Kategori arşivi: Kontrol ve İzleme

Projede boğulmak istemiyorsanız

resized_HowProjectManagersAvoidStress1 – Planlara ve detaylara dalmadan önce hedefinizi ve kapsamınızı netleştirin. Kendinizi ikna edemediğiniz bir hedef ve kapsamı ne ekibinize ne de şirketinize kabul ettiremez, gereken desteği alamazsınız.

2 –  Detaylara dalmadan önceki son şey beraber çalışacağınız kişilerin kim olacağını belirlemelisiniz. Ehliyeti olmayan şoförlerle yola çıkmayın. Kişileri belirlerken projeye olan inançlarını ve ayırabilecekleri süreleri mutlaka dikkate alın.

3 – İlk adımınızı doğru atın. Başlangıç toplantısını doğru kişilerle doğru bir şekilde yapın. Eğer toplantıda projeyi satamaz ya da katılımcılarda güven duygusu yaratamazsanız problem var demektir.

4 – Uygulayabileceğiniz ve kontrol edebileceğiniz planlar yapın. Ne fazla detay ne de geçiştirme işinizi kolaylaştırmaz. Hem kritik aktiviteleri hem de kritik kaynakları belirleyin.

5- Planlama yaparken nerelerde problem yaşayabileceğinizi ve tıkanabileceğinizi kestirmeye çalışın, alternatiflerinizi düşünün. Uygulamada karşılacağınız her kötü sürpriz hem zamanınızı, bütçenizi hem de moralinizi olumsuz etkileyecektir.

6 – Mevcut engel ve sıkıntıları bir an önce gidermeye çalışın, zamana bırakmayın.

7 – Projeyi sürekli takip edin. Bunu yaparken çalışanları rahatsız etmemeye çalışın. Amacınız hata bulmak değil hata oluşmadan fark edip düzeltmektir. Projedeki ilerleyişi iyi analiz edip, gerçekleşmeleri tüm paydaşlarla paylaşın ve problemlerde ortak aklı kullanın.

8 – Tüm ekibe desteğinizi sunun. Onların yanında olduğunuzu gösterin. Ne hataların saklanması ne de görmezden gelinmesi hayatınızı kolaylaştırır. İşini başarıyla tamamlayanları tebrik edin.

 

Proje Yönetiminde Kulağa Küpe – 3

tips_for_project_management41. 5 dakikadan az süren bir toplantı gereksiz olduğunu, 1 saaten fazla olanı iyi yönetilemediği ve katılımcıların çalışarak gelmediklerini gösterir.

42. Her proje yöneticisi bir sonraki projesinin hayalini kurar.

43. İlişkilerinde dikkatli ve samimi ol. Aynı insanlarla ne kadar sık karşılaşabileceğine şaşırırsın.

44. Hata kabul edilebilir ve geri döndürülebilir. Başarısızlığı geri döndürmek zordur. Her zaman B planınız olmalıdır.

45. Problemler birden ortaya çıkmaz. Ben geliyorum diye bağırdığında ya da fısıldadığında duymanız önemlidir.

46. Proje yöneticisi olmak için etnik, genetik veya siyasi bir ayrım yapılamaz. Ama ruhsuz, tembel ve dikkatsizden olmaz.

47. 6 kişiden fazla kişinin olduğu toplantılar bilgi transferinden ibarettir.

48. Dış kaynaklarla arkadaşça ilişki kurmak kabul edilebilir ama arkadaşınızın dış kaynak olması problem yaratabilir.

49. Haftalık raporu anlayan aylık, aylık raporu anlayan yıllık rapor istemez. İstiyorsa o da kendi üstlerine bir şeyler anlatmak istediğindendir.

50. Bir yöneticinin hangi düzeyde raporu anlayabildiği önemlidir. Ne işe yaramayacak fazla detay ne de yanlış karaları verecekleri kadar basit olmalıdır.

51. İşe yarayan çözümü tekrar deneyin ama körü körüne bağlanmayın.

52. Koşmak, düşünmenin yerine geçmez. Gülleri koklamak için biraz durmanız gerekir. Çalışırkende yaptıklarınızın ya da söylediklerinizin sonuçlarını düşünmek için birazda olsa durmak zorundasınız.

53. Patronda olsanız birilerinin problemlerini çözmeye başladığınızda onun için çalışıyorsunuz demektir.

54. Yeni yöneticinin derdi herkesin onların problemlerini çözmeye çalışması, eski yöneticilerin derdi ise kendi problemlerini kendilerinin çözmesinin beklenmesidir.

55. Yöneticilerinizi iyi tanıyın, bazıları şakadan hoşlanır ama bazıları şakalarından hoşlanılmasını bekler.

56. Her çalışanı izleyemezsiniz ama eğer izlerseniz neye bakacağınızı ve neler beklediğinizi bilmelerini sağlayabilirsiniz.

57. Bazıları iyimser doğar ve problemi geç fark ederler. Bazıları kötümser doğar problemler ile beslenirler.

58. Sizden bir şey istendiği an hep en kötü zamandır.

59. Denetleyicilerden ve kontrolörlerden bir şey saklayamzsınız. Onlar ünlerini yakalama üzerinden yapıyorlar.

60. Kafadan atmanın yanlışı olmaz.

61. Bir işi lzleyip hata olduğunda yardım etmeyenin ne olup bittiğinden haberi yok demektir.

62. Karşınızdakilerin bir şeyler bildiğini ya da siz istemeden bir şey yapacaklarını varsayarak işe başlamayın. Gördükçe ve yaşadıkça inanın.

63. Yönetimin ne yaptığını kesinlikle bildiğinizi düşünmeyin. Şüpheye düştüğünüzde sorup öğrenmeye çalışın. Şaşırtıcı cevaplar alabilirsiniz.

Proje Yönetiminde Kulağa Küpe – 2

tips_for_project_management21. Tüm başarılı yöneticiler yetenekli, tüm başarısız yöneticiler yeteneksiz değildir. Şans başarı ya da başarısızlıkta önemli bir rol oynamaya devam eder ve yetenekli ve çalışkan olanları tercih eder.

22. Her zaman yeni kaynak bulamayabilirsiniz, bu yüzden elinizdekilerin kapasitesini ve yeterliliklerini iyi öğrenin.

23. Proje yöneticisi tüm paydaşları neyin motive edeceğini bilmelidir.

24. Projede büyük resmi gören herkes daha iyi iş çıkarır.

25. Kendi biriminizin ve diğer birimlerin çalışanlarını tanımaya çalışın. Tüm birimler, diğer birimler ondan doğru şekilde destek isterlerse yardım etmekten mutluluk duyarlar.

26. Kullandığınız dış kaynakların size en iyi kaynaklarını vermelerini istiyorsanız ona göre davranmalısınız..

27. Dokümantasyon o anın bir resmidir ve sürekli güncellenmediğinde hızla eskir. Önemli olan beklenenin, düşünülenin ve gerçekleşenin kayda geçmesidir.

28. Müşterinizin kim olduğunu ve hedeflerini sürekli hatırlamalı ve gerekiyorsa güncelleme yapmalısınız.

29. Hata durumunda;

* Durumu zaman boyutunda ele alın;

* Bilebildiğiniz sebepleri masaya yatırın ve tekrarlamaması için önlem alın;

* Hemen olaya dalmayın, ne yapacağınıza düşünün, bir planınız olsun;

* Önyargılardan kaçının ve çok hızlı karar vermeyin. Yanlış bir hareket daha çok hataya yol açabilir;

* Nerede duracağınızı bilin.

30. Patronlar sizin yanlış olduğunu düşündüğünüz bir kararı vermek hakkına sahiptirler. Sizin uyarılarınıza rağmen dediklerinde ısrar ediyorlarsa, sonucun en iyisi olması için çalışmanızdan başka yol yoktur.

31. Politik kararlarda mantık aranmaz.

32. Başaramayacağınızdan ya da hata yapmaktan korkmayın, önemli olan size kimin yardım edeceğini biliyor olmanızdır.

33. Deneyim iyidir ama kontrol şarttır. Bir şeyin çalılşacağına inanmaktansa çalıştığını ispatlamak daha iyidir.

34. Herkesin bir şeyleri kendi yöntemi ile yapmalarının bir sebebi vardır. Herkes başarıyla bir işi yapmak ister ama beklentisini doğru koyamayabilir.

35. Patron işin nasıl yapılacağını bilmeyebilkir ama ne istediğini çok iyi bilmelidir. Ne istediğini bilmeyen patron dönme dolaptaki gibi döner durur.

36. Hala toplantılarda ciddi kararlar alındığını düşünenler var. Halbuki öğle yemeklerinde ya da birer bir görüşmelerde veriliyor kararlar.

37. Gözden geçirmeler size bir şey öğretmiyorsa boşuna yapıyorsunuz demektir. .

38. Yönetim yapılan işten anlamıyorsa raporların ve sunumların en basit şekliyle hazırlanması gerekir. Kafası karışan ya da anlamayan yönetim daha çok problem yaratır.

39. Bir şirkette kimin kim olduğunu bilmek çok önemlidir.

40. Bir projenin ne kadar riskli olup olmadığını anlamanın yolu her projenin başında  “nerde çokluk orda b.kluk” sözünü hatırlamaktan geçer.

Proje Yönetiminde Kulağa Küpe – 1

tips_for_project_management1. Bir sonraki aşamayı yapacak olanlar bir önceki aşamadan bi haber olduklarında değişiklik olasılığı artmaktadır.

2. Bir çok ekipman tasarlandığı gibi değil yapanın inisiyatifi ile gerçekleştirilmektedir.

3. Problemlerin kaynağı çoğunlukla insanlardır ancak nadiren itiraf ederler. Beraber çalıştığınız insanları iyi tanıyın ki zayıf noktaları görebilin.

4. Yöneticiler çoğu zaman çalışanların güç ve yetenekleri ile yükselirler.

5. Bir yönetici hem sistem mühendisliğini hem de finans yöneticiliğini yapıyorsa kendi üzerinde açık kalp ameliyatı yapan cerrah gibidir.

6. İşkoliklere ilgi gösterin – eğer yanlış yöne gidiyorlarsa kısa sürede oldukça fazla zarar verebilirler, eğer siz çok yüklerseniz bebek prematüre doğabilir ama sebebinin siz mi kendilerimi olduğu belirlenemeyebilir. Kendilerine yeterince vakit ayırmalarını normal zamanın 1,25 ya da en fazla 1,5 katı çalışmalarına müsaade edin.

7. Her proje şirket bütçesinden payını alır. Her proje gerekli olanı alırsa problem yaşanmaz.

8. Çalışanlar işleriyle ilgilenilmesini severler ama nasılına karışılmasını istemezler. Müşteri kendi istediğinde direttikçe daha hızlı ve fazla öder.

9. Elemanlarınızı ucuza vermeyin. Onlara sormadan çok katılımcılı bir toplantıda atadığınız görevle ilgili karar alırken iki kere düşünün.  Bir işi alıp diğerine verirken işi devredenin sorumluluğunu atlamayın.

10. Proje ekibinin kalitesi problem çözüm becerinizi gösterir.

11. Projeniz ile ilgili karar vericileri bilmeniz ve tanımanız çok önemlidir. Bu karar vericiler ile formal ya da informal iletişim kanallarını kullanarak sürekli iletişim halinde olabilmeniz gerekir.

12. Üstünüzün siz savunmasına ve destek vermesine değecek eforu harcamanız gerektiğini unutmayın.

13. Proje Yöneticisi projesi ile ilgili tüm paydaşlar ile en az bir kez görüşmelidir.

14. Kendinizin verebileceği bir kararı üstlerinizden istemeyin.

15. Yanlış kararlar erkenden verilmişse kurtulma yolu bulunabilir ama doğru kararların geç verilmesi kurtarmaz.

16. Özür getireceğinize yapılacakları düşünerek gelin.

17. Başka projelerdekileri ve yaşananları hor görmeyin. Kendinizi aynı pozisyonda bulabilirsiniz.

18. Egonuz ne kadar yüksekse hatalarınızı kabullenmekte o kadar zorlanırsınız. Böyle bir durumda projelerde yapacağınız hataların devam etmesi ve ekibinde sizin hata yapacağınızı düşünmesi kaçınılmaz olur.

19. Projelerde her zaman hataların olabileceği en başından kabul edilmelidir.

20. Eğer bir çalışanınız bakıyor ama görmüyor, sormuyor ama biliyor, düşünmüyor ama karar veriyorsa kurtulmanın yollarını arayın.

İş sadece takip edilmez, yönetilmelidir de

imagesZaman yönetimi deyince birçok kişi işlerin ne zaman yapıldığını ve biteceğini takip etmek olarak algılarlar. Aslında iş takibi bir çok çalışanın ve yöneticinin içine sinmiştir. Sürekli bir şeyleri takip ederler; yapılanlar, yapılacaklar, arayanlar, gelen mallar, satışlar vb.

Fakat sürekli iş takip edenler bir süre sonra aslında bunu yaparak herhangi pozitif bir etki yaratamadıklarını görebilirler. Bu yüzden sadece izlemek ve takip etmek zaman yönetimi anlamına gelmez. “Aslında zamanı kullanma yöntemlerini değiştirmek zaman yönetiminin ana konusudur“. Siz zaman yönetimi yaparak aslında nerelerde nasıl daha efektif zamanın kullanılabileceğini belirleyebilmelisiniz.

Günlük aktivitelerin takibi zaman yönetimi için bir başlangıç kabul edilebilir. Eğer gününüzü nasıl geçirdiğinizi analiz ederseniz zamanı nasıl kullandığınızı ve neleri nasıl değiştirebileceğinizi görürsünüz.

Bence insanların yaptıkları en büyük hata burada başlıyor. Herkes ajandasında kayıtlı olan toplantı vb. zamanları dikkate alıyor. Sadece günün rezerve edilmiş kısımları zamanı yönetmek anlamına gelmez. Günü 24 saat olarak düşünmeli ve aslında her anınızı nasıl kullandığınızı bilmeli ve yönetebilmelisiniz.

Çoğu zaman bir çok şeyi ajandanıza yerleştirmekle uğraşırsınız. Sürekli zamanını değiştirip, ötelersiniz ama bu problemleri gidermediği için bir işe yaramaz.

Peki zaman nasıl yönetilir? Okumaya devam et

Proje Durum Raporu – Örnek

Haftalık Proje Raporlarınızı aşağıdaki şekilde hazırlayabilirsiniz;

Proje Adı: Dönem:
Project No: Proje Yöneticisi:
Proje ile ilgili açıklamalar:
Proje Başlangıç Tarihi: Proje Bitiş Tarihi: % Tamamlanma:
Proje durumunu işaretleyin:

Zaman  :  Her şey planlandığı gibi(  )     Planın gerisinde (  )   Planın önünde (  )

Maliyet :  Her şey planlandığı gibi(  )     Planın gerisinde (  )   Planın önünde (  )

Kapsam:  Değişmedi (  )                               Az değişti (  )               Çok değişti (  )

Değişiklikler aşağıdaki gibi;

 

Proje Yaşam Çevrimi (Hangi aşamada olduğunuzu işaretleyiniz):
Tanımlama (  ) Planlama (  ) Tasarım (  ) Uygulama (  ) Eğitim (  ) Kurma (  )
Proje Dokümantasyonu Kaynak durumu Malzeme & Ekipman
(  ) Hazırlanmadı

(  ) Hazırlanıyor

(  ) Güncelleme yapıldı

(  ) Onaya gönderildi

(  ) Diğer (açıklayın)_______

(  ) Uygun

(  ) Gözden geçirilmeli

(  ) Ek kaynak lazım

(  ) İşleri bitti

(  ) Diğer (açıklayın)_______

(  ) Onaya gönderildi

(  ) Sipariş verildi

(  ) Teslim alındı

(  ) Ödeme yapıldı

(  ) Diğer (açıklayın) _______

Problemler:

1-

2-

3-

4-

5-

Riskler:

1-

2-

3-

4-

5-

Yapay Zeka İstemleri

Projenin haftalık durum raporunu hazırlamam gerekiyor. Bana proje adı, rapor dönemi, proje yöneticisi gibi temel bilgilerin yanı sıra planlanan zaman ve maliyetle gerçekleşen durumu, kapsam değişikliklerini, risk ve problemlerin özetini içeren profesyonel bir durum raporu şablonu hazırlar mısın? Her bir bölüm için açıklama metni de ekler misin?


Bir proje için durum raporu yazıyorum. Yazıda aşağıdaki unsurlar olmalı:
– Proje ilerleme yüzdesi,
– Zaman ve maliyet performans karşılaştırması,
– Kapsam değişiklikleri ve nedenleri,
– Mevcut risklerin durumu ve öncelikleri,
– Çözüm bekleyen problemler ve aksiyon önerileri.
Bu bilgileri proje raporu formatında, tablo ve açıklamalarla birlikte düzenler misin?


Üst yönetime sunmak üzere aylık proje durum raporu hazırlamam lazım. Raporu stratejik bakışla yazacak şekilde; özet, kritik başarı göstergeleri, sapma analizleri, risk değerlendirmesi ve önerilen düzeltici/önleyici eylemleri içeren bir profesyonel rapor metni oluşturur musun?


Bir durum raporu için örnek metin istemiyorum, bana boş bir durum raporu şablonu ver. Şablonda tüm bölümler başlıklarla yer almalı ve her bir başlık altında ne tür bilgilerin doldurulması gerektiğini açıklayan kısa notlar olmalı.


Proje durum raporumu şirket standartlarına uygun şekilde yapılandırmak istiyorum. Aşağıdaki bölümleri dahil ederek açıklamalı ve Paydaşlara iletilebilir bir rapor oluştur:
– Proje performans özeti
– Plan vs gerçekleşen zaman/maliyet grafiği
– Risk ve problem listesi
– Eylem planı özetleri


Proje durum raporunda sadece mevcut durumu göstermek istemiyorum; ayrıca bir önceki raporla karşılaştırmalı analiz de istiyorum. Bana önceki döneme göre zaman, maliyet ve kapsam değişimlerini gösteren karşılaştırmalı bir durum raporu hazırlar mısın?

Anlık karar verme ve yanılma

Bazen işlerin gidişatını veya yaşanan anlık şeyleri dikkate alıp gerçekten öyle olup olmadığını araştırmadan bazı kararlar verdiğimiz olur. Bazen doğru olur bu kararlarımız bazende yanlış.

Yanlış olduğunda bu kararımızın sonucundan çalışma arkadaşlarımız olumsuz etkilenirler. Bu yüzden “dikkatli karar vermek” kavramı geliştirmemiz ve üzerinde durmamız gereken bir konudur.

Telefon çaldı ve Can açtı. Gece güvenlik görevlisi dürümlerin geldiğini söyledi. “Şimdi iniyorum” dedi Can. Asansöre doğru giderken ayaklarını masasının üzerine uzatmış, ekran koruyucusunu seyreden Kerem’i gördü.

“Dürümler gelmiş, sıra sende” dedi.

“Tamam,” dedi Kerem ve yerinden kalktı. Can sandalyesine oturdu ve tekrar gündüz yaşadıkları teknik hatanın sebeplerini düşünmeye başladı. Ne zaman o yeni programı kullansalar sistem çöküyordu. Eski programa döndüklerinde sıkıntı kalmıyordu.

Kerem dürümleri getirdi ve yemeye başladılar. Can şöyle düşünüdü: “Ya yeni programdan kaynaklanan bir problem değilse?”

3 haftadır gece gündüz çalışıyorlardı ve Can problemin çözümü için kritik olan soruyu “dürümünü” yerken sormuştu. Problem dürümün içindeydi ve Can ısırdığında ortaya çıkmıştı.

“Ne?” dedi Kerem

“Demek istediğim, problem sistemin kendisinde olabilir ve eski modüller bu hatayı görmemizi engelliyor olabilirler. Çünkü eski sistem kendi içinde düzgün çalışırken yeni programda hata veriyor”

Kerem ağzındaki lokma ile boğuşurken şöyle dedi: ”Yani haftalardır boşuna mı uğraşıyoruz?”

Can gerçekten haklıydı. Sistem yıllardır problemsiz çalıştığı için herkes, sistemin aynı zamanda doğru çalıştığındanda emindi. Yeni program daha iyiydi ama programın geri kalanıyla uyuşmamıştı. Can, çok farklı bir öngörü ile çok farklı bir yöne ilerlemiş, çözümü başka şekilde aramışlardı.

Dikkatli karar verme, kanıt ve kurallara dayanarak çıkarımlar yapmaktır. Özellikle stres altındayken dikkatli karar vermek zorlaşır çünkü karar vermek için gereken enerjiyi stres tüketir.

Dikkatli karar verme hatalarına birkaç örnek vermek gerekirse;

Dilemek

Eğer spesifik bir beklentimiz var ise, ve gelen bilgi bu çıktıyı elde edebileceğimiz yönünde ise, bu çıktının gerçekleşeceği beklentisine gireriz.

İstatistikleri/Raporları Yanlış Yorumlamak

Eğer tuhaf bir şekilde istediğimiz sayılar karşımıza çıkasa bunları olumlu bir gelişme gibi değerlendirmek. Raslantısal olumlu bilgileri doğal ve doğru sonuçlar olarak görmek ve göstermek

Acele yargılamak

Eğer elinizde somut bir kanıt olmamasına rağmen birisini sırf öyle olduğuna inandığınız için suçlu ilan ederseniz yanılırsınız. Biz görüşümüzün doğruluğuna elimizde kanıt olmasada inanabiliriz bazen.

Belki sizinde probleminiz dürümün, pizzanın, hamburgerin içinde. Kim bilir?

Pygmalion* etkisi: bowling’de strike yapmak

Pygmalion priant Vénus d'animer sa statue, Jean-Baptiste Regnault

Eliz üzgün bir şekilde ofise döndü. Müdürü Altan ile 3. yıllık performans görüşmesini yapmış ve sadece “beklentileri karşılıyor” notu almıştı.

Aslında performansını %120 yapabileceği bir stratejisi olmamasına üzülüyordu. Aslında tam anlamıyla Pygmalion* Etkisi altındaydı. Pygmalion Etkisi, mitolojiden gelen ve kendi yarattığı heykele aşık olan bir kraldan esinlenerek kullanılan bir metafordur.

Aslında yöneticilerin çoğu Pygmalion Etkisi’nin farkındadırlar. Yani buradan kastım biz personelimizin performansını nasıl görüyorsak bu onun performansını aynı şekilde etkileyecektir. Çünkü zaten beklentilerimizi küçük ipuçları ve işaretlerle farkındalığımız oranında iletiriz. Çalışanlarımızda bu işaretleri ve ipuçlarını alarak ona göre davranırlar.

Öte yandan yöneticiniz sizden elinizden gelenin en iyisini istediğinde ve size güvendiği mesajı verdiğinde kendinizi çok iyi hissedersiniz. Aynısının tersini düşünün yöneticiniz sizi sizi bir “loser” yani sürekli kaybeden ve beceremeyen biri olarak görüp iş vermemesi durumunda ne hissederdiniz?

Aslında burada Pygmalion Etkisinden biraz daha fazlası söz konusu. Eğer yöneticiler düşük performanslı kişileri risk yaratabilecekleri yerlerde kullanırlarsa yüksek performanslı kişileri olumsuz etkilemiş olurlar. Bunu kişisel deneyimlerinizde de görebilirsiniz.

Birde yöneticinin olumsuz düşüncesini diğer çalışanlarda esas alıp ona göre davranırlar. Yukarıda bahsettiğim Eliz’e diğer iş arkadaşlarıda performansı düşükmüş gibi davranmaktadırlar. Öyle yada böyle ekip giderek Eliz’i uzaklaştırmaktadır. Güvenmedikleri için fikirlerine değer vermemekte, önerilerini yada uyarılarını dikkate almamakta ve katılımını red etmektedirler. Bu şekilde gelişen bir iç çatışma zamanla projeyi zedelemekte ve gecimelere sebep olmaktadır.

İşte bu yüzden Pygmalion Etkisi aynen bowling’de strike yapmak gibidir. (Bowling’de Strike yapmak tek bir atışta tüm topları devirmektir.)

Peki bir yönetici iseniz ve çalışanınız düşük performans gösteriyorsa ne yapacaksınız?

Önyargılardan Kaçının

Aslında performansını olduğundan daha düşük değerlendiriyor olabileceğinizi unutmayın. Kişisel performans değerlendirmeleri yaparken sadece geçerli dönemi dikkate alın, birkaç yıl öncesini dikkate almayın. Size başkalarından gelen faraza bilgieri dikkate alırken hassas davranın.

Bir şeyleri değiştirin — dikkatlice

Düşük performans söz konusu ise öncelikle bunu giderecek eğitim, yeniden görevlendirme, transfer gibi şeyleri düşünebilirsiniz. Düşük performanslıları bir ekibe dahil ederken yapacakları yada yapmayacakları şeyler konusunda dikkatli davranın.

Problemin köküne inin

İnsanların performansını değerlendirmek hiçte kolay bir iş değildir. Kişinin düşük performansının sebebi başkaları da olabilir. Bu yüzden düşük performansın sebeplerini inceleyin ve analiz edin. Eğer problemin kökünü bulursanız bu kökün yaratacağı diğer düşük performanslıları engellemiş olursunuz.

Sizlerden ricam birinin düşük performansını düşünürken ve buna göre davranırken strike yapmamanız. Çünkü geri alma şansınızda olmayacak.

Hatayı yanlış yerde aramak

Çoğu zaman bize eksik bilgi verilmesine rağmen elimizden gelenin en iyisini yapmaya çalışırız. Bu eksik bilgiler yüzünden yanlış kararlar verdiğimiz, hatalar yaptığımızda olur.

Galip giderek sinirleniyordu. “Biz muhasebe yazılımının kodlarını tekrar kontrol etmeye kalktığımızda neolduğunu biliyor musun? Diğer işler gecikti, yeni projeleri başlatamadık ve hatta Metin işten ayrıldı. Biz bu kontrolleri yaparken diğer konuların idare edilmesi lazım.” Galip’in argümanı çok belliydi: Gecikmelerin, projeleri başlatamamalarının ve hatta işten ayrılmaların sebebi bazı problemler çıktığında yapılan kontrollerdir düşüncesi. Hatanın sebebini kodların kontrolünde arıyordu.

İşin kötüsü bu tip argümanlara kanıtlanmasa bile çalışanların inanması da oldukça kolay olmaktadır. Buna latincede de yer verilmiş post hoc ergo propter hoc — bundan sonra, onun için bu yüzden… Biz buna “hatayı yanlış yerde aramak” diyebiliriz. Galip, kod kontrolleri sonrasında oluşan olumsuz durumların kod kontrolünden kaynaklandığına inanıyordu ve bu sebeple kod kontrolleri kötü bir şeydi.

Bu tipte bir sav asıl sebeplerinde ortaya çıkmasına sebep olur. Örneğin kontroller kötü mü yapılıyor? Kötü yapılmasının sebebi insanların yeterince eğitimli olmamaları mı? kontrol yapılacağı zaman kontrolü yapacak olanlar doğru kontrol yapmayı öğrenemeyecek kadar yoğunlar mıydı?

Yukarıda bahsettiğim hatayı başka yerde aramak konusunda bir şeye dikkatinizi çekmek istiyorum: ortaya çıkan sebepsel ilişki iki olayın zamanlamasına bağlıdır.

Zafer’in son birkaç yıldır yürüttüğü projelerin hemen hemen hepsi ya geç kalmış ya da bütçesini aşmıştı. Bu gecikme ve bütçe aşımlarının tek sorumlusu olarak Zafer görülüyordu ve ona başka proje verilmemesi isteniyordu. Hiç kimse Zafer’in iyi bir sonuç almasını engelleyici bir şekilde sürekli bütçesini kısan ve sürekli yeni istekler getiren proje sponsorunu aramıyordu.

Zafer’in yönetim becerileri mutlaka projenin gidişatında çok önemlidir ama tamamen belirleyici değildir. Ama bu örnekteki hatayı başka yerde aramak bir kişinin kariyerine ve bir şirketin yetenekli bir yöneticisini kaybeymesine yol açacaktır.

Peki siz böyle bir durumu nasıl ayırt edeceksiniz? Hatayı doğru yerde nasıl arayacağız?

Eğer A varsa ve B ortaya çıkıyorsa A sebeptir. Yani A, B’den önce gelir, A, B’nin sebebidir. Şimdi bu mantığı değiştirin. B’nin A yüzünden ortaya çıkmadığını varsayın.

Hatanın sebeplerini diğerleri ile birlikte değerlendirin. Mazeretleri ve varsayımları eleyin. Yanlış anlamanın maliyetini çok iyi değerlendirmek lazım. Çünkü oluşacak maliyet hem kişiye hem de şirkete çok zarar verebilir.

PROJEYİ GÖZDEN GEÇİRME VE DÜZENLEME

Projeyi gözden geçirme kavramı ilk etapta projenin başarılı yapılandırılamadığı anlamına gelebilir. Proje ilerledikçe problemler ortaya çıkmaya başlar.’, ‘Temel belirtileri;

n Plandan sapmalar
n Yeniden çalışma gereksinimi
n Kalite kontrol ve kalite güvence tarafından onaylanmayan işler
n Duruma yada prosedürlere uygunsuzluk
Okumaya devam et