Kategori arşivi: PMBOK7

Proje Yönetiminde Drexler ve Sibbet Takım Performansı Modeli

Drexler-Sibbet Team Performance Model

Drexler-Sibbet Takım Performansı Modeli, iki gruba ayrılan 7 aşamaya sahiptir. Bu model 1980’lerde Allan Drexler ve David Sibbet tarafından geliştirilmiştir. Aşamalar aşağıdaki gibidir;

Yaratma Aşamaları (Ekip olma)

  • Oryantasyon
  • Güvenilir bina
  • Hedef Tanımı
  • Bağlılık

Sürdürme aşamaları (Uyum sağlandıktan sonra sürdürme)

  • Planlama
  • Uygulama
  • Yeniden Değerlendir ve Yenile
  1. Oryantasyon

Neden buradayım? Proje ekibinin neden bir araya getirildiklerini öğrendiği yerdir. Ekip üyeleri neden orada olduklarını merak ederler ve erken yanıtlanması gereken bir sorudur.

  1. Güven Oluşturma

Sen kimsin? Grup üyeleri herkesi tanımayabilirler. Karşılıklı güven oluşturmak için birbirlerini tanımalıdırlar. Diğer ekip üyelerinin deneyim seviyelerini, uzmanlık alanlarını ve isimlerini öğrenmelidirler. Ekip birbirini tanımalı, kiminle çalışacaklarını anlamalı ve aralarında güven oluşturmalıdır.

  1. Hedef Tanımı

Biz ne yapıyoruz? Proje ekibi ne yapacaklarını anlar, rol ve sorumluluklar tanımlanarak, karşılıklı anlayış sağlanır. Rol tanımları resmi olabilir veya olmayabilir. Proje ekibi, yeterliliklerine ve yetkinliklerine göre sorumluluk almalı, liderlik tarafından yönlendirilmelidir. Proje ekip üyeleri yerlerini anlayana ve ekip kendini kendini organize edebilene kadar çatışmalar doğaldır.

  1. Taahhüt

Nasıl yapacağız? Proje ekibi bir grup olarak nasıl birlikte çalışacağını ve en üretken şekilde nasıl ilerleyeceklerini tanımlar.

  1. Planlama

Kim ne yapacak? Proje ekip, kendilerine atanan veya gönüllü oldukları faaliyetleri ve görevleri planlarlar. Planlama, gerekli işi tamamlamaya yönelik yapılır.

  1. Uygulama

Proje ekibi performans gösteriyor mu? Uygulama, Tuckman Modelinin Performans aşaması ile aynı çizgidedir. İdeal olarak ekip, uyumlu bir şekilde çalışmaktadır.

  1. Yeniden Değerlendirin ve Yenileyin

Devam ediyor muyuz? Proje ekibi hedeflerini tamamladı mı veya hedefler hala geçerli mi? Proje ekibi, ne yaptığını ve amacının tamamlanıp tamamlanmadığını gözden geçirir. Ya kalan işi tamamlamayı planlar ya da yapılması gereken bir iş kalmamışsa grup dağılır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Stacey Matrisi

Simple, Complicated and Complex Decision-Making - new visual - Drawing Change

Ralph Douglas Stacey tarafından geliştirilen Stacey matrisi, proje yönetiminde karar vermede yardımcı olmayı amaçlar. Projeyi başarıyla gerçekleştirmek için yapılacak planlamaya yönelik yaklaşımın (Geleneksel, Çevik, Hibrit) belirlenmesinde kullanılır.

Stacey Matrisi, uygulama seçenekleri bağlamında hedefleri ve gereksinimleri sorgular;

Gereksinimler/hedefler: Neyi başarmak istiyorsunuz?

Örneğin, müşteri şikayetlerini yönetmek, yazılım geliştirme, yeni bir sigorta ürününü tanıtmak, gemi inşa etmek vb.

Uygulama seçenekleri: Bunu başarmak için neye ihtiyacım var?

Örneğin, teknoloji, ekip bilgisi, ekipman vb.

Stacey matrisi, doğru proje yönetimi yaklaşımını seçmenize yardımcı olacaktır.

Dikey eksen, projenin netlik değerini gösterir. Tüm paydaşlar hedefin ne olduğu konusunda net mi?

Yatay eksen, “basit” ile “kaotik” arasında değişen dört senaryo ile hedefe ulaşmak için rotanın ne kadar kesin veya belirsiz olduğunu gösterir. Bu yaklaşım, başarılı proje planlaması için farklı senaryoların dikkate alınası gerektiğini göstermektedir.

Stacey matrisi, doğru proje yönetimi yaklaşımını seçmenize yardımcı olacaktır.

Projelerde paydaşlar, projenin gereklilikleri doğrultusunda gereken yeterliliklere sahip  değillerse, NASIL konusundaki belirsizlikteki önemli artış, basit olan şeyleri çok hızlı bir şekilde karmaşık hale getirebilir.

Stacey Matrisi, özellikle yeni bir projeye başlıyorsanız, ekip, bilgi, ekipman vb. konusunda nerede olduğunuzu belirlemenize yarar.

Stacey Matrisinde yer alan dört senaryo aşağıdaki gibidir;

Basit: Bu tür projelerde geçiş deneyim, yeterli ve yetkin kaynak vardır. Önceden hazırlanmış kontrol listeleri vb. yardımcı kaynakları kullanan standart süreçler kullanılabilir. Geleneksel çalışma yöntemleri tercih edilebilir

Karışık: Proje planlaması belirli değişkenlere bağlı olup, problem çözümü ile ilgili anında yanıt verilebilecek hazır çözüler yoktur. Her ne kadar zaman kaybettirsede detaylı gereksinim analizinin yapılması gerekir. Böylece hedeflere netlik kazandırılır, yapılacak işler daha net belirlenebilir. İş akışını görselleştirmek için Kanban panoları kullanılabilir.

Karmaşık: Gereksinimler ve problem çözme yaklaşımları net değildir. Çok fazla değişken söz konusu olup iş akışındaki adımları tahmin etmek imkansızdır. Yaptıkça öğrenme ön plana çıkar. Karmaşık ortamlar, fazla çalışanı olan büyük projeleri içerirler.

Kaotik: İnovasyon vb. projelerdir. Kısa ve yinelemeli yaklaşımlar tercih edilmeli, proje devam ederken değişiklik ve modifikasyonların yapılabilmesi için mümkün olduğu kadar çok ara sonuç müşteriyle paylaşılarak geri bildirim alınmalıdır.

Stacey matrisi, belirsizlikleri açıklığa kavuşturarak, gelenekselden çevik yöntemlere kadar sizin ve ekibiniz için hangi proje yönetimi yaklaşımının en verimli olduğuna karar vermenize yardımcı olur;

  1. Proje veya görev hangi gereksinimleri ve hedefleri içeriyor?
  2. Ekip bu hedefler üzerinde hemfikir mi?
  3. Projeyi uygulamak için hangi kaynakları kullanıyorsunuz?

Stacey matrisi, sadece geleneksel veya çevik yöntemleri kullanmanın, her projeyi tek bir yöntem ile yönetmenin uygun olmadığını açıkça göstermektedir. Tutarlı bir kalite düzeyiyle sonuçlar sunmak için standart yöntemleri kullanan iyi koordine edilmiş bir iş akışınız varsa, geleneksel proje yönetimini tercih edebilirsiniz. Yapılar verimli bir şekilde çalışırken daha fazla şeffaflık daha fazla hataya yol açabilir, çevik olacağım derken büyük resim gözden kaçırılabilir:

Problem çözme yaklaşımının net olmadığı projelerde, çevik çalışmaya açık olmak gerekir. Proje durumunun karışıktan karmaşığa geçtiği durumlarda, çevik yöntemlere aşina olmak önemlidir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Uyarlanabilirlik ve Dayanıklılık

Learning to Change: Worker Resilience and Adaptability - Public Policy Forum

Tüm projelerde, proje ekipleri öngörülemeyen zorluklara ve değişikliklere uyum sağlamalı, bunlara yanıt verebilmeli ve en zor durumları bile kolaylıkla ve güvenle ele alabilmelidirler.

Proje yönetimi standartları, kesin kurallar koymadan proje yönetimi ile çabaların çerçevesini belirler. Uyarlanabilirlik ve esneklik, projeleri yürütme şeklimize rehberlik eden en önemli ilkelerden biridir. Proje ekiplerinin sorunları çözme, daha hızlı teslim etme ve değişen koşullara uyum sağlama yeteneklerini geliştirirler.

İş hayatının her alanında uyumlu ve esnek olmak önemlidir. Uyarlanabilir ve esnek olmak işlerin her zaman plana göre gitmediğini kabul edebileceğiniz anlamına gelir. Planlarınızı beklenmedik engellere ve sorunlara uyum sağlamak için gerektiği gibi ayarlarsınız.

Projelerde Uyarlanabilirlik ve Dayanıklılığın Önemi

Projelenin yaratacağı değişimle uğraşırken esnek, uyarlanabilir ve dayanıklı olma yeteneği, proje ekiplerinin yüksek kalite seviyelerini korumaları için gereklidir. Proje ilerledikçe, zaman, maliyet veya kaliteyi etkileyen çok sayıda değişiklik ortaya çıkar. Bu durumlarda projeler beklenmedik durumlar ortaya çıkabilir. Proje ekibi üyelerinin projelerini duruma uygun uyarlamaları gerekir. Uyarlanabilirlik ve Dayanıklılık ilkesi, projelerin başarılı şekilde tamamlanmasını sağlamaya yardımcı olur. Proje ekiplerinin proje süresince işlerin değişebileceğini ve gerektiğinde ayarlamalar yapmaya hazırlıklı olmaları gerektiğini anlamalarını sağlar. Proje ekiplerinin yaşanan olumsuzlukların ekip üzerinde strese neden olabileceğini ve tükenmişliği önlemek için ne yapılması gerektiğini anlamaları gerekir.

Uyarlanabilirliğin projelerde nasıl çalıştığını öğrenmek, çeşitli baskılar nedeniyle rotayı değiştirememekten kaynaklanan olumsuz etkileri önlemeye yardımcı olur. Proje ekibinin, sorunlarla karşılaştığında iş süreçlerinizi uyarlaması, etkiyi tartışarak ya da yeni sorunlara yol açabilecek zaman kaybı yerine sorunsuz bir şekilde ilerlemenizi sağlar.

Başarılı proje, sağlıklı esneklik, uyarlanabilirlik ve dayanıklılık dengesi gerektirir. Proje ekip üyeleri arasında açık iletişim, belirsizlik yönetimine gerçekçi yaklaşım, değişiklik kontrol planlarının dikkatli bir şekilde hazırlanması ve hızla takip edilmesini gerektirir. Bunu sağlayacak süreçler oluşturmak için, herkesin çeşitli durumlarda sorumluluklarını net bir şekilde anlaması için kontrol listeleri, şablonlar ve çalışma talimatları gibi kalite yönetim araçları kullanılır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetimi ve Süreç Varlıkları

Organizational Process Assets In Project Management | Presentation Graphics | Presentation PowerPoint Example | Slide Templates

Süreç Varlıkları, kuruluş tarafından işlerini yürütürken kullanılan süreçlerle ilgili tüm girdileri veya varlıkları ifade eder. Süreç varlıkları kuruluş içindedir. Kuruluştaki projelerden, programlardan, portföylerden, belgelerden veya diğer kayıtlardan gelebilir.

Kayıtlar kuruluşlara özel olduğundan, süreç varlıkları farklı organizasyonlarda farklılık gösterebilir. Kuruluşta projeler ne kadar çoksa, süreç varlıkları için o kadar fazla içgörü kazanır.

Önemi

Süreç Varlıkları, projenin yönetimini kolaylaştırmak için ihtiyaç duyulan ve organizasyondan gelen tüm bilgileri içerir. Örneğin, şablonlar, değerlendirme araçları, sözleşmeler, politikalar, yönergeler ve raporlar vb. Projenin doğası ve uzunluğu ne olursa olsun, proje yönetimini büyük ölçüde kolaylaştırabilirler. Süreç Varlıkları esnektir. Projeyi yürütürken gerekli durumlarda güncellenebilirler.

Önceki projelerle ilgili mevcut belgelere başvurmak, proje sürecini kolaylaştırabilir ve projenin başarı potansiyelini artırabilir. Belgelerden referans almak, özellikle öncekilere çok benzeyen yeni bir projeye başlarken yönetimi kolaylaştırır. Gerekli süreç varlıklarının olmaması, projeyi yavaşlatabilir, ekip üyeleri beklenmedik engellerle karşılaşabilirler.

Süreç Varlıkları üç kategoride ele alınabilir

1) Süreçler, Politikalar ve Prosedürler

2) Kurumsal Bilgi Tabanı

3) Ekip ve Uzman Bilgisi.

  1. Süreçler, Politikalar ve Prosedürler

Yönergeler ve Kriterler – Kuruluşta kullanılan prosedürler ve süreçler hakkında belirlenen standartlardır.

  • Organizasyon Standartları – Kuruluş içinde uygulanan politikalardı. Örneğin, insan kaynakları, sağlık, güvenlik, kalite, denetim, çevre politikaları vb.
  • Prosedürler – Proje onayları için gereken tüm prosedürlerd
  • Risk Yönetimi Şablonu – Risk yönetimi şablonu, geliştirilen proje veya ürün türünden bağımsız olarak birçok kez yeniden kullanılabilir.
  • Standart Yönergeler – Önceki ürün ve projelere yönelik standart talimatlardır. Örneğin, teklif değerlendirme kriterlerini, iş analizinin ölçüm kriterleri vb.
  • Proje Kapanış Gereksinimleri – Alınan dersler ve geriye dönük oturumlar açısından geçmişteki proje ve ürünlerin gereksinimleri ve yönergeleri Örneğin, denetim belgeleri, değerlendirmeler, doğrulamalar, bilgi aktarımı, kabul kriterleri vb.
  • Şablonlar – Kuruluş içindeki süreç ve davranışlara yönelik standart formatlardır.Örneğin, iş planı , yönetim planları, iş analizi, ürün veya proje gereksinimleri, iş biriktirme listeleri, modeller, risk kayıtları vb.
  • Değişik Kontrol Yöntemi – İş analizi standartları, politikaları, planları, prosedürleri ve herhangi bir değişikliğin yönetimi ile ilgili tüm bilgileri içerir.
  • Gereksinim Yönetimi – Gereksinimlerin yönetimine ilişkin belgelerdir. Bilgi saklama, bilgi birikimi yönetimi araçlarına ve yapılandırma prosedürlerine ilişkin yönergeler
  • Finansal Kontrol – Mali kontroller için kullanılan prosedürler
  • Sorun ve Kusur Yönetim Prosedürleri – Sorun ve kusur kontrollerini, tanımlama, çözüm ve izleme araçları prosedürlerini içerir.
  • Kurumsal İletişim Gereksinimleri – İletişim teknolojisi, iletişim ortamı, güvenlik gereksinimleri ve diğer iletişimle ilgili prosedürler
  1. Kurumsal Bilgi Tabanı

Proje bilgi birikiminde iki tür bilgi vardır ; açık bilgi ve örtük bilgi. Açık bilgi, kelimelere, resimlere, sayılara vb. dönüştürülebilen bilgileri ifade eder. Örtük bilgi, tam tersine, inançlar, deneyimler, içgörüler ve daha pek çok şey gibi ifade edilemez veya öznel kişisel bilgidir.

Analizlerde, kurumsal bilgi tabanlarında depolanan bilgilerin çoğu açık bilgidir. Analiz edilirler ve daha sonra organizasyon içinde uygun şekilde saklanırlar.

Ekip üyeleri veya proje yöneticileri proje boyunca kurumsal bilgi tabanına başvururlar.

  • İş bilgisi – Teslim edilen ürün ve belgelerle ilgili tüm bilgilerd Örneğin gereksinimler, çözümler ve önceki projelerden elde edilen sonuçlardır. Proje ve/veya ürünler için yeniden kullanılabilecek kabul kriterlerini ve modelleri içerebilir.
  • Konfigürasyon Yönetimi Bilgisi – Ürün bileşenleri hakkındaki bilgi Kuruluşta kullanılan standart, politika, protokol ve yöntemlerin temellerini içerir.
  • Geçmiş Proje Bilgileri – Kuruluşta gerçekleştirilen önceki projelerden veya ürünlerden gelen tüm belgelerd Örneğin, iş analizi, performans kayıtları, proje kapanış bilgileri, sonuçlar, kararlar, riskler vb.
  • Sorun ve Kusur Yönetimi Verileri – Geçmiş projelerin sorunları, kusurları, kontrol bilgileri, çözümleri ve eylemleridir.
  • Ölçütler – Proje veya ürün ile ilgili kullanılan ölçütlerdir.
  1. Ekip ve Uzman Bilgisi

Proje veya ürünle ilgili her bilgi tam veya resmi olarak belgelenmeyebilir. Bazı bilgiler isteyerek veya istemeyerek dışarıda bırakılabilir. Bu yüzden proje süresince konu uzmanına danışılabilir.

Konu uzmanı, belirli bir konu veya alanda yüksek uzmanlığa ve bilgiye sahip olan kişidir. Proje ile ilgili bilgi ve uzmanlık sağlayabilirler. Konu uzmanları, kıdemli çalışanlardan, geliştirme ekibinin uzun süreli üyelerinden veya ilgili konuda ileri düzeyde niteliklere sahip herhangi bir kişi olabilir.

Sonuç olarak, süreç varlıkları, organizasyonda bulunabilecek tüm bilgileri ifade eder. Proje yönetimini ve süreçlerini kolaylaştırmaya yardımcı olur. Mevcut kayıtlardan destek almak , projenin başarısı için değerli bilgiler sağlayabilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMP Hazırlık – Organizasyonel Değişim ve Güncellemeler – 95

Change Management Resources – CMA

Devreye Alma Planı

Değişiklikler onaylandığında, proje yöneticisinin başarılı bir şekilde uygulanması için planlamayı güncellemesi gerekir. Devreye alma planları, proje yöneticisinin değişikliği uygulamak için gereken bilgi aktarımı, eğitim ve hazırlık faaliyetlerini tanımlamasını sağlar. Değişikliğin boyutuna ve kapsamına bağlı olarak, proje ekibi, müşteri, kullanıcılar vb. paydaşlar etkilenebilirler. Değişikliğin içeriğine ve etkisine bağlı olarak, değişim benimsendikçe paydaşları desteklemek için eğitim ve destek faaliyetlerinin planlanması gerekir.

Proje Yönetim Planı Güncellemeleri

Değişikliğin kapsamına bağlı olarak, proje yönetim planının güncellenmesi gerekebilir. Yapılan değişiklikler kapsamı, zaman çizelgesini, iş paketlerini, ekip üyesi atamalarını vb. etkileyebilir. Çevik projelerde değişikliğin benimsenmesi için kapsam dışına taşınan daha düşük değerli çıktılarla sınırlı olabilir.

Eğitim Planı

Proje planındaki değişiklikler eğitim planını etkileyebilir. Yapılan değişiklikler, eğitim ve bilgi aktarımı kapsamında, paydaşların rol ve sorumluluklarında, eğitimin zamanlamasına ilişkin zaman çizelgesindeki değişiklikleri içerebilir.

Eğitim Eserleri

Yapılan değişiklikler, eğitim eserlerinde aşağıdaki değişiklikleri getirebilir;

  • Eğitim süreci ve içeriği.
  • Test ve deneme konfigürasyonu
  • Sertifikalandırma, belge
  • Eğitmen Eğitimi

Demolar

Özellikle yazılım projelerinde yapılan değişiklikler, değişen konfigürasyonun, süreçlerin, iş akışlarının, rollerin ve sorumlulukların sunulmasını gerektirebilir. Değişikliklerin amaçlandığı gibi çalıştığından ve üretilen çözümün iş akışını başka şekilde etkilemediğinden emin olmak için yapılacak demolar, müşteri ve kullanıcılar tarafından gözden geçirilmeli, geri bildirim sağlanmalıdır. Değişikliklere yönelik erken geri bildirim yapılması, maliyet ve riski azaltmayı sağlar.

Değişikliklerin Önerilmesi, Planlanması ve Kolaylaştırılması Yönergeleri

Değişiklikleri yönetme yönergeleri aşağıdadır;

  • Önerilen değişikliğin tanımı, değişikliğin iş değeri, riskler ve olumsuz etkiyi azaltma önerileri ve değişikliğin olası maliyetini içeren tek değişiklik talep formunun hazırlanması gerekir.
  • Değişikliğin maliyetini, riskini ve değerini, proje üzerindeki diğer olası etkilerini değerlendirebilecek ve önerilerde bulunabilecek Değişiklik Kontrol Kurulunun kurulması gerekir.
  • Değişikliğin boyutuna ve projenin toleranslarına bağlı olarak, proje yöneticisi değişikliği onaylayabilir veya Değişiklik Kontrol Kuruluna gözden geçirilmek üzere aktarabilir.
  • Değişiklikler teknik işlerle sınırlı değildir. Çalışanları, iş akışlarını, rolleri ve sorumlulukları, tüm organizasyonu etkileyebilir. Değişim için ikna edici bir vaka oluşturmak, kilit paydaşların katılımını ve taahhüdünü almak, değişim vizyonunu iletmek ve diğer paydaşların katılımını sağlamak dahil olmak üzere organizasyonel değişim yönetimde en iyi uygulamalar izlenmelidir. Hızlı kazanımlar aranmalı, değişimin konsolidasyonu ve kurumsallaşması sağlanmalıdır.
  • Değişikliklerin uygun şekilde hizalandığından, proje yönetimi planı ve ilgili tüm belgelerin güncellendiğinden emin olunmalıdır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMP Hazırlık – Organizasyonel Değişim, PYO, ÇİF ve OSV – 94

PMP Exam EEFs and OPAs

Proje Yönetim Ofisi (PYO)

Proje Yönetimi Ofisi (PYO)(1) projeyle ilgili yönetişim süreçlerini standartlaştıran, kaynakların, metodolojilerin, araçların ve tekniklerin paylaşımını kolaylaştıran yönetim yapısıdır. PYO’lar, aynı anda devam edebilecek projelerin sayısı nedeniyle büyük kuruluşlarda daha yaygındır. PYO devam eden tüm projeler için yardım ve rehberlik sunar. PMI®, PYO bağlamında resmi yönergeler veya standartlar vermez. Kuruluşların, PYO’larını yapılandırmak için PMI ilkelerini ve en iyi uygulamaları kullanmaları önerilir. Her biri organizasyonun projeleri üzerinde sahip oldukları kontrol ve etki derecesine göre değişen çeşitli PYO yapıları vardır:

  • Destekleyici PYO’lar, şablonlar, en iyi uygulamalar, bilgiye erişimi ve diğer projelerden alınan dersleri sağlayarak projeleri desteklerler.
  • Kontrolcü PYO’lar, projelere destek sağlarken metodolojiye uyumluluğu denetlerler. Uyum, proje yönetimi çerçevelerinin veya metodolojilerinin benimsenmesini ve uygulanmasını içerir. Örneğin, belirli şablonlar, formlar ve araçlar kullanmak vb.
  • Yönlendiren PYO’lar, projeleri doğrudan yönetirler.

Organizasyonel Süreç Varlıkları (OSV)

Organizasyona özgü ve organizasyon tarafından kullanılan planlar, prosesler, politikalar, prosedürler ve bilgi tabanlarıdır. İki türe ayrılabilir: süreçler/prosedürler ve kurumsal bilgi tabanı.

Süreç varlıkları, kuruluşun önceki projelerden ve faaliyetlerden aldığı dersleri ve tarihsel bilgileri içerebilir.

Organizasyonel Süreçler ve Prosedürler(2)

Kuruluşun proje çalışmalarını yürütme süreçleri ve prosedürleri, proje yönetimi sürecini kolaylaştırmayı amaçlar. Varlıklar, performans gösteren organizasyona özgü ve onun tarafından kullanılan kaynaklar, planlar, süreçler, politikalar, prosedürler ve bilgi tabanları olabilir. Kuruluşlar, belirlenmiş koşullara uymak zorundadırlar. Bazı örnekler aşağıdaki gibidir;

  • Başlatılan her projenin ihtiyaçlarını karşılamak için hazırlanmış standart süreç ve prosedürler
  • Spesifik sektör standartları. Belirli bir proje için referans alınması gereken ulusal ya da uluslararası politika ve prosedürler olabilir.
  • Proje boyunca kullanılması gereken standart şablonlar
  • Değişiklik kontrolü, mali kontrol, risk kontrolü, tedarik, sorun yönetimi vb. kurumsal prosedürler
  • Kurumsal iletişim gereksinimleri.
  • Yıllık izin politikası, planlı duruş prosedürleri vb. insan kaynakları prosedürleri
  • Standartlaştırılmış kılavuzlar, çalışma talimatları, teklif değerlendirme kriterleri ve performans ölçüm kriterleri.
  • Projenin resmi kapatnışı ile ilgili özel prosedürler veya gereksinimler. Örneğin, proje sırasında alınan derslerin belgelenmesi, proje sonrası denetim veya değerlendirme yönergeleri vb.

Kurumsal Bilgi Tabanı(2)

Kurumsal bilgi tabanı, faydalı bilgileri depolamak ve erişmek için kurumda oluşturulan bir bilgi havuzudur. İşe yarayacak çeşitli bilgiler vardır;

  • Kurumsal standartları, politikaları, prosedürleri ve belge hazırlamayı açıklayan konfigürasyon yönetimi bilgi tabanları.
  • Geçmiş finansal bilgileri içeren finansal veri tabanları.
  • Düzenlemeler, davranış kuralları ve kalite standartları vb. yasal ve sektörel standartlar.
  • Kapsam, maliyet, zaman çizelgesi ve kalite temel çizgileri vb. proje dosyaları.
  • Ağ diyagramları, donanım ve yazılım envanter bilgileri vb. altyapı ve referans belgeleri.
  • Pazar veya setör bilgileri.
  • Şirket yetkilendirme kuralları.

Video anlatım –  Proje Yönetimi Sohbetleri 46 – 2.2. Organizasyonel Süreç Varlıkları

Çevresel İşletme Faktörleri (ÇİF) (3)

Proje ekibinin doğrudan kontrolü altında olmayan, projeyi, programı veya portföyü etkileyebilecek, kısıtlayabilecek veya yönlendirebilecek koşullardır. Bu faktörler, proje yönetimi seçeneklerini destekleyebilir veya sınırlayabilir, planlama süreçleri için girdi görevi görebilir, proje sonucu üzerinde olumsuz veya olumlu etkiye sahip olabilir. Kuruluşlar bu belirlenmiş koşullara uymak zorundadırlar. ÇİF örnekleri aşağıdaki gibidir;

  • Kurum kültürü, yapısı ve yönetişim.
  • Tesislerin ve kaynakların coğrafi dağılımı.
  • Devlet veya endüstri standartları.
  • BT altyapısı.
  • Mevcut insan kaynakları.
  • Personel yönetimi.
  • Şirket yetkilendirme sistemleri.
  • Pazar koşulları.
  • Paydaş risk toleransları.
  • Siyasi iklim ve durumlar.
  • Kurumun kurduğu iletişim kanalları.
  • Ticari veritabanları.
  • Proje Yönetim Bilgi Sistemleri.
  • Konuşulan diller, saat dilimleri ve resmi tatiller.

Video Anlatım: Proje Yönetimi Sohbetleri 47 – 2.3. Çevresel İşletme Faktörleri

(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 48-49.

(2)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 39-40.

(3)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 38-39.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMP Hazırlık – Proje Organizasyonları – 93

Organizasyonel Değişimi Desteklemek

Projeler kendilerinden daha geniş bir çevrede gerçekleşirler ve organizasyonun kültürünü, tarzını ve yapısı, diğer projelerin nasıl gerçekleştirildiğini etkilerler. Geniş bağlamı anlamak, projelerin kuruluşun hedefleri ile uyumlu ve mevcut uygulamalarına uygun olarak yönetilmesini sağlar.

Bu konu, ECO’da aşağıdakilere yöneliktir;

  • Kurum kültürünü değerlendirmek. (EKO 3.4.1)
  • Gerekli eylemleri belirlemek için organizasyonel değişimin etkisini değerlendirmek. (EKO 3.4.2)
  • Projenin organizasyona etkisini değerlendirmek ve gerekli eylemleri belirlemek. (EKO 3.4.3)
  • Değişiklikler önermek, planlamak ve kolaylaştırmak.

Kurum Kültürü(1) ve İş Yapma Tarzları

Her kuruluş, kültürel normunu temsil eden ve projelerin nasıl gerçekleştirildiğini etkileyen benzersiz bir kültür ve iş yapma tarzına sahiptir. Örneğin, kurumdaki çalışma saatleri, proje yöneticisinin kaynakları nasıl planladığını ve ekibi ile nasıl etkileşimde bulunacağını doğrudan etkiler. Kurum Kültürü, ortak deneyimlerle şekillenir;

  • Paylaşılan vizyon, misyon, değerler, inançlar ve beklentiler.
  • Politikalar, yöntemler ve prosedürler.
  • Takdir ve ödül sistemleri.
  • Risk toleransı.
  • Liderlik, hiyerarşi ve otorite ilişkileri.
  • Davranış kuralları, iş etiği ve çalışma saatleri.
  • Çalışma ortamı.

Proje yöneticisi, kurum kültürünün projenin hedeflerine ulaşma yeteneği üzerinde güçlü etkisi olduğunu bilir. Kuruluştaki hangi kişilerin karar vericiler veya etkileyiciler olduğunu bilir ve proje başarısı olasılığını artırmak için onlarla birlikte çalışır.

Bakınız: Proje Yönetimi Sohbetleri 47 – 2.3. Çevresel İşletme Faktörleri

Organizasyonel Yapılar

Organizasyon yapısı(2), organizasyon içindeki çeşitli grupların ve bireylerin birbirleriyle nasıl ilişki kurduğunu belirler. Organizasyon yapısı proje yöneticisinin ne kadar yetkiye sahip olduğunu, kaynakların mevcudiyetini ve projelerin nasıl gerçekleştirildiğini etkiler.

Organizasyon yapısı, proje yöneticilerinin ekip üyeleri ve paydaşlarla nasıl etkileşime girdiği üzerinde büyük etkiye sahiptir. Proje yöneticisi, operasyonlar, stratejik işlevler ve üst yönetim vb. organizasyondaki çeşitli seviyelerle etkileşime girmek zorundadır.

Projeler ve Geleneksel Organizasyon Yapıları

Uygun Proje Organizasyonunu Seçmek

Projelerde Organizasyon Yapıları

Fonksiyonel(3)

  • Her departman belirli, benzer bir dizi faaliyetin yürütülmesinden sorumludur.
  • Aktiviteleri birden fazla kişi gerçekleştirir.
  • Raporlama hiyerarşiktir ve her çalışan yöneticisine rapor verir.
  • Proje yöneticisinin yetkisi, fonksiyonel yöneticinin yetkisine göre düşüktür.

Matris(3)

  • Çalışanların hiyerarşide yukarıya doğru rapor verdiği, ancak aynı zamanda bir veya daha fazla proje yöneticisine yatay olarak rapor verdiği fonksiyonel ve projelendirilmiş yapıların bir karışımıdır.
  • Raporlama yapısı kalıcı veya geçici olabilir.
  • Matris yapılar, proje yöneticisinin fonksiyonel yöneticiye göre yetkisine bağlı olarak zayıf, dengeli veya güçlü olarak nitelendirilebilir. Proje yöneticisinin yetkisi fonksiyonel yöneticininkinden daha yüksek olduğunda, güçlü matris yapı var demektir.

Projelerde Matris Organizasyonlar – 1

Projelerde Matris Organizasyonlar – 2

Projelerde Matris Organizasyonlar – 3

Proje Bazlı

  • Proje yöneticisi ve proje yönetimi ekibi, departman gibi çalışır.
  • Proje Yönetimi Ekibi, diğer proje ekibi üyelerinin çalışmalarından sorumludur.
  • Ekip üyeleri genellikle bir arada bulunurlar.
  • Proje yöneticisi, önemli miktarda yetki ve bağımsızlığa sahiptir.
  • Bazı projeler, ayrı bir tedarik veya ik departmanı gibi kendi destek sistemlerini içerebilir veya kuruluşun bu yapılarını kullanabilirler.

Ürün/Proje/Program Bazlı Organizasyonlar

Hibrit

  • Organizasyonlar, tüm bu yapıları çeşitli seviyelerde kullanırlar, farklı organizasyon yapılarının birleşimi kullanırlar.

Proje Yönetimi Sohbetleri 41 – 2.1.3. Organizasyon Yapıları Arasındaki Farklar

Organizasyon Yapılarında Otorite

Yetki, proje yöneticisinin, proje ve proje ekibi üzerindeki gücünü ifade eder. Genel olarak, proje yöneticisinin yetkisi, fonksiyonel yöneticininkine göre düşüktür. Buna karşılık, proje bazlı organizasyon yapısında bunun tersi geçerlidir.

(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 38

(2)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 45-46.

(3)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 45, 47.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMP Hazırlık – Ürün İş Listesi – 92

The Product Backlog: Your Product Owner's To-Do List | Clockwise

Ürün İş Listesinin Yeniden Önceliklendirilmesi

Çevik projelerde, değişikliklerin gerçekleşmesi veya mevcut çıktıların yeniden önceliklendirilmesi, ürün iş listesi kullanılarak yönetilir. Değişiklikler, yeni kullanıcı hikayeleri olarak yazılır ve ürün sahibi, ürün iş listesindeki mevcut hikayelerle birlikte yeni hikayeleri önceliklendirmekle sorumludur. Değişiklikler iş değerine yüksek katkı sağlayacaksa, listenin en üstüne yazılabilir, göreceli değer veya risk düşükse daha aşağılara eklenebilir.

Ürün Sahibinin Görevleri

Çevik projelerde, ürün sahibi, proje ekibinin işletmeye sağlayacağı değere dayalı olarak işlerin önceliklendirmesine yardımcı olur. Ürün sahibi, proje ekibinin ürettiği çözümün nihai değerinden sorumludur. Ürün sahibi, ürün vizyonunu hazırlar, paylaşır ve farklı paydaşlardan gelen farklı iş ihtiyaçlarını tek bir öncelikli ürün listesi üzerinden koordine eder.

Ürün sahibi, ürün iş listesindeki kullanıcı hikayelerini tanımlamaktan ve önceliklendirmekten sorumludur. Öncelikler en çok değer katan ve riski yüksek olanlardan başlar, en altta daha düşük değerli hikayeler yer alır. Proje ilerledikçe, ürün sahibi hikayelerin önceliklendirilmesi konusunda ekibe rehberlik etmeye devam eder, ekibin yardımıyla kabul kriterlerini tanımlar ve hikayeler tamamlanıp teslim edildikçe kabul eder.

Ürün sahibi, ekipten gelen soruları yanıtlamak ve olası çözüm yaklaşımları hakkında ekibe zamanında geri bildirimde bulunmakla yükümlüdür.

Değişiklikler için Önerilen Seçenekler

Değişiklik talebi geldiğinde ürün sahibinin odak noktası, değişikliğin amaçlanan iş değerine katkısı olmalıdır. Değişikliği göz önünde bulundurma ve olası çözüm seçeneklerini belirleme konusunda proje ekibinin yetkilendirilmesi en iyi uygulamadır. Proje ekibi, üzerinde anlaşmaya varılan bir yaklaşım bulmak için ürün sahibiyle seçenekleri masaya yatırabilir.

Yol Haritaları

Yol haritaları, projeye, ana çıktılara, proje tarihlerine ve Minimum Uygulanabilir Üründe belirli özelliklerin nasıl ve ne zaman kullanıma sunulabileceğine ilişkin üst düzey görünürlük sağlamak için kullanılır. Yol haritası, iş paketlerini ve zaman çizelgelerini içeren proje planı kadar ayrıntılı olmaz. Yol haritası üst düzeydir. Paydaşların temel üst düzey ihtiyaçların ve dönüm noktası tarihlerinin açıkça farkında olmasını sağlar, işlerin tam olarak ne zaman yapılacağına dair ayrıntılı ayrıntı düzeyi sağlamaz. Ürün sahibi, proje yaşam döngüsü boyunca ihtiyaçları ekleyip, önceliklendirdikçe yol haritası güncellenir.

Proje ilerledikçe, yol haritası düzenli güncellenmelidir. Yol haritası, yeniden yapılan önceliklendirmeleri ve ürün iş listesinde yapılan değişiklikleri yansıtacaktır. Bu devam eden yinelemeli süreç, proje ekibinin her zaman en yüksek değerli öğeler üzerinde çalışmasını, önce en yüksek değerli bileşenleri erken teslim etmesini ve geri bildirim oluşturmasını sağlar.

Sürüm Planlama

Sürüm planlaması, ürün iş listesindeki önceliklendirmeye dayalı olarak, ürün sahibinin Minimum İş Artımının (MİA) nerede elde edilebileceğini belirlemesiyle yapılır.

MİA elde edildikten ve bir ilk sürüm tamamlandıktan sonra, ürün sahibi, ek sürümlerinin ne zaman gerçekleştirilebileceğini belirler. Sürümler, belirli bir dizi özelliğin gerçekleştirilmesine veya düzenli bir zaman kadansında planlanabilir. Örneğin, her iki sprintten sonra bir sürüm planlanabilir.

Sürüm planlaması, iş değerini artıracak şekilde yapılmalıdır. Sürümün, iş ortamı üzerinde yaratabileceği etkiler hesaba katılmalıdır. Sürümler, yeni süreçlerin uygulanmasına, rollerin ve sorumlulukların yeniden tahsisine veya kurumsal iş akışlarında değişikliklere neden olabilirler. Müşterinin sürüme hazırlanmasını sağlamak için uygun eğitim ve bilgi aktarımının planlanması ve yürütülmesi gerekir.

İş Ortamı Değişikliklerine Dayalı Proje İş Listesi Üzerindeki Etkiyi Değerlendirme Yönergeleri

Projeler genellikle iş ortamındaki iç ve dış değişikliklerden etkilenirler. Proje yöneticisi, değişikliklerinin olası etkilerini ve bunların genel iş durumunu, yönetilen projelerin değerini nasıl etkilediği konusunda farkındalık sağlamalıdır;

  • Projenin organizasyonel bağlamını anlayın. Çözümü hangi kuruluş(lar) kullanacak? Genel iş akışı nasıldır? İş akışını desteklemede hangi tanımlanmış roller ve sorumluluklar var? Bunlar, yeniden yapılanma gibi iç işleyişten nasıl etkilenebilir?
  • Projenizi etkileyebilecek dış faktörleri anlayın. Siyasi riskler veya sorunlar var mı? Ekonominin durumu projenizin değerini nasıl etkiler? Hangi teknik yenilikler çözüm yaklaşımınızı etkileyebilir? Sizi etkileyebilecek ne tür yasal veya düzenleyici değişiklikler düşünülüyor?
  • Projenizin çalışmalarına nasıl öncelik veriliyor? Çevik proje yürütüyorsanız, iş listeniz düzenli olarak gözden geçiriliyor ve mevcut iş önceliklerini yansıtacak şekilde iyileştiriliyor mu? İş listesinin doğru olduğundan emin ve ekibin sorularını yanıtlamaya hazır Ürün Sahibiniz var mı? 

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMP Hazırlık – İç ve Dış İş Ortamı – 91

How to Manage Project Environment From Initiation to Close

İç ve Dış İş Ortamı Değişikliklerini Değerlendirmek ve Ele Almak

Projeler boşlukta var olmaz. Proje başlarken ve ilerledikçe, proje değerini ve hedeflerini etkileyebilecek iç ve dış iş ortamında değişiklikler olur.

Bu konu, EKO’da aşağıdakilere yöneliktir;

  • İç ve dış iş ortamındaki değişiklikleri araştırmak. (EKO 3.3.1)
  • İş ortamındaki değişikliklere dayalı olarak kapsam üzerindeki etkiyi değerlendirmek. (EKO 3.3.2)
  • Değişiklikler için seçenekler önermek (örneğin, program, maliyet değişiklikleri). (EKO 3.3.3)
  • İşi/eylemleri yeniden önceliklendirmek.
  • Kapsam üzerindeki etkiler için iş ortamını gözden geçirmek. (EKO 3.3.4)

İç İş Ortamı

Organizasyonel değişiklikler projenin kapsamını önemli ölçüde etkileyebilir. Proje organizasyon yapılarını, rolleri ve sorumlulukları, iş akışlarını ve proje çıktılarını iş bağlamında değiştirebilirler. Proje ilerledikçe, proje yöneticisi ve proje sponsoru gibi diğer kilit proje paydaşlarının, projenin iş gerekçesini etkileyebilecek, yeniden yapılanmalar, süreç değişiklikleri vb. kurum içi iş faaliyetlerine ilişkin bilgi sahibi olmaları gerekir. İç iş değişiklikleri, yeni çıktılar, mevcutların yeniden önceliklendirilmesi veya artık gerekli olmayanların ortadan kaldırılması ihtiyacı yaratabilir.

Dış İş Ortamı

Dış faktörler de projenin değerini ve istenen sonuçlarını etkileyebilirler. En iyi uygulama çerçevesi PESTLE faktörleri olarak ele alınabilir. Proje yöneticilerinin, projelerinin ticari durumunu etkileyebilecek PESTLE faktörlerinin farkında olmaları ve buna göre uyum sağlamaya hazırlanmaları çok önemlidir.

PESTLE faktörleri aşağıdaki gibidir;

  • Politik – Siyasi ortamdaki değişiklikler finansal modellerin ve belirli iş stratejilerinin uygulanabilirliğini, şirket politikalarını etkileyebilir,.
  • Ekonomik – Ekonomik koşullardaki değişiklikler projenin yatırım getirisini etkileyebilir.
  • Sosyal – Sosyal davranışlardaki, normlardaki ve eylemlerdeki değişiklikler proje algısını etkileyebilir.
  • Teknik – Teknik yeteneklerdeki değişiklikler, çözüme yönelik daha yeni yaklaşımlar getirebilir, olası iş sorunlarını ve projelerin uygulanabilirliğini değiştirebilir.
  • Yasal – Yasal değişiklikler proje ürünlerinin uygunluğu karşılaması için gereken maliyetleri artırabilir, faydaları azaltabilir veya her ikisini birden yapabilir.
  • Çevresel – Çevresel değişiklikler ve sosyal sorumluluk stratejileri projenin çevresel etkilerini dikkate almayı gerektiren ek sorumluluklar yaratabilir.

Temel Çizgileri Güncellemek

Geleneksel projelerde kapsam, zaman ve maliyet planlaması sonucunda temel çizgiler belirlenir. Proje yaşam döngüsünde çeşitli zamanlarda gerekli değişikliklerin olacağı ve değişiklikler meydana geldikçe temel çizgilerin güncellenmesi gerekeceğini öngörülür. Proje yöneticisi, iç ve dış iş ortamlarındaki değişiklikleri izler, projede gerekli değişikliklerin doğru süreç dahilinde belirlenmesi, yönetilmesi ve gerektiğinde projenin temel çizgilerinin güncellemesini gerçekleştirir.

Değişiklik Kontrol Kurulu

Projelerde, talep edilen değişiklikleri izlemek ve yönetmek için Değişiklik Yönetim Planı kullanılır. Projelerde talep edilen değişikliklerle ilgili kararları almak için Değişiklik Kontrol Kurulu (DKK) oluşturulur. DKK’nin amacı, kilit paydaşları temsil etmek, değişikliği maliyet, risk ve değer etkisi açısından değerlendirmek ve değişikliğin onaylanıp onaylanmaması konusunda karar vermektir. Değişikliğin kapsamına bağlı olarak, değişikliğin kapsamı kabul edilen toleranslar dahilindeyse proje yöneticisi onaylayabilir veya tolerans eşiklerinin dışındaysa DKK’ya veya sponsora iletilmesi gerekir.

Konfigürasyon Yönetim Sistemi

Konfigürasyon Yönetim Sistemi, proje ürün ve eserlerinin yapılarını ve bu yapılardaki değişiklikleri izlemek, kontrol etmek için kullanılır. Projede yapılan değişiklikler Konfigürasyon Yönetim Sisteminde güncellemelerin yapılmasıyla sonuçlanır. Konfigürasyon Yönetim Sistemi, izlenen tüm bileşenlerin değişiklik geçmişini korumayı amaçlar. Projelerde tüm bileşenlerin sürümlerinin kontrolünü etkin bir şekilde sürdürmeyi sağlar.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMP Hazırlık – İş Ortamında Fayda ve Maliyet – 90

A Cost/Benefit Guide to the Data Warehouse - Actian

Maliyet Fayda Analizi

Maliyet-fayda analizi eldeki varlıkları korurken fayda elde etmek için en iyi yaklaşımı sağlayan seçenekleri belirlemek için kullanılan, alternatiflerin güçlü ve zayıf yönlerini tahmin etmeye yönelik yaklaşımdır. Hangisine onay verileceğini belirlemek için potansiyel projeleri ve kapsamla ilgili alternatif yaklaşımları karşılaştırmak için sıklıkla kullanılır.

Maliyet-fayda analizinin amacı, faydaları maliyetlerinden en fazla olan alternatifi seçmektir. Maliyeti faydasını aşan bir alternatif asla tercih edilmemelidir. Maliyet-fayda analizinin değeri, maliyet ve fayda tahminlerinin doğruluğuna bağlıdır.

Yatırım Geri Dönüşü (Return On Investment – ROI)

Yatırılan para miktarına göre yatırımdan elde edilen kazanç veya kaybı ölçen finansal karlılık ölçüsüdür. Bazen getiri oranı olarak adlandırılır ve genellikle yüzde olarak ifade edilir. Pozitif yatırım getirisi iyi, negatif yatırım getirisi kötü bir yatırımdır. İki proje arasında en büyük Yatırımın Geri Dönüş oranı olan tercih edilmelidir.

Bugünkü Değer (Present Value – PV)

Belirli bir getiri oranı olan paranın veya nakit akışı toplamının bugünkü değeridir. Belirli bir faiz oranında belirli bir miktarda parayı yatırdığınızda gelecekte elde edeceğiniz paranın bugünkü değeridir. PMP sınavında Bugünkü Değeri yüksek olan proje seçilmelidir.

Formül:

Sınav için şimdiki değerin nasıl hesaplandığını ezberlemeniz gerekmez. PV mevcut değerdir, FV gelecekteki değerdir, r faiz oranıdır ve n dönem sayısıdır.

Net Bugünkü Değer (Net Present Value – NPV)

Tüm nakit çıkışlarının bugünkü değeri ile tüm nakit girişlerinin bugünkü değeri arasındaki farktır. PMP sınavında Bugünkü Değeri yüksek olan proje seçilmelidir.

İç Verimlilik Oranı (Internal Rate of Return – IRR)

Tüm nakit akışlarının net bugünkü değerini sıfıra eşitleyen faiz oranıdır. PMP sınavında Bugünkü Değeri yüksek olan proje seçilmelidir.

Net Tavsiye Skoru (Net Promoter Score – NPS)

Net Tavsiye Skoru, bir müşterinin kullandığı ürünleri veya hizmetleri diğerine tavsiye etme istekliliğini ölçer. Basitçe % Destekleyen – % Kötüleyenler olarak -100 ila +100 sonuç endeksiyle hesaplanır. Yüksek puanlar, müşteri memnuniyetini ve çözümü önerme isteğini gösterir. Hesaplama için, müşterinin bildirdiği memnuniyete 0-10 ölçeğinde bir sayı atanır, 10 en memnun olanı gösterir. Sonuç 3 tipte ve aşağıdaki gibidir;

  • Kötüleyenler (0-6) – Başka biri ile çalışmaya çok istekli, çözüm onları tatmin etmekten uzak.
  • Pasifler (7-8) – Biraz memnun, ancak rekabetçi teklifleri denemeye istekli olabilir.
  • Destekleyiciler (9-10) – Çok memnunlar ve tekrar çalışmayı tercih edecekler.

AB Testi

Çoğu zaman bir sorunu çözmek için farklı yaklaşımlar mevcuttur. Proje ekibi doğru alternatifi seçebilmek için kullanıcılardan geri bildirim almak isteyebilir. Bu yaklaşım, kullanıcıların belirli şeylerin nasıl yapılacağına veya hangi yaklaşımı tercih edeceklerine ilişkin tercihlerini sormak anlamına gelir.

Pazarlama alanında buna AB testi denir. AB testinde, farklı kullanıcı gruplarına, sadece bir farkla benzer hizmetler gösterilir. Örneğin, insanların farklı seçeneklere göre farklı davranıp davranmadığını görmek için web sitesindeki bir alanın rengini veya konumunu değiştirmek vb. AB testi sonucunda, deneyin sonuçlarına göre en etkili yaklaşımı belirleyebilir, çözümü optimize edebilirsiniz.

Monte Carlo Simülasyonu

Monte Carlo simülasyonu(1), yapılarak proje için olası sonuçların aralığını temsil etmek için çıktılar üretilir. Monte Carlo simülasyonu bilgisayarlar ile yapılabilir. Büyük sayı girdileriyle etkin bir şekilde çalıştığı için finans ve mühendislik dahil olmak üzere birçok alanda geniş bir uygulama alanına sahiptir. Maliyetler ve süre vb. birkaç girdiden fazlasının belirsiz olduğu projelerde başarı ve başarısızlık oranlarını görmeye yarar.

Simülasyon

Simülasyon(2), belirsizliklerin proje hedefleri üzerindeki potansiyel etkilerini belirlemek için bilgisayar modellerini ve risk tahminlerini kullanan tekniktir. Simülasyonlar, çeşitli faaliyet varsayımları setleriyle birden fazla proje süresinin hesaplanmasını içerirler. Proje simülasyonu, proje belirsizliklerini proje hedefleri üzerindeki potansiyel etkilerine çeviren bir model kullanır. Proje modeli, olasılık dağılımını hesaplamak için farklı değişkenlerle birçok kez çalıştırılır.

Karar Ağacı Analizi

Karar ağacı analizi(3), belirsizlik durumunda birden çok seçenek zincirinin sonuçlarını değerlendirmek için diyagram oluşturma ve hesaplama tekniğidir. Karar ağaçları, karar vericilerin, dikkate alınan her kararın her bir dalı için hem olasılığını hem de etkisini değerlendirmesine izin vererek, risk analizi için faydalı bir araç haline getirir.

Beklenen Parasal Değer

Beklenen Parasal Değer (Expected Monetary Value – EMV), gelecek belirsiz olduğunda ortalama sonucu hesaplama yöntemidir. Fırsatlar pozitif değerlere sahip olacak ve tehditler negatif değerlere sahip olacaktır. Beklenen Parasal Değer, olası bir sonucun parasal değeri ile ortaya çıkma olasılığı çarpılarak bulunur. Bu, tüm olası sonuçlar için yapılır ve sonuçlar toplanır. Toplam, Beklenen Parasal Değeri gösterir.

Bu teknik, karar ağacı analizinde kullanılır. Analizin en iyi sonucu bulması için Beklenen Parasal Değer hesaplanmalıdır. En iyi sonuç, en büyük miktarda net kazanç veya en az miktarda net kayıpla sonuçlanandır.

(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 433-434.

(2)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 433

(3)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 435

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler