Özellikle hızlı büyüyen firmalarda zamanla kaynak planlama, kaynakların doğru kullanımı ve projeler üzerindeki kontrol ve hakimiyet giderek zayıflar. Çalışanlar yoğunluktan yakınırken yönetimde projelerdeki gecikmelerden şikayet etmeye başlarlar. Bir şeylerin yanlış olduğunu herkes bilir ama hatayı hep başkalarında ararlar.

Böyle bir ortamda çözüme gitmek istiyorsanız ilk yapacağınız iş tüm aktif birimlerle birebir görüşmeler yaparak yaşanan problemleri anlamalı, durumu analiz etmelisiniz. Sonuçta üreteceğiniz çözümün kurumun problemlerini hedeflemesi en önemli koşullardan biridir.

Bu konuda bir örnek vermeye çalışayım;

Öncelikle “büyük balığın peşinden gitmek” prensibi ile davranmanız gerekir. Her şeyi bir anda yapamazsınız. Birimler arası işletişimsizlik konusunda hedef birimleri seçmelisiniz. Bu birimler projelerde en çok iletişime geçmesi gereken, birbirine bağımlı departmanlar vb. olarak belirlenmelidir.

Yukarıdaki problemleri dikkate alarak;

1. Basit bir proje yönetim süreci belirleyin. (No:1,2)
2. Basit dokümantasyonla başlayın;
   1. Proje Başlatma Belgesi (No:4)
   2. Proje Planı (No:6)
   3. Durum Raporu (No:3)
   4. Toplantı Notu (No:3)
   5. Değişiklik Talebi (No:3)
3. Paydaşlarla 1-2 günlük atölye çalışması yaparak süreci masaya yatırın. Tüm problemlerin masaya yatırılması önemlidir.
4. Süreç taraflarca kabul edilen bir formata dönüşünce proje yöneticisi seçin ve pilot proje belirleyin. Seçilen proje yöneticisinin belirlenen problemlerde çözüm üretebilmesini sağlayacak yetkilendirmeyi yapın.
5. Pilot projeleri izleyin ve geri beslemeleri alın.
6. Pilot proje sonuçlarını değerlendirip çıkardığınız sonuçları sürece dahil edin ve son halini verin.

Unutmayın;

• Bu konuda hazır bir çözüm yoktur, size göre, size özel ve işleyen bir sürece ihtiyacınız var.
• Paydaşların üzerinde hemfikir olduğu ve sahiplendiği bir süreç işleyecektir.
• Dokümantasyon basit olmalı, araç amacı aşmamalıdır.
• Proje Yönetimininde iş süreçleri gibi sürekli geliştirilmesi gerektiği unutulmamalıdır. Bir süreç geliştirilmesi sürekli aynı süreçte ısrar etmek anlamına gelmez.
• Projeleri diğer işlerden ayırmanın önemini ve proje yaklaşımını herkesin benimsemesini sağlamak önemlidir.
• Proje Yöneticilerinin rol ve sorumluluklarının “net” olması çok önemlidir.
• Proje Yönetiminden önceki ve sonraki durumları izliyor olmalısınız. Gelişimin pozitif yönde olmasını güvence altına alacak yöntemler bulmalısınız.

Sürecin kurum içinde bilinmesi ve öğrenilmesini sağlamak, geliştirici öneriler getirilmesini teşvik etmek çok önemlidir.

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

• Proje Yönetimi ve 6 Sigma Metodolojileri – DMAIC – 2
• Proje Riskleri – 6 – İletişim
• Proje ile ilgili iletişiminiz iyi mi?
• Proje Risk Yönetiminde Şeffaflık
• Daha İyi Bir Proje Yöneticisi Olmak
• Projelerde Bir Arada Çalışma (Co-location)
• Proje Yönetimi ve Değişim Yönetimi Programları
• Proje Yönetim Ofisi (PYO) Gerekli Mi? – 12
• OKR – Hedef ve Sonuç Odaklılık – 4
• Proje Yönetiminde İletişim Modelleri (Communication Models)

Takip Edin: