Kategori arşivi: Zaman Yönetimi

PMP Hazırlık – Projeye Başlamak – Zaman – 31

The Complete Guide To Timeboxing For Beginners

Çevik/Uyarlamalı Yaklaşımlarda Zaman Yönetimi

Çevik/uyarlamalı yaklaşımla nihai bir tamamlanma tarihi planlanabilse de, proje genelindeki aktiviteler, yinelemeli çizelgeleme ile planlanırlar. Bu yaklaşım, proje ilerledikçe değişen gereksinimler doğrultusunda önceliklerin ayarlanmasını sağlar.

Çevik yaklaşım, çalışmalar, incelemeler, uyarlamalar veya ayarlamalar için kısa döngüler kullanırlar. Çıktılar hakkındaki hızlı geri bildirim, yinelemeli çizelgeleme ve isteğe bağlı çekme tabanlı(iş bitince iş listesinden işi alma) çizelgelemenin temeli haline gelir.

Proje Zaman Çizelgesi Yönetimi süreçleri aşağıdaki gibidir;

  • Zaman Çizelgesi Yönetiminin Planlanması
  • Aktiviteleri Tanımlanması
  • Aktivitelerin Sıralanması
  • Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi
  • Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi
  • Zaman Çizelgesinin Kontrolü

İş Biriktirme Listesi ile Yinelemeli Zaman Çizelgeleri

Bu yöntem, kullanıcı hikayelerinde tanımlanan gereksinimlere bağlı olarak, iki hafta vb. belirli bir zaman aralığında aktiviteleri geliştirmek ve planlamak için aşamalı olgunlaştırma (yaklaşan dalga) tekniğini kullanır. Kullanıcı hikayeleri, seçilir, ekibin iş değerini erken ve kademeli olarak sunmasına olanak tanıyacak şekilde önceliklendirilir.

Kalan kullanıcı hikayeleri iş biriktirme listesine eklenir ve önceliklerine göre sonraki yinelemelerde ele alınır. Bu yaklaşımın yararı, tüm proje boyunca değişikliklere/uyarlamalara izin vermesidir. Ancak karmaşık bağımlılık ilişkileri olan projelerde iyi çalışmaz.

İsteğe Bağlı Planlama

Bu yöntem, geleneksel zaman çizelgelerini hiç kullanmaz, kapasiteleri izin verdiği ölçüde ekip üyelerinin kuyruktan işleri “çekmesini” sağlar. Kanban ve Yalın metodolojilerine dayanan bu yaklaşım, ekip üyelerinin çalışmalarını dengelerken aynı zamanda artan iş değeri sağlar. İş nispeten eşit miktarlara bölündüğünde en iyi sonucu verir, ancak karmaşık bağımlılık ilişkileri olan projelerde iyi çalışmaz.

Zaman Çizelgesi Yönetimi Planı Geliştirme Yönergeleri

Zaman Çizelgesi Yönetimi Planı geliştirmeye yönelik yönergeler aşağıdaki gibidir;

  • Kapsam temel çizgisi gibi geliştirmeye yönelik bilgiler ve risk kararları gibi zaman çizelgelemeyle ilgili diğer bilgiler için Proje Yönetimi Planını gözden geçirin. Bkz: Proje Yönetimi Planı Geliştirmek – 1Proje Yönetimi Planı Geliştirmek – 2Proje Yönetimi Planı Hazırlamak – 3Proje Yönetimi Planı Hazırlamak – 4
  • Proje ile ilgili hedefler, üst düzey kilometre taşları ve proje zaman çizelgesini kimin onaylayacağı görmek için proje başlatma belgesini inceleyin.
  • Organizasyon kültürü ve yapısı, kaynak mevcudiyeti ve becerileri, proje yönetimi yazılımının kullanımı, yayınlanmış ticari bilgiler ve organizasyonel çalışma yetkilendirme sistemleri gibi Çevresel İşletme Faktörlerini gözden geçirin.
  • İzleme ve raporlama araçları, tarihi bilgiler, alınan dersler, zaman çizelgesi kontrol araçları, zaman çizelgesi kontrolü ile ilgili politikalar, prosedürler, şablonlar, proje kapanışı yönergeleri ve risk kontrol prosedürleri vb. Organizasyonel Süreç Varlıklarını gözden geçirin.
  • Önceki benzer projelerden zaman çizelgesi geliştirme ve yönetimi konusunda proje ekibine tavsiyede bulunmak için uzman görüşünü kullanın.
  • Zaman Çizelgesi Yönetim Planını geliştirmek için toplantılar yapın.
  • Zaman Çizelgesi Yönetimi Planını yazılı hale getirin.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMP Hazırlık – Projeye Başlamak – Zaman – 30

Project Schedule

Zamanı Planlamak ve Yönetmek

Proje Zaman Çizelgesi, projenin tamamlanmasının ne kadar sürdüğünü gösteren bir grafiktir. Proje kapsamında gerçekleştirilecek aktiviteler, her bir aktivitenin süresi ve birbirleriyle nasıl ilişkili olduğu da dahil olmak üzere bir dizi bileşen içerir.

