Kategori arşivi: Proje Başlangıcı

Proje Başlatma Kontrol Listesi Soruları Geliştirme

Premium Vector | Hands holding clipboard with checklist with green check marks and pen human filling control list

Kuruluşlar, projeleri başlatabilmek için standart bir soru seti geliştirmek için zaman ayırmalıdırlar. Proje doğru başladığında, sonuçların tutarlılığını sağlamak kolaylaşır.

Sorular, hangi işin tamamlanması ve hangi sonuçların yaratılması gerektiğine odaklanmalıdır.

Kontrol listesinde yer alacak soruların, kuruluşun stratejileri ve hedefleri doğrultusunda başarıyı tanımlayacak şekilde geliştirilmesi gerekir. Projeleri başlatırken kritik kararları almak için proje sponsorunun ve kilit paydaşların hangi bilgilere ihtiyaç duyduğu anlaşılmalı, ek sorular geliştirilmelidir.

Proje başlatma kontrol listesi soruları, her kuruluş için farklı olup kurum özelinde bilgi ve sonuçlara ihtiyaç duyar.

Örnek teşkil etmesi amacıyla bazı sorular aşağıdadır;

Projenin temel amacını anlıyor muyuz?
Projeden elde edilecek ticari faydalar nelerdir?
Bu proje hangi stratejik hedefleri destekliyor?
Neyi başarmak veya neyden kaçınmak istiyoruz?
Proje hedefleri nelerdir? İş, finans, organizasyon, sosyal vb.?
Hedefler üzerinde anlaşma ve uyum sağlamaya uygun mudur?
Çözmeyi amaçladığımız problem(ler)i analiz ettik mi?
Çözüm gereksinimlerini ve önceliklerini anlıyor muyuz?
Çözüm inandırıcı ve gerçekçi mi?
Önerilen çözüm hakkında karar vermeye hazır mıyız?
Temel varsayımlarımız nelerdir?
Tüm varsayımlarımızı paydaşlarımızla doğruladık mı?
Proje kısıtlarımız nelerdir?
Birincil rol ve sorumluluklar belli midir?
Proje risklerini değerlendirdik mi?
Yüksek etkili, yüksek olasılıklı riskler için etki ve olasılığı azaltma planlarımız var mı?
Proje başarısının veya başarısızlığını nasıl ölçümleyeceğiz?
Proje planlamasına geçiş kararı almaya hazır mıyız?
Kararı içeride ve dışarıda gerekçelendirebilir miyiz?

Hazırlanacak soruların bir tablo haline getirilmesi ile kullanım kolaylaşır. Proje yöneticileri, kontrol listesi sorularının yanıtlarını yazılı hale getirmelidirler. Bazen yanıtlar başka bir belgeye atıfta bulunabilirler.

Proje başlatma kontrol listesi sorularının kullanılması, projenin belirsizliklerini azaltmanın ve netlik kazanmaya başlamanın bir yoludur. Bu nedenle, proje resmi olarak başlatılmadan önce hazırlanmalı ve uygulanmalıdır.

Kontrol listesinde yer alan soruların projeyle ilgili karmaşıklığa bağlı olarak uzun sürebilir.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

Portföy Yönetiminde Proje Önceliklendirme – İkili Karşılaştırma

Bir Cevap Yazın

Borneo Breezes: Pair-Wise Ranking

İkili karşılaştırma tekniği projelerin öncelik sırasını belirlemede kullanılır. Projeleri karşılaştırmadan önce karar yönteminin (ör. fikir birliği, otokratik, oylama vb) belirlenmesi gerekir. Ek olarak, bir projeyi diğeriyle karşılaştırmak için sayısal veya sezgisel yaklaşımın ne olacağı belirlenmelidir.

İkili karşılaştırma, iki ana adımdan oluşan çok basit bir süreçtir. İlk olarak, karşılaştırılacak projelerin sayısını temsil eden bir karşılaştırma matrisi oluşturulur. 6 proje işçin aşağıdaki matris oluşturulabilir;

Numaralandırmanın doğru bir şekilde yapıldığından emin olunmalıdır. Altı projenin her birini temsil eden sayılar , hem dikey hem de çapraz eksende yukarıdan aşağıya artan düzende yerleştirilmelidir.

Karşılaştırmada tutarlılığı sağlamak için her bir proje çiftinin karşılaştırılacağı bir dizi kriter tanımlanmalıdır. Bu kriterler, projelerin her birinin birbiriyle karşılaştırılması için temel teşkil edecektir. Kriterleri, en fazla beş olacak şekilde düşünün. Beş kriterden fazlası karşılaştırmayı olması gerekenden daha karmaşık hale getirir. Kriter örnekleri aşağıdaki gibidir;

Net bugünkü değer
Yatırım getirisi
Geri ödeme süresi
Stratejik uyum düzeyi
Tasarruf etkisi
Pazar payı artışı etkisi

Oluşturulan karşılaştırma matrisi, belirlenen kriterler, üzerinde anlaşmaya varılan karar yöntemi ve bir araya getirilen doğru paydaş grubu ile aşağıdaki adımlar gerçekleştirilir;

Adım 1: Her projeyi diğeri ile karşılaştırın. Her bir proje için, paydaşlar belirlenen kriterlere göre iki projeden hangisinin tercih edildiğini belirlemelidirler. Tercih edilen projenin numarası karşılaştırma matrisine eklenir. Bu karşılaştırma, karşılaştırma matrisi tamamen dolana kadar tekrarlanır.

Adım 2: Sayım tablosunda karşılaştırma sonuçlarının toplanması. Basit bir tablo kullanarak, her bir projenin kaç kez tercih edildiği belirlenir. Projeler, tercih edilme sayılarına göre sıralanır.

Faydaları

İkili karşılaştırma, aynı anda yalnızca iki projenin değerlendirilmesi sayesinde bir proje listesini basit bir şekilde önceliklendirmeye yardımcı olur.

Yapılandırılmış bir süreçtir ve karşılaştırma sonuçlarını paydaşlar ve karar vericiler için anında görünür kılar. Tablo kullanmak görsel olarak etkilidir.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

Proje Yönetiminde Fayda Haritası Geliştirme

Bir Cevap Yazın

What is Project Management & What are the Benefits? • Asana

Fayda haritasının geliştirilmesi hem iş stratejisi hem de ayrıntılı proje yürütme bilgisi gerektirir. Bu nedenle, stratejinin belirlenmesi ve uygulanmasının uyumlu olması gerekir.

Fayda haritası geliştirmenin ilk adımı stratejik iş hedeflerinin tanımlanmasıdır. Stratejik iş hedefleri, şirketin belirli bir süre içinde neyi başarmak istediğini tanımlar.

Stratejik hedeflerin amacı, çeşitli iş birimlerini ortak bir amaç ve yöne doğru hizalamaktır. Aşağıda stratejik hedeflere bazı örnekler görülebilir;

Karlılık
Ürün veya çözüm liderliği
Verimlilik
Çalışan gelişimi

Projenin doğru stratejik hedef(ler)i gerçekleştirmeye hizmet etmesi gerekir.

Benefits Realization Management for Projects - MPUG

İkinci adımda, stratejik hedeflere ulaşmanın nasıl ölçüleceği tanımlanmalı, belirlenen ölçütler proje için başarısı faktörleri haline getirilmelidir.

Başarısı faktörleri ölçülebilir değerler olmalıdır.

Başarı faktörleri, proje sponsorunu, paydaşları ve proje ekibini proje başarısı konusunda hizalamak için gereklidir.

Projenin planlama aşamasında İş Kırılım Yapısı düzeyinde birincil sonuçlar belirlenmelidir. Proje çıktıları ile başarı kriterleri eşleştirilmeli, sonuçlardan sorumlu kişiler belirlenmelidir. Örneğin parasal, zamansal, tasarımsal hedefler vb.

Bu hedefler ile başarı faktörleri eşleştirilir.

Fayda haritası oluşturmanın son adımı, her proje çıktısının bir proje hedefine ulaşılmasını doğrudan desteklediğini ve proje hedefinin başarı faktörünün başarısını doğrudan desteklediğini doğrulamaktır.

Fayda Haritası tamamlandığında, proje yöneticisi, proje çıktılarının, proje hedefleri ve başarısı faktörlerini gerçekleştirerek firmanın stratejik hedeflerini nasıl desteklediği gösterilebilir.

Proje iş kırılım yapısının yanı sıra, fayda haritası, bir projenin genel kapsamını belirlemek ve proje sonuçları ile teslimatlar arasındaki uyumu iş başarısı faktörlerine göre göstermek, üst yönetim, proje ekibi ve diğer paydaşlarla iletişim kurmak için de kullanılabilir.

Fayda haritası, proje stratejisi ve kapsamında yapılan ayarlamalar ve değişikliklerden kaynaklanan sonuçları analiz etmek için proje süresince kullanılmak üzere tasarlanır. Fayda haritasının ilk kullanımı, iş gerekçesi geliştirme sürecindedir. Kapsamın tam olarak belirlenmesi ve proje sonuçlarının iş faydalarına göre izlenebilirliği gerektiğinde ayrıntılı planlama sırasında detaylandırılır.

Fayda haritası, proje stratejisi ve kapsamının daha iyi açıklığa kavuşturulmasına ve anlaşılmasına yardımcı olur ve hedefler, sonuçlar ve gerçekleştirilecek ticari faydalar arasında uyum sağlamaya yarar.

Fayda haritası, proje seçiminde maliyet-fayda analizinin bir parçası olarak iş faydalarını değerlendirmek için sistematik bir süreç sağlar.

Proje raporlama sürecinin bir parçası olarak faydaların gerçekleştirilmesine yönelik ilerlemenin izlenmesini sağlar ve projenin başarısını fayda gerçekleştirme perspektifinden değerlendirmeyi sağlar.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

Proje Yönetiminde FAST (HIZLI) Hedefler

Bir Cevap Yazın

Isn't it time to switch from SMART goals to FAST goals? - Workanize

Projelerde hedeflerin doğru belirlenmesi başarı için kritik öneme sahiptir. Yanlış hedefler değerli kaynakları boşa harcamaya, hedefleri düşük tutmak düşük kaliteli sonuçlara yol açar. Hedeflerin tüm paydaşlara iletilmemesi ve doğru anlaşılmaması projede yönün kaybedilmesine yol açar.

HIZLI hedefler, ingilizce FAST kelimesinin baş harflerini sağlayan kelimelerle oluşturulmuş bir çerçevedir;

F – Frequently Talked About – Sıkça konuşulan

A – Ambitious – Azimli

S – Spesific – Belirli

T – Transparent – Şeffaf

HIZLI hedefler, SMART hedefler gibi geleneksel hedef belirleme yönteminden farklıdır. HIZLI hedefler, hedeflere bir bütün olarak nasıl yaklaşılması ve kullanılması gerektiğini özetlemeye çalışır. Çevik uygulamalarda çevreye odaklanarak hedef belirlemeyi modernleştirir.

PMBOK kılavuzu projelerin amacını, “Projeler, çıktılar üreterek hedefleri gerçekleştirmek” şeklinde tanımlar.

Projenin hedef(ler)i, proje planında birçok küçük hedefe bölünür. Projenin karmaşıklığına bağlı olarak, bu hedefler yönetilebilir bir boyuta ulaşana kadar tekrar tekrar bölünebilir. Proje yönetiminde hedeflerin önemi bu nedenle kritiktir. Proje yönetiminde sadece hedeflerin olması yetmez, aynı zamanda hedeflerin doğru kullanılması daha yüksek motivasyon, performans ve iş tatmini vb. faydalar sağlayabilir . Hedeflerin kötü kullanımı planlamayı olumsuz etkiler, kaynakların israfına, kalitenin düşmesine ve hayal kırıklığına yol açabilir.

SMART (Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili ve Zamana Bağlı) ve sonrasında geliştirilen SMARTER (Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili, Zamana Bağlı, Etkili ve Ödüllendirici) hedefler projelerde tercih edilmiştir. OKR (Hedefler – Temel Sonuçlar) yaklaşımında hedefler bir dizi kilit sonuç eklenerek belirlenir. OKR metodolojisinde hedef belirleme, SMART kullanılarak hedeflerin belirlenmesidir ancak vurgu, OKR’lerin erken oluşturulması, geri bildirim alma ve güncelleme, stratejik uyum ve şeffaflık üzerinedir. OKR metodolojisi, yalnızca hedef belirlemeye odaklanmaz, aynı zamanda hedeflerin proje boyunca alakalı kalmasını ve doğru bir şekilde önceliklendirilmesini sağlamak için uyarlanabilirliği benimser. Bu yaklaşım, SMART’ta olmayan OKR metodolojisinde olan bir durumdur. OKR metodolojisi yalnızca yüksek kaliteli hedef nedir sorusuna cevap aramaz. Hem yüksek kaliteli hedefler belirlemenin hem de bu hedefleri gerçekleştirirken yüksek performans göstermenin bir yolu olarak hizmet eden bir metodoloji sunmaya çalışır.

OKR ile ilgili detaylı bilgi için aşağıdaki yazılarımı okuyabilirsiniz.

2018’de, Stratejik Çeviklik Projesi adlı bir dizi makalenin parçası olarak Hedeflerle, HIZLI SMART’ı Yener adlı bir makale yayınlandı. Stratejik Çeviklik Projesi makaleleri dizisi, uygulayıcıların kuruluşlar içindeki strateji ve hedefler arasında daha iyi bir uyum bulmalarına yardımcı olmayı amaçlamaktaydı. Stratejiyle uyumlu hedefler oluşturmak için OKR metodolojisinin duyarlılığı dikkate alınmış, yüksek kaliteli hedefler belirlemenin yeterli olmadığı belirtilmekteydi. Donald Sull ve Charles Sull, insanların hedef belirleme eylemine çok fazla odaklandıklarını ve hedeflerin nasıl kullanıldığına yeterince dikkat edilmediğini anlatıyorlardı. Bu makalede önerilen “HIZLI”(Sıkça konuşulan, Azimli, Belirli ve Şeffaf) hedefler, hedeflerin nasıl algılandığını ve üzerinde çalışıldığını yeniden yönlendirmek amacıyla yeni bir hedef metodolojisi olarak ortaya çıktı. HIZLI hedefler çerçevesi, hedeflerin kullanılma şeklinin, motivasyonu artıran, daha yüksek kaliteli sonuçlar üreten ve genel strateji ile daha iyi uyum sağlayan hedeflere ulaşmak için yeniden şekillendirilebileceğini öne sürer.

HIZLI hedefler

Sıkça konuşulan

Hedefler, ilerlemeyi gözden geçirmek, kaynakları tahsis etmek, yapılan işlere öncelik vermek ve geri bildirim sağlamak için devam eden görüşmelerde yer almalıdır. HIZLI hedefler belirlemek için hedeflerin sık sık gözden geçirilmesi bir zorunluluktur. Sıklık yoruma bağlıdır, ancak HIZLI hedefler tartışmayı, görüşleri yansıtmayı ve hedeflerin gözden geçirilmesini normalleştirmeyi gerektirir. Sıklıkla tartışılması gereken sadece ilerleme değil geri bildirim, kaynak tahsisi ve önceliklendirme ele alınmalıdır. HIZLI hedef, hep aynı kalmaz, uyum sağlamalı ve değişebilmelidir.

Azimli

Hedefler zor olmalı ama ulaşılması imkansız olmamalıdır. İddialı hedefleri motivasyonla ilişkilendiren çalışmalar, yüksek performansla da ilişkilendirirler. Ancak, iddialı hedefler hedeflere ulaşamama riskiyle birlikte gelirler. Yüksek ve iddialı hedefler koymak bunlara ulaşılamamasını kabul etmeyi gerektirir. İddialı hedeflerin, imkansız hedefler olmaması gerekir.

Belirli

Hedefler, her bir hedefe nasıl ulaşılacağına ve ilerlemenin nasıl ölçüleceğine dair netliği zorlayan somut ölçütlere ve kilometre taşlarına dönüştürülür. Tüm proje yönetimi metodolojileri planlamada ve genel olarak proje yönetimi boyunca belirlilik ihtiyacına atıfta bulunurlar. Hedef belirlemede belirlilik ve ölçülebilirlik gerekir. Hedeflerin net olması artan motivasyon ve performans anlamına gelir.

Şeffaflık

Hedefler ve mevcut performans, tüm çalışanların görmesi için şeffaf hale getirilmelidir. Proje yöneticisi, projedeki herkesin hedeflerini ve ilerlemesini görmesini sağlamalıdır. Şeffaflık odaklanmayı artırır. Uygunsuz odaklanma, kaynakların tekrar eden işlerde israf edilmesi ve ekipler arası zayıf iletişim sonucu çatışmalara yol açar. Şeffaflık, daha iyi stratejik uyum, artan motivasyon ve yüksek performanslı çalışanlar için projenin daha çekici hale gelmesini sağlar.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

Proje Yönetiminde Kabul Kriterleri

Bir Cevap Yazın

Acceptance | Fern Lim - Actress and Filmmaker

Projelerde, çatışmaları önlemek ve projelerin zamanında teslim edilmesini sağlamak için proje ekibi veya müşteri tarafından belirlenen şartlara proje kabul kriterleri veya proje yönetimi kabul kriterleri denir.

Proje ekibinin belirli bir zamanda başarması gereken hedefler ve müşterinin projeyi hangi koşullar altında kabul edeceği hakkında tüm ayrıntıları içerirler.

Projede yer alan paydaşlar fazlaysa bir paydaşın yaptığı işin diğerinin gereksinimlerine uymaması durumunda çatışmalar ortaya çıkabilir. Proje ekibi, projeyi hangi yönde yürütmeleri gerektiği konusunda hemfikir fikri olmadığında, sonuca ulaşmak zorlaşır. Bu nedenle proje yönetiminde aynı proje üzerinde çalışan her proje ekibinin referans olarak takip etmesi gereken önceden belirlenmiş kabul kriterleri olması gerekir. Bu yaklaşım işleri daha kolay ve pürüzsüz hale getirecek ve zamanında teslimat şansını artıracaktır.

Kabul Kriterleri Türleri

Proje yönetiminde üç tür kabul kriteri örneği vardır.

Senaryo Odaklı
Kural Odaklı
Özel Biçim

Projeye aktif veya dolaylı olarak dahil olan tüm paydaşlar, bu türlerden herhangi birinde kabul kriterlerini sağlamakla yükümlü olacaktır.

Kabul kriterlerinin nihai kullanımı, projelerin istenilen şekilde, zamanında teslim edilmesini sağlamaktır. Kabul kriterleri aşağıdakileri sağlarlar;

Detaylı Bilgi – Ekipte çalışan herkese ne yapılması gerektiği ve bunu yapmanın doğru yolu hakkında ayrıntılı bilgi sağlar.

Görevleri Kolaylaştırma – Proje tamamlanana kadar her adımdan sonra ne yapılacağını belirlemeye ve görevlerin atanmasına yardımcı olur.

Daha İyi İletişim – Gereksiz çatışmalardan kaçınarak ekipler için iletişimi sorunsuz ve sorunsuz hale getirir.

Değerlendirme – Projenin tesliminden önce projenin tamamlanmasının ve kalitenin doğrulanmasına yardımcı olur.

Proje Yönetimi Kabul Kriterlerinin Önemi

İyi tasarlanır ve uygulanırsa, proje kabul kriterleri herhangi bir projenin bel kemiği haline gelirler. Proje ekibine çalışmalarında yön verir. Proje kabul kriterleri belirlendikten sonra, roller ve teslimat standartları daha net olacağından proje ekip üyeleri arasında çatışma olasılığı azalacaktır.

Proje Kabul Kriterlerinin Faydaları

Aynı proje üzerinde birlikte çalışanların çatışma olasılıkları azalır. Çatışmalar genellikle rol ve sorumluluk kaynaklı olduğundan kriterler belirledikten sonra kimin neyi nasıl yaptığı belşi olacaktır.

Proje ekibinin karşılamaları gereken kriterler veya standartlar hakkında bilgilendirme sağlarlar.

Projede meydana gelen herhangi bir değişiklik, kabul kriterleri aracılığıyla değerlendirilebilir.

Gereksinimlerle ilgili belirsizlikleri ortadan kaldırmaya yardımcı olur, projede sorun yaşanma veya yanlış yönetim olasılığını önemli ölçüde azaltır.

Nasıl Olmalı?

Kabul kriteri işi yapacak olana hitaben yazılmalıdır.
Sorumlu kişi veya paydaş net olarak belirtilmelidir.
Net ve kısa tutularak anlaşılması kolay olmalı, proje ekibinin anlamak için ekstra çaba sarf etmesi gerekmemelidir.
İlgili tarafların onayı alınmalıdır.

İpuçları

Her gereksinimin kabul kriterlerine sahip olduğundan emin olmak ve proje ekibe ayrıntılı olarak açıklamak gerekir. Birden fazla kabul kriteri olabilir, ancak gereksiz olanlar çıkarılmalıdır.
Projeye başlamadan önce kabul kriterleri belirlenmeli ve proje ekibi ile paylaşılmalıdır.
Proje müşterisiyle sorun yaşamamak içi gereksinimleri belirlemeye önem verilmelidir.
Proje ekibi tarafından tamamlanan kabul kriterlerinin kabul veya reddedileceği senaryoları tanımlayın.
Kabul kriterleri proje ekibini her zaman projenin nihai sonucuna yönlendirecek şiekilde olmalıdır.
Kabul kriterleri kısa, net ve anlaşılır olmalıdır. Herkesin anlayacağı bir dil kullanılmalıdır.
Kabul kriterleri, proje ekibi ve müşteri tarafından onaylanmalıdır.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

Proje Yönetiminde Cinayet Kurulu Oturumu (Murder Board)

Bir Cevap Yazın

How to Give a Stunning Project Presentation

Murder Board terimi için daha iyi bir türkçe karşılık bulamadım ama içeriği okuduğunuzda anlayacağınızı düşünüyorum. Cinayet Kurulu Oturumu, proje veya programlarda gelecekteki riskleri eleştirel olarak ortaya çıkarmak için tasarlanmıştır.

Cinayet Kurulu terimi, askeri sınavlara hazırlığa yardımcı olmak ve hataları önlemek için kullanılmıştır. Avukatlar mahkemede gelebilecek tüm zor soruları müvekkillerine yöneltip, tüm olası kötü durumları yaşatmaya çalışırlar.

Amaç, başlamadan önce proje veya programla ilgili olası sorunları belirlemektir. Bu yaklaşım, program veya proje yöneticisine programı, projeyi ortadan kaldırabilecek (öldürebilecek) temel zorlukları anlamada yardımcı olmaktır.

Cinayet kurulu oturumunda yaklaşım, projenin başarısız olacağı tüm yolları belirlemektir. Önemli olan, programa veya projeye yönelik olası kritik ve spesifik tehditleri belirlemektir. Cinayet kurulu oturumu projeyi savunmaya değil reddetmeye yöneliktir. Oturumun sonunda programın veya projenin başarısız sonuçları ortaya çıkmalıdır.

Özellikle program veya projeye başlamadan önce yapılırsa büyük bir değer yaratır. Çünkü program veya projede yaşanabilecek zorlukların beklenenden çok daha büyük olabileceği ve bazılarının çözülemeyebileceği, yüksek düzeyde artık veya ikincil risk yaratabileceği fark edilebilir.

Program veya projeyi yarı yolda bitirmek istenmeyen zararlara yol açabilir. Bu yüzden cinayet kurulu oturumları erken yapılmalı ve gelişmelere göre tekrarlanmalıdır. Cinayet kurulu oturumları doğru olanı durdurmayı amaçlamaz, yanlış şeyleri durdurmayı amaçlar.

Seçenekleriniz konusunda daha bilinçli kararlar alabilmek için;

Hala projeyi devam ettirecek miyiz?
Alternatif mi seçmeliyiz?
Projeyi sonlandırıp kaynaklarımızı başka bir yere mi yerleştirmeliyiz?

Program veya projeye başlamadan önce bu kararları almak daha iyidir çünkü ne kadar çok yatırım yaparsanız, fişi çekmek o kadar zor olur.

Çözümü belirterek ve grubun sorularını sorarak başlayın; hayır demek için tüm sebepleriniz neler? Hangi sorunları görebiliyordunuz? Şu anda bu teklifi kabul etmenin sınırlamaları nelerdir? Bu analiz sayesinde, iyi yapılandırılmış yanıtlar ve karşı argümanlar geliştirebilir, hatta bir çözümle birlikte ortaya çıkmadan önce bunları daha iyi gündeme getirebilirsiniz.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

Proje Yönetiminde Önceliklendirme Matrisi

Bir Cevap Yazın

How to Prioritize Work When Everything Is #1 | LiquidPlanner

Projelerde önceliklendirme, proje başarısı için kritik öneme sahiptir. Önceliklendirme matrisi, proje yöneticilerinin ve ekiplerinin, neyin zaman ayırmaya değer olduğunu objektif olarak belirlemek için kullandıkları bir araçtır.

Öncelikler, değişen müşteri beklentilerine, pazardaki değişimlere vb. sıklıkla değiştiği için Proje Yöneticisinin yaptığı işleri veya yönettiği projeleri önceliklendirmesi çok önemlidir. Proje boyutu veya türü ne olursa olsun proje kaynaklarının kıt olduğu varsayımıyla hareket etmek gerekir.

Önceliklendirme Matrisi, belirli ölçütleri kullanarak portföy, program ve proje yöneticilerinin, proje ekiplerinin seçenekleri nesnel olarak karşılaştırmasına olanak tanıyan bir iş analizi aracıdır. Aşağıdaki soruların yanıtları ele alınır;

Hangi projeler acil ve kritik?
Kuruluşa en fazla değeri getiren
Hangisinin başarı şansı en yüksek

Tek kişilik ekiplerden büyük şirketlere kadar herkes, basit veya karmaşık herhangi bir görev veya proje için önceliklendirme matrisini kullanabilir. Doğru kullanıldığında, çatışmaları azaltır ve verimliliği artırır.

Aşağıdakiler de dahil olmak üzere birkaç tür önceliklendirme matrisi vardır:

2×2 matris

Eisenhower matrisi olarak da bilinir. İki eksen ve dört kadran içerir. X ekseni (yatay eksen) aciliyeti temsil ederken, Y ekseni (dikey eksen) önemi temsil eder.

İki eksende dört kadranlı önceliklendirmenin Eisenhower matrisi.

Yapılacak işleri veya projeleri ilgili kadranlara yerleştirdiğinizde, neye öncelik vereceğinizi belirleyebilirsiniz;

Kadran 1 (Önemli ve Acil) : Bunlar yapılması gereken görevlerdir ve hemen şimdi ele alınmalıdır. Örneğin kriz ve acil durumlar ve son teslim tarihleri agresif olan projeler yer alır.
Kadran 2 (Önemli ama Acil değil) : Son teslim tarihi agresif olmayan ancak başarınız için kritik olan görevlerdir. Dikkatli olunmazsa, 2. kadran görevleri 1. kadrana kolayca girebilir. Örneğin araştırma, proje planlama , süreç geliştirme vb. sayılabilir.
Kadran 3 (Acil ama Önemli değil) : Bu görevler beklentilere fazla katkıda bulunmaz ancak acil olarak ele alınmalıdır. Mümkünse reddedilir veya devredilirler. Örneğin, birinin görevini tamamlamasına yardımcı olmak, belirli e-postaları yanıtlamak, telefon görüşmeleri yapmak vb.
Kadran 4 (Acil değil ve Önemli değil) : Örneğin, uzun molalar vermek, sosyal medyada gezinmek vb. zaman kaybettirici ve değer katmayan görevlerdir.

Altı Sigma Önceliklendirme Matrisi

Altı Sigma yaklaşımı tamamen sürekli süreç iyileştirme, fark analizi ve israfın ortadan kaldırılması ile ilgilidir. Altı Sigma önceliklendirme matrisi, acil müdahale gerektiren kritik sorunları belirlemek için kullanılır.

Altı Sigma önceliklendirme matrisi, ağırlıklı ölçütler kullanarak birden çok (min 2) veri kümesini karşılaştırır. 2×2 ızgara matrisinden daha karmaşıktır. Daha kapsamlı bir tasarım ve uygulama süreci gerektirir.

Neden-sonuç önceliklendirme matrisi örneği.

Önceliklendirme matrisini ne zaman kullanılır?

Önceden tanımlanmış seçim kriterlerine göre seçenekleri sıralamak veya karşılaştırmak istediğinizde önceliklendirme matrisi kullanılır.

1. Projelere öncelik vermek

Her proje farklıdır. Proje yöneticileri ve ekipleri , proje tamamlandıktan sonra üzerinde anlaşmaya varılan çıktıları sağlamak için çalışırlar. Değerli zaman ve kaynakları boşa harcamamak için, kuruluşa en fazla fayda sağlayan ve uygulama başarısı şansı en yüksek olan projelere öncelik verilmelidir.

2. Zamanı daha iyi yönetmek için

Standart yapılacaklar listesinin üretken olmadığı durumlarda basit bir öncelik şeması kullanarak (yukarıdaki 2×2 matris şekline bakın), aşağıdakileri belirleyebilirsiniz:

Bugün teslim edilecekler vb. kritik ve acil olan ve hemen tamamlanması gereken görevler
Uzun süreli vakit kaybına yol açan görevlerden kaçınılma veya zamanınızın %5’inden daha azına ayrılması gereken görevleri belirleme

3. İşbirliğini teşvik etmek

Birden fazla proje ile uğraşıyorsanız hangi projeye öncelik vereceğinizi belirlemek için gerçeklere dayalı, mantıklı bir sürece ihtiyacınız vardır. Kime sorduğunuza bağlı olarak, öncelikler farklılık gösterecektir. Basit bir önceliklendirme tablosu olası çatışmaların çözümüne yardımcı olabilir. Doğru yapıldığında, anlaşmazlıkları giderilmesine ve fikir birliğine varılmasına olanak tanır.

Nasıl kullanılır?

Adım 1: Kriterlerinizi belirleyin

Her projenin hedefleri vardır.Her ürün, hizmet veya çözüm, çözmeyi amaçladığı bir sorunla veya yakalamak istenen bir fırsatla başlar. Önceliklendirme matrisi, çözümlerinizi veya öğelerinizi derecelendirmek için bir dizi kriteri belirlemekle başlar.

Kriterler projenin genel hedefleriyle uyumlu olmalıdır: Kriterler, hedeflerinize veya derecelendirdiğiniz seçeneklerin doğasına bağlı olarak farklılık gösterebilirler. Aşağıdaki tablo, hangi çalışan motivasyon problemlerinin araştırılacağına dair hazırlanmıştır.

Araştırmak için çalışan motivasyon sorunlarının örnek tablosu.

Puanlamayı belirleyin: Puanlama, karşılaştırma veya sıralama için temel sağlayacaktır. Puan vermenin tek bir yolu yoktur, bu nedenle hedefiniz için en iyi modeli veya ölçeği seçin. Aşağıdaki grafikte sağ tarafta puanlama görülmektedir.

Batı Bölgesi Halk Sağlığı Eğitim Merkezi'nden önceliklendirme matrisi örneği.

Her bir kritere bir ağırlık atama: Her öncelik kriterinin önem seviyesi, bir kriter ağırlığı ile temsil edilir. Çoğu model, kriterler arasında belirli sayıda puan dağıtır. Yukarıdaki “motivasyon problemleri” örneğinde olduğu gibi 100 veya aşağıdaki örnekte olduğu gibi sayısal bir değer atanır.

Her bir kritere ağırlık atama örneği tablosu.

2. Adım: Ürünlerinizi/çözümlerinizi derecelendirin

Seçenekleri tek başına değil ekip olarak değerlendirin: Değerlendirmenin ilgili ve objektif olması gerekir. Önyargısını olmamalıdır. Her seçeneği derecelendirmek için iki farklı birey/ekip bulun ve ortalamayı hesaplayın.
Sorunu anlayan uzmanları bir araya getirin: Konuyla ilgili uzmanları veya durumu tam olarak anlayan kişileri bir araya getirin. Şirket politikaları ve stratejik planlar vb. sağlayarak onları değerlendirmenin amacına uygun yönlendirdiğinizden emin olun.

Adım 3: Ağırlıklı puanları hesaplayın

Seçenekler derecelendirildikten sonra, her birinin ağırlıklı puanları hesaplanır. Ağırlıklı puanı nasıl hesaplayacağınız, kullanmaya karar verdiğiniz önceliklendirme matrisi türüne bağlı olacaktır.

Ağırlıklı puanı elde etmek için her seçeneğin puanını ölçüt ağırlığıyla(weight) çarpın : Her seçeneğin kümülatif puanını elde etmek için tüm puanları toplayın. En yüksek kümülatif değere sahip seçenek, öncelik bakımından en yüksektir. Aşağıdaki tabloya baktığınızda B seçeneğinin toplam puanının A seçeneğinden yüksek olduğu görülebilir.

Kümülatif puanların örnek tablosu.

4. Adım: Sonuçları karşılaştırın

Değerlendirmenin tarafsız ve önyargısız olmasını için sonuçları ekibin geri kalanıyla gözden geçirmek gerekir. Herkesin hemfikir olduğu bir çözüme ulaşana kadar gerekli tartışmalar yapılabilir

Sonuçları karşılaştırın ve birleştirin: Tüm seçenekler puanlandığında ana öncelikler listesi oluşturmak için sonuçlar birleştirilir.
Tartışma ve müzakere: Anlaşmaz durumunda uyarlama ve ayarlama yapın.Olası gizli gündemleri ortadan kaldırmak için önceliklendirme puanlarını açıkça tartışmaya açın.

Doğru projelere odaklanmak ve doğru araçlarla zamanı daha iyi yönetmek önemlidir

İster tek başınıza ister bir ekiple çalışıyor olun, zaman, para ve enerji sınırlıdır. Proje ekipleri söz konusu olduğunda, proje yöneticisinin, projenin tamamlanması için proje yaşam döngüsünü sıkı bir şekilde idare etmesi çok önemlidir. Bu nedenle, en fazla fayda sağlayan görevlere ve projelere öncelik vermek mantıklıdır. Önceliklendirme matrisi bu konuda kesinlikle yardımcı olabilir.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

Proje Yönetiminde Etki Haritalama

Bir Cevap Yazın

Impact Mapping - a cheatsheet | Tom Donohue

Etki haritalama bir stratejik planlama tekniğidir. Varsayımları net bir şekilde ileterek, proje ekiplerinin faaliyetlerini iş hedefleriyle uyumlu hale getirmesini sağlar.

Ürünlerin ve projelerin insanlarla, diğer projelerle, organizasyonla ve çevrelerindeki daha geniş topluluklarla birbirine bağımlı, dinamik ilişkileri vardır.

Etki haritaları, proje veya ürünün baştan sona yaşam döngülerindeki dinamik ilişkiyi görselleştirerek, teslimatların yanı sıra en önemli varsayımları da yakalamaya yarar. Planları etkili bir şekilde uyarlamamıza ve değişime doğru yaklaşımı geliştirmemize yardımcı olurken, proje ekipleri için yol haritası ve yönetim için büyük resmi sağlarlar.

Faydaları

Etki haritalama, kapsam kaymasını önleyerek israfı azaltmaya yardımcı olur.
Çıktıları, elde etmeleri beklenen etkiler bağlamına ele alarak teslimata odaklanılmasını sağlar.
Yönetim ve çalışanların daha iyi önceliklendirme ve daha anlamlı raporlama için referans olarak kullanabileceği büyük resimi sağlayarak, işbirliğini geliştirir.
Temel varsayımları açık bir şekilde ileterek ve proje ekiplerinin bunları test etmesine izin vererek, doğru iş sonuçlarına ulaşıldığından veya gerçekçi olmayan projelerin çok pahalıya mal olmadan gerçekleştirilmesini sağlar.
İşbirliği ve etkileşimi kolaylaştırır.
Farklı geçmişlere sahip çalışanların katılımını kolaylaştırarak kuruluşların kalabalığın bilgeliğini kullanmasına yardımcı olur.
Varsayımları görselleştirir.
Bu yöntemin görsel doğası toplantıları kolaylaştırır ve organizasyonel uyumu sağlayan büyük resim düşüncesini destekler.
Teslimata dahil olan herkes hedefleri, beklenen etkileri ve temel varsayımları aynı şekilde anladığında, ürünlere ve projelere daha iyi odaklanma sağlanır, israf azalır.

Etki haritaları temel iş hedeflerine odaklanan büyük resim görünümü oluşturmak için stratejik planlamayı ve düşünmeyi, teslimat yoluyla öğrenmeyi kolaylaştırır ve proje yol haritalarını yönetmemize yardımcı olur.

Etki haritalama, bir ürün veya proje üzerinde çalışmanın başlangıcında üst düzey iş ve teknik uzmanları devreye sokarak teknik açıdan değil, iş perspektifinden ortak bir kapsam anlayışı oluşturmak için iyi bir yoldur.

Etki haritası, iş perspektifinden hareketle teknik çıktıların üretmesi beklenen etkileri açıkça gösterir. Görselleştirme, beklenen kaliteyi bütünsel olarak tanımlar, teslimat ve karar verme süreçlerine dahil olan herkesin aynı anlayışa gelmesini sağlar.

Etki haritası, odaklanmanın sürdürülmesine yardımcı olur ve kalitenin iyileştirilmesi veya güvence altına alınmasıyla ilgili faaliyetlerin önceliklendirilmesine ve tanımlanmasına yardımcı olur. Bir çıktı istenen etkiyi desteklemiyorsa, teknik açıdan doğru şekilde çalışsa bile başarısızlıktır ve sorun olarak ele alınmalıdır.

Etki haritası, kapsamı, hedefleri ve öncelikleri ve aynı zamanda varsayımları iki düzeyde iletir; Birincisi, bir çıktının bir aktörün davranışındaki bir değişikliği destekleyeceği, bir etki yaratacağıdır.
İkincisi, etki desteklendiğinde ilgili aktörün genel hedeflere katkıda bulunacağıdır. Bu görselleştirme, etki haritalarını yol haritası yönetimi için güçlü bir araç haline getirir.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

Proje Yönetiminde Stacey Matrisi

Bir Cevap Yazın

Simple, Complicated and Complex Decision-Making - new visual - Drawing Change

Ralph Douglas Stacey tarafından geliştirilen Stacey matrisi, proje yönetiminde karar vermede yardımcı olmayı amaçlar. Projeyi başarıyla gerçekleştirmek için yapılacak planlamaya yönelik yaklaşımın (Geleneksel, Çevik, Hibrit) belirlenmesinde kullanılır.

Stacey Matrisi, uygulama seçenekleri bağlamında hedefleri ve gereksinimleri sorgular;

Gereksinimler/hedefler: Neyi başarmak istiyorsunuz?

Örneğin, müşteri şikayetlerini yönetmek, yazılım geliştirme, yeni bir sigorta ürününü tanıtmak, gemi inşa etmek vb.

Uygulama seçenekleri: Bunu başarmak için neye ihtiyacım var?

Örneğin, teknoloji, ekip bilgisi, ekipman vb.

Stacey matrisi, doğru proje yönetimi yaklaşımını seçmenize yardımcı olacaktır.

Dikey eksen, projenin netlik değerini gösterir. Tüm paydaşlar hedefin ne olduğu konusunda net mi?

Yatay eksen, “basit” ile “kaotik” arasında değişen dört senaryo ile hedefe ulaşmak için rotanın ne kadar kesin veya belirsiz olduğunu gösterir. Bu yaklaşım, başarılı proje planlaması için farklı senaryoların dikkate alınası gerektiğini göstermektedir.

Stacey matrisi, doğru proje yönetimi yaklaşımını seçmenize yardımcı olacaktır.

Projelerde paydaşlar, projenin gereklilikleri doğrultusunda gereken yeterliliklere sahip değillerse, NASIL konusundaki belirsizlikteki önemli artış, basit olan şeyleri çok hızlı bir şekilde karmaşık hale getirebilir.

Stacey Matrisi, özellikle yeni bir projeye başlıyorsanız, ekip, bilgi, ekipman vb. konusunda nerede olduğunuzu belirlemenize yarar.

Stacey Matrisinde yer alan dört senaryo aşağıdaki gibidir;

Basit: Bu tür projelerde geçiş deneyim, yeterli ve yetkin kaynak vardır. Önceden hazırlanmış kontrol listeleri vb. yardımcı kaynakları kullanan standart süreçler kullanılabilir. Geleneksel çalışma yöntemleri tercih edilebilir

Karışık: Proje planlaması belirli değişkenlere bağlı olup, problem çözümü ile ilgili anında yanıt verilebilecek hazır çözüler yoktur. Her ne kadar zaman kaybettirsede detaylı gereksinim analizinin yapılması gerekir. Böylece hedeflere netlik kazandırılır, yapılacak işler daha net belirlenebilir. İş akışını görselleştirmek için Kanban panoları kullanılabilir.

Karmaşık: Gereksinimler ve problem çözme yaklaşımları net değildir. Çok fazla değişken söz konusu olup iş akışındaki adımları tahmin etmek imkansızdır. Yaptıkça öğrenme ön plana çıkar. Karmaşık ortamlar, fazla çalışanı olan büyük projeleri içerirler.

Kaotik: İnovasyon vb. projelerdir. Kısa ve yinelemeli yaklaşımlar tercih edilmeli, proje devam ederken değişiklik ve modifikasyonların yapılabilmesi için mümkün olduğu kadar çok ara sonuç müşteriyle paylaşılarak geri bildirim alınmalıdır.

Stacey matrisi, belirsizlikleri açıklığa kavuşturarak, gelenekselden çevik yöntemlere kadar sizin ve ekibiniz için hangi proje yönetimi yaklaşımının en verimli olduğuna karar vermenize yardımcı olur;

Proje veya görev hangi gereksinimleri ve hedefleri içeriyor?
Ekip bu hedefler üzerinde hemfikir mi?
Projeyi uygulamak için hangi kaynakları kullanıyorsunuz?

Stacey matrisi, sadece geleneksel veya çevik yöntemleri kullanmanın, her projeyi tek bir yöntem ile yönetmenin uygun olmadığını açıkça göstermektedir. Tutarlı bir kalite düzeyiyle sonuçlar sunmak için standart yöntemleri kullanan iyi koordine edilmiş bir iş akışınız varsa, geleneksel proje yönetimini tercih edebilirsiniz. Yapılar verimli bir şekilde çalışırken daha fazla şeffaflık daha fazla hataya yol açabilir, çevik olacağım derken büyük resim gözden kaçırılabilir:

Problem çözme yaklaşımının net olmadığı projelerde, çevik çalışmaya açık olmak gerekir. Proje durumunun karışıktan karmaşığa geçtiği durumlarda, çevik yöntemlere aşina olmak önemlidir.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

Proje Yönetiminde Cynefin Çerçevesi

Bir Cevap Yazın

Problem Solving with the Cynefin Framework – TECHNICLOUD

David Snowdon, projelerin karmaşık seviyesini tanımlamak için çevrenin çok yönlü doğasını ve deneyimlerimizin anlayışımız üzerindeki etkisini gösteren Cynefin Çerçevesini geliştirmiştir. Çerçevenin amacı, yöneticilerin verdikleri kararlarda olayları yeni bakış açılarından görmelerine, karmaşık kavramları özümsemelerine ve gerçek dünyadaki sorunları ve fırsatları ele almalarını sağlamaktı.

Cynefin Çerçevesi, belirli bir zamanda projelerdeki karmaşıklığın anlaşılmasına kolayca uygulanabilen, neden ve sonuç ile tanımlanan beş bağlam sunar. Bozukluk, neden ve sonucun doğası belirsiz olduğu durumlarda uygulanabilir ve çerçeve içinde merkezi olarak gösterilen beşinci bağlamdır.

Cynefin Decision Framework and Agility | agilefellow

Basit – Hedeflerin ve bunlara ulaşmak için yöntemlerin iyi bilindiği projelerdir. Açık neden-sonuç ilişkileri ile karakterize edilirler. En iyi uygulama alanı olarak tanımlanır ve geleneksel proje yönetimi standartlarının uygulanması için birincil alandır. Projeyi planlamak ve plana göre yürütmek mümkündür, ancak bağlam başlangıçta yanlış yorumlanır veya bağlamın hızla düzenden kaosa geçmesi durumunda rehavetten kaynaklanan tehditler ortaya çıkar.

Karışık, dikkatli analiz gerektiren, birbirine bağlı birden fazla parça içeren, neden ve sonuç arasında açık bir ilişki olmasına rağmen, proje başlangıcında projeye dahil olan herkes tarafından görülmeyen noktaların olduğu projelerdir. Yüksek düzeyde karışıklık, uzman ekipler gerektirir. Ancak bu uzmanlar dünyayı belirli şekillerde düşünmek ve görmek için eğitildiklerinden ve diğer yorumları, fırsatları ve paydaş bakış açılarını gözden kaçırabilir veya görmezden gelerek farklı tehlikelerin yaşanmasına sebep olabilirler.

Karmaşık, projelerde sebep ve sonuç arasındaki ilişkiler ancak geçmişe bakıldığında algılanabilir. Liderler bir eylem planı dayatmak yerine daha esnek ve kolaylaştırıcı bir yaklaşım benimsemelidirler. Önce bağlamı anlamak için belirsizliği araştırmalı, önceliği küçük ve düşük riskli eylemler veya alt projelere vermeli, aşamalı veya deneysel olarak çözüm üretmeye çalışmalıdırlar. Basit veya karışık bağlamlar, iç veya dış çevresel değişiklikler nedeniyle veya farklı dünya görüşleri ve gündemleri olan insanların etkileşiminin bir sonucu olarak karmaşık hale gelebilirler.

Kaotik, cevaplar sürekli değiştiği için neden-sonuç ilişkileri arayışı süreklidir. Liderin düzeni sağlamak için harekete geçmesi, durumu kaostan karmaşıklığa dönüştürmek için çalışması gerekir. Sistem düzeyinde neden ve sonuç arasında bir ilişki yoktur. Yaklaşım, Harekete Geç – Anla – Yanıtla şeklinde olmalıdır. Basit ve kaotik bağlamlar arasında uçurum vardır. Projenin basit olarak yanlış kategorize edilmesi ve bağlamdaki bir değişikliğin fark edil(e)memesi, projeyi düzenden kaosa kolayca çevirebilir.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.