Kategori arşivi: Paydaş Yönetimi

Proje Paydaşları Nasıl Tanımlanır?

Proje Yönetimi yapmanın temel amacı paydaş gereksinimlerinin karşılanmasıdır. Bu sebeple paydaş tanımlama süreci büyük öneme sahiptir.

Paydaş, projeye aktif olarak dahil olan ya da projenin gerçekleştirilmesi ya da tamamlanması ile çıkarları olumlu ya da olumsuz yönde etkilenebilecek kişi veya organizasyonlardır. Örneğin, müşteri, sponsor, çalışan organizasyon, kamu kurumları vb.

Proje paydaşlarının, proje başlatma belgesi yayınlanır yayınlanmaz belirlenmesi ve tüm proje yaşam döngüsü boyunca yönetilmeleri gerekir. Proje Başlatma Belgesi, projenin başlatıcısı ya da sponsoru tarafından yayımlanan, projenin varlığını resmi olarak onaylayan ve proje yöneticisine organizasyonun kaynaklarını proje aktivitelerine tahsis etme yetkisi veren bir belgedir. Bu belgede üst düzey proje hedefleri, bütçe, zaman çizelgesi, varsayımlar ve kısıtlar, sponsorun, proje yöneticisinin adı ve ilgili paydaşların adları vb. bilgiler yer alır.

Paydaşları belirlemek için dikkat edilmesi gerekenler aşağıdaki gibidir;

Proje bir sözleşme ile başlamışsa, sözleşmede ilgili paydaşlar (tedarikçiler vb.) yer alıyor olabilir.
Organizasyonel yapıyı inceleyerek projeden etkilenecek ya da etkileyecek paydaşları görebilirsiniz.
Geçmiş projelere ilişkin kayıtlar, alınan derslere ilişkin belgelerden paydaşlar belirlenebilir.
Benzer proje deneyimine sahip uzman kişilere danışılabilir.
Projeyi ilgilendiren yasa, kural vb. incelenerek ilgili paydaşlar belirlenebilir.
Çeşitli uzman ve departmanlarla beyin fırtınası yapılarak paydaşlar belirlenebilir. Sorulması gereken sorular aşağıdaki gibidir;
- Projeye doğrudan katılması gerekenler kimlerdir?
- Projeden kim(ler) etkilenecek?
- Projenin çıktılarından kim(ler) etkilenecek?
- Projenin başarıyla tamamlanması durumunda kim kazanacak kim kaybedecek?
- Projenin başarıyla tamamlanmasını isteyecekler, istemeyecek olanlar?
- Tedarikçiler kimlerdir?
- Rakiplerimiz kimlerdir?
- Hissedarlarımız kimlerdir?
- Projeyi veya çıktısını etkileyecek yasal bir otorite veya organizasyon var mıdır?
- Proje başarısında yetkisi olanlar kimlerdir?
- Kimler projeyi başarısızlığa uğratabilir?

Paydaş tanımlama proje süresince devam eden bir süreçtir. Proje boyunca proje paydaşları izlenmelidir. Bazen yeni proje paydaşları ortaya çıkabileceği gibi mevcut bir paydaşın projeyle ilgisi kalmayabilir. Paydaşların projeye ilgisi veya proje fazlarındaki güçleri zaman içerisinde değişiklik gösterecektir.

Tüm paydaşlar, Paydaş Listesinde yazılı halde tutulmalıdır. Paydaş Listesinde paydaşın ad ve soyadı, iletişim bilgileri, güç, etkilenme, beklenti, gereksinimleri yer almalıdır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekGökrem Tekir, Savaş Şakar, Süleyman TosunProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ekibi Performans Ölçütleri

Bir Cevap Yazın

Dünkü yazımda Proje Yöneticisi Performans Ölçütlerinden bahsetmiştim. Tamamlayıcı olması açısından proje ekibinin performans ölçütlerini aynı bakış açısı ile değerlendirmek gerekir;

Birincil ölçütler

Üzerindeki işleri istenilene göre tamamlamak

Gerekliliklere göre teknik uygulama
Kaliteli iş yapma, hatasız iş yapma
Ana kilometre taşlarını gerçekleştirme
Hedef maliyetleri tutturma
Geliştirme – Ek katkı sağlama

Ekip üyesi ya da ekip lideri olarak verimlilik

Etkin bir ekip üyesi olma – Şirket içi tanımlara uygun
Diğerleriyle çalışabilme, katılımcı olma
Dış kaynak ve diğer birimlerle iletişimde olma
İlgili paydaşlarla koordinasyonu sağlama
Diğerleriyle anlaşabilme
Değişik açılardan bakabilme, alternatif ve çözüm üretebilme
Taahhüt verebilme

İkincil ölçütler

Asli işi ile proje işini bir arada etkin yürütebilmesi

Özel atamalarda tutumu
Yeni teknoloji ve konularda yaklaşımı
Yeni organizasyon yapısına uyumu
Kaynak planlama becerisi
Fonksiyonel yönlendirme ve liderlik becerisi

İdari destek servisleri

Rapor ve gözden gözden geçirmeleri yapması
Proje planlamaya destek vermesi
Prosedür geliştirme ve uygulama becerisi

Profesyonel gelişim

Kendi alanında güncel kalma
Yayınları ve interneti takip
Dernek, müşteri, eğitim kurumları ve ilgili mesleki kuruluşlarla bağlantı kurma

Diğer

Yapılan işin zorluğu

Teknik fırsatları görebilme
Değişimler ve olasılıkları yönetebilme

Yönetsel sorumluluklar

Belirli bir personelin idare edebilme
Disiplinli çalışma ve entegrasyon
Bütçe sorumluluğu taşıma
Personel sorumluluğu taşıma
Özel Yetkileri doğru kullanma

Birden fazla projeye katılım

Proje sayısına göre tutum geliştirme
Mevcut işlerin sayısı ve yoğunluğunu yönetebilme
Mevcut iş yükünü yönetebilme

Proje Yürütme Sürecini Başarmak

Bir Cevap Yazın

Yürütme, başarının ya da başarısızlığın sadece planlamaya bağlı olmadığını, plana göre hayata geçirmenin ne kadar önemli olduğunu göreceğiniz aşamadır.

Projenin başarıyla tamamlanması, tüm paydaşların beklentiler doğrultusunda performans göstermelerine bağlıdır. Tüm paydaşlar projedeki rol ve sorumluluklarını yerine getirirlerse proje başarıyla tamamlanacaktır.

Bu süreçte yapabileceğimiz ya da yapmamız gerekenleri çok iyi belirlememiz gerekiyor;

Ekip üzerindeki baskıyı dengelemek – Fazla baskı, kaygı ve stres yaratıp olumsuz sonuçlara sebep olabilir. Ekip ile çok iyi iletişim kurmalısınız.
Yazılı veya sözlü iletişim – Gerek dokümantasyon gerekse bilginin aktarılması ile ilgili tüm yöntemleri çok iyi kurgulamalısınız.
Rol ve Sorumluluklar – Yürütme sürecindeki rol ve sorumlulukların iyi tasarlanması ve ilgili tüm paydaşların onaylarının alınması çok önemlidir. Yapılan her şeyin proje hedeflerine ve şirketin stratejilerine uygunluğunu sürekli izlemelisiniz.
Destek – Yürütme sürecinde paydaşların bilgi ihtiyacını zamanında karşılamak, problemlerinin çözümünde hızlı destek sağlamak için gerekli düzenlemeleri yapmalısınız.
Engelleri Kaldırmak – Paydaşların işi yapmaları önündeki engellerin kaldırılması öncelikli sorumluluğunuzdur. Yaptıkları iş ile ilgili çekinceleri ve sıkıntılarını dinlemeyi bilmeli, başarmaları için gerekli ortamı yaratmalısınız.
Ders Çıkarmak – Yaşadığınız her şeye bir ders gözüyle bakmalı. Çıkardığınız dersleri ekip üyeleri paylaşmalı, hataların tekrarlanmalarını önlemelisiniz.
Denetimler ve kontroller – Yürütme sürecinde hem doğru yolda gidildiği gösterecek hem de olası bir sapmayı erken fark etmenizi sağlayacaktır.
Performans Ölçümü – Gerçekleştirilecek işlerin performans kriterlerini belirlemeli ve başarılı, başarısız değerlendirmesini mümkün olduğunda sayısal, ölçülebilir parametrelerle yapmalısınız.