Bu konu, ECO’da aşağıdaki maddelere yöneliktir;

  • Proje aktiviteleri ile ilgili tahminler yapmak (Kilometre taşları, bağımlılıklar, hikaye noktaları vb.). (EKO 2.6.1)
  • Karşılaştırmaları ve geçmiş verileri kullanmak. (EKO 2.6.2)
  • Metodolojiye dayalı bir zaman çizelgesi hazırlamak. (EKO 2.6.3)
  • Metodolojiye dayalı olarak devam eden ilerlemeyi ölçmek. (EKO 2.6.4)
  • Metodolojiye göre zaman çizelgesini gerektiği gibi güncellemek. (EKO 2.6.5)
  • Diğer projeler ve diğer operasyonlar ile koordinasyon sağlamak. (EKO 2.6.6)

Proje Zaman Çizelgesi

Proje Zaman Çizelgesi(1), planlanan tarihler, süreler, kilometre taşları ve kaynaklarla bağlantılı aktiviteleri gösteren bir grafiktir. Proje ekibinin belirli tarihlerde ve belirli bir sırayla aktiviteleri başlatma ve bitirme tarihlerini içerir. Proje Zaman Çizelgesi, kilometre taşları için planlanan tarihleri de içerir. Proje Zaman Çizelgesinin amacı, proje hedeflerini zamanında tamamlamak için aktiviteleri tek bir planda koordine etmektir. Ayrıca zaman çizelgesi performansını izlemek ve üst yönetimi ve proje paydaşlarını proje durumu hakkında bilgilendirmek için kullanılır.

Karşılaştırmalar ve Geçmiş Veriler

Proje Zaman Çizelgesi bağlamında kıyaslama(2), başka bir projede benzer bir ürün veya hizmet için hazırlanmış bir çizelgeyle karşılaştırma yapmaktır. Kıyaslamalar, projenin fizibilitesini değerlendirmeye yardımcı olmak için çizelgelemenin başlangıcında faydalı olabilir.

Tarihsel veriler, geçmiş projelere ilişkin ayrıntılı bilgilerin mevcut olduğu projenin aşamalarını veya aktiviteleri planlarken çok faydalıdır. Bir aktivitenin ne kadar sürmesi gerektiğine dair iyi bir “başlangıç noktası” sağlar.

Proje Zaman Çizelgesi Yönetimi Planı

Zaman çizelgesi yönetim planı(3), zaman çizelgesini geliştirmek, izlemek ve kontrol etmek için kriterleri ve faaliyetleri belirleyen, proje veya program yönetim planının bir bileşenidir. Aktivitelerin nasıl tanımlanacağını ve aşamalı olarak detaylandırılacağını, proje için kullanılacak çizelgeleme yöntemini ve aracını tanımlar. Zaman çizelgesinin formatını, zaman çizelgesi geliştirme, izleme ve kontrol etme kriterlerini belirler. Bkz: Zaman Çizelgesi Yönetimi Planı

Proje Zaman Çizelgesi Yönetim Planı, aşağıdakileri içerir;

  • Proje zaman çizelgesi modeli – Proje zaman çizelgesi modeli, proje zaman çizelgesini geliştirmek için uygulanacak metodoloji ve araçtır. Projenin yürütülmesi sırasında proje zaman çizelgesinin nasıl güncelleneceğini ve ilerlemenin nasıl kaydedileceğini açıklar
  • Doğruluk – Doğruluk düzeyi, gerçekçi aktivite süresi tahminlerini belirlemek için kullanılan kabul edilebilir aralıktır. Risk için beklenmedik durum yedeği olarak belirli bir oranı içerebilir.
  • Birimler – Her bir kaynak için süre ölçü birimleri (gün, hafta vb.) tanımlanır.
  • Organizasyonel prosedürlere bağlantı – İKY, zaman çizelgesi yönetimi için çerçeve olarak kullanılır. Yapılan tahminler ve ortaya çıkan zaman çizelgeler ile tutarlılık olmalıdır.
  • Kontrol eşikleri – Kontrol eşikleri, eyleme geçmeden önce zaman performansını izlemek için tanımlanmış varyans eşikleri Yüzde olarak ifade edilir. Örneğin, zaman çizelgresinin %10 gerisinde veya %15 ilerisinde vb.
  • Kurallar – Performans ölçüm kurallarını içerir; Örneğin, Kazanılmış Değer Analizi kuralları:
    • Tamamlanma yüzdesini belirleme kuralları.
    • İlerleme ve zaman çizelgesi performansının ölçüleceği aktiviteler.
    • Kazanılmış değer ölçüm teknikleri.
    • Zaman Çizelgesi Varyansı(ZÇV) ve Zaman Çizelgesi Performans endekis (ZÇPE) vb. performans ölçümleri
  • Raporlama – Raporlama formatları, zaman çizelgesi raporları ile ilgili sıklık ve formatları tanımlar.
  • Süreç açıklamaları – Süreç açıklamaları, zaman çizelgesi yönetimi süreçlerinin nasıl gerçekleştirileceğini açıklar.

Bkz: Zaman Çizelgesi Yönetimi Planının Hazırlanması

(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 205-207.

(2)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 181-182.

(3)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 182.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Zaman Değer Haritası

Six Sigma World: What is a Time Value Map?

Projelerde gerçekleştirilen katma değerli ve katma değerli olmayan aktivitelerin değerlendirilmesinde kullanılabilir. Proje müşterisinin algılandığı şekliyle iş sürecine neyin değer kattığına odaklanılır. Amaç, müşteriye sunulan değeri en üst düzeye çıkarırken süreci daha verimli hale getirmektir. Projelerdeki ve süreçlerindeki israfı ve katma değeri olmayan faaliyetleri belirlemeye ve analiz etmeye yardımcı olur.

Projenin başlangıcından ürün veya hizmetin teslimine kadar ne kadar zamanın boşa harcandığını izlemek için kullanılır. Özellikle bekleme ve gereksiz gecikmeler başta olmak üzere zamanla ilgili israfların tespit edilmesini sağlar. Bu yaklaşımda her bir aktiviteyi tamamlamanın ne kadar sürdüğünü incelemek, bekleme, onay, kabul vb. ile ilgili gecikmeleri belirlemek gerekir.

Projedeki her süreç veya aktivite üç kategoriden birinde sınıflandırılabilir:

  • Katma değerli faaliyetler – Müşterinin bakış açısından bir ürün veya hizmetin değerini artıran faaliyetleri ifade eder.
  • Müşteri Katma değeri olmayan faaliyetler – Değer katmayan ve müşterinin ödeme yapmak istemediği faaliyetlerdir. Şirketin politikaları veya çıkarları için gerekli olabilirler.
  • Katma değeri olmayan faaliyetler – Ürün veya hizmete hiçbir değer katmayan, ticari, operasyonel, prosedürel vb. nedenlerle gerekli olmayan faaliyetleri ifade eder.

Zaman değeri haritasında, tüm faaliyetler yatay bir zaman çizelgesi boyunca zaman değerleriyle orantılı çubuklar olarak çizilir. Müşteriye değer katan faaliyetler zaman çizelgesinin üzerinde, müşteriye değer katmayan faaliyetler ise zaman çizelgesinin altında çizilir. Katma değerli ve katma değerli olmayan faaliyetleri ayırt etmek için farklı renkler kullanılabilir.

Nasıl Hazırlanır?

  1. Projenin başlangıç, planlama, yürütme, izleme&kontrol ve kapanış süreçlerini belirleyin.
  2. Analiz edeceğiniz süreci yatay bir düzlemde çizgi şeklinde çizin.
  3. Süreçteki aktivitelerin başlangıç ve bitiş zamanlarını, sürelerini, beklemeleri belirleyin.
  4. Katma değerli faaliyetlerin süresini temsil edecek çubuklar çizin.
  5. Katma değeri olmayan aktivite sürelerini temsil edecek diğer çubukları çizin.
  6. Toplam katma değer süresini, toplam katma değeri olmayan süreyi oranlayın.
  7. Katma değeri olmayan faaliyetleri ortadan kaldırmak veya azaltmak, toplam süreyi azaltmak için öneriler geliştirin.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 85 – Yöntemler – 2

Estimating Project Effort - PM Tips

TAHMİNLEME

Tahmin yöntemleri, projede efor, zaman veya maliyet tahmini geliştirmek için kullanılır.

  • Yakınlık gruplaması Öğeleri benzerliklerine göre benzer kategorilere veya gruplara sınıflandırmaktır. Örneğin, tişört bedenleri, Fibonacci sayıları.
  • Benzer tahminleme – Benzer bir aktivite veya projeden geçmiş verileri kullanarak bir aktivitenin veya projenin süresini veya maliyetini değerlendirmektir.
  • İşlev noktası Bir bilgi sistemindeki işlev miktarının tahminidir. Yazılımın işlevsel boyut ölçümünü (FSM) hesaplamak için kullanılır.
  • Çok noktalı tahmin Bağımsız aktivite tahminlerinde belirsizlik olduğunda iyimser, kötümser ve en olası tahminlerin ortalama veya ağırlıklı ortalamasını uygulayarak maliyeti veya süreyi değerlendirmektir.
  • Parametrik tahmin Geçmiş verilere ve proje parametrelerine dayalı olarak maliyet veya süreyi hesaplamak için kullanır.
  • Göreceli tahmin Eforu, karmaşıklık ve belirsizliği dikkate alarak, benzer bir çalışma grubuyla karşılaştırma yapmadan tahminler oluşturmaktır. Göreceli tahmin, maliyet veya zaman birimlerine dayalı olmak zorunda değildir. Hikaye noktaları, göreceli tahminde kullanılan yaygın bir birimsiz ölçüdür.
  • Tek nokta tahmini En iyi tahmini yansıtan tek bir değeri hesaplamak için verilerin kullanılmasıdır. Tek noktalı tahmin, en iyi ve en kötü durum senaryosunu içeren bir aralık tahmininin karşıtıdır.
  • Hikaye Noktası Tahmini Proje ekibi üyelerinin bir kullanıcı hikayesini uygulamak için soyut ve efora dayalı göreceli tahmin yapmasıdır. Proje ekibine, karmaşıklığı, riskleri ve eforu göz önünde bulundurarak hikayenin zorluğu hakkında bilgi verir.
  • Geniş Bant Delphi Geniş Bant Delphi, konu uzmanlarının bir fikir birliğine varılana kadar her turdan sonra proje ekibi tartışması ile bireysel olarak birden fazla tahmin üretmesidir. En yüksek ve en düşük tahminleri yapanlar gerekçelerini açıklarlar. Yakınsama sağlanana kadar süreç tekrarlanır. Poker Planlama, Geniş Bant Delphi’nin bir çeşididir.

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 59 – Proje Performans Alanları – Ölçümleme – 4

🔬 Earned Value Management ➽ NEW Permormance【 EVM 2020】

Temel Çizgi Performansı

Maliyet ve zaman çizelgesi temel çizgisi en sık kullanılanlardır. Kapsam veya teknik temel çizgisi, teslimat ölçümlerindeki bilgileri kullanırlar.

Zaman çizelgesi ölçütleri

  • Başlangıç ve bitiş tarihleri – Planlanan başlangıç ve bitiş tarihleri, fiili (gerçekleşen) başlangıç ve bitiş tarihleri ile karşılaştırılır. İşin plana göre ne ölçüde tamamlandığı ölçülür. Projede en uzun yolda (kritik yol) olmasa bile, geç başlayan ve biten aktiviteler, projenin planlandığı gibi performans göstermediğini gösterir.
  • Efor ve süre – Gerçekleşen efor ve süre ile planlanan efor ve sürenin karşılaştırılması,  tahminlerin geçerli olup olmadığını gösterir.
    Video: Kritik Yol Analizi – 1
    Video: Kritik Yol Analizi – 2
  • Zaman çizelgesi varyansı (ZÇV) Schedule Variance (SV) – Kritik yoldaki performansa bakılarak zaman çizelgesi varyansı belirlenebilir. Kazanılmış değer, planlanan değer ile gerçekleşen değer arasındaki farktır. 
    Earned Value Management Tutorial - 3Targets Consultants Ltd.
  • Zaman çizelgesi performans endeksi (ZÇPE) – Schedule Performance Index (SPI) – Zaman çizelgesi performans endeksi, zamanlanmış çalışmanın ne kadar verimli bir şekilde gerçekleştirildiğini gösterir.
    Video:Kazanılmış Değer Analizi
  • Özellik tamamlama oranları – Sık gözden geçirmeler sırasında özellik kabul oranını incelemek, ilerlemenin değerlendirilmesine, tamamlama tarih ve maliyetlerini tahmin etmeye yardımcı olur.

Maliyet ölçütleri 

  • Planlanan maliyet & fiili maliyet – İşçilik veya kaynaklar için yapılan tahminler (planlanan) gerçek maliyetlerle karşılaştırır. Bu terim yanma oranı (burn rate) olarak adlandırılabilir.
  • Maliyet varyansı (MV) – Cost Variance (CV) – Gerçekleşen maliyetin tahmini (planlanan) maliyetle karşılaştırılmasıdır. Kazanılmış değer, planlanan ile gerçekleşen maliyet arasındaki farktır. Yukarıdaki grafikte görebilirsiniz.
  • Maliyet performans endeksi (MPE) – Cost Performance Index (CPI) – Gerçekleştirilen işin bütçelenen maliyetine göre ne kadar verimli yapıldığını gösterir.

Kaynak Ölçütleri

Kaynak varyansları sıklıkla maliyet sapmalarına yol açtığından, kaynak ölçümleri maliyet ölçümlerinin bir alt kümesi olarak ele alınır. Fiyat ve kullanım varyansı değerlendirilir;

  • Fiili (gerçekleşen) kaynak kullanımı & planlanan kaynak kullanımı – Kaynakların fiili kullanımı planlanan kullanım ile karşılaştırılır, kullanım varyansı hesaplanır.
  • Fiili (gerçekleşen) kaynak maliyeti & planlanan kaynak maliyeti – Kaynakların gerçekleşen maliyeti, planlanan maliyetle karşılaştırılır, fiyat varyansı hesaplanır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 43 – Proje Performans Alanları – Planlama – 4

Gantt Charts in Agile and Kanban - Breeze

Zaman Çizelgeleri

Zaman çizelgesi, süreler, bağımlılıklar ve diğer planlama bilgileri dahil olmak üzere proje aktivitelerini zaman boyutunda görmek ve yürütmek için kullanılır. Zaman planlamasında, öngörücü veya uyarlanabilir yaklaşımları kullanabilir.

Öngörücü dayalı yaklaşımlar, aşağıdaki gibi bir süreci takip ederler:

  • Adım 1 – Proje kapsamını aşamalara bölmek ve aktivitelere ayrıştırmak.
  • Adım 2 – Aktiviteleri sıralamak.
  • Adım 3 – Aktiviteleri tamamlamak için gereken çabayı (eforu), süreyi, insanları ve fiziksel kaynakları tahmin etmek.
  • Adım 4 – Kullanılabilirliğe göre aktivitelere insanları ve fiziksel kaynakları atamak.
  • Adım 5 – Üzerinde anlaşmaya varılan zaman çizelgesine ulaşana kadar sıralamayı, tahminleri ve kaynakları düzenlemak.

Zaman çizelgesi, istenen bitiş tarihini karşılamıyorsa, zaman sıkıştırma yöntemleri uygulanır. (Bkz. Udemy: Süre Kısaltma Yöntemleri)

Kaynak yükleme(Crashing), en az artırımlı maliyet dikkate alınarak süreyi kısaltmayı amaçlayan sıkıştırma yöntemidir. Aktivitelere ek kaynak eklemeyi, fazla mesai yapmayı veya teslimatları hızlandırmak için ödeme yapmayı içerebilir.

Paralel Çalışma(Fast Tracking), normalde sırayla yapılan aktivitelerin veya görevlerin en azından sürelerinin bir kısmı boyunca paralel olarak gerçekleştirilmesidir. Paralel Çalışma genellikle bir ağ yolu boyunca olası önde gitmeleri ve beklemeleri uygulamayı gerektirir. Öne çekme ardılı öne çekerek başlatmaktır. 

Aşağıdaki şekilde 10 haftalık bir proje yer almaktadır. Paralel Çalışma (Fast Tracking) yapılarak  başlangıç tarihi bir hafta öne çekilmiş, toplam süre 9 haftaya düşmüştür. En alttaki bölümde Kaynak Yükleme(Crashing) yapılarak 2. aktivite 1 hafta kısaltılarak toplam süre 9 haftaya çekilmiştir. 

Crashing and Fast Tracking - Mudassir Iqbal

Öteleme (Bekleme) ardıl aktivitenin geciktirilmesidir. Örneğin onay alınması gereken bir projede onay aktivitesini bir önceki aktiviteden 10 gün sonrası olarak işleyebiliriz. 

Zaman çizelgesini kısaltırken, aktiviteler arasındaki bağımlılıkların niteliğini belirlemek önemlidir. Dört tür bağımlılık vardır:

  • Zorunlu bağımlılık – Gerekli olan veya işin doğasına özgü ilişkidir. Bu tür bağımlılıklar genellikle değiştirilemez. Ör. Temel atmadan 1. kat çalışmaları başlayamaz.
  • İsteğe bağlı bağımlılık – En iyi uygulamalara veya tercihlere dayanan ilişkidir. Bu tür bağımlılıklar özellikle süreyi kısaltmak vb. sebeplerle değiştirilebilir. Ör. Lansman çalışmalarını projenin sonunda yapmak yerine ortalarında yapabiliriz.
  • Dış bağımlılık – Proje dışı aktiviteler arasındaki ilişkidir. Bu tür bağımlılıklar genellikle değiştirilemez. Ör. A projesindeki işini bitmeden B projesindeki bir aktiviteye başlanamayabilir.
  • İç bağımlılık – Bir veya daha fazla proje aktivitesi arasındaki ilişkidir. Bu tür bağımlılıklar değiştirilebilir.

Aşağıda öngörücü bir yaklaşımla hazırlanmış Gantt Grafiğini görebilirsiniz. aktiviteler arası bağlantılar oklar ile görülebilir.

What is a Gantt Chart? Gantt Chart Software, Information, and History

Uyarlanabilir yaklaşımlar, artırımlı planlamayı kullanır. Bu yaklaşım, yinelemelere ve sürümlere dayanmaktadır. Aşağıdaki şekilde görüleceği üzere öncelikle Ürün Yol Haritası (Product Roadmap) hazırlanır. Buna her sürümde yer alacak temel özellikleri ve işlevleri belirten üst düzey sürüm planı diyebiliriz. Her sürümde(Release) iki veya daha fazla yineleme (iteration) olur. Her yineleme, iş ve/veya paydaş değeri üretmeye odaklıdır. Değer, özellikleri, risk azaltmayı, denemeleri, değeri sağlamanın veya korumanın farklı yollarını içerebilir. Gelecek sürümlerdeki çalışmaların planlaması üst seviyede tutulur, böylece proje ekibi daha önceki sürümlerden gelen geri bildirimlere göre değişebilecek durumları dikkate alabilirler.

Uyarlanabilir yaklaşımlar genellikle zaman kutulama (time boxing) kullanır. Her zaman kutusundaki yapılacak çalışmalar, önceliklendirilmiş iş listesine (product backlog) dayanır. Proje ekibi, yinelemede yapabilecekleri iş miktarını belirler, tahminleme yapar ve işi tamamlamak için kendi kendilerine organize olurlar. Zaman kutusunun sonunda proje ekibi tamamlanan işi gösterir, sunumunu yapar. Bu noktada, bir sonraki zaman kutusunda yapılacak işlerin listesi ve tahminleri güncellenebilir ve/veya yeniden önceliklendirilir.

Zaman çizelgesini hazırlamak için genel süre ve efor tahminleri kullanılır. Kullanılan çizelgeleme yaklaşımından bağımsız olarak, efor ve süre arasındaki ilişkinin dikkate alınması gerekir. Bazı aktiviteler efora dayalıdır ve ek insan eklenmesiyle süre azaltılabilir. Bu yaklaşım, bir noktaya kadar işe yarar daha sonrasın kişilerin eklenmesi süreyi uzatabilir. Ör. Kuyu kazmak için birden fazla kişi çalıştırmak süreyi kısaltabilir. Boyanın kuruması için ne kadar insan çalıştığı önemli değildir, belirli bir süresi vardır. 

İşin doğası, koordinasyon, iletişim, çatışma ve olası yeniden çalışma vb. sebeplerin dikkate alınması, kişi eklemenin süreyi azaltılıp azaltamayacağı ve ne kadar azaltılabileceği belirlenmelidir. Kişi ekleyerek süreyi azaltmak homojen değildir. Ör. 1 kişinin 2 günde yaptığ işi 2 kişinin 1 günde yapabileceği kesin değildir. Süre kısalabilir ama sabit bir formül vermek doğru olmaz. 

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Süre Tahminini Etkileyen Faktörler

Her aktivite farklı _______________ farklı sürede gerçekleştirilebilir. Bu cümledeki boşluğa aşağıdakilerden herhangi biri gelebilir.

  • Projelerde
  • Şirketlerde
  • Ülkelerde (Türkiye, ABD vb.)
  • Zaman Dilimlerinde (Yaz, kış vb.)
  • Günün farklı saatinde (Sabah, akşam vb.)
  • Şirket çalışma zamanlarında (Tek Vardiya, Çift Vardiya vb.)
  • Sayıda kaynak ile (1 kişi, 3 kişi vb.)
  • Kaynaklar ile (Ali veya Veli vb.)
  • Nitelikteki kaynaklarla (Uzman-acemi, eski-yeni ekipman vb.)
  • Yöntemlerle (elle veya otomatik)
  • Kendisinden önceki ve sonraki, iş ve kaynaklara bağlı olarak
  • Bütçe ile
  • Paydaşlardan etkileniyor veya etkiliyorsa
  • Yöneticilerle

Projelerde Tahmin Kalitesini Etkileyen Faktörler

Projelerde en iyi süre ve maliye tahminleri yapılması istenir. Tahminlerin başlangıç noktası geçmiş deneyimlerdir. Geçmiş deneyimler, diğer faktörler ile birlikte dikkate alınarak bir tahmin üretilir. Bu faktörler proje veya iş ilk defa yapılıyorsa çok güçlü hale gelir.  Bu faktörler nelerdir;

  • Planlama Sınırı – Yakın zamandaki işlere ilişkin daha kesin tahmin üretmek mümkün olur. Daha uzaktaki işlere ilişkin belirsizlikler tahmini zorlaştırır.
  • İlk ve Yeni Olma – Şirket veya kişi ilk kez yaptığı işlere yönelik tahmin yapmakta zorlanır.
  • Proje Süresi – Uzun süreli projelerde tahmin belirsizliği de artar.
  • Beceri ve Deneyim – Çalışanların ilgili konudaki beceri ve deneyimi tahmin netliğini artırır.
  • Diğer Çalışanlar – Proje ekip üyesinin birlikte çalışacağı diğer insanlar, yapacağı tahmini olumlu ya da olumsuz yönde etkiler.
  • Dengesizlik – Yönetimin sürekli karar vermesi, işten ayrılmaların çok olması vb. sebepler tahminleri doğrudan etkiler.
  • Proje Yapısı ve Organizasyonu – Proje için ayırılmış özel bir ekip (proje bazlı organizasyon) odaklanma problem yaşamayacağı için tahminler daha netleşecektir. Bu yapının maliyetleri artıracağı düşünülebilir ama matris organizasyonlarda ki koordinasyon zorluğu, bölünme ve çatışma risklerinin masaya yatırılması gerekir.
  • Tampon Koyma – Kimse başarısız olmak istemez. Normal koşullar altında diye düşünerek yaptıkları tahminlere bir tampon süre eklerler. Tampon süreler başarı olasılığını artırmak, gecikme ya da bütçe aşımı risklerini aza indirmek için eklenir. Dikkat edilmesi gereken düşünülmeden eklenen tampon sürelerin zamanla çalışan ve yönetici arasında bir oyuna dönüşmesidir. Yönetici duyduğu her tahminin aşağıya çekmeye çalışırken, çalışan her tahmininde ki tampon süreyi artırmaya başlar.  
  • Şirket Kültürü – Bazı şirketler hızlı tahminlerle başlayıp daha sonra düzeltmeye, bazıları başta detaylı çalışarak proje yönetimini daha doğru yapmaya odaklanır.
  • İzinler, tatiller – Bazı şirketler projeyi birinci öncelik yaparak izinleri ve tatilleri öteler, bazıları kişisel motivasyona önem vererek bu tatilleri dikkate alarak tahminlerde bulunurlar.
  • İklim – Yapılacak işin yaz ve kışa gelmesi süreleri doğrudan etkileyebilir.  
  • Müşteri Kısıtları – Projede çalışılacak yere ilişkin kısıtlar tahminleri etkileyebilir. Ör. AVM’ler sadece akşam 20:00-22:00 arası çalışılabilmesi vb.
  • Nakit – Zaman İlişkisi – Şirketin nakit durumu yapılacak işlerin süresini etkileyebilir. Ör. Mayıs ayında işin bitirilmesi için 100.000 TL’ye ihtiyaç olup şirketin nakdi 80.000 TL ise süreyi etkileyebilecektir.
  • Özel Dönemler – Ramazan vb. dönemler özellikle süreleri etkiler. Ör. Ramazan’ın yaz ayına denk gelmesi, sahada çalışanların performansını düşürebilecektir.
  • Kişisel Takvimler – Tahmin yapacak kişinin işe başlayacağı tarih önemlidir. Aynı işe 1 Ocak’ta başlamak ile 1 Şubat’ta başlamak hem süre hem maliyet açısından aynı tahmini getirmeyecektir.
  • Bağımlılıklar – Tahmin, iç (departmanlar) ve dış (dış kaynaklar, müşteri) bağımlılıklardan çok etkilenebilir. Örneğin müşterinin yer teslimini 1 Ocak’ta yapması ile 1 Şubat’ta yapması tahminleri değiştirecektir.
  • Sayısallaştırma – Tahmin yapan kişilerin geçmişlerini sayısallaştırıp, saklamaları tahmin netliğini artıracaktır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Anlaşmalar (Agreements)

Anlaşmalar, projenin ilk amaçlarını tanımlayan herhangi bir doküman veya iletişim olarak tanımlanır. Sözleşme, mutabakat zaptı (MOU), anlaşma mektupları, sözlü anlaşmalar, eposta vb. şeklinde olabilir.

Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesinin geliştirilmesi sürecinde projenin ilk amaçlarını belirlemek amacıyla kullanılır. Sözleşme, ortak niyet bildirgesi, hizmet seviyesi anlaşması, anlaşma mektubu, niyet mektubu, sözlü anlaşma, e-posta ya da başka yazılı anlaşmalar şeklinde olabilir. Genel olarak, harici bir müşteri için yapılan projelerde sözleşme kullanılır.

Proje İşlerinin İzlenmesi ve Kontrolü sürecinde işi yapan dış kaynaksa,  Proje Yöneticisi anlaşma doğrultusunda ilerlenmesini güvence altına almaya çalışır.

Proje ya da Faz Kapanışı sürecinde Tedarik Yönetimi Planında da yer alan ve anlaşma ile belirlenmiş resmi faz ya da proje kapanış kurallarını içerdiği için ihtiyaç duyulur. Büyük ve karmaşık projelerde birden fazla anlaşma olabilir.

Gereksinimlerin Toplanması sürecinde proje ve ürün gereksinimlerini içerdiği için kullanılır.

Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi sürecinde tedarikçilerin taahhüt ettikleri zaman çizelgelerine erişebilmek için gereklidir.

Bütçenin Belirlenmesi sürecinde anlaşmalar, satın alınmış veya alınacak ürünler, hizmetler veya sonuçlarla ilgili geçerli anlaşma bilgileri ve maliyetler için gereklidir.

Kalitenin Kontrolü sürecinde proje Belgeleri altında anlaşmalar girdi olarak kabul edilir. Aynı sürecin çıktısı olarak anlaşmaların güncellenebileceği belirtilmektedir.

Kaynakların Kontrolü sürecinde özellikle dış kaynaklara yönelik olarak yeni ve planlanmamış kaynak ihtiyaçlarının karşılanması veya mevcut kaynaklardan dolayı ortaya çıkabilecek problemlerde ne yapılacağına yönelik prosedürleri içerdiği için girdi olarak kullanılır.

Risklerin Tanımlanması sürecinde eğer dışarıdan kaynak tedariği söz konusuysa kilometre taşı tarihleri, sözleşme tipi, onay kriterleri, ödül ve cezaları içeren anlaşma içerikkeri girdi olarak kullanılır.

Proje tedarik yönetimi süreçleri, alıcı ile satıcı arasında hukuki belgeler olan sözleşmeler de dahil anlaşmaları kapsar Sözleşme, satıcıya, değeri olan bir şeyi (örneğin, belirlenmiş ürünleri, hizmetleri ya da sonuçları) temin etme, alıcıya da para ya da başka değerlerle ödeme yapma yükümlülüğü getiren, karşılıklı olarak bağlayıcı bir anlaşmadır. Anlaşma basit ya da karmaşık olabilir.

Tedarik sözleşmeleri, alıcının ve satıcının yerine getirmesi gereken şartları içerir. Tüm tedariklerin projeye özel ihtiyaçları karşılamasını ve aynı zamanda organizasyonun tedarik politikalarına uygun olmasını sağlamak, proje yönetim ekibinin sorumluluğundadır.

Uygulama alanına bağlı olarak sözleşme yerine, anlaşma, kontrat, mukavele, alt sözleşme ya da satın alma emri terimleri kullanılabilir.

Tüm proje belgeleri belli şekillerde gözden geçirme ve onaylara tabi olmakla birlikte, sözleşmeler veya anlaşmalar yasal olarak bağlayıcı olmalarından dolayı , genellikle daha kapsamlı onay süreçlerine tabidirler.

Tedariklerin yürütülmesi sürecinin çıktısı olarak Anlaşma  belgelerinin başlıca içeriği aşağıdaki gibidir;

  • Çalışma bildirimi ya da teslimatlar,
  • Zaman çizelgesi ve kilometre taşları,
  • Performans raporlama,
  • Fiyatlandırma ve Ödeme koşulları,
  • Tetkik, kalite ve onay kriterleri,
  • Garanti ve Ürün Desteği,
  • Cezalar ve Teşvikler,
  • Sigorta ve teminat mektupları ,
  • Alt yüklenici onayları ,
  • Genel kural ve koşullar,
  • Değişiklik taleplerinin nasıl ele alınacağı ve
  • Fesih ve alternatif ihtilaf çözümü mekanizmaları.

Tedariklerin Kontrolü sürecinde anlaşmalar, taraflar arasındaki şartlardır ve her bir tarafın görevleriyle ilgili şartları içerir. Anlaşmanın içerdiği değişiklik kontrolü hükümleri uyarınca, sözleşme kapanışından önceki herhangi bir tarihte karşılıklı rızayla değiştirilebilir. Bu değişiklikler genellikle yazılı hale getirilir.

Paydaşların Tanımlanması sürecinde anlaşmanın taraflarını ve ihtiyaç duyulabilecek ek paydaşları belirleyebilmek için anlaşmalara ihtiyaç duyulur.

Paydaş Katılımını Sağlama Planlama sürecinde, dış kaynakların ve satıcıların etkin katılımını sağlamak için yapılacak planlama için şirketin satın alma departmanı ile koordine bir şekilde çalışılması gerekir. Bu sağlamak için anlaşmalara ihtiyaç duyulur.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

 

Proje Yönetiminde Üç Nokta Tahmini (Three-Point Estimate)

Aktivite tahminlerinde belirsizlik varken iyimser, kötümser ve en olası tahminlerin ortalamasını uygulayarak maliyet veya sürenin tahmin edilmesinde kullanılan tekniktir.

Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi sürecinde  bir aktivitenin süresi için yaklaşık bir aralık tanımlamak isteniyorsa Üç Nokta Tahminleme yöntemi kullanılmalıdır;

  • En  olası  süre (tM) –  Aktivitenin normal koşullar altında gerçekleştirileceği düşünülen süredir.
  • İyimser (tO) – Aktivitenin en iyi koşullar altında gerçekleştirileceği düşünülen süredir.
  • Kötümser (tP) – Aktivitenin en kötü koşullar altında gerçekleştirileceği düşünülen süredir.

Bu değerler esas alınarak kullanılan en yaygın iki formül üçgen ve beta dağılımlardır.

Üçgen Dağılım – tE= (tO+ tM+ tP) / 3 (Şekil 6.9)

Şekil 6.9 – Üçgen Dağılım

Beta Dağılım (geleneksel PERT tekniğinden) 

tE= (tO+ 4tM + tP) / 6 (Şekil 6.10)

Şekil 6.10 – Beta Dağılım

Maliyetlerin Tahmin Edilmesi sürecinde bir aktivitenin maliyetini hesaplamak ve yaklaşık bir aralık tanımlamak için Üç Nokta Tahmin yöntemi kullanılmalıdır;

  • En olası maliyet (tM) –  Aktivitenin normal koşullar altında gerçekleştirileceği düşünülen maliyettir.
  • İyimser (tO) – Aktivitenin en iyi koşullar altında gerçekleştirileceği düşünülen maliyettir.
  • Kötümser (tP) – Aktivitenin en kötü koşullar altında gerçekleştirileceği düşünülen maliyettir.

Bu değerler esas alınarak kullanılan en yaygın iki formül üçgen ve beta dağılımlardır.

Beklenen maliyet (cE), iki farklı formülle hesaplanabilir. Formüller şöyledir:

Üçgen Dağılım – cE= (cO+ cM+ cP) / 3 (Şekil 7.3)

Şekil 7.3 – Üçgen Dağılım

Beta Dağılım (Geleneksel PERT Analizi) 

cE= (cO+ 4cM +cP) / 6 (Şekil 7.4)

Şekil 7.4 – Beta Dağılım

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler