendirme Süreci

Portföy, program ve proje yöneticileri, değerlendirmede kullanmak üzere anlamlı ve somut kanıtları toplarlar. Kuruluş kullanılacak nitel, nicel ve yorumlayıcı yöntemleri, kanıtların nasıl toplanıp değerlendirileceğini de belirleyebilir.

Temel amaç, PMCD Çerçevesi (performans ve kişisel yeterlilikler), PMI’nin temel standartları (bilgi yeterliliği) ve kurumsal/kişisel gereksinimler tarafından tanımlanan yeterlilik temel çizgisini karşılamak veya aşmaktır. Kabul edilebilir çıktı veya performans seviyesinin değerlendirmeden önce tanımlanması gerekir;

• Beklentilerin altında veya yetkinlik gelişimi sürmekte,
• Beklentileri karşılayan veya yetkin olan
• Beklentileri aşan veya son derece yetkin.

Nerede bir fark varsa, eksikliğin kapsamını ve gerekli gelişmeyi tanımlamak gerekir. Değerlendirme süreci sırasında herhangi bir zamanda veya şu anda yönetilen projeyi riske sokan yeterlilikte bir fark varsa, değerlendiricinin farkı gidermek için derhal gerekli eylemleri başlatması gerekebilir.

Farklar, aynı ayrıntı düzeyinde incelenmek zorunda değildir. Bütünsel veya belirli gelişim fırsatlarını ele almak için ayrı ayrı ele alınabilir.

Değerlendirmenin tamamlanmasının ardından, bireyi ve kuruluşu üzerinde anlaşmaya varılan amaç ve hedeflere doğru yönlendirmek ve şekillendirmek için gelişim planı oluşturulmalıdır. Kuruluşlar, tüm olası konulara aynı anda odaklanmaya çalışmak yerine, kendilerine maksimum fayda kilit yetkinlik alanlarını ele almalıdırlar

Değerlendirme Araçları

Değerlendirme, portföy, program ve proje teslimatlarında sürekli, güvenilir ve tekrarlanabilir başarı oranları sağlamak için standartlaştırılmış araçlar gerektirir.

Farklı sektörler, endüstriler ve ekonomiler arasında uygulanabilecek birçok değerlendirme aracı vardır. Bu araçlar, nihai değerlendirme araç setini (ör. Anketler vb.) oluşturmak için tanımlanmış değerlendirme kriterleri ile birleştirilir.

Girdiye Dayalı Değerlendirme

• Gözlem – Değerlendirilen kişi, çalışırken üç yeterlilik boyutunun (bilgi, performans ve kişisel) kullanılabilirliğini ve uygulama düzeyini belirlemek için değerlendirici tarafından gözlemlenir.
• Görüşmeler – Değerlendirilen adayla, üç yeterlilik boyutunu (bilgi, performans, kişisel) anlama düzeyini değerlendirmek için görüşme(ler) yoluyla sorular sorulur.
• Katıldığı akademik programların veya gelişim programlarının sonuçları – Bir adayın tamamladığı bir programın sonuçları, adayın yeterlilik düzeyini ölçmek için yapılan değerlendirmenin parçası olarak kabul edilebilir.
• Katıldığı eğitim ve seminerler – Değerlendirilen kişinin katıldığı eğitim veya seminerlerin sonuçları, adayın bilgi yeterliliğinin değerlendirilmesinin bir parçası olarak kabul edilir.
• Geri besleme/ileri besleme – Fark analizi (Gap analysis) araçları ve belgeleri de dahil olmak kurumsal arşivlenmiş geçmiş performans değerlendirmelerini içerir.

Çıktıya Dayalı Değerlendirme

• Performans görevleri – Resmi bir performans yönetimi ve geliştirme süreci aracılığıyla, adayın çıktıları, üç yeterlilik boyutunun (bilgi, performans ve kişisel) başarı düzeyini ölçmek için ele alınır. Bu süreç, standartlaştırılmış araçlarla (örneğin, yıllık performans incelemeleri) yürütülebilir.
• Yetkinliği artırmak için kanıtlar – Gösterilen performansa ilişkin kanıtlar sunulmalıdır.
• Yayınlar ve eğitici faaliyetler – Makale yayınlama, konferans ve sempozyum sunumları, bloglar değerlendirme için dikkate alınabilir.
• Kendini değerlendirme – Meslektaş Değerlendirmesi – Yeterlilikleri ölçmek için standartlaştırılmış anket geliştirilebilir ve yeterlilik düzeylerini değerlendirmek için aday veya meslektaşları tarafından doldurulabilir. 360 derece yaklaşımı kullanılmalıdır.

Kurumsal Düzeyde Değerlendirme

Birçok kuruluşta, kuruluş genelinde tutarlı bir yaklaşım için üçüncü bir taraf tercih edilebilir.

Değerlendirici, değerlendirme sürecini tartışmak ve değerlendirmeyi gerçekleştirmek için portföy, program veya proje yöneticisi ile bir araya gelmelidir.

Değerlendiricinin gözlemlerini açıklayan notlar ve değerlendirme bulguları belgelenmelidir. Kuruluşun kendine özgü ve PMCD Çerçevesine ek beklentilerini tanımlaması gerekir. Kuruluş, PMCD Çerçevesini kendi strateji, olgunluk, kıdem veya pozisyon seviyeleriyle uyumlu olacak şekilde yorumlamak isteyebilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

1. Adım—Gereksinimlerin Gözden Geçirilmesi

Yeterlik değerlendirmesinin anlamlı ve etkili olması için organizasyonel, kültürel ve kişisel gereksinimler tanımlanmalı, performans, kişisel ve bilgi yeterlikleri gereksinimleriyle uyum sağlanmalıdır. Bu çalışma her birey veya grup için hedeflerin, kapsamın, geliştirme planının ve kriterlerin belirlenmesini ve değerlendirme için temel çizgisi oluşturulmasını sağlayacaktır.

Belirlenen gereksinimler, aşağıdaki yeterlilik boyutlarından birini veya tümünü etkileyebilecektir:

• Bilgi beklentileri
• Performans beklentileri
• Kişisel davranış beklentileri

Girdiler

• Yetkinlik çerçevesi
• Çevresel işletme faktörleri
• Organizasyonel süreç varlıkları
• İş/rol tanımları
• Belgelenmiş kişisel beklentiler/gereksinimler
• Önceki değerlendirme ve geliştirme faaliyetlerinden elde edilmiş ve belgelenmiş sonuçlar

Araç ve Teknikler

• Uzman kararı
• Toplantılar
• Geliştirme planlaması

Çıktılar

• Değerlendirme kapsamı ve süreci
• Değerlendirme kriterleri
• Takip süreci
• Resmi ve gayri resmi kalkınma fırsatları

Kurum Kültürü ve Gereklilikler

Kurumsal kültürü ve çevre, portföy, program ve proje yöneticilerinin yetkinliği için temel gereksinimleri belirlerler.

Organizasyon yapısı, süreçler, politikalar ve prosedürler, iletişim kanalları vb. faktörler, uygulama sürecinin yanı sıra genellikle üç yeterlilik(performans, kişisel, bilgi) boyutunu da etkiler.

Örneğin;

• Kurumsal politikalar veya prosedürler bilgi davranışı beklentilerini etkiler.(Örneğin kullanılacak dokümanlar vb.)
• Kültürel ortam, performans davranışı beklentilerini etkiler (Örneğin, paydaş yönetimi ve paydaş katılımını sağlama)
• Gerekli veya beklenen liderlik tarzı, kişisel davranış beklentilerini etkiler (Örneğin, hizmetkar, otoriter, güçlendirici vb.)
• Mevcut geliştirme faaliyetleri, yetkinlik geliştirme planının tanımını ve uygulanmasını etkiler.

Rol Tanımı ve Gereklilikler

Rol tanımları ve iş gereksinimleri, yetkinlik çerçevesini belirli bir organizasyonun ihtiyaçlarına veya belirli iş görevlerine uyarlamak için önemlidir.

Portföy, program veya proje yöneticilerinin rolüne bağlı olarak, yeterliliklerin uygunluğu ve davranış beklentileri farklı olabilir. Örneğin belirli roller, kilit yetkinlikler gerektirebilir.

