Bazen kendimizi ne konuşulduğunu anlamadığınız, herkesin başka telden çaldığı bir toplantının ortasında buluveririz. Her kafadan bir ses çıkmaktadır, fikirler havada uçuşmakta, bazıları sıkıldığını belli etmekte, bazıları hayal dünyasında gezmektedir. Kötü toplantılar, önemli toplantılar için kötü emsal olurlar ve kişilerde önyargı oluşmasına sebep olurlar.
İşim gereği çok toplantı yapmama rağmen hiç hoşlanmadım. Düzenli toplantılarımdan benimle beraber çalışan arkadaşlarım hoşlanmazlardı çünkü yapılan – yapılacak (done-to do) gündemi çokta keyifli sayılmazdı.
Toplantıyı bozan ya da gündem dışı konulara karşı acımasız olmak gerekiyor. İnsanların gereksiz konu ya da detaylara dalmasını ve zaman harcamasını sert bir şekilde kesmek gerekiyor. Gereksiz konuşma ve bilgilerin vereceği zararı kendileri düşünemiyorlarsa söylemek gerekiyor.
Benim kişisel hatam bu tip konularda kişileri üzmemek adına yeterince sert ya da imalı çıkışlar yapmamamdı. Toplantılarda, başkalarının önünde ters bir şey söylemek ya da davranmak ciddi hasarlar oluşturabilir ve sonrasında daha büyük zararlara sebep olabilir. Eminim herkes kendi söylediklerine diğerlerinin önem vermesini istiyor ama objektif olarak bunu herkesi ilgilendiren bir ortak paydada yapamadığında özel zamana kaydırmasını gerektiğini bilmesi çok önemli. Eğer bir toplantı amacına uygun ilerlemiyor ise herkesin faydası adına birisinin diğerlerini hedefe yönelik konuşmaya yönlendirmesi gerekiyor.
Aynı konuları sürekli tekrarlıyor ve konuşuyor olmak ayrı bir sıkıntı. Eğer 3 kereden fazladır aynı konuyu konuşuyor iseniz toplantıya katılanları ve yapılan işi tekrar değerlendirmek gerekiyor. Ya kimse sizi takmıyor, ya beceremiyorlar ya da anlamıyorlardır. Birisinin bir şeyi anlayıp anlamadığının kontrolü “tekrarlamadan” geçsede bu tekrarlama sayısı belirli bir oranı geçip hiç bir şeyi değiştirmediğinde saçma bir hal alır.
Toplantı sonrasında kişilerin yapacakları ortaya çıkar. Bunlar bir sonraki toplantının gündemini oluşturur. Bir sonraki toplantıda yine aynı gündem tekrar ediyorsa şirket içinde “patinaj” yapılıyor demektir. Yani hem kötü koku çıkmakta hem de tekerlek eskimektedir. İşte bu noktada toplatıya katılanların samimiyeti ve toplantı yönetim becerisi ön plana çıkar.
Bazen toplantılar havada kalır. Tecrübelerimden hareketle genellikle toplantıya katılanların nitelikleri doğrultusunda diğer katılımcılar ya doğru söyleyemezler ya da doğru söylemek ihtiyacı duymazlar. Bu yüzden bir çok şey konuşulmasına rağmen ortada bir şey yoktur aslında. Bazı yöneticiler her ne kadar sizin doğruyu söylemeniz konusunda cesaretlendirselerde gerek duygusal ve politik gerekse kişisel açıdan kendilerine yönelik negatif şeyler duymak istemezler. Bunu yüksek sesle söyleyemezler ama bilmenizi sağlarlar. Eğer “kral çıplak” derseniz sonuçlarını iyi değerlendirmeniz gerekir.
