Uyarlanabilir proje çerçevesi, projenin ilk aşamalarında alınan kararların sonuçlarına dayanarak kararlarınızı ve süreçlerinizi kademeli olarak iyileştirdiğiniz sistematik ve yapılandırılmış bir yaklaşımdır.
Robert K. Wysocki tarafından 2010 yılında tanıtılan Uyarlanabilir Proje Çerçevesi (APF), tamamen bir projenin değişen ortamına uyum sağlamakla ilgiliydi. Mevcut olanı takip etmek yerine yeni bir tarif oluşturmakla ilgilidir.
Bu metodolojiyi benzersiz kılan şey müşterinin tüm projenin merkezinde yer almasıdır. Müşterinin “EVET” demeden bir sonraki adıma geçilemez. Müşteri projenin yönü üzerinde tam kontrole sahiptir.
Proje yöneticileri ve ekip üyeleri değişiklikleri öğrenmeye, uyarlamaya ve kabul etmeye isteklidirler. Müşteri, projenin başlangıcından bitişine kadar projeye dahildir ve iyi bir güven ilişkisinin olması gerekir.
Geleneksel projelerde, proje planı ortaya konulur, görevler belirlenir ve kaynaklar tahsis edilir. Proje yöneticileri tüm ekibi ve projeyi yolunda tutmaya çalışırlar. Ancak hızlı iş ortamı ve pazarın artan talepleri proje yönetimini çok değiştirmiştir;
- İş: Teknolojinin ilerlemesi iş temposunu artırdı
- Strateji: Daha dinamik hale geldi ve tahmin edilmesi zorlaştı
- İnsanlar: Gerçek bir ekip kültürü oluşturmak için daha işbirlikçi bir ortamda çalışmak zorundalar
Uyarlanabilir Proje Çerçevesi, sürekli değişen taleplerin üstesinden gelmek ve teknolojilerin gelişmesiyle birlikte değişikliklere tutarlı bir şekilde yanıt verebilmek için kullanılabilecek bir araçtır. Ekip yalnızca değişen ortama hazır olmakla kalmaz, aynı zamanda bir şeyler ters giderse doğaçlama yapmaya da hazırdır.
Nasıl Çalışır?
Uyarlanabilir Proje Çerçevesinin (APF) arkasındaki prensipler sabit değildir.Projenin farklı bir yaklaşım benimsediği ve gereksinimleri karşılamak için her yineleme noktasında dönüş yaptığı uyarlanabilir, yinelemeli bir yaklaşımdır.Genel olarak beş aşamalı bir süreçtir;
- Proje Kapsamı
Herhangi bir projeye başlamak için öncelikle projenin hedeflerini belirlemek önemlidir. Müşterinin gereksinimleri nelerdir? Beklentiler neler? Hem kuruluşunuzdaki hem de müşteri tarafındaki üyelerin belirli şeyleri belirlemek için işbirliği yapması gerekir.
- Memnuniyet Koşullarını Belirleme: Paydaşlar memnuniyet koşullarını (proje gereksinimleri, hedefler ve beklenen sonuçlar) tanımlamalıdır. Gerçekte neyi başarmak istediğinizi anlamak oldukça önemlidir, aksi takdirde nasıl ilerleyeceğinizi bilemezsiniz. Herhangi bir yanlış iletişimi önlemek için, bir sonraki aşamaya geçmeden önce her paydaşın onaylaması sağlanır.
- Taslak Projeye Genel Bakış Beyanı: Projeye genel bakış beyanı temel olarak memnuniyet koşullarının sonucudur. Bu belge, tüm paydaşlar tarafından üzerinde mutabakata varılan nihai ve onaylanmış konuların ana hatlarını çizer. Proje yöneticileri, etkinliği değerlendirmek için proje boyunca bu belgeye başvurabilirler. Uyarlanabilir bir çerçeve izleneceği için sürekki uyarlanması gerekir.
- Gereksinimleri Önceliklendirmek: Proje yöneticileri ve paydaşlar projenin genel kapsamına karar vermek için işbirliği yaparlar. Bu esas olarak görevlerin sırası ile ilgilidir. Gereksinimler düzenlenir ve Proje Yöneticileri ile birlikte öncelikler gerçekçi bir şekilde belirlenir. Kritik gereksinimlerin atlanmasını önlemek için dikkatli bir değerlendirme yapılması gerekir. İş için belirli gereksinimleri karşılamamanın sonuçlarını değerlendirilir.
- İş Kırılım Yapısı (İKY) Oluşturmak: İş kırılım yapısı, proje süreçlerini aşamalara ayırır. Ekiplerin maliyeti tahmin etmesine ve zaman çizelgeleri oluşturmasına olanak tanır. Ekip üyeleriyle işbirliği yapılarak hazırlanır.
- Kapsam Üçgeninin Önceliklendirilmesi: Proje kapsam aşamasının son kısmı kapsam üçgeninin değerlendirilmesidir. Kapsam üçgeni kapsam, zaman ve maliyet altında tamamen kalite ile ilgilidir. Buradaki kısıtlamalar kolayca ayarlanabilir/uyarlanabilir, esnek olmayan veya takası mümkün olarak sınıflandırılabilir. Esnek olmayan kısıtlamalar çok önemlidir ve uyarlanabilir olanlar tartışılabilir.
- Döngü Programı
Proje kapsamı net olduğunda, projeyi mini projelere veya uyarlanabilir yönetim döngüsüne/yinelemelere ayırmaktır. Her döngü, bir veya daha fazla teslimat sağlamak amacıyla planlanmalıdır.Döngü programını etkili bir şekilde oluşturmak için Proje Yöneticileri aşağıdaki dört basit adımı izleyebilir:
- İş kırılım yapısından görevleri tanımlama
- Görev bağımlılıklarını belirleme
- Görevleri gruplandırma ve ekip üyelerine atama
- Çalışma programı oluşturma.
Amaç, ekibin üzerinde çalışacağı görevleri tanımlamak ve planlamaktır.Görevler daha önce belirlenen önceliklere göre tanımlanmalıdır.Ekip üyelerine görev atarken son tarihler belirlenir ve verimliliği engelleyebileceği için tüm görev bağımlılıklarını dikkatlice kontrol edilir.
- Döngü Yapısı
Ekip üyeleri kendilerine verilen görevler üzerinde çalışmaya başlarlar. Ekip ilerledikçe döngüler ayarlanabilir.Bazı gereksinimlerdeki değişiklikler nedeniyle tamamlanamayan tüm bekleyen görevler bir sonraki döngüye taşınır.Buradaki temel bileşenler şunlardır:
- Kararlaştırıldığı gibi çalışmalara başlamak.
- İlerlemenin izlenmesi ve döngü yapısının ayarlanması.
- Mevcut döngünün planlanan tamamlanma zamanında sonlandırılması.
- Bekleyen görevleri bir sonraki döngüye kaydırmak.
- İyileştirmeye yönelik geri bildirimlerin/fikirlerin kaydedilmesi.
- Sorunları takip etmek.
Geleneksel ve uyarlanabilir yaklaşım arasında dikkat edilmesi gereken temel fark, burada belirlenen zaman çizelgesinin sabit olmasıdır.Ekip bir teslimatı son teslim tarihinde kaçırırsa, teslimat bir kenara bırakılır ve sonraki döngülerde önceliklendirilir.Bir döngüde karşılaşılan tüm sorunlar bir sonraki döngüde ele alınır.Sürecin iyileştirilmesi açısından paydaşlarla net bir şekilde iletişim kurmak önemlidir.
- Müşteri Kontrol Noktası
Çıktıların veya sonuçların değerlendirilmesidir. Müşteri kaliteyi iyice incelemeli ve geri bildirim/öneri sunmalıdır. Proje yöneticisi, gelecek yinelemede ihtiyaç duyulan ayarlamaları veya değişiklikleri ele alarak planlamak için müşteriyle iletişim kurabilir.Sonraki döngülerde mevcut hataları önlemek için rota düzeltmeleri uygun şekilde düzenlenir.
