Kategori arşivi: Araç&Teknikler

Proje Yönetiminde Kaynak Histogramı

Resource histogram explained for project management

Kaynak histogramı, kaynaklar için planlanan başlangıç ve bitiş tarihlerini ve bunlara karşılık gelen aktivitelerin planlanan süresini gösteren bir grafiktir. Olası kaynak darboğazlarını belirlemek ve gerektiğinde yeterli kaynağın bulunmasını sağlamak için kullanılır.

Kaynak histogramı, proje zaman çizelgesi boyunca kaynakların (personel, malzemeler, ekipman vb.) dağılımını gösteren çubuk grafiktir. Proje Ekip üyelerinin iş dağılımını görselleştirmenin net ve özlü bir yolunu sağlarHem darboğazları belirleye hem de proje zaman çizelgesini optimize etmeye yardımcı olur.

Faydaları

Potansiyel darboğazları belirleme
Kaynakları daha etkin bir şekilde tahsis etme
Kaynakların kullanımını optimize etme
Potansiyel kaynak eksikliklerini belirleme
Kaynakların nasıl kullanıldığının daha iyi görselleştirilmesi
Ekip üyeleri arasındaki iletişimi kolaylaştırma
Proje planlama ve yürütmenin iyileştirilmesi
Kaynakların daha verimli kullanılması

Kaynak histogramları, değişikliklerin etkisini anlamaya yardımcı olur. Örneğin, projeye yeni bir aktivite eklendiğinde kaynak histogramı ile projenin geri kalanının kaynaklar anlamında nasıl etkileneceği görülebilir.

Kaynak Histogramının Artıları ve Eksileri

Artıları

Kaynak yoğun proje aşamalarını belirlemeye ve buna göre plan yapmaya yardımcı olur.
Zaman içinde kaynak kullanımını izlemeyi ve gerekli ayarlamaların yapılmasını sağlar.
Gelecekteki kaynak ihtiyaçlarını tahmin etmeye ve olası eksikliklerden kaçınmaya yardımcı olur.

Eksileri

Doğru veri gerektirir.
Karmaşık projeler için yorumlanması zor olabilir.
Kaynak kullanımını etkileyebilecek aktiviteler arasındaki bağımlılıkları hesaba katmaz .

Nasıl oluşturulur

Adım 1 – Veri toplama

Proje için gerekli kaynaklar hakkında veri toplanır. Bu veriler proje planlarından, aktivite listelerinden vb. toplanabilir. Tüm veriler toplandıktan sonra tablo halinde düzenlenir.

Adım 2 – Histogramı oluşturma

Microsoft Excel vb. programlar kullanılarak yapılabilir.

Adım 3 – Sonuçları analiz etme

Histogram oluşturulduktan sonra, olası kaynak eksiklikleri veya darboğazlar analiz edilir. İyileştirme alanları belirlenir. Örneğin, kaynak sıkıntısı varsa, projeye ek kaynaklar tahsis edilmesi gerekebilir.

Dikkat Edilmesi Gerekenler

Doğru verilere sahip olduğunuzdan emin olun. Güvenilir kaynaklara ve doğru ölçümlere sahip olunması gerektiği anlamına gelir.
Tutarlı bir zaman aralığı kullanın. Böylece, kalıplar daha net görülür.
Verilerinizi toplarken ve analiz ederken uygun araç ve teknikler kullanılmalıdır.

PMP Sınavına hazırlananlar için örnek sorular

Kaynak histogramı bir proje zaman çizelgesini nasıl etkileyebilir?

Kaynak kullanılabilirliğine göre
Proje süresine göre
Proje karmaşıklığına göre

Cevap A: Kaynak kullanılabilirliğine göre

2. Proje zaman çizelgesinde kaynakların dağılımını gösteren çubuk grafik türü nedir?

Pareto Grafiği
Grafik Çubuğu
Gantt Grafiği
Kaynak Histogramı

Cevap D: Kaynak Histogramı

3. Kaynak histogramı ne tür bilgiler sağlayabilir?

Bir aktiviteyi tamamlamak için kaç kaynak gerekir?
Farklı kaynaklara ne kadar iş atanmıştır?
Projeyi tamamlamak için toplam kaç kaynak gereklidir?
Kaynaklar proje genelinde nasıl dağılmıştır?

Cevap D: Kaynaklar proje genelinde nasıl dağılmıştır?

4.Kaynak histogramlarının kullanımı, kaynakların daha verimli kullanılmasına nasıl yardımcı olur?

Başarısız proje sayısını azaltmak
İşlenmesi gereken veri miktarının azaltılması
Proje gecikmelerini önleme
Proje planlama ve yürütmenin iyileştirilmesi

Cevap D: Proje planlama ve yürütmenin iyileştirilmesi

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

Proje Yönetiminde FAST (HIZLI) Hedefler

Bir Cevap Yazın

Isn't it time to switch from SMART goals to FAST goals? - Workanize

Projelerde hedeflerin doğru belirlenmesi başarı için kritik öneme sahiptir. Yanlış hedefler değerli kaynakları boşa harcamaya, hedefleri düşük tutmak düşük kaliteli sonuçlara yol açar. Hedeflerin tüm paydaşlara iletilmemesi ve doğru anlaşılmaması projede yönün kaybedilmesine yol açar.

HIZLI hedefler, ingilizce FAST kelimesinin baş harflerini sağlayan kelimelerle oluşturulmuş bir çerçevedir;

F – Frequently Talked About – Sıkça konuşulan

A – Ambitious – Azimli

S – Spesific – Belirli

T – Transparent – Şeffaf

HIZLI hedefler, SMART hedefler gibi geleneksel hedef belirleme yönteminden farklıdır. HIZLI hedefler, hedeflere bir bütün olarak nasıl yaklaşılması ve kullanılması gerektiğini özetlemeye çalışır. Çevik uygulamalarda çevreye odaklanarak hedef belirlemeyi modernleştirir.

PMBOK kılavuzu projelerin amacını, “Projeler, çıktılar üreterek hedefleri gerçekleştirmek” şeklinde tanımlar.

Projenin hedef(ler)i, proje planında birçok küçük hedefe bölünür. Projenin karmaşıklığına bağlı olarak, bu hedefler yönetilebilir bir boyuta ulaşana kadar tekrar tekrar bölünebilir. Proje yönetiminde hedeflerin önemi bu nedenle kritiktir. Proje yönetiminde sadece hedeflerin olması yetmez, aynı zamanda hedeflerin doğru kullanılması daha yüksek motivasyon, performans ve iş tatmini vb. faydalar sağlayabilir . Hedeflerin kötü kullanımı planlamayı olumsuz etkiler, kaynakların israfına, kalitenin düşmesine ve hayal kırıklığına yol açabilir.

SMART (Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili ve Zamana Bağlı) ve sonrasında geliştirilen SMARTER (Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili, Zamana Bağlı, Etkili ve Ödüllendirici) hedefler projelerde tercih edilmiştir. OKR (Hedefler – Temel Sonuçlar) yaklaşımında hedefler bir dizi kilit sonuç eklenerek belirlenir. OKR metodolojisinde hedef belirleme, SMART kullanılarak hedeflerin belirlenmesidir ancak vurgu, OKR’lerin erken oluşturulması, geri bildirim alma ve güncelleme, stratejik uyum ve şeffaflık üzerinedir. OKR metodolojisi, yalnızca hedef belirlemeye odaklanmaz, aynı zamanda hedeflerin proje boyunca alakalı kalmasını ve doğru bir şekilde önceliklendirilmesini sağlamak için uyarlanabilirliği benimser. Bu yaklaşım, SMART’ta olmayan OKR metodolojisinde olan bir durumdur. OKR metodolojisi yalnızca yüksek kaliteli hedef nedir sorusuna cevap aramaz. Hem yüksek kaliteli hedefler belirlemenin hem de bu hedefleri gerçekleştirirken yüksek performans göstermenin bir yolu olarak hizmet eden bir metodoloji sunmaya çalışır.

OKR ile ilgili detaylı bilgi için aşağıdaki yazılarımı okuyabilirsiniz.

2018’de, Stratejik Çeviklik Projesi adlı bir dizi makalenin parçası olarak Hedeflerle, HIZLI SMART’ı Yener adlı bir makale yayınlandı. Stratejik Çeviklik Projesi makaleleri dizisi, uygulayıcıların kuruluşlar içindeki strateji ve hedefler arasında daha iyi bir uyum bulmalarına yardımcı olmayı amaçlamaktaydı. Stratejiyle uyumlu hedefler oluşturmak için OKR metodolojisinin duyarlılığı dikkate alınmış, yüksek kaliteli hedefler belirlemenin yeterli olmadığı belirtilmekteydi. Donald Sull ve Charles Sull, insanların hedef belirleme eylemine çok fazla odaklandıklarını ve hedeflerin nasıl kullanıldığına yeterince dikkat edilmediğini anlatıyorlardı. Bu makalede önerilen “HIZLI”(Sıkça konuşulan, Azimli, Belirli ve Şeffaf) hedefler, hedeflerin nasıl algılandığını ve üzerinde çalışıldığını yeniden yönlendirmek amacıyla yeni bir hedef metodolojisi olarak ortaya çıktı. HIZLI hedefler çerçevesi, hedeflerin kullanılma şeklinin, motivasyonu artıran, daha yüksek kaliteli sonuçlar üreten ve genel strateji ile daha iyi uyum sağlayan hedeflere ulaşmak için yeniden şekillendirilebileceğini öne sürer.

HIZLI hedefler

Sıkça konuşulan

Hedefler, ilerlemeyi gözden geçirmek, kaynakları tahsis etmek, yapılan işlere öncelik vermek ve geri bildirim sağlamak için devam eden görüşmelerde yer almalıdır. HIZLI hedefler belirlemek için hedeflerin sık sık gözden geçirilmesi bir zorunluluktur. Sıklık yoruma bağlıdır, ancak HIZLI hedefler tartışmayı, görüşleri yansıtmayı ve hedeflerin gözden geçirilmesini normalleştirmeyi gerektirir. Sıklıkla tartışılması gereken sadece ilerleme değil geri bildirim, kaynak tahsisi ve önceliklendirme ele alınmalıdır. HIZLI hedef, hep aynı kalmaz, uyum sağlamalı ve değişebilmelidir.

Azimli

Hedefler zor olmalı ama ulaşılması imkansız olmamalıdır. İddialı hedefleri motivasyonla ilişkilendiren çalışmalar, yüksek performansla da ilişkilendirirler. Ancak, iddialı hedefler hedeflere ulaşamama riskiyle birlikte gelirler. Yüksek ve iddialı hedefler koymak bunlara ulaşılamamasını kabul etmeyi gerektirir. İddialı hedeflerin, imkansız hedefler olmaması gerekir.

Belirli

Hedefler, her bir hedefe nasıl ulaşılacağına ve ilerlemenin nasıl ölçüleceğine dair netliği zorlayan somut ölçütlere ve kilometre taşlarına dönüştürülür. Tüm proje yönetimi metodolojileri planlamada ve genel olarak proje yönetimi boyunca belirlilik ihtiyacına atıfta bulunurlar. Hedef belirlemede belirlilik ve ölçülebilirlik gerekir. Hedeflerin net olması artan motivasyon ve performans anlamına gelir.

Şeffaflık

Hedefler ve mevcut performans, tüm çalışanların görmesi için şeffaf hale getirilmelidir. Proje yöneticisi, projedeki herkesin hedeflerini ve ilerlemesini görmesini sağlamalıdır. Şeffaflık odaklanmayı artırır. Uygunsuz odaklanma, kaynakların tekrar eden işlerde israf edilmesi ve ekipler arası zayıf iletişim sonucu çatışmalara yol açar. Şeffaflık, daha iyi stratejik uyum, artan motivasyon ve yüksek performanslı çalışanlar için projenin daha çekici hale gelmesini sağlar.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

Projelerde Toplantı Notu Tutma Sanatı

Bir Cevap Yazın

Projelerde toplantı tutanakları, toplantının ne hakkında olduğu ve bundan sonra proje ekibinin ne yapmaları gerektiği konusunda ortak bir anlayışa sahip olmalarını sağlar.

Tutanaklar, yapılan görüşmelerin ve alınan kararların kalıcı bir kaydı olarak hizmet ettikleri için proje toplantıları için özellikle yararlıdırlar. Özellikle toplantıya şahsen katılamayan kişiler için yararlı olabilirler. Her proje toplantısı tutanağa ihtiyaç duymaz.

Dikkat edilmesi gerekenler

Toplantı tutanaklarını sıcağı sıcağına hazırlanmalıdır. Toplantı esnasında önemli notlar alınmalı, rafine bir şekilde hazırlanmalıdır. Toplantı tutanağı herkesin her konuştuğunun yazılması anlamına gelmez. Az, öz ve anlaşılır olması önemlidir. Hangi konuların neden tartışıldığını hatırlatmak için toplantı gündemini kullanın.
Bir önceki toplantı özeti ile başlayın.Toplantının başında geçen seferki eylemleri gözden geçirmiş olsanız da olmasanız da, tutanağın başına koymakta fayda vardır. Son toplantıda alınan kararları, eylemleri ve bunlara yönelik ilerlemenin bir özetini yazmanız gerekir.Tamamlanmış işleri uzatmayın, sadece tamamlandığını ve artık gündemde olmadıklarını söylemeniz yeterli olur.
Alınacak aksiyonları ve sorumluları yazın. Toplantı sırasında belirlenen yeni aksiyonları ve bunları kimin yapacağını yazmanız gerekir. Toplantı notunun sonuna aksiyonların kısa bir özeti eklenebilir. Aksiyonları ve yapacak kişileri tablo formatında yazmak işinizi kolaylaştırabilir. Aksiyonlar üzerinde çalışacak kişilerin adlarını ve mümkünse görevi tamamlayacakları tarihi eklemeyi unutmamak gerekir.
Toplantı katılımcılarını belirtin. Toplantıya davet edilen ve katılanlar farklılık gösterebilirler. Kimlerin katıldığını veya katılamadığını belirtin.
Görsel ekleyin. Toplantıda tahta üzerinde veya projeksiyonda sunulan konular varsa toplantı notunuza ekleyin. Telefonunuzla resim çekip koyabilirsiniz. Fotoğraflar, tahtaya ne çizildiğini açıklamak için kelimelerden daha etkilidirler.
Standart Şablon Kullanın. Kurumunuzun varsa standart toplantı notu şablonunu kullanın yoksa hazırlayın. Standart bir şablon kullanmak zaman kazandırır. Özellikle düzenli yapılan toplantılar için standart formları okumak katılımcıların hayatını kolaylaştırır.
Kararları kayıt altına alın. Örneğin, onaylanan veya reddedilen proje değişik taleplerini veya bütçe kararlarını kaydedin. Alınan kararları yazmak bir şeyin neden yapıldığı sorulduğunda hatırlamaya “yardımcı olmak” için iyi bir yoldur.
Tablo kullanın. Üç sütun işinizi görür: Gündem numarası, görüşme özeti ve aksiyon Çok sayıda aksiyonun söz konusu olduğu toplantılarda işe yarayacaktır.
Hızlı Gönderin. Toplantıdan hemen sonra soğumadan göndermek gerekir. Kesinlikle bir sonraki toplantıdan önce paylaşılmalıdır. Toplantıya katılamayan ilgili kişilere gönderek, neleri kaçırdıklarını görebilmelerini sağlayın. İlgisi olmayan kişilerle paylaşarak veya detaylı istisnai raporlama ekleyerek zamanlarını israf etmeyin

İpuçları

Önceden toplantı notu şablonunu inceleyin.
Gündemi gözden geçirin.
Toplantı notu özetlemektir, her şeyi yazmak değil.
Kararlara, aksiyonlara ve sorunlara odaklanın, bunların kaydedildiğinden emin olun.
Geçmiş zamanda yazın.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

Proje Yönetiminde Trend Analizi

Bir Cevap Yazın

Trend Analysis: Definition, Importance

Trend analizi, proje yöneticilerinin projenin nereye doğru gittiğini daha iyi anlamalarını sağlar. Böylece doğru yolda olduklarından emin olmak için hangi eylemlerin gerçekleştirileceğine karar verebilirler.

Trend analizi, verilerdeki kalıpları(deseni) belirleme ve analiz etme sürecidir. Trend analizinin amacı, mevcut ve gelecekteki ortam hakkında bilgi sağlamaktır. Proje yönetiminde trend analizi, projeleri zamanında ve bütçesinde teslim etmeye yardımcı olacak şekilde neyin işe yarayıp neyin yaramadığını anlamaya yardımcı olur.

Trend analizi, genellikle performans ölçümü için kullanılan proje yönetimi yöntemlerinden biridir.

Proje yöneticilerinin projelerini etkileyebilecek eğilimleri bilmesi ve belirlemesi gerekir. Gelecekte ne olacağını tahmin etmek için trendleri gözlemlemek ve zaman içinde takip edebilmek gerekir.

Trend analizi, proje yöneticilerine, projenin başlangıcından itibaren gerekli aksiyonları alarak önlenebilecek gelecekteki sorunları belirlemelerine ve tahmin etmelerine yardımcı olur.

Proje yöneticileri genellikle projelerindeki eğilimleri analiz etme ve potansiyel riskleri gerçekleşmeden önce belirlemek zorunda kalırlar. Geçmiş olaylara, mevcut eğilimlere ve olası gelecek senaryolarına dayanarak belirli bir durumda ne olacağı hakkında tahminlerde bulunmaları gerekir.

Trend analizi, genellikle bir sonraki adımla ilgili çok fazla belirsizliğin olduğu bir projenin ilk aşamalarında kullanılır. Elde veri olana kadar işlerin nasıl sonuçlanacağından emin olamazsınız. Bu tür bir analiz, projenin nereye ve nasıl gitmesi gerektiğine dair değerli bilgiler sağlar. Gelecekteki sorunları tahmin ederek, daha ortaya çıkmadan onlardan kaçınmak mümkün olabilir.

Trend analizi aşağıdakiler için kullanılır;

Kapsam Kontrolü,
Zaman Çizelgesi Kontrolü,
Maliyet Kontrolü,
Kalite Kontrolü,
Kaynak Kontrolü,
Tedarik Kontrolü.

Trend analizi gerçekleştirmenin ilk adımı, görüşmeler, anketler veya her ikisinin bir kombinasyonu yoluyla veri toplamaktır. Ardından, kilit eğilimler ve aykırı değerler için bulgular analiz edilir. Daha sonra bu bilgiler hakkında şu sorular sorulabilir;

Herhangi bir potansiyel sorun veya engel fark ettik mi?
Henüz harekete geçmediğimiz için kaçırmış olabileceğimiz fırsatlar var mı?

Trend analizini gerçekleştirdikten sonra, daha sonra ne olacağını (tahminler) içeren bir raporu hazırlanır.

Trend analizi yapmadan önce nasıl kullanılacağını belirlemek gerekir. Trend analizi, belirli bir proje veya sürecin derinlemesine değerlendirmesidir. Ne olduğunu, neden olduğunu ve bu konuda neler yapılabileceğini belirlemeyi amaçlar. Kısacası, ampirik araştırmalarla yanıtlanan ve ileride başvurmak üzere belgelenen bir dizi soru içerir: Hangi veriler analiz edilecek? vb. Trend analizi yapmak için kapsamlı hazırlık çok önemlidir. Alakasız ayrıntılar veya riskler üzerinde zaman kaybetmemek için başlamadan önce tüm mevcut bilgilere sahip olmak gerekir. Durumunuz için yararlı olanı kullanmanız gerekir. Trend analizinin yararlı olmayacağı fark edilirse yapılmamalıdır

Trend analizi gerçekleştirildikten sonra, elde edilen öğrenmelerin nasıl uygulanacağının belirlenmesi gerekir. Örneğin kaçırılan teslim tarihleriyle ilgili bir dersen ortaya çıktığında ekip üyeleriyle ek toplantılar düzenleyerek hemen harekete geçilebilir.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

Proje Yönetiminde Cinayet Kurulu Oturumu (Murder Board)

Bir Cevap Yazın

How to Give a Stunning Project Presentation

Murder Board terimi için daha iyi bir türkçe karşılık bulamadım ama içeriği okuduğunuzda anlayacağınızı düşünüyorum. Cinayet Kurulu Oturumu, proje veya programlarda gelecekteki riskleri eleştirel olarak ortaya çıkarmak için tasarlanmıştır.

Cinayet Kurulu terimi, askeri sınavlara hazırlığa yardımcı olmak ve hataları önlemek için kullanılmıştır. Avukatlar mahkemede gelebilecek tüm zor soruları müvekkillerine yöneltip, tüm olası kötü durumları yaşatmaya çalışırlar.

Amaç, başlamadan önce proje veya programla ilgili olası sorunları belirlemektir. Bu yaklaşım, program veya proje yöneticisine programı, projeyi ortadan kaldırabilecek (öldürebilecek) temel zorlukları anlamada yardımcı olmaktır.

Cinayet kurulu oturumunda yaklaşım, projenin başarısız olacağı tüm yolları belirlemektir. Önemli olan, programa veya projeye yönelik olası kritik ve spesifik tehditleri belirlemektir. Cinayet kurulu oturumu projeyi savunmaya değil reddetmeye yöneliktir. Oturumun sonunda programın veya projenin başarısız sonuçları ortaya çıkmalıdır.

Özellikle program veya projeye başlamadan önce yapılırsa büyük bir değer yaratır. Çünkü program veya projede yaşanabilecek zorlukların beklenenden çok daha büyük olabileceği ve bazılarının çözülemeyebileceği, yüksek düzeyde artık veya ikincil risk yaratabileceği fark edilebilir.

Program veya projeyi yarı yolda bitirmek istenmeyen zararlara yol açabilir. Bu yüzden cinayet kurulu oturumları erken yapılmalı ve gelişmelere göre tekrarlanmalıdır. Cinayet kurulu oturumları doğru olanı durdurmayı amaçlamaz, yanlış şeyleri durdurmayı amaçlar.

Seçenekleriniz konusunda daha bilinçli kararlar alabilmek için;

Hala projeyi devam ettirecek miyiz?
Alternatif mi seçmeliyiz?
Projeyi sonlandırıp kaynaklarımızı başka bir yere mi yerleştirmeliyiz?

Program veya projeye başlamadan önce bu kararları almak daha iyidir çünkü ne kadar çok yatırım yaparsanız, fişi çekmek o kadar zor olur.

Çözümü belirterek ve grubun sorularını sorarak başlayın; hayır demek için tüm sebepleriniz neler? Hangi sorunları görebiliyordunuz? Şu anda bu teklifi kabul etmenin sınırlamaları nelerdir? Bu analiz sayesinde, iyi yapılandırılmış yanıtlar ve karşı argümanlar geliştirebilir, hatta bir çözümle birlikte ortaya çıkmadan önce bunları daha iyi gündeme getirebilirsiniz.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

Proje Yönetiminde Yol Haritası

Bir Cevap Yazın

MS Project Roadmap Tutorial + Free Template + Export to PPT

Proje yol haritası, zaman çizelgesinde sunulan projenin hedeflerine ve çıktılarına ilişkin grafiksel, üst düzey genel görünümdür. Ayrıntıların ete kemiğe büründüğü proje zaman çizelgesinin aksine, basit ve ayrıntılardan arındırılmıştır. Bu yaklaşım Proje Yol Haritasını, paydaş beklentilerini yönetmek, planları iletmek ve kaynakları diğer ekiplerle koordine etmek için yararlı bir araç haline getirir.

Proje Yol Haritası aşağıdakileri içerir;

Proje amaç ve hedefleri
Üst seviye zaman çizelgesi
Önemli kilometre taşları ve çıktılar
Olası riskler
Bağımlılıklar

Neden hazırlanır?

Projelerde ayrıntılara takılmadan birçok görevi, fikri ve kaynağı takip etmek gerekebilir. Proje Yol Haritası, küçük ayrıntılara girmeden projenin kuşbakışı görünümünü sağlar. Bu yaklaşım, proje yöneticisinin, paydaşları, projenin kapsamı ve ilerleyişi hakkında bilgilendirmesini kolaylaştırır.

Proje Yol Haritası, projenin makro düzeyde görünümüne ihtiyaç duyan herkes için yararlıdır. Daha kapsamlı bir proje yönetimi planının geliştirilmesine yardımcı olduğu için önemli bir proje yönetimi aracıdır.

Proje Yol Haritasının projenin yönetimine yardımcı olabileceği yollardan bazıları şunlardır;

Hedefleri ekibe iletme

Proje Yol Haritası, projenin amaçlarını ve hedeflerini net bir şekilde ortaya koyan görsel bir belgedir. Ekip hedeflerini anladığında, belirli görevlere odaklanmaları kolaylaşır.

Proje yöneticisine ve proje ekibine projenin her aşamasını tamamlamak için gereken süreyi tahmin etmede yardımcı olabilecek projeye genel bir bakış sunar. Yürütme aşamasında e projenin temel çizgisini hatırlatır.

Öncelikli görevleri tanımlama

Proje Yol Haritası, projenin en çok dikkat gerektiren aşamalarını belirlemeye yardımcı olur. Karmaşıklık ve gerekli çaba hakkında tahmini bir genel bakış sağlayabilir. Haritada yer alan aşamaların daha da geliştirilmesi, ürün haritalarının hazırlanmasını sağlar.

Ürün Yol Haritaları, belirli bir ürünün vizyonuna ve yaşam döngüsüne genel bir bakış sağlamak dışında Proje Yol Haritalarına benzerler.

Paydaşlarla iletişim kurmak

Projelerin paydaşların beklentilerini karşılaması gerekir. Olası paydaş memnuniyetsizliklerin başlıca sebebi, proje ekiplerinin yürütme sürecindeki değişikliklere uyum sağlayamamasından kaynaklanmaktadır. Sonuç, projelerin orijinal hedeflerinden sapmasına ve verimlilik kaybına yol açmaktadır.

Proje Yol Haritası, herkesin aynı yolda ve yönde kalmasını sağlayarak paydaşlar ve proje ekibi arasındaki yanlış iletişimi önlemeye yardımcı olur. Projenin yürütülmesi sürecinde atılan adımları paydaşlara açıklanabilmesini sağlar.

Proje Yol Haritasından en iyi şekilde yararlanmak için birkaç ipucu aşağıdadır;

Proje Yol Haritası, karar vermeye yardımcı olacak şekilde açık ve kesin bilgilere sahip olmalıdır.
Proje Yol Haritası gerçekçi hedefleri ana hatlarıyla belirtmelidir.
Proje Yol Haritasının bütünlüğünü korumak için proje ekibi, işlerin ilerleyişi hakkında birbirini güncellemelidir.
Paydaşların ve projeden sorumlu kişilerin vurgunladığınızdan emin olunmalıdır.

Zorluklar

Avantajlarına rağmen, Proje Yol Haritası kendi zorluklarıyla birlikte gelir;

Proje Yol Haritası yalnızca projeye genel bir bakış sağlamalı ve bir bakışta anlaşılması zor ayrıntılardan kaçınılmalıdır.
Proje Ekipleri, Proje Yol Haritasında gereğinden fazla odaklandıklarında geri bildirim vermeyi ihmal edebilirler, problemler geç fark edilebilir.
Tüm paydaşlar ve proje ekibi hemfikir olduğunda, Proje Yol Haritasının başarılı olma olasılığı daha yüksektir.

Proje Yol Haritası, paydaşlarınızın ve proje ekibinizin hedefleri, amaçları, kapsamı ve diğer üst düzey ayrıntıları anlaması için temel olan “tek bir gerçek kaynak” işlevi görmelidir.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

Proje Yönetiminde Önceliklendirme Matrisi

Bir Cevap Yazın

How to Prioritize Work When Everything Is #1 | LiquidPlanner

Projelerde önceliklendirme, proje başarısı için kritik öneme sahiptir. Önceliklendirme matrisi, proje yöneticilerinin ve ekiplerinin, neyin zaman ayırmaya değer olduğunu objektif olarak belirlemek için kullandıkları bir araçtır.

Öncelikler, değişen müşteri beklentilerine, pazardaki değişimlere vb. sıklıkla değiştiği için Proje Yöneticisinin yaptığı işleri veya yönettiği projeleri önceliklendirmesi çok önemlidir. Proje boyutu veya türü ne olursa olsun proje kaynaklarının kıt olduğu varsayımıyla hareket etmek gerekir.

Önceliklendirme Matrisi, belirli ölçütleri kullanarak portföy, program ve proje yöneticilerinin, proje ekiplerinin seçenekleri nesnel olarak karşılaştırmasına olanak tanıyan bir iş analizi aracıdır. Aşağıdaki soruların yanıtları ele alınır;

Hangi projeler acil ve kritik?
Kuruluşa en fazla değeri getiren
Hangisinin başarı şansı en yüksek

Tek kişilik ekiplerden büyük şirketlere kadar herkes, basit veya karmaşık herhangi bir görev veya proje için önceliklendirme matrisini kullanabilir. Doğru kullanıldığında, çatışmaları azaltır ve verimliliği artırır.

Aşağıdakiler de dahil olmak üzere birkaç tür önceliklendirme matrisi vardır:

2×2 matris

Eisenhower matrisi olarak da bilinir. İki eksen ve dört kadran içerir. X ekseni (yatay eksen) aciliyeti temsil ederken, Y ekseni (dikey eksen) önemi temsil eder.

İki eksende dört kadranlı önceliklendirmenin Eisenhower matrisi.

Yapılacak işleri veya projeleri ilgili kadranlara yerleştirdiğinizde, neye öncelik vereceğinizi belirleyebilirsiniz;

Kadran 1 (Önemli ve Acil) : Bunlar yapılması gereken görevlerdir ve hemen şimdi ele alınmalıdır. Örneğin kriz ve acil durumlar ve son teslim tarihleri agresif olan projeler yer alır.
Kadran 2 (Önemli ama Acil değil) : Son teslim tarihi agresif olmayan ancak başarınız için kritik olan görevlerdir. Dikkatli olunmazsa, 2. kadran görevleri 1. kadrana kolayca girebilir. Örneğin araştırma, proje planlama , süreç geliştirme vb. sayılabilir.
Kadran 3 (Acil ama Önemli değil) : Bu görevler beklentilere fazla katkıda bulunmaz ancak acil olarak ele alınmalıdır. Mümkünse reddedilir veya devredilirler. Örneğin, birinin görevini tamamlamasına yardımcı olmak, belirli e-postaları yanıtlamak, telefon görüşmeleri yapmak vb.
Kadran 4 (Acil değil ve Önemli değil) : Örneğin, uzun molalar vermek, sosyal medyada gezinmek vb. zaman kaybettirici ve değer katmayan görevlerdir.

Altı Sigma Önceliklendirme Matrisi

Altı Sigma yaklaşımı tamamen sürekli süreç iyileştirme, fark analizi ve israfın ortadan kaldırılması ile ilgilidir. Altı Sigma önceliklendirme matrisi, acil müdahale gerektiren kritik sorunları belirlemek için kullanılır.

Altı Sigma önceliklendirme matrisi, ağırlıklı ölçütler kullanarak birden çok (min 2) veri kümesini karşılaştırır. 2×2 ızgara matrisinden daha karmaşıktır. Daha kapsamlı bir tasarım ve uygulama süreci gerektirir.

Neden-sonuç önceliklendirme matrisi örneği.

Önceliklendirme matrisini ne zaman kullanılır?

Önceden tanımlanmış seçim kriterlerine göre seçenekleri sıralamak veya karşılaştırmak istediğinizde önceliklendirme matrisi kullanılır.

1. Projelere öncelik vermek

Her proje farklıdır. Proje yöneticileri ve ekipleri , proje tamamlandıktan sonra üzerinde anlaşmaya varılan çıktıları sağlamak için çalışırlar. Değerli zaman ve kaynakları boşa harcamamak için, kuruluşa en fazla fayda sağlayan ve uygulama başarısı şansı en yüksek olan projelere öncelik verilmelidir.

2. Zamanı daha iyi yönetmek için

Standart yapılacaklar listesinin üretken olmadığı durumlarda basit bir öncelik şeması kullanarak (yukarıdaki 2×2 matris şekline bakın), aşağıdakileri belirleyebilirsiniz:

Bugün teslim edilecekler vb. kritik ve acil olan ve hemen tamamlanması gereken görevler
Uzun süreli vakit kaybına yol açan görevlerden kaçınılma veya zamanınızın %5’inden daha azına ayrılması gereken görevleri belirleme

3. İşbirliğini teşvik etmek

Birden fazla proje ile uğraşıyorsanız hangi projeye öncelik vereceğinizi belirlemek için gerçeklere dayalı, mantıklı bir sürece ihtiyacınız vardır. Kime sorduğunuza bağlı olarak, öncelikler farklılık gösterecektir. Basit bir önceliklendirme tablosu olası çatışmaların çözümüne yardımcı olabilir. Doğru yapıldığında, anlaşmazlıkları giderilmesine ve fikir birliğine varılmasına olanak tanır.

Nasıl kullanılır?

Adım 1: Kriterlerinizi belirleyin

Her projenin hedefleri vardır.Her ürün, hizmet veya çözüm, çözmeyi amaçladığı bir sorunla veya yakalamak istenen bir fırsatla başlar. Önceliklendirme matrisi, çözümlerinizi veya öğelerinizi derecelendirmek için bir dizi kriteri belirlemekle başlar.

Kriterler projenin genel hedefleriyle uyumlu olmalıdır: Kriterler, hedeflerinize veya derecelendirdiğiniz seçeneklerin doğasına bağlı olarak farklılık gösterebilirler. Aşağıdaki tablo, hangi çalışan motivasyon problemlerinin araştırılacağına dair hazırlanmıştır.

Araştırmak için çalışan motivasyon sorunlarının örnek tablosu.

Puanlamayı belirleyin: Puanlama, karşılaştırma veya sıralama için temel sağlayacaktır. Puan vermenin tek bir yolu yoktur, bu nedenle hedefiniz için en iyi modeli veya ölçeği seçin. Aşağıdaki grafikte sağ tarafta puanlama görülmektedir.

Batı Bölgesi Halk Sağlığı Eğitim Merkezi'nden önceliklendirme matrisi örneği.

Her bir kritere bir ağırlık atama: Her öncelik kriterinin önem seviyesi, bir kriter ağırlığı ile temsil edilir. Çoğu model, kriterler arasında belirli sayıda puan dağıtır. Yukarıdaki “motivasyon problemleri” örneğinde olduğu gibi 100 veya aşağıdaki örnekte olduğu gibi sayısal bir değer atanır.

Her bir kritere ağırlık atama örneği tablosu.

2. Adım: Ürünlerinizi/çözümlerinizi derecelendirin

Seçenekleri tek başına değil ekip olarak değerlendirin: Değerlendirmenin ilgili ve objektif olması gerekir. Önyargısını olmamalıdır. Her seçeneği derecelendirmek için iki farklı birey/ekip bulun ve ortalamayı hesaplayın.
Sorunu anlayan uzmanları bir araya getirin: Konuyla ilgili uzmanları veya durumu tam olarak anlayan kişileri bir araya getirin. Şirket politikaları ve stratejik planlar vb. sağlayarak onları değerlendirmenin amacına uygun yönlendirdiğinizden emin olun.

Adım 3: Ağırlıklı puanları hesaplayın

Seçenekler derecelendirildikten sonra, her birinin ağırlıklı puanları hesaplanır. Ağırlıklı puanı nasıl hesaplayacağınız, kullanmaya karar verdiğiniz önceliklendirme matrisi türüne bağlı olacaktır.

Ağırlıklı puanı elde etmek için her seçeneğin puanını ölçüt ağırlığıyla(weight) çarpın : Her seçeneğin kümülatif puanını elde etmek için tüm puanları toplayın. En yüksek kümülatif değere sahip seçenek, öncelik bakımından en yüksektir. Aşağıdaki tabloya baktığınızda B seçeneğinin toplam puanının A seçeneğinden yüksek olduğu görülebilir.

Kümülatif puanların örnek tablosu.

4. Adım: Sonuçları karşılaştırın

Değerlendirmenin tarafsız ve önyargısız olmasını için sonuçları ekibin geri kalanıyla gözden geçirmek gerekir. Herkesin hemfikir olduğu bir çözüme ulaşana kadar gerekli tartışmalar yapılabilir

Sonuçları karşılaştırın ve birleştirin: Tüm seçenekler puanlandığında ana öncelikler listesi oluşturmak için sonuçlar birleştirilir.
Tartışma ve müzakere: Anlaşmaz durumunda uyarlama ve ayarlama yapın.Olası gizli gündemleri ortadan kaldırmak için önceliklendirme puanlarını açıkça tartışmaya açın.

Doğru projelere odaklanmak ve doğru araçlarla zamanı daha iyi yönetmek önemlidir

İster tek başınıza ister bir ekiple çalışıyor olun, zaman, para ve enerji sınırlıdır. Proje ekipleri söz konusu olduğunda, proje yöneticisinin, projenin tamamlanması için proje yaşam döngüsünü sıkı bir şekilde idare etmesi çok önemlidir. Bu nedenle, en fazla fayda sağlayan görevlere ve projelere öncelik vermek mantıklıdır. Önceliklendirme matrisi bu konuda kesinlikle yardımcı olabilir.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

Proje Yönetiminde Etki Haritalama

Bir Cevap Yazın

Impact Mapping - a cheatsheet | Tom Donohue

Etki haritalama bir stratejik planlama tekniğidir. Varsayımları net bir şekilde ileterek, proje ekiplerinin faaliyetlerini iş hedefleriyle uyumlu hale getirmesini sağlar.

Ürünlerin ve projelerin insanlarla, diğer projelerle, organizasyonla ve çevrelerindeki daha geniş topluluklarla birbirine bağımlı, dinamik ilişkileri vardır.

Etki haritaları, proje veya ürünün baştan sona yaşam döngülerindeki dinamik ilişkiyi görselleştirerek, teslimatların yanı sıra en önemli varsayımları da yakalamaya yarar. Planları etkili bir şekilde uyarlamamıza ve değişime doğru yaklaşımı geliştirmemize yardımcı olurken, proje ekipleri için yol haritası ve yönetim için büyük resmi sağlarlar.

Faydaları

Etki haritalama, kapsam kaymasını önleyerek israfı azaltmaya yardımcı olur.
Çıktıları, elde etmeleri beklenen etkiler bağlamına ele alarak teslimata odaklanılmasını sağlar.
Yönetim ve çalışanların daha iyi önceliklendirme ve daha anlamlı raporlama için referans olarak kullanabileceği büyük resimi sağlayarak, işbirliğini geliştirir.
Temel varsayımları açık bir şekilde ileterek ve proje ekiplerinin bunları test etmesine izin vererek, doğru iş sonuçlarına ulaşıldığından veya gerçekçi olmayan projelerin çok pahalıya mal olmadan gerçekleştirilmesini sağlar.
İşbirliği ve etkileşimi kolaylaştırır.
Farklı geçmişlere sahip çalışanların katılımını kolaylaştırarak kuruluşların kalabalığın bilgeliğini kullanmasına yardımcı olur.
Varsayımları görselleştirir.
Bu yöntemin görsel doğası toplantıları kolaylaştırır ve organizasyonel uyumu sağlayan büyük resim düşüncesini destekler.
Teslimata dahil olan herkes hedefleri, beklenen etkileri ve temel varsayımları aynı şekilde anladığında, ürünlere ve projelere daha iyi odaklanma sağlanır, israf azalır.

Etki haritaları temel iş hedeflerine odaklanan büyük resim görünümü oluşturmak için stratejik planlamayı ve düşünmeyi, teslimat yoluyla öğrenmeyi kolaylaştırır ve proje yol haritalarını yönetmemize yardımcı olur.

Etki haritalama, bir ürün veya proje üzerinde çalışmanın başlangıcında üst düzey iş ve teknik uzmanları devreye sokarak teknik açıdan değil, iş perspektifinden ortak bir kapsam anlayışı oluşturmak için iyi bir yoldur.

Etki haritası, iş perspektifinden hareketle teknik çıktıların üretmesi beklenen etkileri açıkça gösterir. Görselleştirme, beklenen kaliteyi bütünsel olarak tanımlar, teslimat ve karar verme süreçlerine dahil olan herkesin aynı anlayışa gelmesini sağlar.

Etki haritası, odaklanmanın sürdürülmesine yardımcı olur ve kalitenin iyileştirilmesi veya güvence altına alınmasıyla ilgili faaliyetlerin önceliklendirilmesine ve tanımlanmasına yardımcı olur. Bir çıktı istenen etkiyi desteklemiyorsa, teknik açıdan doğru şekilde çalışsa bile başarısızlıktır ve sorun olarak ele alınmalıdır.

Etki haritası, kapsamı, hedefleri ve öncelikleri ve aynı zamanda varsayımları iki düzeyde iletir; Birincisi, bir çıktının bir aktörün davranışındaki bir değişikliği destekleyeceği, bir etki yaratacağıdır.
İkincisi, etki desteklendiğinde ilgili aktörün genel hedeflere katkıda bulunacağıdır. Bu görselleştirme, etki haritalarını yol haritası yönetimi için güçlü bir araç haline getirir.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

Proje Yönetiminde Delphi Tekniği

Bir Cevap Yazın

The Delphi Technique

Delphi Tekniği bir grup uzman tarafından yapılan tartışmaya dayanan bir tahmin yöntemidir. Genellikle gelecekteki olayların olasılığını ve sonucunu tahmin etmek için kullanılır.

Bu tekniğe adını veren Delphi Kahini, kehanetleri nedeniyle antik Yunanistan’da büyük saygı görüyordu. Tanrı Apollon’un sözlerini aktardığına inanılıyordu. Krallar, ünlü kahinin savaş, barış, yaşam ve ölümle ilgili kehanetlerini dikkate alarak önemli kararlarını verirlerdi.

“İki kafa bir kafadan iyidir” ifadesinden hareketle insanların işbirliği yapacakları başka insanlar varsa, genellikle daha iyi çözümler bulduğunu söyleyebiliriz. Başkalarından fikir alıp vermek, elinizdeki soruna farklı bir bakış açısı kazanmanıza yardımcı olur.

Delphi yöntemi, fikir birliği ile hızlı kararlar almak için kullanılan bir araçtır. Her uzmana birkaç isimsiz soru seti göndererek gerçekleştirilir. Bunu, her gönderimden sonra bir grup tartışması takip eder.

Delphi Tekniği iki senaryoda faydalıdır;

Senaryo 1: Mevcut birkaç konu uzmanı olduğunda, ancak tavsiyelerinin her biri önemli ölçüde farklılık gösterdiğinde ortak bir çözüme ulaşmayı sağlar. Önce her uzmandan girdi toplarsınız. Ardından, aldığınız tüm girdileri değerlendirip ve aralarındaki benzerlikleri belirlersiniz. Tamamen farklı olan seçenekleri ortadan kaldırırsınız. Örneğin, on iki içgörü aldığınızı varsayalım. Bunların içinden ortak olan üç noktayı seçersiniz. Daha sonra bu üç noktayı uzmanlara geri göndererek onlardan bulgularını daha fazla analiz etmelerini ve yeniden değerlendirmelerini istersiniz. Sonunda tüm uzmanların fikir birliği ile bir çözüme ulaşmalarına kadar bu işlemi tekrarlarsınız.

Senaryo 2: Uzmanlar farklı coğrafi bölgelerde iseler ve çözüme ulaşmak için ortak bir noktaya gelemiyorlarsa anket yaparak ve tüm uzmanlardan tavsiyeler alırsınız. Bu yöntemin avantajı, aralarındaki anlaşmazlıklar veya ego çatışmaları vb. hakkında endişelenmenize gerek kalmamasıdır. Herkes girdilerini anonim olarak gönderir ve fikir birliğine varırsınız.

Delphi tekniği, karmaşık tartışmaları sonuçlandırmak, fikir çatışmalarını önlemek ve herhangi bir sorun yaşanmadan sonuca ulaşmaya yardımcı olur.

Genel Süreç

Çözmeye çalıştığınız sorunu tanımlayın
Tarafsız ve eldeki konuya aşina olan bir kolaylaştırıcı seçin
Uzmanları belirleyin
Her uzmandan gerekçesiyle birlikte tüm seçenekleri değerlendirmesini isteyin
Tüm değerlendirmeleri toplayın
Bu girdileri tüm gruba geri gönderin
Tüm uzmanlar birbirlerinin çalışmalarını değerlendirip, gözden geçirsin
Fikir birliğine varana kadar bu işlemi tekrarlayın
Detaylı bir analiz yapın ve projeniz için bir plan oluşturun

Önemli Uyarılar

Delphi tekniğinde uzmanlar, birkaç nitel kriteri göz önünde bulundurarak nihai kararlarını vermelidirler. Örneğin, bir inşaat için maliyet/iş gücü/zaman tahmini üretebilirsiniz.

Delphi tekniğinde anonimlik önemlidir. Her uzman, her turda alınan kararların farkındadır. Ancak kimden olduğunu bilmezler. Bu sayede fikir ve ego çatışmasından kaçınılarak fikirlerini özgürce ifade edebilirler.

Delphi Tekniği Uygulama Adımları

Kolaylaştırıcı Seçin – Konuya hakin kolaylaştırıcı seçil Karar verme sürecini yönetecekleri için tarafsız ve veri toplamaya aşina olmaları gerekir.
Uzmanlarını belirleyin – Uzmanlar tartışmayı ileriye taşıyacak, kurum içi veya dışı uzmanlar olabilir.
Problemi tanımlayın – Mevcut sorunu anlamak önemlidir. Ne kararı vermeye ve/veya tahmin etmeye çalışıyorsunuz?
Birinci Tur Sorularını Paylaşın – İlk anket seti uzmanlara gönderilir. Sorular açık uçlu, beyin fırtınası yapmaya ve fikirlerin özgürce ifade edilmesine olanak sağlamalıdır. Farklı bakış açılarını anlamayı sağlamalıdır. Tamamlandığında, tüm cevaplar toplanır ve özet rapor hazırlanır. Ancak uzmanların kimlikleri gizli tutulur.
İkinci Tur Soruları Paylaşın – Birinci turda toplanan bulgulara dayanarak ikinci anket seti hazırlanı Uzmanların konuyu daha derinlemesine incelemesine yardımcı olmak için yapılır. Hepsi cevaplarını gönderdikten sonra kolaylaştırıcı toplar, benzerlikleri belirler ve alakasız olanları kaldırır. Özet rapor hazırlanır ve uzmanlara geri gönderir. Bazı uzmanlar ilk özet rapor sonrasında görüşlerini değiştirebilirler çünkü diğer uzmanlar onları konuyu farklı bir perspektiften incelemeye zorlayabilir.
Üçüncü Tur Soruları Paylaşın – Kolaylaştırıcı, tüm uzmanlar bir anlaşmaya varana kadar birinci ve ikinci tur döngüsünü tekrarlar.
Bulgulara göre hareket etme – Tüm uzmanlar önerilen eylem planı üzerinde hemfikir olduğunda, bulgulara göre hareket edilmesi gerekir. Planlama yapılır.

Delphi Tekniği Nerelerde Kullanılır?

Delphi tekniği, proje yöneticisi olarak, birden fazla paydaşın olduğu projede çatışmaların ortaya çıkması zorunludur. Her zaman her konuda anlaşacaklarını varsaymak saflık olur. Proje yöneticisinin en yaygın sorunlarından biri, proje konusunda herkesin hemfikir olmasını sağlamaktır. Delphi tekniği, fikir birliğine varmak ve karar vermek için hızlı bir tekniktir. Yapılandırılmış bir ortamda alınan kararların daha doğru olma eğiliminde olduğunu varsayarız.

Delphi Yönteminin Önemli Bileşenleri

PMP Delphi tekniğinin başarılı bir şekilde uygulanması için aşağıdaki bileşenler gereklidir:

Yapılandırılmış Grup

Delphi tekniği, yapılandırılmış bir ortamda katılımcılarla alınan kararların daha doğru olduğunu varsayar. Uzmanlar, anketleri yanıtlamak ve geri bildirim sağlamak için belirli bir süreci takip ederler. Hepsi bir anlaşmaya varana kadar bu döngünün tekrar edeceğinin farkındadırlar.

Anonimlik

Tüm uzmanların katkıları anonim tutulur. Bu yaklaşım, fikirlerini ifade etmelerine ve diğer uzmanlara özgürce karşı çıkmalarına olanak tanır. Kişisel veya profesyonel ilişkilere zarar verme konusunda endişelenmeleri gerekmez.

Kolaylaştırıcı

Anketleri hazırlamaktan ve alınan yanıtları toplamaktan sorumludur. Daha sonra bunları derleyip özet raporlar hazırlamalıdır. Bu döngü, fikir birliğine varılana kadar devam edeceğinden, tarafsız olması esastır.

Geniş Erişim

Delphi tekniği, çok sayıda paydaş olduğunda, farklı konumlarda ve/veya zaman dilimlerinde faaliyet gösterdiğinde kullanışlıdır. Anonim anketler yoluyla hepsinden girdi toplanabilir.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

Proje Yönetiminde Karar Ağacı Analizi

Bir Cevap Yazın

An Introduction to Quantitative Risk Analysis - ExamsPM.com

Proje yöneticisi ve/veya proje ekibi olarak her gün önemli kararlar almak zorunda kalırsınız. Karar Ağacı Analizi, yapılan seçimlerin hem projeniz hem de kurumunuz için en iyisi olduğundan emin olmak için yapılır.

Karar Ağacı nedir?

Karar ağacı, ilgili seçimlerin potansiyel sonuçlarını açıkça tanımlayan bir diyagram türüdür. Proje yönetiminde karar ağacı analizi, farklı eylemlerin birbirleriyle kolayca karşılaştırmasına ve riskleri, başarı olasılıklarını ve her biriyle ilişkili potansiyel faydaları değerlendirmesine olanak tanır.

Karar ağacının dört ana unsuru vardır:;

Karar Düğümleri: Yapılması gereken bir seçimi belirtir.
Olasılık Düğümleri: Daire, olasılık düğümünü temsil eder ve olası sonuçları belirtmek için kullanılır.
Son Düğümler: Diyagramın sonunu temsil eder ve nihai bir sonucu gösterir.
Dallar: Dallar, düğümleri birbirine bağlarlar. Her dal potansiyel bir seçimi temsil eder.

Karar ağacı analizi çalışması tek bir karar düğümü ile başlar. Oradan, çeşitli seçenekleri temsil eden ve potansiyel sonuçları gösteren dallar çizilir.

Karar Ağacı Analizinin Faydaları

Projelerde verilen her karar hem yeni tehditler hem de yeni fırsatlar sunar. Karar ağacı analizi tekniği, her olasılığa daha iyi hazırlanmanıza ve projelerinizin her aşaması için en doğru seçimleri yapmanıza olanak tanır.

Netlik: Karar ağaçlarının anlaşılması ve takip edilmesi son derece kolaydır. Doğru yapılandırıldığında, her seçim ve sonuçta ortaya çıkan potansiyel sonuç, mantıksal olarak görülebilir.
Verimlilik: Karar ağaçları bilgiyi çok basit bir şekilde sunar, hızlı bir şekilde analiz edilebilir ve önemli kararlar almak için kullanılabilir.
Uyarlanabilirlik: Karar ağaçları, yeni fikirleri ve/veya fırsatları değerlendirmek için kolayca uyarlanabilir.
Uyumluluk: Karar ağacı analizi tekniği, diğer proje yönetimi metodolojileriyle birlikte kullanılabilir ve projelerinizi yönetirken tam bir esneklik sağlamanıza olanak tanır.

Karar Ağacı Nasıl Kullanılır?

Seçeneklerinizin Her Birini Tanımlayın

İlk adım, önünüzdeki seçeneklerin her birini belirlemektir. Her projenin tamamlanması için birden fazla alternatif (tedarikçi, ürün, risk vb.) olabilir.

Örneğin, malzeme konusunda bir yerli diğeri yabancı iki tedarikçi seçeneğiniz var.

Her Seçenek İçin Olası Sonuçları Tahmin Etme

Her tedarikçi ile ilgili potansiyel sonuçları tahmin etmeniz gerekiyor. Olası sonucu başarı ve başarısızlık olarak ele alacağız.

Yerli tedarikçi daha yakın olduğu için sık ziyaret edilebilecek ve kontrol etme şansınız olacak ancak pahalı. Yabancı tedarikçi ucuz ancak nakliye süreleri uzun.

Her Potansiyel Sonucu İyice Analiz Edin

Parasal tutarlarla çalışıyorsanız, Beklenen Parasal Değer (BPD) formülünü kullanabilirsiniz.

Beklenen Parasal Değer, potansiyel sonucun ortaya çıkma olasılığı ile çarpılmasıyla bulunur. Yurtiçi satıcıyla çalışmanın %80 başarı şansı olduğunu ve 100.000 TL’lik bir kâr getireceğini tahmin ettiysek BPD 80.000 TL olur. Yurtiçi firma ile başarısızlık için %20 olasılıkla 20.000 TL zarar öngörülürse BPD 4.000 TL. olur. Son olarak, yurtiçi firmanın 80.000 TL başarısından 4.000 TL başarısızlık bedeli çıkarılarak 76.000 TL olarak toplam BPD hesaplanır.

Yurtdışı satıcı için aynı süreçten geçtiğimizde BPD 60.000 TL. çıkıyor. Yalnızca BPD’ye bağlı olarak en iyi seçenek yurtiçi satıcı ile çalışmak olarak çıkmaktadır.

BPD, daha nitelikli karar vermenize yardımcı olur.

Eylemlerinizi Optimize Edin

Hangi seçeneğin projeniz için en büyük başarı şansını sağladığını ve en büyük değeri sunan seçeneği belirledikten sonra, proje ile kararları güvenle verebilirsiniz.

Karar ağacı analizi, proje yöneticilerinin öğrenmesi ve kullanması için önemli bir araçtır. Her seçeneği değerlendirmenize ve başarı olasılığı en yüksek olanları seçmeye yardımcı olacaktır.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.