Kategori arşivi: Planlama

Proje İletişim Yönetimi Planı

Bir Cevap Yazın

Projedeki iletişimlerin nasıl planlanacağını, yapılandırılacağını, izleneceğini ve kontrol edileceğini açıklayan proje yönetimi planının bir bileşenidir.

İletişim Yönetimi Planı aşağıdakileri içermelidir;

  • Gereksinimler – Kim, hangi bilgiye, neden ve nasıl erişmek istiyor? belirlenmelidir.
  • İletilecek bilgiler – Dil, format, içerik ve ayrıntı düzeyi olmak üzere hazırlanmalıdır
  • Zamanlama – Bilginin hangi zaman çerçevesinde veya sıklıkta gönderileceği ve yanıtlanması gerektiği belirlenmelidir.
  • Gönderen ve Alan – Bilgileri iletmekten sorumlu kişi(ler) belirlenmelidir. Hangi bilgi(yi)leri kim ya da kimlerin alacağı belirtilmelidir.
  • Gizlilik – Gizli bilgiler konusunda kimin, hangi yetki ve sorumlulukları olduğu belirlenmelidir.
  • Araçlar – Hangi bilginin hangi yöntemle iletileceği açıklanmalıdır. Örneğin yazılı rapor, eposta, tel vb.
  • Kaynaklar – Zaman ve bütçe de dahil olmak üzere, iletişim aktivitelerine tahsis edilecek kaynaklar belirtilmelidir.
  • Eskalasyon – Sorun çözümünde ilgili yönetim seviyesine nasıl ulaşılacağının süreci, kime nasıl ulaşılacağı belirlenmelidir.
  • Güncelleme – İletişim yönetimi planını güncelleme ve netleştirme metodu belirlenmelidir.
  • Terimler – Kullanılan terimlere ilişkin açıklamalar yazılmalıdır.
  • Akış – Bilgi akış süreci ilgili sorumlularıyla beraber açıklanmalıdır.
  • Yasal – İletişim ile ilgili yasal vb. kısıtlamalar var ise belirtilmelidir.
iletişim_yönetimi_planı

Kaynak: Proje Dokümanları 

Yarın: Risk Yönetimi Planı

Kaynak Yönetimi Planı

Bir Cevap Yazın

Proje Kaynak Yönetimi projenin başarılı tamamlanması için gerekli kaynakların tanımlanması, edinilmesi ve yönetilmesi sürecidir. Doğru kaynakların proje yöneticisine ve proje ekibine doğru zamanda ve yerde uygunluğunu güvenceye alır.

6 alt başlıkta incelenir;

  • Kaynak Yönetiminin Planlanması—Fiziksel ve insan kaynaklarının nasıl tahmin edileceğinin, edinileceğinin, yönetileceğinin ve kullanılacağının tanımlandığı süreçtir.
  • Aktivite Kaynaklarının Tahmin Edilmesi— Proje aktivitelerinin gerçekleştirilmesi için gerekli ekibin, malzeme, ekipmanın tip ve miktar olarak belirlendiği süreçtir.
  • Kaynak Edinimi—Ekip üyelerinin, ekipman, malzeme vb. kaynakların edinilmesi sürecidir.
  • Proje Ekibinin Geliştirilmesi— Ekip yetkinliklerinin geliştirilmesi, ekip etkileşiminin artırılması ve proje performansı için genel ekip ortamının geliştirilmesidir.
  • Proje Ekibinin Yönetilmesi— Ekip üyelerinin performansının izlendiği, geri beslemelerin yapıldığı, problemlerin çözüldüğü ve ekip değişikliklerinin yönetildiği süreçtir.
  • Kaynakların Kontrolü—Fiziksel kaynakların planda yer aldığı gibi atanıp atanmadığını, kaynakların planlandığı gibi kullanılıp kullanılmadığını ve gerekirse düzeltici eylemin önerildiği süreçtir.

Kaynak Yönetimi Planı fiziksel ve ekip kaynaklarının proje için nasıl tahmin edileceğinin, edinileceğinin ve yönetileceğinin tanımlandığı alt plandır.

Kaynak Yönetimi Planı aşağıdakileri içermelidir;

  • Kaynak Tanımlamaları – İhtiyaç duyulan ekip ve fiziksel kaynakların açıklamaları ve miktarları belirtilmelidir.
  • Kaynak Edinimi – Ekibin ve fiziksel kaynakların nasıl edinileceğine ilişkin yöntem açıklanmalıdır.
  • Rol ve Sorumluluklar – Proje ekibinin rol ve sorumlulukları aşağıdaki başlıklar altında açıklanmalıdır;
    • Rol – Mühendis, analist vb.
    • Yetki – Karar alma, onay, Kabul yetkileri belirlenmelidir. Ekip üyelerinin şirket içi yetkileri ile paralel yetkilere sahip olması tercih sebebidir.
    • Sorumluluk – Poje ekip üyelerinin sorumluluk alanları (Neyi yapacak?) netleştirilmelidir.
    • Yetkinlik – Proje ekip üyelerinin yetkinlikleri belirlenmeli, ihtiyaç duyulan eğitim, başkasını kiralama, zaman çizelgesi değişikliği veya kapsam değişikliği açıklanmalıdır.
    •   Proje Organizasyon Şeması – Proje organizasyonu grafiksel olarak çizilmelidir.
    •   Proje Ekibi Kaynak Yönetimi – Proje ekibinin nasıl tanımlanacağı, atanacağı, yönetileceği, kontrol edileceği ve serbest bırakılacağı açıklanmalıdır.
    • Eğitim – Ekip üyeleri eğitim stratejileri açıklanmalıdır.
    • Ekip Geliştirme – Ekip geliştirme yöntemleri belirlenmelidir.
    • Kaynak Kontrolü – Proje süresince kaynakların hangi sıklıkta nasıl kontrol edileceği belirlenmelidir.

Kaynak Yönetimi Planlama sürecinin bir diğer çıktısı Ekip Başlatma Belgesidir. Proje ekibinden beklenen davranışları netleştirir. Yanlış anlamayı azaltmak ve verimliliği yükseltmek hedeflenir. Etkileşim, iletişim, karar verme ve toplantı etiğinde buluşulması ve bunun diğerleri için öneminin benimsenmesi istenir.  Ekip Başlatma Belgesinde yer alan kurallara tüm ekip üyelerinin uyması beklenir.

kaynak_yönetimi_planı

Kaynak: Proje Dokümanları

Yarın: Proje İletişim Yönetimi Planı

Süreç İyileştirme Planı

Bir Cevap Yazın

İyileştirme, bir şeyleri daha iyi hale getirme; yeni nitelikler ve beceriler geliştirme sürecidir.

Projelerde süreç iyileştirme dört aşamada gerçekleştirilir: Standartlaştırma, ölçüm, kontrol ve sürekli iyileştirme. (OPM3®)

Proje Yöneticisi olarak sadece bildiğiniz süreçleri değil, gerekli olan süreçleri kullanıyor olmanız ve kullandığınız tüm süreçleri geliştirmeniz gerekir. Verimliliği artırmak, maliyetleri düşürmek, problemleri engellemek ve müşteri memnuniyeti için yapılmadır.

Süreç iyileştirme planı, proje yönetimi ve ürün geliştirme süreçlerinin iyileştirilmesi için atılacak adımların detaylarını içerir;

  • Süreç sınırları – Sürecin amacı, sürecin başlangıcı ve bitişi, girdileri ve çıktıları, sürecin sahibi ve paydaşları tanımlanmalıdır.
  • Süreç yapılandırması – Sürecin arayüzleri ve akış grafiksel olarak (kutu ve oklar) gösterilmelidir.
  • Süreç ölçütleri – Kontrol limitleri süreç verimliliğinin analizini sağlayacak şekilde belirlenmelidir.
  • Performans iyileştirme hedefleri – Süreç iyileştirme aktivitelerine yol gösterecek şekilde açıklanmalıdır.

Süreç İyileştirme Planı Şablon Dokümanı 

İndir [33.00 KB]

Yarın: Kaynak Yönetimi Planı

Kalite Yönetimi Planı

Bir Cevap Yazın

Kalite (Quality), bir dizi mevcut özelliğin, koşulları yerine getirme derecesidir.

Proje Kalite Yönetimi, proje gereksinimlerinin, ürün gereksinimleri de dahil olmak üzere sağlandığından ve doğrulandığından emin olmak için gereklidir.

Her proje bir kalite yönetim planına sahip olmalıdır. Proje ekipleri kalite yönetim planını izlemeli ve planla uyumluluğunu göstermelidir.

Proje Kalite Yönetimi Yaklaşımı açısından önemli noktalar aşağıdaki gibidir;

  • Müşterinin gereksinimleri belirlenmeli, beklentileri karşılanmalı ve yönetilmelidir. Projenin bu gereksinimleri amacına uygun olarak gerçekleştirmesi ile Müşteri memnuniyeti sağlanmalıdır. 
  • Kalite yönetiminin önemli bir amacı da üretilen ürünlerdeki hataları çıkmadan yakalamaktır. Daha açık ifadeyle hatanın çıkmasına sebep olabilecek etkenleri kontrol altına almaktır. 
  • PUKÖ (Planla – Uygula – Kontrol Et – Önlem Al) döngüsü, kalite ve sürekli iyileştirme için temel teşkil eder. Ayrıca, Toplam Kalite Yönetimi, Altı Sigma ve Yalın Altı Sigma gibi kalite iyileştirme girişimleri, projenin yönetiminin kalitesi ile projenin ürününün kalitesini iyileştirebilir. Süreç iyileştirme modeli olarak Organizasyonel Proje Yönetimi Olgunluk Modeli (OPM3®) kitabın sonunda okuyuculara o konudaki kurumsal proje yönetimi olgunluk seviyelerini değerlendirebilmeleri için sunulmuştur.
  • Kalite tüm paydaşların sorumluluğunda olmakla beraber Yönetim bu sorumluluk çerçevesinde yeterli kapasitelerdeki uygun kaynakları sağlamakla sorumludur.
  • Kaliteyi sağlama çabalarının ve olası hata düzeltme işlerinin toplam maliyeti Kalitenin Maliyeti olarak adlandırılır.

Kalite Yönetiminin Planlanması, proje teslimatlarına ilişkin kalite gereksinimlerinin belirlenmesi ve yönetilmesi sürecidir;

  • Kalitenin nasıl yönetileceğine ve onaylanacağına dair yönlendirme sağlar.
  • Projenin veya ürünün ihtiyaç duyduğu kalite kriterlerinin belirlenmesi ve belgelenmesi sağlanır.
  • Müşterinin ihtiyacı olan ürünün istenen kaliteye ulaşabilmesi için yapılır.

Kalite Yönetimi Planı aşağıdakileri içermelidir;

  • Projede kullanılacak kalite standartları belirlenmelidir.
  • Projenin kalite hedefleri tanımlanmalıdır.
  • Kalite rol ve sorumlulukları belirlenmelidir.
  • Kalite gözden geçirmeye tabi olacak teslimat ve süreçler, gözden geçirme sıklığı ve yöntemler belirlenmelidir.
  • Planlanan kalite yönetimi ve kontrolü aktiviteleri tanımlanmalıdır.
  • Kalite için kullanılacak araçlar belirlenmelidir.
  • Uyumsuzluk, düzeltici eylem, sürekli gelişim vb. şirket prosedürleri belirtilmelidir.
  • Kalite ilgili raporlama esasları belirlenmelidir.
  • Kalite ölçüm kriterleri belirlenmelidir.

Kaynak: Proje Dokümanları – Google Classroom

Yarın: Süreç İyileştirme Planı

Maliyet Yönetimi Planı

Bir Cevap Yazın

Maliyet (Cost), aktiviteyi veya bileşeni gerçekleştirmek veya tamamlamak için gerekli olan kaynakların parasal değeri veya fiyatıdır. Belirli bir maliyet, doğrudan çalışma saatleri, diğer doğrudan maliyetler, dolaylı çalışma saatleri, diğer dolaylı maliyetler ve satın alınan fiyat dahil maliyet bileşenlerinin bir kombinasyonundan oluşabilir.

Kazanılmış değer yönteminde, bazı durumlarda, maliyet tabiri, parasal değere çevrilmeden, sadece çalışma saati anlamına gelebilir.

Maliyet yönetimi planı, proje maliyetlerinin nasıl planlanacağını, yapılandırılacağını ve kontrol edileceğini açıklar. PMP® sınavında “Bütçe Yönetimi Planı” ya da “Bütçe Planı” olarak geçebilmektedir.

Maliyet Yönetimi Planı aşağıdakileri içermelidir;

  • Ölçü birimleri – Kaynaklar için ölçümlerde ve tahminlerde kullanılacak birimler (adam-saat, TL, dolar vb.) belirlenmelidir.
  • Hassasiyet seviyesi – Aktivite maliyet tahminlerinin, proje aktivitelerine ve büyüklüğüne göre ne ölçüde yukarı veya aşağı yuvarlanacağı (4,5 = 5, 996 TL = 1000 TL vb.) belirlenmelidir.
  • Doğruluk seviyesi – Gerçekçi aktivite maliyet tahminlerinin belirlenmesi için kullanılacak Kabul edilebilir aralık (±%5 vb.) belirlenmelidir.
  • Organizasyonel prosedür bağlantıları – İş Kırılım Yapısı (İKY) ve maliyet yönetimi planına ilişkin şablonlar var ise kullanılmalıdır. Proje maliyet muhasebesi için kullanılan İKY bileşenine kontrol hesabı denir. Her kontrol hesabının muhasebe sistemine kolaylıkla uyarlanmasını sağlayan özgün bir kod veya hesap numaraları atanır.
  • Kontrol eşikleri – Ne kadarlık bir sapmaya izin verileceğini belirtmek ve maliyet performansını izlemek üzere varyans eşikleri belirlenmelidir.
  • Performans ölçümünün kuralları – Maliyet performans ölçüm kuralları belirlenmelidir. Kazanılmış Değer Yönetimi kuralları esas alınmalıdır.
    • Hangi İKY noktasında kontrol hesapları gerçekleşecek?
    • Hangi EMV formülleri kullanılacak?
    • EAC için ne tercih edilecek?
  • Raporlama formatları – Maliyet raporları için formatlar ve sıklıklar tanımlanmalıdır.
  • Süreç açıklamaları – Maliyet yönetimi süreçlerinin (maliyetlerin tanımlanması, bütçenin belirlenmesi ve maliyetlerin kontrolü) açıklamaları yapılmalıdır.
  • Ek detaylar – Maliyet yönetimi aktivitelerinin diğer bazı detayları şunlardır:
    • Stratejik finansman tercihlerinin tanımı ve fonlama kararları,
    • Cari döviz kurundaki dalgalanmaların hesaplanması prosedürü,
    • Proje maliyetlerinin kayıt ve belgeleme prosedürü.
  • Değişiklik Yönetimi – Maliyet ve bütçe değişiklik süreci açıklanmalıdır.
  • Rol ve Sorumluluklar – Maliyet aktivitelerine ilişkin rol ve sorumluluklar tanımlanmalıdır.

Yarın: Kalite Yönetimi Planı

Zaman Çizelgesi Yönetimi Planı

Bir Cevap Yazın

Zaman Çizelgesini izleme ve kontrol etme kriterlerini ve aktivitelerini belirleyen proje yönetimi alt planıdır.

Zaman Çizelgesi Yönetimi Planı aşağıdakileri içermelidir;

  • Proje zaman çizelgesi modeli –  Kullanılacak zaman çizelgesi metodolojisi ve zaman çizelgeleme aracı belirtilmelidir.
  • Sürüm ve Döngü Uzunluğu – Uyarlamalı döngülerde sürüm, dalga ve döngü zaman aralığı. 
  • Doğruluk seviyesi – Aktivite süresi tahminlerinde Kabul edilecek aralık belirlemelidir. Beklenmedik durumlar için bir değer içerebilir.
  • Ölçüm Birimleri – Her bir kaynak için ölçümlerde kullanılan birim tanımlanır. Ör gün, hafta vb.
  • Organizasyonel prosedür bağlantıları – İş Kırılım Yapısı vb. için tanımlanmış şablon vb. varsa belirtilmelidir.
  • Proje zaman çizelgesi bakımı – Projenin ilerlemesini kaydetmek ve durumunu güncellemek için kullanılan süreçler tanımlanmalıdır.
  • Kontrol eşikleri – Zaman çizelgesi performansını izlemek üzere Kabul edilebilir varyans eşikleri (sapma aralığı) belirlenmelidir.
  • Performans ölçüm kuralları – Kazanılmış Değer Yönetimi kuralları veya diğer performans ölçüm kuralları belirlenmelidir;
    • Tamamlanan yüzde belirlenme kuralları,
    • Kullanılacak Kazanılmış değer ölçüm teknikleri (Temel çizgiler, formüller, % tamamlanma vb.),
    • Zaman çizelgesi varyansı ve zaman çizelgesi performans endeksi gibi, temel çizgideki sapmanın büyüklüğünü ölçmek için kullanılacak ölçütler,
  • Raporlama – Formatlar ve sıklıklar tanımlanmalıdır.
  • Süreç tanımlamaları – Zaman çizelgesi yönetimi sürecinin açıklamaları yazılmalıdır.

Zaman Çizelgesi Yönetimi Planlamada Dikkat Edilecekler

Yarın: Maliyet Yönetimi Planı

Kapsam Yönetimi Planı

Bir Cevap Yazın

Kapsam (Scope), bir proje şeklinde sağlanacak ürünlerin, hizmetlerin ve sonuçların toplamıdır.

Proje Kapsamı (Project Scope), belirtilen özelliklere ve fonksiyonlara sahip bir ürün, hizmet ya da sonucu teslim etmek için yapılması gereken çalışmalardır.

Ürün Kapsamı (Product Scope), bir ürün, hizmet ya da sonucu nitelendiren özellikler ve işlevler.

Aktivitenin Kapsam Tanımı (Activity Scope Definition), aktivite tarafından temsil edilen işi tanımlayan belgelenmiş açıklamadır.

Kapsam Yönetimi Planı (Scope Management Plan), proje kapsamının nasıl tanımlanacağını, nasıl geliştirileceğini, doğrulanacağını ve iş kırılım yapısının nasıl oluşturulup tanımlanacağını belirten belgedir ve proje kapsamının proje yönetim takımı tarafından nasıl yönetileceği ve kontrol edileceği ile ilgili rehberlik sunar. Proje yönetim planında yer alır ya da onun bir alt planıdır.

Kapsam Yönetimi Planı 3 bölümden oluşur: Kapsam nasıl planlanacak, yürütülecek ve kontrol edilecek.

Kapsam Yönetimi Planında aşağıdaki bilgilerin yer alması gerekir;

  • Detaylı proje kapsam bildiriminin hazırlanma süreci – Kapsam Bildiriminin hangi formatta, kim tarafından doldurulacağı, hangi araçların kullanılacağı ve ilgili onay süreçleri açıklanmalıdır.
  • Detaylı proje kapsam bildiriminden nasıl İş Kırılım Yapısı (İKY) yaratılacağının süreci – Kullanılacak kırılım yapısı formatı ya da şablonları belirtilmelidir.
  • İş Kırılım Yapısı(İKY)’nın bakımı ve onayı süreci – İş Kırılım Yapısı(İKY) nasıl değiştirilir, düzenli gözden geçirme dönemleri, kim(ler) onaylar.
  • Yönetim ve Kontrol – Proje ve ürün kapsamının nasıl yönetileceği ve kontrol edileceği açıklanmalıdır.
  • Tamamlanmış proje teslimatlarının onaylanma süreci – Tamamlanmış proje teslimatları nasıl bir süreçten geçerek müşteri vb. tarafından onaylanacak.
  • Proje kapsam bildirimine yönelik değişikliklerin kontrol süreci – Proje veya ürün kapsamına yönelik değişiklikler nasıl yönetilecek, hangi süreç, politika veya prosedür izlenecek.
  • Etkileyen Faktörler – Kapsam Yönetimi Planını etkileyebilecek Organizasyonel Çevre Faktörleri ve Çevresel İşletme Faktörleri tanımlanmalıdır.

Kapsam Yönetimi Planına yönelik şirketlerde şablonlar ve standartlar olabileceği gibi projeye özel olarak hazırlanabilir.

Proje Yöneticisine projenin kapanışına kadar kılavuzluk eder.

Kapsam Yönetimi Planı projenin başında hazırlanabileceği gibi döngülü olarak ve proje ilerledikçe geliştiriliyor olabilir.

Proje süresince Risk Yanıt Planlama vb. süreçler kapsama ek maddeler getirebilir Kapsam Yönetimi Planının değişmesine sebep olabilir.

Unutulmaması gereken kapsam iyi anlaşılmadan Kapsam Yönetimi Planı hazırlanmaz. Plan olmadan yürütme başarılı olamayacaktır. Proje ve ürün kapsamı iyi tanımlanmadan başlatılan projelerde zaman, maliyet ve kalite ile ilgili problemler yaşayacaktır.

Kapsam Yönetimini Planlamak

İş Kırılım Yapısı Ne İşe Yarar?

Proje Yönetiminde Kapsam Kayması ve Altın Kaplama

Yarın: Gereksinim Yönetimi Planı

Fayda Yönetimi Planı

Bir Cevap Yazın

Projenin başlatılması için gerekli olan iş gerekçesi, fizibilite vb. çalışmaların sonucunda ortaya konulan ve yönetimin onay verdiği fayda(lar)ın  izlenmesi ve gerçekleştirilmesini sağlamak amacı ile Fayda Yönetimi Planı hazırlanır.

Proje faydası, projede yapılan işlerin sonucunda ortaya çıkacak ürün, servis ve hizmetlerin sağlayacağı değerdir. Fayda Yönetimi Planı, proje faydalarının nasıl ve ne zaman ortaya çıkacağını, bu faydaların nasıl ölçümleneceğini gösterir.  

İçeriğine ilişkin örnek başlıklar aşağıdaki gibidir;

  • Hedef faydalar – Projenin gerçekleştirilmesiyle ortaya çıkacak elle tutulabilir ya da tutulamayan değerler, net bugünkü değer gibi finansal değerler vb.
  • Stratejik Uyum – Proje hedeflerinin şirket stratejilerini ne kadar desteklediği vb.
  • Faydaların Gerçekleşme Zaman Aralığı – Faz bazlı faydalar, kısa-uzun dönem faydalar vb.
  • Fayda Sahibi – Belirlenen zaman aralığında faydayı izleyecek, kayıt altına alacak ve raporlayacak kişi ya da birim
  • Ölçütler – Faydanın gerçekleştiğini anlamak için kullanlacak doğrudan ve dolaylı sayısal değerlerdir.
  • Riskler – Faydanın gerçekleşmesine yönelik riskler

Fayda Yönetimi Planının geliştirilmesi için ihtiyaç değerlendirme ve iş gerekçesinde yer alan bilgilere ihtiyaç vardır. Örneğin maliyet-fayda analizi, gerekli karşılaştırmaların yapılmasını sağlayacaktır.

Fayda Yönetim Planı ve Proje Yönetimi planı, proje sonunda iş değerinin nasıl ortaya çıkacağını ve ölçümleneceği açıklamalarını içerirler. Ölçütler iş değerini onaylamak, proje başarısını doğrulamak için gereklidir.

Fayda Yönetimi Planının geliştirilmesi ve bakımı sürekli yapılmalıdır. İş Gerekçesi, Başlatma Belgesi ve Proje Yönetim Planının bir uzantısıdır ve Proje Yöneticisi, Sponsor ile birlikte çalışarak bu belgelerin uyumunu sağlamalıdır.

Yarın: Kapsam Yönetimi Planı

Proje Yönetimi Planı – 2

Bir Cevap Yazın

Proje yönetimi planı, projenin nasıl yürütüleceğini, izleneceğini ve kontrol edileceğini belirleyen belgedir.

Proje yönetimi planı, planlama süreçlerinin tüm alt planlarını ve temel çizgilerini bütünleştirir ve birleştirir.

İçinde neler yer alır;

  • Proje Yaşam Döngüsü – Başlangıçtan bitişe proje fazları
  • Proje Geliştirme Yaklaşımı – Öngörülü, tekrarlanan ve artan, uyarlanabilir vb.
  • Sapma Toleransları – Kapsam, zaman çizelgesi, maliyet ve kalite ile ilgili Kabul Edilebilir, Uyarı ve Kabul Edilemez ölçütlerinde sapma toleransları yer almalıdır.
  • Proje yönetimi ekibi tarafından seçilen proje yönetimi süreçleri.
  • Süreçleri gerçekleştirmekte kullanılacak araçların ve tekniklerin açıklamaları.
  • Süreçler arasındaki bağımlılıklar, etkileşimler ile temel girdi ve çıktılar.
  • Projenin hedeflerine ulaşabilmek için çalışmanın nasıl yürütüleceğinin açıklanması.
  • Yönetim Gözden Geçirmeleri – Projenin performansının izlenmesi için gerekli noktalar, önleyici ya da düzeltici eylerin belirleneceği noktaların açıklamaları.
  • Düzenleyici Kararlar – Proje Yönetimi süreçlerine ilişkin birleştirici, ayırıcı veya genişletici kararları yazınız. Örneğin belirli bir sürecin yaşam döngüsünde daha detaylandırılması vb. 
  • Projeye Özel Düzenlemeler – Ortam, paydaşlar, ürün entegrasyonu vb. projeye özel düzenlemeler.      
  • Proje temel çizgilerinin bütünlüğünün nasıl korunacağının açıklaması.
  • İçerik, boyut ve zamanlama alanlarında, açık konuları ve beklemede olan kararları ele almaya yönelik temel yönetim gözden geçirmeleri.

Proje yönetimi planı özet seviyesinde ya da ayrıntılı şekilde hazırlanmış olabilir ve bir ya da birkaç alt plandan oluşabilir. Alt planların her biri, eldeki projenin gerektirdiği ölçüde detaylandırılır.

Temel çizgileri oluşturulan bir proje yönetimi planı, ancak bir değişiklik talebinin oluşması ve bu talebin Entegre Değişiklik Kontrolü sürecinin gerçekleştirilmesi sonucunda onaylanması halinde değiştirilebilir.

Alt Yönetim Planları

  • Kapsam Yönetimi Planı – Kapsam nasıl tanımlanır, geliştirilir, izlenir, kontrol edilir ve doğrulanır bilgilerini içerir.
  • Gereksinim Yönetimi Planı – Gereksinimlerin nasıl analiz edilip, belgeleneceğini ve yönetileceğini açıklar.
  • Zaman Çizelgesi Yönetimi Planı – Zaman çizelgesinin nasıl geliştirileceği, yönetileceği ve izleneceğini açıklar.
  • Maliyet Yönetimi Planı – Maliyetlerin nasıl tanımlanıp, yapılandırılıp, kontrol edileceğini açıklar.
  • Kalite Yönetimi Planı – Projede uygulanacak olan şirketin kalite poltika, metodoloji ve standartlarını açıklar.
  • Kaynak Yönetimi Planı – Kaynakların kategorizasyonunu, dağılımını, yönetimini ve serbest bırakılacağını açıklar.
  • İletişim Yönetimi Planı – Hangi bilginin, kim tarafından, nasıl ve ne zaman yönetileceğini, dağıtılacağını açıklar.
  • Risk Yönetimi Planı – Risk aktivitelerinin yapılandırılacağını ve gerçekleştirileceğini açıklar.
  • Tedarik Yönetimi Planı – Tedariklerin nasıl yapılacağını açıklar.
  • Değişiklik Yönetimi Planı – Değişiklik sürecini açıklar.
  • Yapılandırma Yönetimi Planı – Hangi proje kalemlerinin kayıt altına alınacağını ve güncelleneceğini, ürün, sonuç ve servisin sürekliliğini açıklar.

Temel Çizgiler

  • Kapsam Temel Çizgisi – Kapsam Dokümanı, İş Kırılım Yapısı, İş Kırılım Yapısı Sözlüğü
  • Zaman Çizelgesi Temel Çizgisi – Planlanan tarihler, süreler
  • Maliyet Temel Çizgisi – Planlanan maliyetler, bütçe
  • Performans Ölçüm Temel Çizgisi – Performansın ölçümlenmesi için entegre kapsam-zaman çizelgesi-maliyet bilgileridir.

Proje Yönetimi Planı – 1

Yarın: Fayda Yönetimi Planı

Proje Yönetimi Planı – 1

1 Yanıt

Projelerin başarıyla tamamlanabilmesi için planlamanın yapılması, plana göre yürütülmesi ve plan doğrultusunda izleme ve kontrollerin yapılması gerekir. Yapılacak planlamanın nasıl olması gerektiği Proje Yönetimi Planında ve alt planlarda belirlenir.

Proje Yönetimi Planı, proje ile ilgili tüm planların, bir yönetim planı çerçevesinde belirlenmesi ve hazırlanmasıdır.

Bu sürecin faydası tüm proje işlerinin ve nasıl yapılacaklarının belgelenmesini sağlamasıdır. Bu süreç bir kere veya projede önceden belirlenmiş noktalarda yapılır.

Proje Yönetimi planı projenin nasıl yürütüleceğini, izlenip kontrol edileceğini ve kapatılacağını açıklar. Proje Yönetimi Planının içeriği uygulandığı alan veya projenin karmaşıklık düzeyine göre değişir.

Proje Yönetimi Planı detaylı veya özet şeklinde olabilir. Alt planlar proje bazlı olarak belirtilir. Proje ortamının değişimlerine ve netleşen bilgiler doğrultusunda uyarlanabilir olmalıdır.

Proje Yönetimi planında en azından kapsam, zaman ve maliye temel çizgileri olmalı, gerçekleşme ve planlama bilgileri karşılaştırılarak performans ölçümlenebilmelidir. Temel çizgiler tanımlanmadan önce tüm güncellemelerin yapılmasına uğraşılmalıdır. Temel çizgiler oluşturulduktan sonra tüm değişiklik taleplerinin entegre değişiklik kontrol sürecinden geçmesi gerekir. Onaylı değişiklikler sonucunda Proje Yönetimi planı kontrol edilir, aşamalı olgunlaşarak güncellenir.

Proje Yönetimi Planının Geliştirilmesi için Proje Başlatma Belgesine, diğer süreçlerin (kapsam, zaman, maliyet vb.) çıktılarına ihtiyacınız olacaktır.

Proje Yönetimi Planı geliştirmeyi etkileyebilecek bazı Organizasyonel Çevre Faktörleri aşağıdaki gibidir;

  • Devlet ve Endüstri Standartları – Ürün, kalite standartları vb.
  • Yasal Gereksinimler
  • Sektörel (inşaat vb.) veya odak (Ar-Ge vb.) proje yönetimi bilgi birikimi
  • Organizasyonel yapı, kültür, yönetim yapısı ve sürdürebilirlik
  • Organizasyonel yönetişim çerçevesi
  • Altyapı
  • Personel İdaresi

Proje Yönetimi Planı Geliştirmeyi etkileyebilecek bazı Organizasyonel Süreç Varlıkları aşağıdaki gibidir;

  • Organizasyonel politika, süreç ve prosedürler
  • Proje Yönetimi Plan Şablonu
  • Proje özel uyarlanmış kılavuz ve kriterleri içeren
  • Proje kapanışı, ürün gerçekleme ve onaylama gereksinimlerini tanımlayan
  • Değişiklik kontrol prosedürleri
  • İzleme ve raporlama yöntemleri, risk kontrol prosedürleri, iletişim gereksinimleri
  • Geçmiş benzer proje bilgileri
  • Tarihsel bilgiler ve alınan dersler deposu

Proje Yönetimi Planı Geliştirirken aşağıdaki konularda uzman görüşüne başvurulabilir,

  • Proje ihtiyaçlarına göre proje yönetimi süreçlerinin özgünleştirilmesi, süreçler arası etkileşimlerin, girdi ve çıktıların değerlendirilmesi,
  • Süreçleri gerçekleştirmek için gerekli araç ve tekniklerin belirlenmesi,
  • Proje Yönetimi planında yer alan teknik ve yönetimsel detayların geliştirilmesi,
  • Proje işlerini gerçekleştirecek kaynakları ve gerekli nitelikleri belirlemek,
  • Projede uygulanacak Yapılandırma Yönetimi seviyesini tanımlamak,
  • Resmi proje değişiklik kontrolüne konu olacak proje belgelerinin belirlenmesi
  • Projelerdeki işlerin önceliklendirilmesi, doğru zamanda doğru işe atanmalarının sağlanması

Bu süreçte aşağıdaki veri toplama teknikleri kullanılabilir;

  • Beyin Fırtınası
  • Kontrol Listeleri
  • Odak Gruplar
  • Görüşmeler

Kişilerarası ve Ekip Becerileri Proje Yönetimi Planı Geliştirmede aşağıdaki konularda kullanılabilir;

  • Çatışma Yönetimi
  • Basitleştirme
  • Toplantı Yönetimi

Proje yaklaşımının görüşülmesi, işin nasıl yürütüleceğinin belirlenmesi ve izleme-kontrol prensiplerinin belirlenmesi için toplantılar düzenlenir.

Proje Başlangıç Toplantısı bu sürece özeldir. Projenin hedefleri aktarılır, ekibin taahhüdü alınır, paydaşların rol ve sorumluluları açıklanır. Başlatma toplantısı projenini özelliklerine göre farklı zamanlarda yapılabilir;

  • Küçük projelerde planlama ve yürütme aynı ekip ile yapılıyorsa başlangıçtan hemen sonra, ekibin planlamaya başlamasında yapılabilir.
  • Büyük projelerde proje yönetimi ekibi planlamayı yapar ve yürütme aşamasının başında ekip ile başlangıç toplantısı yapar.
  • Çok aşamalı projelerde her aşama başında yapılabilir. 

Proje Yönetimi Planlama Sürecinde Neler Yapılmalı?