Proje Gereksinimleri
Proje gereksinimleri, projenin karşılamak üzere tasarlandığı bir ürün, hizmet veya sonucun üzerinde anlaşmaya varılan koşullar veya yeteneklerdir. Gereksinimler, proje müşterisi, sponsoru ve paydaşlarının belirlenen ve belgelenen ihtiyaçları, beklenen proje sonuçlarına ilişkin beklentileridir. Bazı üst düzey gereksinimler Proje Başlatma Belgesinde yer alabilir, ancak proje yöneticisi olarak, tüm gereksinimlerin belirlendiğini ve belgelendiğini doğrulamanız gerekir. Gereksinimler, İş Kırılım Yapısı (İKY)’nin oluşturulması için temel oluşturur ve proje yürütme sürecinde düzenli olarak doğrulanır.
Örneğin, yeni bir ev için gereksinimler, her odanın metrekaresini, mutfakta ve banyoda ihtiyaç duyulan tezgah tipini, ısıtma sistemini ve zeminde kullanılan malzemeler vb. olabilir.
Herhangi bir projenin birçok gereksinimi olacaktır ve gereksinimlerin projede erken belirlenmesi önemlidir. Projenin ömrü boyunca gereksinimler değişebilir. Paydaşlar, diğerlerini değiştirmenin yanı sıra proje sırasında – hatta bazen proje yürütme sırasında bile – yeni gereksinimleri olabilir.
Not: Ürün gereksinimleri genellikle sektöre özeldir ve bu nedenle PMBOK® Kılavuzunda ele alınmamıştır.
Gereksinimleri Ortaya Çıkarma Teknikleri
Paydaşların proje ile ilgili gereksinimlerini ortaya çıkarmak için kullanabileceğiniz çok sayıda araç ve teknik vardır;
- Belge analizi, mevcut belgelerin değerlendirmesinden proje gereksinimlerini elde etmek için kullanılan bir tekniktir. Bu yöntem, iş planları, hizmet anlaşmaları, pazarlama malzemeleri, süreç diyagramları, uygulama yazılımı belgeleri vb. mevcut belgelerden yeni proje gereksinimleri türetmek için kullanılabilir. Proje Yönetiminde Belge Analizi
- Odak grupları, önerilen bir ürün, hizmet veya sonuçla ilgili beklentileri ve tutumları hakkında bilgi edinmek için önceden nitelikli paydaşları ve konu uzmanlarını bir araya getiren bir bilgi toplama tekniğidir. Odak grupları, küçük bir grup insan içindeki bilgi paylaşım oturumları için daha az yapılandırılmış ve daha fazla olacak şekilde tasarlanmış küçük etkinlikler veya tartışmalar olabilir. Proje yöneticileri, belirli proje gereksinimleri hakkında daha fazla bilgi ve açıklama elde etmek için KOBİ’leri ve diğer paydaşları bir araya getirmek için odak gruplarını kullanırlar. Bu etkinlikler tipik olarak önceden seçilmiş sorular önerecek ve tartışmaları yolunda tutacak eğitimli bir moderatör tarafından yürütülür. Örneğin, güncellenmesi planlanan bir ürün için müşteri geri bildirimi toplamak için bir odak grubu kullanılabilir. Proje Yönetiminde Odak Grupları
- Anketler, çok sayıda katılımcıdan hızla bilgi toplamak için tasarlanmış yazılı sorulardır. Genellikle belirli bir alanı veya konuyu hedeflerler. Bu teknik, grup çeşitli olduğunda ve birden fazla yerde bulunduğunda kullanışlıdır. Anketlerin sonuçları hızlı bir şekilde analiz edilebilir. Çoğu durumda, sonuçlar istatistiksel bir analiz yapmak için kullanılır, karar vericiler tarafından gereksinimleri önceliklendirmek, kategorilere ayırmak ve belirlemek için kullanılır. Örneğin, sistemi nasıl kullandıklarını anlamak için internet şubesi kullanıcılarını araştırabilirsiniz. Proje Yönetiminde Soru Listeleri ve Anketler
- Kıyaslama, en iyi uygulamaları belirlemek, iyileştirme için fikirler üretmek ve performansı ölçmek için bir temel sağlamak için gerçek veya planlanan ürünlerin, süreçlerin ve uygulamaların emsalleriye karşılaştırılmasıdır. Bu teknik, aynı profesyonel alan veya ürün alanındaki kanıtlanmış veya en iyi uygulama standardı ile mevcut gereksinimleri karşılaştırarak bir projenin gereksinimlerini belirlemede yardımcı olabilir. Performansı ölçmek ve proje gereksinimleri için fikirler üretmek için bir kıyaslama kullanılabilir. Proje Yönetimi ve Kıyaslama (Benchmarking)
- Görüşmeler, paydaşlarla doğrudan konuşarak onlardan bilgi almaya yönelik resmi veya gayri resmi bir yaklaşımdır. Tartışma yoluyla, proje gereksinimleriniz için ihtiyaç duyduğunuz tüm ilgili bilgileri elde edebilirsiniz. Bu bilgilerle, belirli proje çıktısı özelliklerini ve işlevlerini tanımlayabilirsiniz. Örneğin, bir ürün veya hizmetin son kullanıcısından neyin yararlı olup neyin olmadığını öğrenmek için belirli bir geri bildirim almanız gerektiğinde görüşme yapmak yararlı olabilir. Proje Yönetiminde Görüşmeler
Karar verme teknikleri bir grup tarafından karara varmak için kullanılır. Bu teknik, birden fazla alternatifi olabilen ve birçok sonuca yol açabilen bir değerlendirme sürecidir. Tüm alternatifler ve sonuçlar tartışıldıktan sonra grup, bir grup kararına varmak için oy kullanır. Farklı oylama yöntemleri vardır;
- Oybirliği – Gruptaki herkesin tek bir hareket tarzı üzerinde anlaşması.