Örneğin;

• Kıdemli program yöneticisi – Diğer program yöneticilerinin aksine birden fazla ilgili programı yönetebilir.
• Planlama uzmanı – Artan gereksinimler ve ihtiyaç sebebiyle dış kaynakları kontrol edebilme ve performansını izleme gibi ek yükümlülükler alabilir.
• Portföy ve program yöneticisi birleşik rolü – Durumun gerektirdiği şekilde hem portföy hem de program yöneticiliği bir arada gerçekleştirilebilir.

Kişisel Beklentiler

Portföy, program veya proje yöneticileri, bilgi ve deneyimlerine, genel duruma, bağlama ve paydaşların kişisel beklentilerine göre kişisel beklentilere sahip olabilirler.

Kişisel beklentiler, değerlendirme sürecini ve kriterleri özel ihtiyaçlara uyarlamak için kaynak oluşturur.

Örneğin;

• Sorunlu projeler proje yöneticisi – Sorunlu projelerle ilgili yetkinliklere odaklanmak.
• Projeden program yönetimine geçiş – Program yönetimine özgü yetkinliklere odaklanma, proje ve program yönetimi arasında “paylaşılan ve ortak” yetkinliklere daha az odaklanma.
• Deneyimli yöneticinin proje yönetimine geçişi – Bilgi ve performans yeterliliklerine odaklanma, departman rolüne yönelik kişisel yetkinliklere daha az odaklanma.

Değerlendirme Kriterleri

Belirlenen gereksinimlere dayalı olarak, yetkinlik değerlendirme temel çizgisi oluşturmak için her hedef grup için değerlendirme kriterleri tanımlanır. Değerlendirme kriterleri, üç yeterlilik boyutuna atıfta bulunmalı, gözlemlenebilir davranış veya sonuçları tanımlamalıdır.

Portföy, program veya proje yöneticisinin davranışları ve sonuçları için kanıt toplamak için aşağıdakiler kullanılabilir;

• Görüşmeler
• Anketler
• Teslimatlar (belgeler)
• Temel performans göstergeleri ve başarı kriterleri ile ulaşılabilirlik oranları

Değerlendirme kriterlerinin gerçek davranış, performans ve sonuçların değerlendirileceği şekilde tanımlanması önemlidir. Örneğin sadece belgelerin varlığını kontrol etmek performansı değerlendirmeyecektir.

Üç değerlendirme boyutu aşağıdaki gibidir;

• Bilgi beklentisi
• Performans beklentisi
• Kişisel davranış beklentisi

Bilgi Beklentisi

Bilgi yeterliliği, bir kişinin portföy, program ve proje yönetimi disiplini hakkında ne bildiğini ve portföylerin, programların ve projelerin nasıl başlatılacağı, planlanacağı, yürütüleceği, kontrol edileceği, devredileceği ve kapatılacağını bilmesi anlamına gelir. Gerekli bilgi, PMI’nin temel standartları ve sınav içeriği ana hatları (örneğin, PMP®, PgMP® ve PfMP® sınav içeriği ana hatları) tarafından tanımlanır.

Portföy, program veya proje yöneticisi, uygun şekilde onaylanmış bir değerlendirmeyi (örneğin, PMP®) veya kuruluşa özel sertifikaları geçerek bilgisini gösterebilir.

Performans Beklentisi

Performans yeterliliği, bir kişinin portföy, program ve proje yönetimi bilgilerini uygulayarak neler yapabileceğini ve başarabileceğini ifade eder.

Portföy, program veya proje yöneticisinin performansı, ilgili sonuçlar değerlendirilerek gösterilebilir.

Bu sonuçlar gereksinimler, beklentiler ve koşullar üzerinden değerlendirilmelidir, yalnızca kanıtın varlığını kontrol etmek yeterli değildir.

Bu yetkinliği ölçmek için anahtar kanıt, portföylerin, programların veya projelerin başarılı yönetimi olabilir. Tek başına performans kaydı performans yeterliliği için yeterli kanıt değildir, portföy, program veya proje yöneticisi için gerekli olan diğer yeterliliklerin belirli kanıtlarla desteklenmesi gerekir.

Kişisel Davranış Beklentisi

Kişisel yeterlilikler, bir kişinin portföyleri, programları veya projeleri yönetme yeteneğine katkıda bulunan davranışlar, tutumlar ve temel kişilik özellikleridir. Kişisel yeterlilik, portföy, program veya proje yöneticisinin bilgi ve performans yeterliliklerini etkin bir şekilde kullanmasını sağlar.

Kişisel yeterliliğin kanıtı, bireyin portföyü, programı ve projeyi sunarken nasıl davrandığını gözlemleyerek bulunabilir.

Gerekli kişisel yeterlilikler büyük ölçüde kültüre, organizasyona ve diğer koşullara bağlıdır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Portföy, Program veya Proje Yöneticisi(PPP) Yetkinlik Geliştirme Süreci

Basitçe yeterlilik gereksinimlerini tanımlama, kişisel gelişim ihtiyaçlarını analiz etme ve gerekli yetkinlikleri geliştirme süreci olarak tanımlayabiliriz. Bu süreç, kuruluşlar tarafından portföy, program ve proje yöneticilerini sistematik olarak geliştirmek için kullanılabilir. Profesyoneller tarafından kişisel gelişimi analiz etmek ve gelişimi planlamak için kullanılabilir.

PPP Yetkinlik geliştirme süreci için temel girdiler, önceki yazılarımda bahsettiğim PMI’nin temel standartlarında performans ve kişisel yetkinlikler olarak kabul edilebilir. Bu maddelere ek olarak kurumsal gereksinimlerin, kurum kültürünün, özel rol tanımlarının ve bireysel beklentilerin dikkate alınarak uyarlama yapılması gerekir.

Yapılacak değerlendirmelerin ve belirlenecek yetkinlik geliştirme sürecinin periyodik olarak gözden geçirilmesi, uyarlanması ve geliştirilmesi gerekir.

Daha sonraki yazılarımda detayını açıklayacağım temel yetkinlik geliştirme süreci aşağıdaki gibidir;

1.Adım: Gereksinimlerin Gözden Geçirilmesi – Özel ve bireysel gereksinimlerle beraber PMI’nin temel standartlarında (bilgi yeterliliği için) açıklanan yeterlilik gereklilikleri gözden geçirilerek değerlendirme kriterleri tanımlanır.

2.Adım: Yeterlilikleri Değerlendirme – 1. Adımdaki değerlendirme kriterleri kullanılarak portföy, program veya proje yöneticilerinin yetkinliği değerlendirilir. Değerlendirmenin amacı, geliştirme ve iyileştirme alanlarını belirlemek için güçlü ve zayıf yönlerin belirlenmesidir.

3.Adım: Yetkinlik Geliştirme Planının Hazırlanması – Değerlendirme sonuçları doğrultusunda yetkinlik geliştirme planı hazırlanır. Plan, gerçekleştirilecek faaliyetleri belirler veya önerir.

4.Adım: Yetkinlik Geliştirme Planının Uygulanması – Planda yer alan gelişim faaliyetleri hayata geçirilir ve plana göre ilerleyiş izlenir.

Süreç sonunda değerlendirme tekrar yapılarak gelişim izlenir.

Bu sürecin hedef kitlesi, aşağıdaki gibidir;

• Portföy, program ve proje yöneticileri
• Portföy, program ve proje yöneticilerinin yöneticileri
• Portföy/program/proje yönetim ofisi çalışanları
• Portföy, program ve proje yönetimi yetkinliğini oluşturmaktan ve geliştirmekten sorumlu yöneticiler
• Portföy, program ve proje yönetimi ve diğer ilgili konuları öğreten eğitimciler/eğitmenler
• Portföy, program ve proje yönetimi eğitim programlarının geliştiricileri
• Portföy, program ve proje yönetimi danışmanları
• İnsan kaynakları yöneticileri
• Üst düzey/stratejik yönetim
• Organizasyonel yetenek geliştirme yöneticileri
• Portföy, program ve proje uzmanları

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler