Proje Yönetiminde Performans Ölçümü Temel Çizgisi(PÖTÇ)

An Introductory Guide To Project Management Metrics | Wrike

Proje yönetiminde, projenin ilerlemesinin ve performansının izlenmesi gerekir. Proje performansını ölçmek için kriterler açıkça tanımlanmalı ve proje paydaşları tarafından kabul edilmelidir.

Performans Ölçümü Temel Çizgisi Nedir?

Performans Ölçümü Temel Çizgisi (PTÇ), proje yönetimi planının bir bileşenidir. Projenin ilerleyişi esnasında, proje yöneticisinin ve paydaşların projenin kapsam, zaman çizelgesi ve maliyet açısından ne durumda olduğunu belirlemesine yarara.

Performans Ölçümü Temel Çizgisi tüm proje, aşamalar veya belirlenmiş kontrol hesapları için oluşturulabilir.

Performans Ölçümü Temel Çizgisi, 3 temel çizgiden oluşur;

Kapsam temel çizgisi,
Zaman çizelgesi temel çizgisi ve
Maliyeti temel çizgisi.

Kapsam temel çizgisi, kapsam bildirimi, iş kırılım yapısı ve iş kırılım yapısı sözlüğünden oluşur.

Zaman çizelgesi temel çizgisi, proje aktivitelerinin zamanlamasını içeren Gantt Grafiği veya tablo formatında süreleri ve tarihleri içerir.

Maliyet temel çizgisi, proje aktivitelerine yönelik maliyet tahminlerine dayanan tahsis edilen bütçedir. Zaman çizelgesi ve maliyet temel çizgisi, beklenmedik durum yedeklerini içerir ancak yönetim yedeklerini içermezler.

Performans ölçümü amacıyla kullanılmak üzere, bu temel çizgilerin proje yönetişimi tarafından onaylanması gerekir.

Performans Ölçümü Temel Çizgisi, bu temel çizgilerin içeriğini birleştiren konsolide bir ölçüt olup PMBOK®, 6. baskı, Bölüm 4.2.3.1)’de “ek belge” olarak yer almaktadır.

PÖTÇ, hangi göstergelerin performansının ölçüldüğünü göstererek, proje kaynaklarının yanı sıra paydaşlar için proje kontrolü ve şeffaflık konusunda rehberlik sağlar.

Resmi onay sürecinden geçmiş değişiklikler normal olarak performans ölçümü temel çizgisini de etkiler.

PÖTÇ proje boyunca kapsam, zaman çizelgesi ve maliyet kontrolünde kullanılır. Önceden tanımlanmış göstergeler aracılığıyla ölçülen gerçek ilerleme, temel çizgilerile karşılaştırılır.

Performans ölçümü ve yönetimi aşağıdakilere atıfta bulunabilir;

Kümülatif veya belirli bir zamanda performans,
Geçmiş veya mevcut performans,
Öngörülen gelecekteki performans.

Performans ölçümünün sonuçları, proje yöneticisinin yanı sıra paydaşları bir bütün olarak projenin ve/veya bileşenlerinin ilerleyişi hakkında bilgilendirir.

Proje performansının analiz edilmesi, proje yürütme/teslimatındaki sorunların ve engellerin belirlenmesine yardımcı olur. Düşük performans, sapmaları düzeltmek veya önlemek için gerekli eylemleri gösterebilir.

Proje performans ölçümünde en yaygın teknik Kazanılmış Değer Analizidir(KDA).

Planlanan Değer (PD), performans ölçümü temel çizgisinin önemli ve hatta tek göstergesidir.

PD ve Planlanan Bütçe (PB), gözlemlenen değerlerin, yani Gerçekleşen Maliyet (GM) ve Kazanılmış Değerin (KD) karşılaştırıldığı temeldir.

KDA göstergelerinin proje performansının tek ölçüsü olduğu projelerde, performans ölçümü temel çizgisi, maliyet temel çizgisi ile aynı olabilir. Bunun nedeni, maliyet temel çizgisinin, kapsam temel çizgisinde oluşturulmuş olan zaman çizelgesi temel çizgisini yansıtmasıdır.

Performans Ölçümü Temel Çizgisi Nasıl Oluşturulur?

PÖTÇ, projenin planlama aşamasında oluşturulur. Kapsam, zaman çizelgesi ve maliyet temel çizgisinden oluşur. Bu nedenle PÖTÇ’nin oluşturulması, bu üç proje temel çizgisinin belirlenmesi anlamına gelir.

Adım 1 – Kapsam Temel Çizgisinin Geliştirilmesi

İlk adım, projenin hedef(ler)ini ve çıktılarını belirlemektir. Kapsam temel çizgisi aşağıdakikerl içerir;

Proje Kapsam Bildirimi
İş Kırılım Yapısı (İKY),
İKY sözlüğü.

Bu belgeler ilgili kurul(lar) ve/veya paydaşlar tarafından onaylandığında kapsam temel çizgisini oluştururlar.

Adım 2 – Zaman Çizelgesi Temel Çizgisinin Geliştirilmesi

Kapsam temel çizgisine dayalı olarak, aktivitelerin bağımlılıkları ele alınır, süre tahminleri yapılır, kaynak ihtiyaçları belirlenir, varsayımlar ve kısıtlar dikkate alınarak Zaman Çizelgesi Temel Çizgisi geliştirilir.

Adım 3 – Maliyet Temelini Geliştirin

Kaynak gereksinimlerine bağlı olarak aktivitelerin beklenen maliyeti tahmin edilerek bütçe hesaplanır. Dönemlere göre ayrılmış (zaman aşamalı), kontrol hesaplarına veya iş paketlerine tahsis edilen bütçe, projenin maliyet temel çizgisini oluşturur.

Adım 4 – Performans Ölçütlerini/Göstergelerini Belirlemek

Kullanılan ölçüt ve gösterge seti, kazanılmış değer analizinin göstergelerine atıfta bulunabilir Ayrıca, projenin mantıklı olan diğer göstergeleri de içerebilir.

Adım 5 – Üç Temel Çizgiyi Performans Ölçümü Temel Çizgisinde Konsolide Etmek

Performans ölçümü temel çizgisini içeren belgede, performans izleme için kullanılan tüm göstergeler birleştirilir. Projenin performans ölçümünün, teslim edilen proje çalışmasını ve kukllanılan kaynakları bu 3 temel çizgiye göre değerlendirmesi gerekir.

Adım 6 – PÖTÇ’yi Paylaşmak, Uygulamak ve İzlemek

PÖYÇ geliştirildikten sonra proje ekibi ve projenin ilgili paydaşları ile paylaşılır. Proje yöneticisi çıktı(lar), kilometre taşları ve bütçenin farkında olmalı, tanımlanan göstergeleri izlemeli ve performans ölçüm temel çizgisiyle karşılaştırmalıdır. Yapılacak izleme ve karşılaştırma farklı ayrıntı düzeylerinde ve zaman bazında veya kümülatif olarak ileriye dönük bir eğilim analizi olarak yapılabilir.

Türkçe eğitimler