Başarılı bir yürütme süreci için şu soruların yanıtlarını netleştirmeniz önemlidir;

Kapsamımız net midir?
Paydaşlarım kimlerdir?
Yürütme sürecinden kimler ya da departmanlar etkilenecek?
İletişimi nasıl sağlayacağım? Önümdeki engeller nelerdir?
Dokümantasyon konusunda her şey net midir?
Değişiklik taleplerini nasıl yöneteceğim?
Plan güncellemeleri ile ilgili kurallar nedir?
Ekip oluşturma ve/veya değiştirme ile ilgili kurallar nedir?
Kontrol ve Onay prosedürleri nedir?
Performans kriterleri belirli mi?
Kimlerden ne destek alabilirim?
Ekibin eğitim ihtiyacı var mıdır?
Hangi verileri kimlerden toplayıp, ne yapacağım?
Hangi konularda ne kadar esnekliklerim var?

Proje Yönetimi Planlama Sürecinde Neler Yapılmalı?

1 Yanıt

Bir projeyi başarıyla tamamlamak, yapılan işleri tekrar yapmamak, problemleri en aza indirmek için “kervanı yolda dizmekten” çıkılması gerekiyor. Zaman ve paranın efektif kullanımı, kayıpları önlemek ve özellikle paydaşların katılımını sağlamak için Proje Yönetimi Planlama Sürecin ciddiye alınması şarttır.

Bu süreçte neler yapılır;

Paydaşların planlama, yürütme ve kontrol için ne kadar efor ayırmaları gerektiğini belirlemek için öncelikle neleri (gereksinimler, kapsam, zaman, maliyet, kalite, süreç iyileştirme, kaynaklar, iletişim, risk, tedarik, değişiklikler, problem yönetimi vb.) planlamanız gerektiğini belirlemelisiniz.
Proje başlangıcındaki üst seviye gereksinimleri gözden geçirmeli, analiz etmeli ve önceliklendirmelisiniz.
Proje başlangıcındaki varsayımları ve kısıtları gözden geçirmeli, yazılı hale getirmelisiniz.
Proje kapsamını netleştirmeli ve Kapsam Temel Çizgisini onaylatmalısınız.
Planlama sürecinde size destek olmasını istediğiniz paydaşları belirlemelisiniz.
Proje teslimatlarını belirlemeli ve bunları gerçekleştirmek için gerekli iş paketlerini belirlemelisiniz.
Her iş paketinin açıklamasını hazırlamalı, atanan kaynakların işi anlamasını ve altın kaplamadan uzak durmalarını sağlamalısınız.
İş paketlerini aktivitelere dönüştürmeli, bu aktiviteleri ağ diyagramı tekniği ile öncül ve ardıl ilişkileri ile tanımlamalısınız.
Aktivitelerin kaynak ihtiyaçlarını(personel, ekipman, malzeme vb.) belirlemelisiniz.
Projede tedarik edilecek olan malzeme, ekipman veya dış kaynak ihtiyacını belirlemeli, bu konuda gerekli süreç, politika ve prosedürleri incelemeli, gerekli dokümantasyonu edinmelisiniz.
Kaynakların atanması ve sağlanması konusunda ilgili kaynak yöneticileri ile görüşmeler yapmalı, onaylarını almalısınız.
Zaman ve Maliyet Tahminleme için prensipleri belirlemeli, eğer varsa geçmişte tamamlanmış benzer proje verilerine ulaşmalısınız.
Proje Zaman Çizelgesini hazırlamalı, Kritik Yolu belirlemelisiniz. Proje Başlatma Belgesinde yer alan süre kısıtı aşıldıysa süre kısma tekniklerini (kaynak yükleme ve paralele çekme) uygulayarak, Proje Zaman Çizelgesi Temel Çizgisini oluşturunuz.
Kaynak maliyet tahminleri ile proje bütçesini oluşturunuz.
Kalite performansını ölçümlemek için gerekli kalite kriterlerini ve ölçütlerini belirleyiniz.
Kaliteyi artırmak, yeniden iş yapmayı önlemek için projede izlenmesi gereken süreçleri ve standartları belirleyin.
Proje Yönetimi için iyileştirilmesi gereken süreçleri belirleyin, analiz edin.
Proje ekibinin katılımını ve motivasyonunu izleyebilmek için sisteminizi geliştirin.
Proje paydaşlarının ve ekibin rol ve sorumluluklarını netleştirin, onlardan beklentilerinizi netleştirin ve bilmelerini sağlayın.
Tüm paydaşların hangi bilgilere ihtiyaç duyduklarını ve hangi bilgileri, kimin, kime nasıl iletmesi gerektiğini netleştirin.
Paydaşların projeye nasıl katkıda bulunmaları gerektiğini ve beklentilerini nasıl yöneteceğinizi netleştirin.
Risklerinizi tanımlayın, nitel ve nicel risk analizi sürecinden geçirip ölçeklendirin ve yanıt planlarınızı hazırlayın.
Proje planlarınızı ne zaman ve nasıl güncelleyeceğiniz konusunda prensiplerinizi belirleyin ve ilgili güncellemeleri yapın.
Gerekli tedarik dokümanlarını hazırlayın.
Projenizi olumlu ya da olumsuz etkileyebilecek diğer projeleri, birim ya da kişileri gözden geçirin.
Projedeki değişiklik sürecini (talep-değerlendirme-uygulama) belirleyin.
Proje performansını izleme ile ilgili ölçütlerinizi ve yöntemlerinizi belirleyin.
Proje Yönetimi Planınızı kontrol için gerekli toplantı, rapor ve diğer gerekli aktiviteleri belirleyin.
Projenin Yürütme ve Kontrol süreçlerine ilişkin prensip, yöntem ve sistematiğinizi netleştirin.
Proje Yönetimi Planınızı ve ilgili dokümantasyonu tamamlayın ve ilgili paydaşların (sponsor, ekip, kaynak yöneticileri, proje ofisi vb.) resmi onayını alın.
Başlatma Toplantısı düzenleyin ve tüm paydaşların Proje Yönetimi planı üzerinde ortak bir anlayışta buluşmalarını sağlayın.

Projedeki rolünüzü iyi anlayın

Bir Cevap Yazın

Projelerde yer alan kişilerin kendi rolleri hakkında sorması gerekenler aşağıdaki gibidir;

Sence yanlış problemlerle mi uğraşılıyor? Ya da o problem için yanlış kişi mi seçiliyor?
Diğerleri projenin hedefi dışında çalışıyor mu? Ya da gerçek hedeften sapmış durumdalar mı?
Projenin gerçek hedefini anlamadıkları için mi sizin önceliklerinizi iyi değerlendiremiyorlar?
Size biçilen görev doğru mu?
Size verilen güç ve yetki yeterli mi?
Size verilen öncelik yeterli mi?
Projeyi bir kitap gibi düşünün. Sizce herkes aynı sayfada mı?
Yanlış yere odaklananlar var mı?
Size verilen sorumluluk ile yetki-öncelik arasında bir uyumsuzluk var mıdır?
Sizi strese sokan veya diğerleri ile çatışmanıza yol açan şeyler nelerdir?

Proje Paydaşlarını Anlamak ve Yönetmek

Bir Cevap Yazın

Projelerde birlikte çalıştığınız kişi ve kurumları anlamak, onlarla beraber başarıya yürümek için zorunludur. Onları anlamak için bir kaç sorunun yanıtını vermeniz gerekir;

Projenin çıktısı ile ilgili finansal ya da duygusal düşünceleri nedir? Pozitif midir yoksa negatif midir?
Onları ne motive eder?
Sizden istedikleri destek ya da bilgi nedir?
Sizden nasıl bilgi alacaklar ve bunun en iyi yolu nedir?
Mevcut durum ile ilgili düşünceleri nedir? Bu düşünceleri haklı sebeplere dayanıyor mu?
Onların düşüncelerini kim veya ne etkileyebilir? Sizinkini? Etki bırakan kilit paydaşlar sizin safınızda mı?
Eğer düşünceleri negatif ise sizin tarafınıza geçip pozitif düşünmelerini sağlamak için ne yapılması gerekiyor?
Eğer kendi tarafınıza geçmezlerse bu durumda onları nasıl yöneteceksiniz?
Onlar kimleri nasıl etkileyebilir? Siz bundan nasıl etkilenir ve durumu nasıl yönetirsiniz?

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekGökrem Tekir, Savaş Şakar, Süleyman TosunProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Başka Projelere Destek Vermemek

1 Yanıt

Çoğu zaman projelerimize kaynak (personel, ekipman vb.) bulmakta zorlanırız. Ya zaten işleri başlarından aşkındır ya da yöneticilerinin sizinle çalışacak olan tüm potansiyel çalışanlara verecekleri ek işleri vardır.

Zamanla üstlendiğimiz projelere diğer departmanların yeterince destek vermediklerini ya da doğru kaynakları atamadıklarını, atasalar bile o çalışanların bizim projemize gereken önceliği vermeyeceğini düşünmeye başlarız. Fakat mevcut kaynaklarla elimizdeki projeyi başarıyla tamamlamak için uğraşırız.

Yukarıdaki paragrafı hem verdiğim eğitimlerde defalarca tekrarladım hem de duydum. Proje yöneticilerinde, kurum içinde bir çok işine uygun gizli kaynak olduğuna fakat görünmeyen bir gücün ya da kişinin bu kaynakları kendisinden uzaklaştırdığına ilişkin paranoyak bir düşünceye dönüştüğüne şahit oldum. Proje yöneticisi şirket içinde bir kumpasta kaldığını düşünmeye ve komplo teorilerine kendini inandırmaya başlıyor.

Projeye gerekli kaynağı ayırmayan departmanlar genellikle “kaynak oburluğu” yaparak kendi işlerine (gereksiz bile olsa) kaynaklarını ayırmayı tercih ederler. Diğer proje yöneticileri aynı şekilde ellerindeki kaynakları tutmaya ve paylaşmamaya çalışırlar.

Eğer organizasyonda, projelerde kaynak kullanımı konusunda politika, prosedür ya da portföy yönetimi yaklaşımı yoksa proje yöneticisi el yordamıyla çözüm bulmak zorunda kalır.

Projeleri başarıyla tamamlamanın en önemli koşullarından birisi kaynak paylaşımı yapabilmektir. Her çalışan çok kıymetli ve önemlidir. Her yönetici elindeki sınırlı çalışanlarla hedeflerini gerçekleştirmeye çalışır. Kaynak paylaşımının, kullanımının ve yönetiminin çok önemli olduğunun bilincinde olmamız gerekir.

Kaynaklar, organizasyonun değerleridir. Kaynak oburluğu, kurumun değerlerinin israfı ve zarar etmesi anlamına gelir.

Ne yapacağız?

Proje yöneticisi olarak elimizdeki kaynakları en etkin ve verimli şekilde kullanma konusunda bilinçli olmamız gerekir. Proje ekip üyelerinin rol ve sorumluluklarını, hangi işi nerede ve ne zaman yapacakları konusunda birlikte planlama yapmalı, plana uygun davranmalıyız.

Proje Portföy Yönetimi (Kapasite ve Yeterlilik Yönetimi vb.) ve Kaynak Yönetimi (Sorumluluk Atama Matrisi vb.) teknikleri çatışmaları azaltmak için kullanmalıyız. Kapasite ve Yeterlilikleri izlemek, çalışanların oburların elinde kalmasını engelleyecektir.

Proje yöneticileri olarak fonksiyonel yöneticilerle kuracağımız iletişimin çok önemli olduğunu unutmamalıyız. Aynı gemideki iki yöneticinin birbirine yakınlığı ve kaynak paylaşımı konusundaki becerileri çok önemlidir.

Şirket İçi Politik Oyunlar

Bir Cevap Yazın

Hepimiz çalıştığımız şirketlerin politik üyeleriyiz. Şirket içi politikalardan, politik ilişkilerden kendimi soyutlayamayız. Bazı politik durumları midemiz kaldırmayabilir, vicdanımız rahatsız olabilir, strese girebilir, kırılabilir, üzülebiliriz ama bu durum şirketin bir parçası olmanın sonucudur.

Yaşadığımız durumlar olumsuz olmasına rağmen en azından geceleri uyuyabiliyorsak nispeten iyi bir durumdayız demektir. Şirket içinde apolitik olursam daha iyi uyurum diye düşünüyorsak yanılırız. Politik olarak uykumuzu hak etmemiz gerekir.

Apolitik olduğumuzda olayları ya da kişileri yönetemez, istediğimiz noktaya çekemeyiz. Hedeflerimize ve amacımıza ulaşmak istiyorsak hem stratejik hem de politik olarak doğru pozisyon almamız gerekir. “O şöyle politik, bu böyle politik” derken treni kaçırabiliriz. “Yaparım diyenden değil yapmam diyenden kork” klişesini aklımızdan çıkarmamalı, hiç politik değilmiş gibi duranlardan çekinmeliyiz.

Tek bir yüzümüz olöalı, maske takmamalıyız. Politik olmak olduğumuzdan farklı gözükmek demek değildir. Belki insanları motive etmek, üzüntülerini gidermek için pozitif bir maske takılabilir ama sadece o kadar. Özellikle durumun yanlış anlaşılmasına yol açacak, olayı farklı yerlere çekecek şekilde maske asla takmamalıyız. Politik olmak yalancı olmak ya da hedef saptırmak değildir.

Şeffaf olalım. Programlarımızı ve toplantılarımızı gizlememeliyiz. Başkalarının ne düşündüğünü tahmin etmeye çalışmaktansa sormalıyız. Bize soru sorulmasını teşvik etmeliyiz. Kendi adımıza konuşmakla başkası adına konuşmanın ayırdına varmalı, dikkatli olmalıyız. Yalan söylememeli ama doğruyu söylemek ya da dobralık adına patavatsızca her an her dakika konuşmamalıyız.

Esnek olmalıyız. Fikri sabit olmak şirket içinde ideolojisi olmak demektir. Sabit fikirli olduğumuz düşünülürse karşımızdakiler alternatiflerle gelmezler ya da dürüst olmayabilirler. Fikrimizi uygulatmanın en güzel yolu esnek olup karşı tarafı dinlemek, ikna etmeye çalışmak ya da onların ilgisini çekecek bir yol bulmamamızdan geçer. Ortalama zekaya sahip her insan karşısındakinin yüz ifadesini analiz edip doğru manevrayı yapabilir.

Dinlemeliyiz. Dinlemeyi becerebildiğimizde en son ve doğru cümleyi kurabiliriz. Politik başarı iyi dinleyen kulağa sahip beynin yaratıcılığındadır. Dinlemekten öte karşımızdakileri anlamaya çalışmalıyız.

Egomuzu bir kenara bırakalım. Kendi başarımız için karşımızdakilerin kendini iyi ve rahat hissetmeleri gerekir. Egomuz karşı tarafı gerebilir.

Dedikodu yapmayalım. Dedikodular kulaktan kulağa oyunundaki gibi hiç istemeyeceğimiz bir şekle girip aleyhimize dönüşebilir.

Odaklanmalıyız. Eğer işimize odaklanırsak neye ne zaman ihtiyacımız olduğunu bilir, doğru zamanda doğru yerde olup doğru şeyleri yapabiliriz. İşimizi parmağımızın ucu ile değil iyice kavrayarak tutmalıyız.

Özür dilemeyi gerektirecek şeyler yapmaktan kaçınmalıyız. Özür dileyecek bir duruma gelmek gol yemektir. Eğer dilememiz gerekiyorsa mutlaka dilemeliyiz ama bunu gerektirecek durumlardan kaçınmalıyız.

Patronluk Taslayanlarla Yaşamak

Bir Cevap Yazın

Hayatımız boyunca “zor insanlarla” bir arada yaşamak ve/veya çalışmak zorunda kalıyoruz. Zor insan tiplerinden birisi “patronluk taslayanlardır”. Üstlerine vazife olmadığı halde bize neyi, ne zaman yapmamız ya da yapmamamız gerektiğini söylerler. Yaptıkları ya da söyledikleriyle bize “kıyak” ya da “iyilik” yaptıklarını düşünürler.

Gençken bile sürekli birilerinin ne yapacağımızı söylemesi bizi sinirlendirirken, kendimizi uzman hissettiğimiz konularda başımıza geldiğinde oldukça fazla sinirleniriz. Birinin bize patronluk tasladığını düşünüyorsak o konuda kendimizi ondan daha iyi hissettiğimiz içindir. Daha iyi hissetmiyorsak onun öneri ya da uyarılarından rahatsız olmaz, onu gerçekten patronumuz rolünde görür ve sinirlenmeyiz.

Hiç kimse sürekli birilerinin ona patronluk taslamasından ya da sürekli kontrol altındaymış gibi hissetmekten hoşlanmaz. Bu tip durumlarda patronluk taslayana karşı suçlayıcı bir şekilde karşı saldırıya geçer, tersler ve tartışırız. Halbuki daha akıllıca ve pozitif yollar mümkündür;

Akıllıca karşı koymak. Bize patronluk taslanmasını saldırı gibi algılasakta nezaketi elden bırakmamamız gerekir. Uyarı ya da öneri konusunda teşekkür edebilir fakat bu işi kendi bildiğiniz şekilde halletmeyi tercih ettiğinizi söyleyebiliriz. “Bana yardım etmek için böyle söylediğini anlıyorum fakat ben bu işi şöyle şöyle yapmak istiyorum” gibi.
Sürtüşmeyelim. Etrafımızda bu tip insanlar olduğunda kızgın, gergin ve stresli oluyoruz. Bu özgüvenimizi zayıflatıyor. Bu duygulardan kurtulmamız lazım. Bu duyguların bizi istemediğiniz bir noktaya getirmesine izin vermemeliyiz.
Kendi alanımızda kalalım. Bize patronluk taslayanların kesin bir şekilde davranışlarımızı değiştirmeyeceğimizi anlamaları gerekir. Anlamadıkları sürece müdahale ve kontrol etmeye devam ederdir. Mesajınızı vermeli ve kararlılığımızı göstermeliyiz. Ör., “Sizinde bildiğiniz gibi gerek finansal gerekse idari işler açısından her konuda kurallara uymaya çalışıyorum fakat konu internet projeleri olduğu zaman personelimi kendim seçmek istiyorum.”
Tavrımızın doğru olduğunu gösterelim. Patronluk taslayanlar çoğu zaman yaptıkları ya da söylediklerinin ne kadar rahatsız edici olduğunun farkında olmuyorlar. “Hassas” bir şekilde patronluk taslayacak bir tavırla yaklaşıp durumu yaşamalarını ve anlamalarını sağlayabiliriz. Fakat bu çok dikkatli olmamız gerekir.

Aynı Anda Birden Fazla İş Vermek ya da Yapmaya Çalışmak

1 Yanıt

Araba kullanırken cep telefonu ile konuşmanın yasak olmasının sebebi aynı anda 2 iş yapmaya çalışırken kazaya sebebiyet vermemizi önlemektir. Bazen bayanların araba kullanırken hem telefonla konuşmalarına hem de aynada makyaj yapmalarına tanık oluyorum.

Yapılan çalışmalarda email ve telefon ile işi bölünenlerin IQ’larında %10’a yakın düşüş oluyormuş. Bu oran uyuşturucu kullanmanın getireceği zararın 2 katı imiş.

Aynı anda birden fazla iş ile uğraşmak verimliliğimizi %40 düşürüyor. Aslında aynı anda birden fazla iş yapamıyoruz tek yaptığımız elimizdeki işler arasında hızla gidip gelmekten ibaret.

Siz her ne kadar aynı anda 40 yumurtayı da taşıyabildiğinizi söylesenizde yapılan bir diğer araştırmada birden fazla iş ile uğraşanların diğerlerine göre daha az ehil (competent) oldukları çıkmış. Üstelik sadece verimsizlik değil aynı zamanda en büyük stres kaynaklarından birisi olarak görülüyor.

Herkesin kötü olduğunu bilmesine rağmen ısrar etmesinin sebebi ne?

Beynimiz hem ellerimizden hem de sözlerimizden hızlı. Hem kendimize hem de karşımızdakilere yapabileceklerinden fazla iş verip, olanla yetinmeye çalışıyoruz.

Bölünmelerimizi engellememiz yani e-postalarımıza yarım saatte bir bakmalıyız.

Toplantılarda hem saygımızdan hem de bölünmemek için cep telefonumuzu kapatmalıyız.

İşlerimizi önceliklendirmeliyiz.

Hepimiz iş dünyasının atletleriyiz. Hangi atlet koşarken kitap okuyor? Hangi yüzücü yüzerken telefonla konuşuyor?

Eğer yarışı kazanmak istiyorsak sadece yapacaklarımıza odaklanmayı öğrenmeliyiz.