- Çoğunluk – Çoğunluk, grubun fikirlerinin %50’sinden fazlasını temsil eder. Büyük gruplarla kullanmak için iyi bir yöntemdir, ancak bir konu hakkında geniş bir görüş çeşitliliğine sahip son derece büyük gruplarda zorlayıcı olabilir.
- Nispi Çoğunluk – Çoğunluk olmasa bile gruptaki en büyük blok tarafından alınan kararlar kabul edilir.
- Otokratik – Bir kişi kararı verir. Çoğu durumda, bu kişi daha büyük grubun fikirlerini ve kararlarını dikkate alacak ve daha sonra kararını buna göre verecektir.
Teknikler, proje gereksinimlerinin belirlenmesinde bir gruba rehberlik etmeye yardımcı olmak için kullanılabilir. Proje yöneticisinin ve katılımcıların ihtiyaçlarına göre kullanılan bir takım teknikler vardır;
- Zihin haritalama – Anlamadaki ortak noktaları ve farklılıkları yansıtmak ve yeni fikirler üretmek için bireysel beyin fırtınası oturumları yoluyla oluşturulan fikirleri tek bir haritada birleştirmek için kullanılan bir tekniktir. Proje Yönetiminde Fikir/Zihin Haritalama (ldea/Mind Mapping)
- Yakınlık diyagramı – Çok sayıda fikrin inceleme ve analiz için gruplara ayrılmasını sağlayan bir tekniktir. Proje Yönetiminde Yakınlık Şemaları
- İş gölgeleme olarak da adlandırılan gözlemler, proje gereksinimlerini anlamak ve belirlemek için belirli bir iş rolü, görevi veya işlevi hakkında bilgi edinmek için kullanılan bir tekniktir. Bu teknik, bir iş veya görev karmaşık ve ayrıntılı olduğunda ve kolayca tanımlanamadığında karar vericilerin bir işi doğrudan gözlemlemelerine olanak tanır. Örneğin, bir ürün montajı iyileştirme projesi için, proje ekibi üyeleri, bir süreci daha iyi anlamak ve proje gereksinimlerini belirlemek için ürünün bir üretim tesisindeki fiili montajını gözlemleyebilir.
- Kolaylaştırılmış çalıştaylar, bir projenin gereksinimlerinin neler olduğunu belirlemek ve tüm paydaşları bir araya getirerek projenin sonuçları üzerinde anlaşmaya varmak için proje yöneticileri tarafından düzenlenen çalışma oturumlarıdır. Çalıştığınız sektöre bağlı olarak kullanılan farklı atölye türleri vardır:
- Ortak uygulama tasarımı/geliştirme (JAD) atölyeleri, yazılım geliştirme sürecini tartışmak ve iyileştirmek için ekipleri bir araya getirir.
- Kalite fonksiyon yaygınlaştırma (QFD) atölyeleri, yeni ürün geliştirme gereksinimlerini belirlemek için üretim alanında yaygın olarak kullanılmaktadır.
- Kullanıcı hikayeleri, kolaylaştırılmış çalıştaylar sırasında paydaşların sağladığı istenen özelliklerin ve proje gereksinimlerinin açıklamalarıdır. Bu kullanıcı hikayeleri daha sonra bir paydaşın hedefini doğrulamak ve bir gereksinim için motivasyon olarak kullanılabilir.
- Bağlam şeması, bir iş sistemini (süreç, ekipman, bilgisayar sistemi, vb.) ve insanların ve diğer sistemlerin (aktörlerin) onunla nasıl etkileşime girdiğini gösteren ürün kapsamının görsel bir tasviridir. Şema, iş sürecini, ekipmanı veya bilgisayar sistemini ve bu sistemlerle hangi rollerin etkileşime girdiğini, sistemin çıktılarını gösterir. Proje Yönetiminde İçerik Şemaları (Context diagram)
- Prototipler, beklenen ürünü fiilen oluşturmadan önce çalışan bir model sağlayarak gereksinimler hakkında erken geri bildirim alma yöntemidir. Prototip, proje paydaşları ve diğer ekip üyeleri tarafından değerlendirme ve deneme için kullanılabilir. Değerlendirmenin sonuçları daha sonra analiz edilebilir ve prototip için öncelikli bir yeniden tasarım fikirleri listesine veya ayrıntılı bir proje gereksinimleri listesine dönüştürülebilir. Bu süreç, proje gereksinimleri belirlenene kadar birçok prototip revizyonu ile döngüsel olabilir. Proje Yönetiminde Prototipler (Prototypes)
- Hikaye Panoları, bir süreci göstermek veya bir proje sonucunu temsil etmek için görselleri veya görüntüleri kullanan prototipleme yöntemidir. Hikaye Panoları, bir ürünün, hizmetin veya uygulamanın tamamlandığında nasıl işlev göreceğini veya çalışacağını göstermek için kullanışlıdır. Örneğin, yazılım geliştirmede, uygulamada mevcut olan her seçeneğin sonuçlarını göstererek bir müşteri hizmetleri uygulamasının kullanıcının bakış açısından nasıl çalışacağını göstermek için kullanılabilir.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
