PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 53 – Proje Performans Alanları – Teslim – 2

What is project scope? Defining and outlining project success | CIO

TESLİMATLAR

Teslimat, projeden elde edilen,  projenin elde etmek istediği ara veya nihai ürün, hizmet veya sonuçlardır. Kâr, insan ve gezegen üzerindeki vb. kısa ve uzun vadeli paydaş gereksinimlerini, kapsamı ve kaliteyi yansıtır.

Gereksinimler

Gereksinim, bir iş ihtiyacını karşılamak için üründe, hizmette veya sonuçta bulunması gereken bir koşul veya yetenektir. Gereksinimler, iş gerekçesindeki gibi çok yüksek düzeyde olabilir veya bir sistemin bileşeni için kabul kriterlerinde bulunanlar gibi çok ayrıntılı olabilirler.

İyi tanımlanmış kapsamı olan projelerde, ön planlama sırasında gereksinimleri ortaya çıkarmak ve belgelemek için proje paydaşlarıyla birlikte çalışılır. Projenin başlangıcında gereksinimleri üst düzeyde olan projeler, bu gereksinimleri zaman içinde geliştirebilir. (Yaklaşan Dalga Planlaması) Bazı projelerde, gereksinimler proje çalışması sırasında ortaya çıkar.

Gereksinim Yönetimi Planı

Gereksinimleri belirlemek, belgelemek ve paydaş mutabakatı sağlamak anlamına gelir. İyi belgelenmiş gereksinimler aşağıdaki kriterleri karşılamaktadır:

      • Net – Gereksinim nettir ve yorumlamanın tek bir yolu vardır.
      • Kısa – Gereksinim mümkün olduğunca az kelimeyle ifade edilir.
      • Doğrulanabilir – Gereksinimin karşılandığının doğrulamasının yolu vardır.
      • Tutarlı – Diğer gereksinimlerle veya proje kapsamı ile çelişkili değildir.
      • Tamamlayı – Gereksinimlerin toplamı, mevcut proje veya ürün ihtiyaçlarının tamamını temsil eder.
      • İzlenebilir – Her gereksinim benzersiz bir tanımlayıcı tarafından tanımlanabilir ve izlenebilir.
  • Yeni gereksinimlerin gelişmesi ve keşfedilmesi – Önceden açıkça tanımlanmış gereksinimleri olmayan projelerde, gereksinimleri geliştirmek için prototipler, demolar, hikaye tahtaları ve maketler kullanılabilir. Paydaşların gelişen gereksinimlerinde “Gördüğümde bileceğim” yaklaşımını benimsemeleri olasıdır. Gelişen gereksinimler, yinelemeli, artırımlı veya uyarlamalı geliştirme yaklaşımlarını kullanan projelerde yaygındır. Bazı durumlarda, gereksinimleri değiştiren yeni fırsatlar ortaya çıkabilir.

Projelerde Müşteri Beklentilerinin Başarıyla Yönetilmesi
Fikir/Zihin Haritalama
Yakınlık Şemaları
Ortak Uygulama Geliştirme
Alternatif Analizi
Ürün Analizi
Soru Listeleri ve Anketler
Kontrol Listelerİ

  • Gereksinimleri yönetmek – Etkin olmayan gereksinim yönetimi, yeniden çalışmaya, kapsam kaymasına, müşteri memnuniyetsizliğine, bütçe aşımlarına, zaman gecikmesine ve genel proje başarısızlığına yol açabilir. Bu nedenle, birçok projede gereksinim yönetiminden sorumlu kişi vardır. İş analisti, ürün sahibi, değer mühendisi vb. olabilir. Gereksinimleri yönetenler, uygun bir gereksinim esnekliği düzeyi olduğundan, yeni ve değişen gereksinimlerin tüm ilgili paydaşlar tarafından kabul edildiğinden emin olmak için özel yazılımlar, iş listeleri, dizin kartları, gereksinim izlenebilirlik matrisleri veya başka bir yöntem kullanabilirler.

Proje Gereksinimlerinde Dikkat Edilmesi Gerekenler
Gereksinim Kaynaklı Proje Riskleri

  • Kapsam Tanımlanması – Gereksinimler belirlendikçe, bunları karşılayacak kapsam tanımlanır. Kapsam, proje olarak sağlanacak ürün, hizmet ve sonuçların toplamıdır. Kapsam tanımlandıkça, daha fazla gereksinim ortaya çıkabilir. Bu nedenle, gereksinimler gibi, kapsam da önceden iyi tanımlanabilir, zamanla geliştirilebilir veya keşfedilebilir.

  • Kapsamın ayrıştırılması – Kapsam, projeyle ilişkili ana teslimatları ve her bir teslimat için kabul kriterlerini belirlemek için kapsam bildirimi, iş kırılım yapısı (İKY) kullanılarak detaylandırılabilir. İKY, proje hedeflerine ulaşmak ve gerekli teslimatları oluşturmak için proje ekibi tarafından yürütülecek toplam çalışma kapsamının hiyerarşik ayrıştırmasıdır. Hiyerarşideki her seviye, teslimatın daha detaylı ayrıntı seviyesini ve onu üretmek için gereken çalışmayı temsil eder.

Kapsamı detaylandırma, proje temalarını çevik başlatma belgesi, yol haritası veya ürün hiyerarşi olarak belirlenebilir.

Temalar, işlevsellik, veri kaynağı veya güvenlik düzeyi gibi ortak bir faktörle ilişkilendirilen müşteri değerini yansıtan birden fazla kullanıcı öyküsüdür. Temaları gerçekleştirmek için proje ekibi, yineleme içinde tamamlanamayacak kadar büyük kullanıcı hikayeleri için epikler geliştirir.

Epikler, ürün ile ilgili özelliklere ayrıştırılabilir. Her özelliğin birden fazla kullanıcı hikayesi olacaktır.

Kullanıcı hikayesi, belirli bir kullanıcı için sonucun kısa bir açıklamasıdır.

Proje ekibi, kapsamın değişmesi durumunda gereksiz planlamadan kaçınmak için hikaye ayrıntılarını son anda tanımlar.

Kullanıcı Hikayeleri, son kullanıcının bakış açısından yazılmış gereksinimin açık ve özlü bir temsilidir.

  • Teslimatların tamamlanması. Kullanılan yaklaşıma bağlı olarak, bileşen veya projeyi tamamlamanın farklı yolları vardır :
    • Kabul veya tamamlama kriterleri Müşteri teslimatı kabul etmeden veya proje tamamlanmış olarak kabul edilmeden önce karşılanması gereken kriterler genellikle kapsam bildiriminde yer alır.
    • Teknik performans ölçütleri – Ürüne ilişkin teknik özellikler, ayrı bir spesifikasyon belgesinde belgelenebilir veya İKY’nin bir uzantısı (İKY sözlüğü) olarak belgelenebilir. İKY’deki her bir teslimat (çalışma paketi) için bilgileri detaylandırılır.
    • Bitti tanımı – Bitti tanımı, özellikle yazılım geliştirme projelerinde uyarlamalı yaklaşımlarla kullanılır. Teslimatın müşteri kullanımına hazır olarak kabul edilebilmesi için karşılanması gereken tüm kriterlerin kontrol listesidir.

Tamamlanmanın Hareketli Hedefleri

Belirsiz ve hızla değişen ortamlarda geliştirilen projelerde, “yayınlanmak için yeterince iyi” veya “bitme” tanımına uygun hedefler değişebilir. Rakiplerin sık sık yeni ürünler çıkardığı pazarlarda, yeni bir sürüm için planlanan özellikler güncellenmek zorunda kalınabilir. Aynı şekilde, mobil cihazlar veya giyilebilir cihazlar gibi yeni teknoloji trendlerinde yön değişikliğini tetikleyebilir veya yeni gereksinimler ortaya çıkarabilir.

Bu ortamlarda, teslim edilecek olan veya “tamamlandı” denilecek olan proje hedefinin tanımı sürekli değişir. Proje ekipleri, tamamlanmaya doğru ilerleme hızlarını gözden geçirir, planlanan proje hedefi başarı oranlarını izlerler. Projenin tamamlanması ne kadar uzun sürerse, “bitti” tanımının proje hedefinden farklılaşması mümkündür. Buna bazen “done drift – sürüklenme” denir.

Daha istikrarlı bir ortamda çalışan projeler genellikle “kapsam kayması” ile karşı karşıya kalır. Anlamı, zaman, bütçe veya kaynak ihtiyaçları ayarlanmadan ek kapsam veya gereksinimlerin kabul edilmesidir. Kapsam kaymasıyla mücadele etmek için proje ekipleri, tüm değişikliklerin projeye getirdikleri potansiyel etkiyi değerlendirir, değeri gerçekleştirmek için gereken kaynaklar, zaman ve bütçe açısından ele alır ve değişiklik kontrol sistemi kullanırlar. Proje ekibi değişiklikleri resmi onay için proje yönetişim organına, ürün sahibine veya yönetici sponsora sunarlar.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Paylaşın:

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

four × 4 =

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.