Yazar arşivleri: savassakar

Baskıcı CC:

En son “Baskıcı CC”si olan bir email’i ne zaman aldınız? Baskıcı CC’nin anlamı size gönderilen bir mesajın etkisini artırmak ve sizin üzerinizde baskı yaratmak için CC’sinde patronunuzun yer almasıdır.

Menekşe, sabah işe geldiğinde posta kutusunu açtı. Sıradan toplantı duyuruları, hatırlatma mesajları, birkaç spam eposta ve Kenan’dan gelen bir mesaj vardı. Kenan ve Menekşe zaman zaman çatışırlar ve bu zaman içerisinde her ikisinde de birikmiş bir kin’e dönüşürdü. Bu yüzden Menekşe, Kenan’ın ismini görünce iyi bir haber olmadığını anladı.

“Cuma günkü çeyrek raporuna senin girdin gerekiyor,” diyerek Kenan hatırlatma yapıyordu. Bu iyi bir şeydi. Ama devamında “umarım bu çeyreğe ilişkin tamamlama tarihini yakalayabilirsin”. Bu da fena değildi. Ve bunu patrona CC’lemişti. Bu hiç hoş değildi.

Kenan’ın Menekşeye olan mesajı Baskıcı CC içeriyordu. Baskıcı CC gönderilen kişide bir etki ve baskı yaratan uygulamadır. Aslında çoğunlukla göz korkutmak için yapılır.

“Baskıcı CC” bazen insanları sinir etmek bazende yapılandan başkalarını haberdar etme kiçin kullanılır. Eğer akıllıca ve sanatsal bir incelikle kullanılırsa gönderilen mesajın ilgili herkesi bir arada tutması sağlanabilir. Genellikle FYI – (for your information) – Bilgine mesajı ile gönderilen mesajlar herkes tarafından okunur ve okuması için gönderildiği anlaşılır.

Eğer Baskıcı CC içeren bir mesaj alırsanız unutmamanız gereken şeyler:

  • Kuruntu yapmayın. Gönderen kötü bir niyetle değilde başka bir sebeple CC’ye ilgili kişileri eklemiş olabilir. Baskıcı CC’ler üzücüdürler. Kendinizi zorlamayın ve üzülün. Gerekiyorsa destek alın.
  • Gönderende sancılıdır. Kendine saygısı azdır. Baskıcı CC’li mesaj gönderenler genellikle size yeterince hatalı olduğunuz mesajını veremediklerini hissederler ve bunun daha güçlü biri tarafından söylenmesini isterler.
  • İlk bir iki saat içerisinde yanıt vermek akıllıca değildir, yanlış yapma olasılığınız yüksektir.
    Kendinizi savunmak gönderenin kendine inanmasını sağlar.
    Kendinizi mesaj ile savunmak çok risklidir çünkü yazılı mesajlar çok kolay yanlış anlaşılabilir.

Baskıcı CC’li mesaj gönderenler kendilerini güçsüz hissedenlerdir.

Ya Menekşe? 20 dakikalık bir yürüyüşe çıktı. Daha sonra patronuna gelerek Kenandan gelen mesajı Baskıcı CC özelliği ile dikkate aldığını ifade etti. Patron Menekşe’nin ne düşündüğünü anladı ve oda mesajı ilk okuduğunda bunu anladığını söyledi. Menekşe’ye Kenan’ın bu davranışına ilişkin bir şey yapmasını isteyip istemediğini sordu, Menekşe böyle bir şeyi kabul edemeyeceğini iletti, Kenan ile barış içerisinde çalışacak bir yol bulabileceğini ifade etti.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

 

Projelerin Finansal Kapanışı

Finansal kapanış, projeyle ilgili tüm finansal işlemleri tamamlama, finansal hesapların sonlandırılması ve kapatılması, proje varlıklarını elden çıkarma ve kaynakları serbest bırakma işlemidir.

Finansal kapanış, projenin kapatılması ve uygulama sonrası gözden geçirmenin ön koşuldur.

Bir proje tüm finansal işlemler tamamlanıncaya kadar kapatılamaz.

Mali kapatma, uygulama sonrası incelemenin bir parçası olarak ele alınmalıdır. Bütçelenmiş maliyetlerle karşılaştırmak için nihai proje maliyetlerini belirlemek gerekir.

