Kategori arşivi: Organizasyon

Kendi hula hoop’unuzla kalın

Bir çok işi üstlenip ben yaparım diye taahhüt ediyor musunuz? Siz herkesin ihtiyaç duyduğunda aradığı, her toplantıya çağrılan kişi misiniz? İşte hula hoop burada çok işe yarar.

Fatih karnında bir kasılma hissetti. Sumru aramış, yıllık rapor tamamlanmadan önce sıkıntıdaki 2 projenin problemlerini gidermede yardımını istemişti. Sumru’nun istediği “Ay sonuna kadar projelerin gözden geçirilmesi” idi. Fatih istemeyerek kabul etti ama her defasında evet dediği bu tip işler yüzünden fazla mesaiye kalıyor ve yoruluyordu.

Neden kendi ihtiyaçlarımızı göz ardı edip, başkalarının isteklerini yerine getirmek için gözü kapalı gideriz? Kendimizi aşan bir işe evet demeden önce nasıl farkına varabiliriz?

Bunu size bir metafor ile anlatmaya çalışacağım. Herkesin bir hula-hoop’u olduğunu varsayın.

Hepimiz hula-hoop’umuzu en iyi şekilde çevirmeye çalışıyoruz. Zaten çevirmesi çok kolay değil, bir de başkasınınkini çevirmeye çalıştığımızda problem başlar. Ne kadar iyi hulo-hoop çeviricisi olursanız olun bazen hulo-hoop bacaklarınızdan aşağıya kayar ve düşer.

Bazen yakınımızdaki birinin hulo-hoop’u düşerken yardım etmek isteriz ama maalesef böyle bir yardım yoktur. Kendi hulo-hoop’umuzu bozmadan başkasına yardım mümkün değildir.

Öncelikle nasıl yapması gerektiğini söyleyebilir, öneriler, uyarılar getirebilirsiniz ama o kişi için siz hulo-hoop çevirmeye kalkarsanız kendinizi sıkıntıya sokarsınız.

Deneyin. Bir arkadaşınızı ve iki hulo-hoop alın ve aynı anda çevirmeye çalışın. Çok zordur. Önemli olan herkesin kendi hulo-hoop’unda kalmasıdır.

Kendi hulo-hoop’unuzda kalmayı size hatırlatması için isterseniz bir hulo-hoop alıp ofisinize koyun. Ne zaman bir işe evet derseniz hulo-hoop’unuza bakıp tekrar düşünün. Eğer yapılabilecek bir iş ise problem yoktur ama değilse nasıl hayır diyebileceğinizi planlayın.

Yalancıyı Yakalama Yöntemleri

 

Birilerinin size yalan söyleyip söylemediğini yüzündeki bazı işaretlerden anlayabilirsiniz. Benim burada anlatmaya çalışacağım şeyler Amerika’daki jüri seçimlerinde ve polis soruşturmalarında da kullanılıyor. Bu yüzden bazı yüz ve vücut hareketlerini farkedebilmeniz yalanı doğrudan ayırmanıza yardımcı olabilir.

Nasıl yapacağız?

1. Kişinin gülümsemesini inceleyin. Zorla yapılan gülümsemeler sadece ağız ile yapılır. Rahatmış gibi görünmesine rağmen gerilimi yada gerçek anlamda mutlu olmadığını anlayabilirsiniz. Zoraki gülümsemelerin çoğunda dişler gözükmez, gerçek gülümsemelerin çoğunda ise azda olsa görülür. Gerçek gülümseme ağız ile değil yüz ile yapılır. Gözler kısılır, dişler görülür, gamzeler ortaya çıkar. Çok az insan gerçek ve sahte gülümsemesini senkronize edebilir.

2. El, kol ve bacaklarını inceleyin. Yalan esnasındaki gerilim sebebi ile hareketsiz, katı veya suni hareket içinde olabilirler. Eller kavuşuk, eller ile kafa taranıyor, kulak ve burun ile oynanıyordur. gibi yapılmaktadır. El açık bir şekilde göğüs yada kalbe doğru hareket etmiyordur.

3. Terliyor mu? Yalan söyleyenler, yalanlarından daha fazla ter atarlar.

4. Gerekli, gereksiz çok fazla şey söylüyorlar mı? Eğer söylüyorlarsa çaresizlik içerisinde sizi kendilerin inandırmaya çalışıyorlardır.

5. Gözbebeklerinin hareketlerine bakın. Yalan söyleyenler doğrudan göz kontğaına geçmek istemezler. Çok sık göz kırpmaya başlayabilirler(heyecan). Sağ elini kullanan birine bir soru sorduğunuzda göz bebeği sağa kayarsa bir şeyi hatırlamaya çalışıyordur, sola kayarsa yaratıcılığını kullanacak, uyduracak demektir. Sol elini kullananlar için tersi geçerlidir.

6. Duygusal olarak inceleyin. Duygular geriden gelirler, normalden uzun süre kalırlar ve birden dururlar. Bu yüzden bazen söylediği ile kişinin heyecanı birbirini tutmayabilir.

7. Sorularınıza tepkisini yakından izleyin. Yalancılar kendilerini rahatsız hissettikleri için ya vücutlarını başka yöne çevirmeye veya kaçmaya çalışırlar yada sizinle aralarına bir obje koymak isterler. Suçsuz insanlar saldırıya, suçlu insanlar anında savunmaya geçerler.

8. Kullandıkları kelimeleri kasıtlı kullanıp kullanmadıklarını düşünün. Bazı söylemler ipuçları verirler:

  • Sizin kelimelerinizi tekrarlayarak yanıt vermek
  • Hiçbir şeyi küçültmezler
  • Doğrudan evaplardan kaçınırlar, yuvarlak ve genel cevaplar verirler
  • Çok fazla konuşarak ikna etmeye çalışırlar
  • Monoton bir tonda konuşurlar
  • Kötü cümleler kurarlar
  • Konuyu amacından sapturak çin espiri ve alaya kaçabilirler

9. Konuşmaya başlamadan önce kısa bir sessizlik anı yaratı. Kişinin ne kadar rahatsız olup olmadığını inceleyin.

10. Konuyu birden değiştirin. Suçsuz insan konunun değiştirilmesinden rahatsız olup geri dönmek isteyecek yalancı ise kurtulduğunu düşünecektir.

Son Söz

Yukarıda yazdıklarım sadece yalanı anlama konusunda hem benim geçmişimde aldığım eğitimlerden, iş hayatımdaki tecrübeleden, askerlikten ve hemde okuduklarımdan yaptığım bir derlemedir. Bu tip uygulamalar %100 sonuç vermezler. Burada yazılanları esas alarak kesin ve kati sonuçlara varmamanızı rica ediyorum.

 

Bir Proje Yöneticisi Olarak; Mustafa Kemal ATATÜRK

Yazan: Gökrem Tekir

14 yaşıma girdiğim sene babam bana büyük önder ATATÜRK’ün kaleminden ortaya çıkan Nutuk adlı eserin yeni dile çevrilmiş halini hediye etmişti. O yaşlarımda bu eseri okurken genel amacım; Okul sıralarında öğrendiğim Kurtuluş Mücadelesinin hangi aşamalardan geçtiğini ve ne zorluklarla gerçekleştiğini birinci elden öğrenmekti. Bu kitaptan edindiğim bilgileri tarih derslerinde detaylı olarak anlatmaktan çok büyük zevk ve gurur duyardım.

Aradan yıllar sonra bugün Nutuk’u tekrar ele alıp, başka bir amaçla incelemeye karar verdim. Bu seferki amacım ise Kurtuluş Savaşı sürecini bir Proje olarak irdelemek ve bu projenin yöneticiliğini üstlenen M. Kemal ATATÜRK’ün hangi proje yöneticiliğini vasıflarını bilfiil uyguladığını görmekti.

Pek çok proje yönetimi kitabında “Proje Yöneticisinin Rolü ve Sorumlukları” başlığı altında şu ifadeleri görmüşsünüzdür;

  • Mevcut durumun analizi
  • Hedeflerin belirlenmesi
  • Organizasyonel yapının oluşturulması
  • Ekibin motivasyonunu sağlamak
  • Projenin planlanması ve kontrolü
  • Doğru işe doğru kişiyi atama – Delegasyon
  • Risklerin öngörülmesi ve önleyici yöntemler belirleme
  • Finansal planlamanın yapılması ve gerekli onayların alınması
  • Proje ekibindeki çatışma problemlerinin giderilmesi
  • Gelişmeleri raporlama
  • Problemlere çözüm oluşturma

Bu ifadeler daha da arttırılabilir.

Bu yazı dizisinde amacım; Atatürk’ün yukarıda saydığım rol ve sorumlulukların hangilerini, nasıl yerine getirdiğini Nutuk’taki ifadelerini inceleyerek, ortaya çıkarmaktır. Bir diğer amacım ise, proje yönetimi ile ilgili yoğun teorik bilgiye sahip olan bir proje üyesine tarihi bir uygulama sunmak olacaktır.
Okumaya devam et

Proje Yöneticisinin Rolü

Proje yöneticsinin rolü yıllar içerisinde değişmiştir. Bundan on yıl önce proje yöneticisinin alanında olmayan birçok fonksiyon ve sorumluluk artık dahil olmuştur. Bu roller sorumlulukların ve çatışmalarında artmasına yol açmış, değerlendirme ve üstesinden gelme apayrı bir yol çizmiştir.’, ‘Öncelikle Proje Yöneticisi’nin ilk sorumluluğu kendini geliştirici bir bakış açısına sahip olmaktır.

Rollerin Tanımı
Okumaya devam et

KALİTE VE PROJE YÖNETİCİSİ

İş sistemlerinin bir parçası olarak hatalar problemleri yaratır, onlar diğer hataları ve onlarda diğer problemleri…. Çalışanlar zamanlarının büyük bir kısmını hata düzeltmekle, birşeyler aramakla, işlerin gecikme nedenlerini araştırmakla, düzeltmekle, yeniden yapmakla yada müşteriden özür dilemek vb. işlerle geçirirler. Buradan hareketle çalışanların zamanlarının 1/3’ünü israf ettikleri ve bu oranında giderek arttığı tahmin edilmektedir.’, ‘İşlerin başlangıçta doğru yapılması çalışılan dönemde daha yüksek verimlilik ve düşük maliyetler sağlamaktadır. Kalite ve Toplam Kalite Yönetimi yapılan işlerin etkinliğinin, esnekliğinin ve rekabetçi gücünün artırılmasının bir yoludur. Proje yöneticisi bu kalite sürecinde çok önemli bir role sahiptir.
Okumaya devam et

LİDERLİK

Başarılı yöneticiler gerçek liderler olmalıdır ve bu suretle takımlarının da desteğiyle başarıya ulaşırlar.

Liderlik, takımı en iyisini vermek adına yönetme, cesaretlendirme ve ilham verme sürecidir.’, ‘Etkili Liderlik Fonksiyonları

– İş sonuçlandıran, sonuçlara başarıyla ulaşma, iş yaptıran
– Etkin ilişkileri geliştiren
Okumaya devam et

PLANLAMA, KONTROL VE PROJE YÖNETİCİSİ

Proje yöneticisi detaylı proje planının hazırlanmasında, proje liderlerinin çalışmasını yönetir. Her nekadar planlar Proje Yöneticisince onaylanır ve işleme konulursada o sonuçlarla ilgilenir. Kendi kontrolünü içeren planlar Proje Yöneticisi için en yüksek kalitedeki planlardır. Proje Yöneticisi’nin görevi burada bitmez. Değişen proje yönetimi gerekleri ve iş hayatı ile ilgili belirsizliklerin doğurduğu ihtiyaçlar düşünüldüğünde planlama sadece bir başlangıçtır.’,
Okumaya devam et

PROJE YÜRÜTME KOMİTESİ

Birçok büyük kuruluş, bilgi sistemlerini farklı işler için çalışan farklı makinalar üzerinde değişik alternatifleri kullanarak geliştirirler. (Network, Veritabanı dağıtımı vb.). Bu kuruluşlar pratik bir yaklaşım olarak her proje çalışmasına bir yürütme komitesi atama yoluna gitmişlerdir. Bir üst komiteye karşı sorumlu olan bu grup, bilgi verme raporlama fonksiyonlarını içermektedir.’, ‘Aşağıdakilerden oluşur;

1- İhtiyaç duyulan birimden yönetici (sponsor olabilir)
2- BİM
3- Sistem yöneticisi
4- Proje yöneticisi
5- Diğer ilgili kullanıcılar (bölümlerden)
6- Teknik uzman
Okumaya devam et

İŞ YÜRÜTME KOMİTESİ

Firma bünyesindeki idarecilerden oluşturulan bu grup, büyük yatırım yada sermaye harcaması gerektiren projelerle ilgili onaylama ve yönetme fonksiyonunu üstlenir.

Önemli fonksiyonları;

1- Sistem stratejisi yaratarak firma stratejisi doğrultusunda başarılmak istenenlerle birleştirme, uyum sağlama’, ‘2- Stratejik proje yönetimi kurarlar
3- Proje yöneticisini onaylarlar
4- Proje aşama yapısında mutabakat sağlarlar
5- Başlangıç aşaması dökümanlarını onaylarlar
6- Öncelikle karar verirler
7- Hakemlik yaparlar
8- Etkilenecek partilerle ilgili güvenceyi sağlarlar
Okumaya devam et

YÜRÜTME KURULLARI

Yürütme kurulu kavramı yeni olmamakla beraber farklı şekilde kullanılmakta, uygulanmaktadır. Kullanıcı ve sistem geliştirme elemanınca oluşturulan proje üst yönetimidir diyebiliriz. Yüksek riskli projelere konsantre olmakla beraber firma politikalarını etkileyici kararlarıda alan birimdir.’, ‘Genellikle, yürütme kurulları, projenin erken safhalarında, başlangıcında kurulurlar ve kapsam, araçlar, kısıtlar ve genel yönün belirlenmesinde çalışırlar. Proje uygulamaya geçip, işler tamamlandıkça sonuçları gözden geçirirler ve uygulamayı devam ettirirler. Bu esnada değişiklik önerisi yada problem karşısında gerektiğinde projenin yönünü değiştirici kararlar alabilir. Bu aynı zamanda temel proje parametrelerinin değiştirilmesi ve kaynakların dağıtılmasını da içerirken, (go / no go) sürdür-durdur kararlarının alınmasını da içerir.
Okumaya devam et