Bundan sonra süreç tekrarlanarak devam eder. Proje yöneticisi ve ekip üyeleri döngü planına geri döner ve ardından müşteri döngüyü gözden geçirir.Yineleme proje tamamlanıncaya kadar devam eder.
- Nihai Rapor
Proje sonunda projenin başarısının değerlendirilmesi önemlidir.Proje yöneticisi, ekip ve müşteri, başarı noktalarını belirlemek ve varsa olumsuzluklar hakkında konuşmak için işbirliği yapabilir, iletişim kurabilirler. Her şey belgelenir ve paydaşlar deneyimlerini paylaşırlar. Bunların hepsi gelecekteki projeler için faydalıdır. Projenin nihai raporuna daha sonra uyarlama sürecini veya diğer kritik noktaları kontrol etmek için başvurulabilir.
Faydaları
- Müşteriye Odaklanma: Ekip üyelerinin ana odak noktası, verimli bir sürecin ardından belgelenen proje kapsamına göre müşterinin ihtiyaçlarını karşılamaktır.
- Müşteri odaklılık: Çerçeve, müşterileri her aşamada projeye dahil etmenize olanak tanır.Bu müşterilerin anlamlı katılımının onlara projenin ilerleyişini göstereceği ve değişikliklerin yapılabileceği anlamına gelir.
- Değişime Odaklanma: Projedeki değişiklikler daha iyi bir çözüm ve teslimatlar için önemlidir.Projenin ilk aşamalarından itibaren geliştirme ekibi, daha iyi sonuçlar elde etmek için değişiklikleri uygulamaya hazırdır.
- Önceliklendirme: Proje kapsamı ihtiyaçların önceliklendirilmesine yönelik olduğundan projeye değer katmayan işler ortadan kaldırılır. Bu, ekiplerin öncelikle önemli görevlere odaklanması ve projeyi zamanında teslim etmesi açısından faydalıdır.
- Sürekli Geribildirim: Müşteriler ve ekip arasında açık bir iletişim olduğu için herkes söz sahibidir. Sürekli geri bildirim, olumlu sonuçlar elde etmek için projeyi doğru yönde ilerletmeye yardımcı olur.
Uyarlanabilir ve Geleneksel Proje Yönetimi
| Uyarlanabilir Proje Yönetimi |
Geleneksel Proje Yönetimi |
| Planlama her proje döngüsü tamamlandıktan sonra yapılır. |
Planlama projenin başında bir kez yapılır. |
| Kaynaklar ve görevler her yinelemeden sonra planlanır ve döngü sırasında değişebilir. |
Kaynaklar ve görevler aynı anda planlanır. |
| Müşterilerin her döngüye katılımı. |
Müşteriler genellikle başlangıçta ve kapanışta iletişim kurarlar. |
| Geleceğe dair spekülasyon yoktur. |
Hedefler sabittir ve projenin geleceği bellidir. |
| Görev önceliklendirmesi çok önceden planlanmıştır. |
Gereksinime göre görev önceliklendirmesi yapılır. |
Uyarlanabilir Proje Çerçevesi üzerinde çalışırken başarıya ulaşmak için: “Aşçı gibi değil, şef gibi düşünmek” gerekir. Bir aşçı genellikle başka birinin yazdığı mevcut tarifleri takip eder ve tadıyla ilgili bir sorun olduğunda veya bir malzeme kaybolduğunda zorlanır. Öte yandan bir şef, aynı lezzetli yemeği sunmak için mevcut olana uyum sağlayarak çalışır.
Benzer şekilde, tüm projeler benzersizdir ve bu projelere geleneksel yaklaşım her zaman doğru seçenek olmayabilir. Bu nedenle değişen proje gereksinimlerine ve önceliklere mevcut kaynaklarla uyum sağlamak önemlidir.
Uyarlanabilir çerçeve, projeleri yaratıcı bir şekilde tamamlamak için çevik bir yaklaşım ve alışılmışın dışında düşünme ile ilgilidir.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