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Proje ekibine ve tüm ilgili paydaşlara finansal kapanış tarihi duyurulmalıdır.
  • Tüm satıcı ve danışmanlara yapılan ödemelere ilişkin, proje çalışma bildirimindeki tüm kabul kriterlerinin yerine getirildiğini doğrulayın.
  • Hesap kayılarında yapılan “Nihai Ödeme” leri not edin.
  • Ödenmemiş faturaların veya tamamlanmamış finansal yükümlülüklerin olup olmadığını doğrulayın.
  • Yasal prosedürlere göre finansal hesapların kapatıldığından emin olun.
  • Finansa kayıtların doğru bir şekilde saklandığından emin olun.
  • Finansal raporlama için gerekli verilerin doğruluğunu kontrol edin.
  • Proje Yönetimi Ofisine (varsa), proje ile ilgili finansal gerekliliklerin yerine getirildiğini bildirin.
  • Rezerv olarak tutulan fonları serbest bırakın.
  • Mali kayıtlar ile ilgili prosedürleri gözden geçirin ve tamalanmasına destek olun.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Erken Uyarı Sinyalleri

Projelerde erken uyarı sinyalleri ne kadar erken fark edilirse, durumu düzeltmek için o kadar fırsat yaratılabilir. Görmememek, görmezden gelmek veya önemsememek daha büyük problemlere yol açar.

Erken uyarı sinyalleri nelerdir;

  • Projenin İş Gerekçesinde belirtilen koşulların dışına çıkması
  • Projenin amacı ve hedefleri hakkında paydaşların farklı görüşleri ve yaklaşımları
  • Mutsuz / ilgisiz paydaşlar, ekip ve yönetim
  • Paydaşların sürekli eleştiri yapmaya başlaması
  • Etkilenebilecek paydaşlara herhangi bir uyarı olmaksızın yapılan değişiklikler
  • Proje kapsamının bayatlaması, teslimatlar veya ürün için talebin kalmaması
  • Sponsorun projeye ilgisini kaybetmesi, zaman ayırmaması,
  • Yönetimsel kararların gecikmeye başlaması
  • Gergin geçen toplantılar
  • İşlerin ortada kalmaması, rol ve sorumluluklara ilişkin çatışmalar
  • İhtiyacı karşılayacak şirket içi süreç, politika vb.nin yetersiz kalması, olmaması
  • Aşamaların tam anlamıyla tamamlanmadan kapatılması
  • Şirket içinde kritik çalışan devir hızının yükselmesi
  • Beklentilerin sık ve gerçekçi olmayacak bir biçimde değişmesi
  • Eksik ve yetersiz raporlama
  • Tekrarlayan problemler
  • Aşırı iş yükü, fazla mesailer, uzun çalışma saatleri
  • Belirsizliklerin artması
  • Her şeyi acil olarak yorumlama, yapmaya ve istemeye çalışma
  • Toplantı katılımlarında azalma
  • Problemlerin geç fark edilmesi
  • Yeniden çalışma gerekliliklerinin artması
  • Değişikliklerin artması ve yönetilememeye başlaması

Erken uyarı işaretlerinin iyi değerlendirilirse, proje ile ilgili aşağıdaki yorumlar yapılabilir;

  • Orijinal gereksinimlere göre başarılı olabilir, ancak bazı küçük değişikliklere ihtiyaç var.
  • Düzeltilebilir, ancak büyük değişiklikler yapılması gerekebilir
  •  
  • Başarılı olamaz ve proje durdurulmalı

Bu durum üç sonuç üretir;

  • Proje tamamlanacak.
  • Proje tamamlanabilir, ancak büyük maliyetli değişikliklere katlanmak zorundayız.
  • Proje iptal edilmeli.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Başarısızlık Sebepleri

Proje başarısızlığının sayısız sebebi var. Bazı sebepler bilişim teknolojisi gibi belirli endüstrilerde oldukça yaygındır, bazıları ise tüm sektörlerde görülebilir.

Proje başarısızlığının sebepleri üç geniş kategoriye ayrılabilir:

  • Yönetim hataları: Çok fazla gereksiz kapsam değişikliğine izin vermek, doğru yönetişim sağlayamamak, zamanında karar verememek ve proje yöneticisinin yardım talebini göz ardı etmek suretiyle, paydaş yönetimindeki başarısızlıktan kaynaklanmaktadır. Aynı zamanda altın kaplama (fazla kapsam) ve proje sağlık kontrollerinin yapılmamasının bir sonucudur.
  • Planlama hataları: PMBOK® Kılavuzunda belirtilen ilkelerin izlenmemesi, planında “durdurma düğmesi” bulunmayan, proje denetimleri veya sağlık kontrolleri için planlama yapılmayan, doğru proje seçilmemesi nedeniyle uygun izleme ölçümleri geliştirilemeyen kötü proje yönetiminin sonucudur.
  • Dış etkiler: Çevresel girdi faktörlerini doğru değerlendirmedeki başarısızlıklardan kaynaklanır.

Aşağıda, başarısızlığın genel sebeplerine ilişkin listeyi görebilirsiniz;

  • Projeye dahil edilmeyen veya son anda edilen paydaşlar
  • Projenin paydaş önceliklerine girmemesi, az destek ve sahiplenmeme
  • Projenin gerçekleştirilme gerekçesine inanmama
  • Kurumsal hedeflerin alt organizasyon seviyelerinde anlaşılmaması
  • Gerçekçi olmayan bitiş tarihleri ve bütçeler
  • Kötü tahminleme (Özellikle finansal)
  • Paydaş beklenti ve gereksinimlerinin net olmaması
  • Gerçek dışı varsayımlar
  • Planlama için yetersiz ve kalitesiz veri olması
  • Planlamanın tüm paydaşların katkısı olmadan yapılması
  • Yetersiz veya eksik şartlar
  • Kaynak eksikliği
  • Atanan kaynakların bilgi ve deneyim eksikliği
  • Sürekli değişen kaynaklar
  • Zayıf proje planlaması
  • Değişikliklerin yönetilememesi
  • Projeyi kurtarıcı alternatif planların olmaması
  • Kontrolün kaybedilmesi
  • Düzensiz veya bir sisteme bağlı olmadan yeniden planlama
  • Projenin insan tarafına özen gösterilmemesi
  • Planlama yeterli zaman ayırılmaması 
  • Yapılan planlardan ekibin haberdar olmaması, yanlış bilgilendirilmesi
  • Paydaşlar arası çatışmalar
  • Planı önemsememe ve uymama
  • İzleme ve kontrol eksiklikleri
  • Erken uyarı sinyallerini dikkate almama
  • Ortak dil olmaması
  • Paydaşlar arası iletişimsizlik
  • Risk Yönetimi yerine problem yönetimini tercih etme
  • Sözleşme hataları
  • Rol ve sorumlulukların net olmaması
  • Proje Yönetimi konusunda bilgi sahibi olmama
  • Paydaş önceliklerinin çatışması

Kaynak: Harold Kerzner’den esinlendim ama Türkiye’de yaşanan önemli problemleri kendim ekledim.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Etkili Proje Yönetimi İçin Liderlik Yetenek ve Becerileri – 5


Proje Yöneticisinin Uyumu

Proje yöneticisi, zaman zaman stresli durumlarla karşılaşabilir. Proje riskleri, sorunlara dönüşür,  başarılı olmak için kritik dönüm noktalarına gelebilir. Sorunları paydaşlara iletme, uygulanabilir alternatifler geliştirme ve proje planlarını güncelleme sürecine ek olarak paydaşların olumsuz yaklaşımları eklenir. Baskı altında sorunları etkin şekilde çözmek kolay olmayabilir. Proje Yöneticisinin kendini kontrol edebilmesi, kurum ve proje hedefleri ile uyumu sağlaması gerekir. Bu uyumu değerlendirmek için bazı sorular aşağıdadır;

  • Proje yöneticisi, potansiyel olarak stresli durumlarla karşılaştığında, özellikle de ilgili diğer kişiler olmadığında, sakin ve toplayıcı mıdır?
  • Proje yöneticisi, proje ekibini, kriz durumlarında toparlamakta, sağlam değerlendirmelere ve mantıklı çözümlere yönlendirmekte iyi midir?
  • Proje yöneticisi sonuca varmaktan, aceleci veya kolaya kaçan kararlar almaktan kaçınıyor mu?

Bu sorulara verilen olumlu cevaplar, baskı altında serin olan bir proje yöneticisinin işaretleridir.

Proje Yöneticisi Takım Oluşturma Becerileri

Proje ekibi ne kadar büyük olursa , ekibin bir bütün olarak iyi koordine edilmesini, üretken ve yüksek performans göstermesini sağlamak işi o kadar karmaşık ve zorlu olur. Proje Yöneticisinin, farklı bireyleri (çeşitli kişilikler, motivasyonlar, yetenekler ve tutumlar) ve fonksiyonel departmanları (belirli teknik uzmanlığa, yönetim stillerine ve potansiyel olarak çelişen çıkarlara sahip) bir araya getirmesi gerekir. Bu durum, rol ve sorumlulukların, kişilerarası iletişim becerilerinin ve başkalarını etkin bir şekilde etkileme ve motive etme konusunda güçlü bir yaklaşım gerektirir. Proje yöneticisinin takım oluşturma becerilerini değerlendirirken dikkate alınması gereken bazı sorular aşağıdadır;

  • Proje yöneticisi, proje ekibini ve paydaşları proje hedeflerine öncelik verme ve gayret gösterme konusunda etkileyebiliyor mu?
  • Proje yöneticisi, çatışmalarla ve farklı kişilik tipleriyle etkin bir şekilde başa çıkmak için gerekli kişilerarası iletişim becerilerine sahip midir?
  • Proje yöneticisi ekip üyelerine, ekip üyeleri Proje Yöneticisine güven duyuyor mu?
  • Proje yöneticisi kurum içi çatışmaları ve departmanların farklı çıkarlarını anlıyor ve bunları dikkate alıyor mu?

Bu sorulara verilen olumlu cevaplar, iyi bir takım oluşturma becerisine sahip bir proje yöneticisinin işaretleridir.

Proje Yöneticisi Problem Çözme Becerileri

Proje yürütme sürecinde, sorunlar ortaya çıktıkça, Proje Yöneticisinin ve ekibin bu sorunları en uygun ve etkili şekilde çözmeleri beklenir. Proje Yöneticisi, farklı problemleri çözmek için kullanılacak araç ve teknikleri biliyorsa, proje ekibinin projenin başarısına güveni artar. Problem çözme becerileri, genellikle geçmiş proje sorunlarıyla ilgili deneyimlerin bir sonucu olarak edinilir. Çalışanlar, geçmişte yaşanmış benzer durumlarda işe yaramış veya başarısız olmuş teknikleri hatırlama eğilimindedirler. Deneyimli Proje Yöneticileri, geçmişe yönelik bilgi ve deneyimleri bulma ve etkin bir şekilde değerlendirme konusunda gereken hassasiyeti göstermelidir. Proje Yöneticisinin problem çözme becerilerini değerlendirirken dikkate alınması gereken bazı sorular aşağıdadır;

  • Proje yöneticisi, problem çözme araç ve teknikleri hakkında bilgi sahibi mi?
  • Proje yöneticisi, belirli bir durum veya problem için hangi tekniklerin uygulanacağını (veya dikkate alınması gerektiğini) anlama kapasitesine sahip midir?

Bu sorulara verilen olumlu cevaplar, iyi bir problem çözme becerisine sahip bir proje yöneticisinin işaretleridir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Etkili Proje Yönetimi İçin Liderlik Yetenek ve Becerileri – 4


Proje Yöneticisi Yetkinliği

Proje sonucunda ortaya çıkacak servis, ürün ve hizmete yönelik teknik yeterliliğin aksine, proje yönetimindeki yeterlilik, proje yöneticisinin ek olarak projeyi başarılı bir şekilde planlama, yürütme, izleme ve kontrol etme ve tamamlamada öncülük etme kabiliyeti ile ilgilidir. Proje yönetimi araç ve tekniklerinin pratik uygulamasını, motive etmek, ilham vermek, etkilemek vb. gerekli tüm “kişisel” becerileri içerir. Proje yöneticisi yeterliliğini değerlendirirken dikkate alınması gereken bazı sorular aşağıdadır;

  • Bu proje yöneticisi önceki projelerde başarılı oldu mu?
  • Proje yöneticisi planlama, izleme ve kontrol ve iletişim için “en iyi uygulamaları” uygulamada uzman olarak görülüyor mu?
  • Proje yöneticisi, geliştirilmekte olan ürünle ilgili ilgili terminolojiyi anlıyor mu?
  • Proje yöneticisi, uygulanan proje ve ürün geliştirme sürecini biliyor mu?
  • Proje yöneticisi geçmiş projelerinde tutarlı bir performans sergilemiş midir? Proje Yöneticisi başkaları tarafından iyi bir lider olarak değerlendiriliyor mu?

Bu sorulara verilen olumlu cevaplar, proje yöneticisinin yeterliliğine ilişkin işaretleridir.

Proje Yöneticisinin Delege Etme Yeteneği

Delegasyon, yönetimin proje yöneticisine verdiği vekalettir. Etkili bir şekilde vekalet etme yeteneği, iyi liderlerin sahip olduğu kilit bir kalite kriteri olarak kabul edilmektedir. Delegasyon güvene ihtiyaç duyar yani delegasyon yetkisi verilen kişilerin, bu gücü doğru kullanmaları, gözetim olmasa da iyi performans göstermeleri beklenir. Unutulmaması gereken sorumlululuğun devredilemeyeceğidir. Proje yöneticisi, delege ettiği işlerin sonuçlarından sorumludur. Delege ettiği kişilerin vermiş olduğu kararlara güvenmeli ve desteklemelidir. Bazen, güven eksikliği delege etmekten kaçınmaya, mikro yönetime ve / veya her şeyi kendi yapmaya zorlar. Bu durum karar darboğazlarına ve verimsiz performansa yol açabilir. Doğru bir şekilde yetkilendirilen proje yöneticileri, gerekli kontrolleri yaparak ve dengeleri gözeterek doğru dengeyi bulabilirler. Proje yöneticisinin delegasyon kabiliyetini değerlendirirken dikkate alınması gereken bazı sorular aşağıdadır;

  • Proje yöneticisi, ekip üyeleri arasındaki yetenek farklılıklarını ayırt ediyor mu?
  • Proje yöneticisi, önemli görevleri yerine getirmeleri için diğer kilit ekip üyelerine makul bir şekilde güveniyor mu?
  • Proje yöneticisi, ekibe çok müdahale etmeden proje performansıyla ilgili tüm sorumluluğu alıyor mu?

Bu sorulara verilen olumlu cevaplar, proje yöneticisinin delegasyonu iyi yaptığına ilişkin işaretleridir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Etkili Proje Yönetimi İçin Liderlik Yetenek ve Becerileri – 3


Proje Yöneticisi Coşkusu, “Yapabilirim” Tutumu

Negatif yaklaşımı ve olumsuz davranışları olan bir proje yöneticisi, proje ekibini çökertebilir. Aynı şekilde, pozitif yaklaşım ve olumlu tutum ile proje ekibi yükseltilebilir. Coşku bulaşıcıdır ve sürekli coşku sergileyen proje yöneticileri, çalışmak için olumlu bir atmosfer yaratabilirler. Bu yaklaşım çoğu zaman ekip verimliliğinde iyileşmelere yol açar. Proje yöneticisinin coşku seviyesini değerlendirmek için bazı sorular aşağıdadır;

  • Proje yöneticisi, en kötü koşullarda bile, her zaman neşeli görünüyor ve olumlu yaklaşıyor mu?
  • Proje yöneticisi karamsarlıktan ziyade iyimser olmaya meyilli midir?
  • Proje ekibi üyeleri eğleniyor gibi ya da mutlu görünüyorlar mı?
  • Ekip üyeleri proje konusunda istekli mi?

Bu sorulara verilen olumlu cevaplar, coşkulu bir proje yöneticisinin işaretidir.

Proje Yöneticisi ve Empati

Empati kuramadığını söyleyen insan neredeyse yokken empati kurabilen azdır. Genel olarak, kişilerarası iletişim becerileri iyi olan insanlar empati kurma ve merhametli olma eğilimindedirler. Kendilerine söylenenleri gerçekten dinlemek ve iletişim için bir araya gelmek tipik olarak ilk adımlarıdır. Başkalarının rol ve sorumluluklarını anlamak, karşılarındakilerin ihtiyaçlarını önemsemek empatinin nihai gösterimidir. Bu beceriye sahip proje yöneticileri, proje hedeflerine ulaşma konusunda proje ekibinin sadakatini kazanabilir ve bağlılık sağlayabilirler. Proje yöneticisinin empati kurma seviyesini değerlendirirken dikkate alınması gereken bazı sorular aşağıdadır;

  • Çalışanlar bu proje yöneticisi tarafından yönetilen projelerde bulunmayı talep ediyorlar mı?
  • Proje yöneticisi, başka öncelikleri mevcut olduğu zamanlarda bile ekip üyelerine destek veriyor mu?
  • Proje yöneticisi, proje ekibinin veya paydaşların yardıma ihtiyaçları olduğunda destek veriyor mu?
  • Proje yöneticisi, diğerlerini olumlu yönde etkileme, yönetme ve mentorluk etme becerisine sahip mi?
  • Proje ekibi üyeleri, kendi aralarında uyum hissediyorlar mı?
  • Proje yöneticisi olumsuz haberlere olumlu yaklaşıyor mu?
  • Proje yöneticisine, proje ekip üyelerinin fonksiyonel yöneticileri tarafından saygı duyuluyor ve takdir ediliyor mu?

Bu sorulara verilen olumlu cevaplar, kişilerarası becerileri iyi olan ve empati kurabilen proje yöneticisinin işaretleridir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Etkili Proje Yönetimi İçin Liderlik Yetenek ve Becerileri – 2

Proje Yöneticisi İletişim Becerileri

Sözlü ve yazılı iletişim becerileri, proje ekibi ve organizasyon düşünüldüğünde “bilginin” yukarı, aşağı ve yatay akışı için çok önemlidir. Proje yöneticileri tarafından belirsiz, net olmayan ve sessiz iletişim, projeler üzerinde olumsuz etkilere yol açabilir. Proje Yöneticilerinin iletişim becerilerini değerlendirirken dikkate alınması gereken bazı sorular aşağıdadır;

  • Vizyon (proje hedefleri, planları ve öncelikleri vb.) açıkça anlaşılmış mıdır?
  • Rol ve sorumluluklar (karar alma mekanizmaları, problem çözümü, değişiklik yönetimi vb.) herkes tarafından açıkça anlaşılmış mıdır?
  • Proje ile ilgili güncellemeler güncel, doğru ve eksiksiz midir? İlgili paydaşlarla paylaşılmış mıdır?
  • Paydaşlar, projenin başarısı için nerede bulunduklarının farkındalar mıdır?

Bu sorulara verilen olumlu cevaplar, proje yöneticisi iletişim becerilerinin iyi olduğunu göstermektedir.

Proje Yöneticisi Bütünlüğü

Bütünlük, yaşamın her alanında, özellikle de liderlik rollerinde önemlidir. Eylemler, sözlerden daha güçlüdür, adiliyet ve samimiyeti göstermelidirler. Proje yöneticileri her zaman “sahnededirler”. Eylemler ve sözler belirgin olmasa da sürekli incelenirler. Bu noktada Proje yöneticileri büyük sorumluluk üstlenirler. Dürüst ve özverili olmaları etraflarındakilere ilham verir ve ekiplerini başarılı bir şekilde yönlendirmeleri için ihtiyaç duydukları saygıyı göstermelerini sağlar. Proje yöneticisi bütünlüğünü değerlendirirken dikkate alınması gereken bazı sorular aşağıdadır;

  • Proje ekibi üyeleri ve yöneticiler proje yöneticisine güveniyor mu?
  • Proje yöneticisi örnek teşkil ediyor mu?
  • Proje yöneticisinin kararları anlamlı mı? Nesnel, rasyonel ve tarafsız mı?
  • Sorunlar ve bunlara bağlı çatışmalar durumunda Proje Yöneticisi adil, nesnel ve kendi lehine olmayan kararları kabul ediyor mu?
  • Ekip üyeleri proje yöneticisine sadıklar mı?

Bu sorulara verilen olumlu cevaplar, bütünlüğüne sahip bir proje yöneticisinin işaretleridir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Etkili Proje Yönetimi İçin Liderlik Yetenek ve Becerileri – 1

Genelde iyi proje yöneticilerinin için kabul edilmiş liderlik yetenekleri ve becerileri vardır; vizyon, iletişim, dürüstlük, coşku, empati, yetkinlik, delegasyon, takım oluşturma ve problem çözme sayılabilir. Bu özelliklerin bir çoğu uygun yaklaşım, eğitim, mentorluk ve pratikle elde edilebilir.

Bu alanlarda etkili olmak takım performansına fayda sağladığı gibi proje risklerinin ve sorunların azaltılmasını sağlar. Bu yazı dizisinde nitelikleri ayrı ayrı ele almaya çalışacağım;

Proje Yöneticisinin Vizyonu ve İlham Verme Yeteneği

Proje yöneticileri genellikle proje amaç ve hedeflerine ulaşmak için atanırlar. Bu da projenin nasıl başarılacağına dair bir vizyon gerektirir. Net bir vizyona, vizyonu takıma ve diğer proje paydaşlarına etkili bir şekilde iletme yeteneğine sahip olmak çok önemlidir. Ekibe ilham verebilmek ve başarının önündeki engelleri aşmak için gereken desteği kazanmayı sağlar. Proje yöneticisinin ilham verici bir lider olup olmadığını değerlendirebilmek için dikkate alınması gereken sorular;

  • Proje Yönetimi Planı, proje ekibi, organizasyon ve paydaşlar tarafından benimsenmiş midir?
  • Proje aşama ve/veya aktiviteleri gerektiği gibi tamamlanıyor mu?
  • Proje ekibi önceliklere, karar alma süreçlerine, değişiklik yönetim prensiplerine, risk yönetimine, ürün geliştirme süreçlerine, organizasyonel politikalara ve prosedürlere uygun şekilde davranıyorlar mıdır?
  • Kaynak koordinasyonu sağlanmış mıdır?
  • Çatışmalar hızlı ve etkili bir şekilde çözülüyor mu?
  • Proje ekibi üyeleri, yöneticiler ve proje paydaşları arasında güven ve saygı sağlanmış mıdır?
  • Proje ekibi proje konusunda istekli ve kritik taahhütlerin yerine getirilmesini sağlamak için fedakarlık yapmaya istekli midir?
  • Şirket çalışanlar, belirli proje yöneticileri tarafından yönetilen projelere atanmak için çaba gösteriyor mu?

Bu sorulara verilen olumlu cevaplar, ilham verici bir proje yöneticisinin belirtileridir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje ile ilgili iletişiminiz iyi mi?

Proje başarısızlıklarının en büyük sebebi iletişimsizlik. İyi iletişimi muhabbet ile karıştırıyoruz. Projeniz ile ilgili iletişimin iyi olup olmadığını sorgulayabileceğiniz birkaç soru derlemeye çalıştım;

  • Proje öncelikleri paydaşlar tarafından tam olarak anlaşılmış ve onaylanmış mıdır?
  • Karar verme ile ilgili rol ve sorumluluklar anlaşılmış mıdır?
  • Projedeki tüm rol ve sorumluluklar net olarak anlaşılmış mıdır?
  • Proje ile ilgili tüm istek, öneri, çekince ve şikayetler Proje Yöneticisinde toplanıyor ve değerlendiriliyor mu?
  • Değişiklikler doğru bir şekilde değerlendiriliyor ve sonuçları ilgili paydaşlarla paylaşılıyor mu?
  • Her hangi bir problem vb. durumda ilgili uzmanlar projeye dahil ediliyor mu? Görüşleri alınıyor mu?
  • Proje ile ilgili gelişmeler zamanında ve doğru bir şekilde aktarılıyor mu?
  • Proje ekibi ortak hedefe kitlenmiş midir yoksa kendi hedeflerine odaklı bir çalışmamı sergilemektedirler?
  • Proje ekibi, kendi seviyesinde çözümleyebileceği problemleri Yönetime taşımakta mıdır?
  • Raporlama ve toplantı konusunda standartlar var mıdır? Uygulanıyor ve denetleniyor mu?
  • Proje ile ilgili riskler fark edildiği anda Proje Yöneticisine iletiliyor mu?
  • Proje Yöneticisi kendini aşan konuları zamanında Sponsora taşıyor mu?  
  • Proje iletişimi için gerekli altyapı ve araçlar var mıdır?
  • Raporlar ve toplantı notları okunuyor mu? Gerekli aksiyonları tetikleyebiliyor mu?

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler