Kategori arşivi: PMP®

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 77 – Modeller – 3

The 1 Motivation Secret That Works for Everyone | Inc.com

MOTİVASYON MODELLERİ

Her insan farklı şekilde motive olur ve motive olduklarında daha iyi performans gösterirler. Proje ekibi üyelerini ve diğer paydaşları neyin motive ettiğini anlamak, ödüllendirmeyi bireylere göre uyarlamaya yardımcı olarak daha etkili katılım sağlar. İnsanların nasıl motive edildiğini gösteren çok sayıda model olmasına rağmen bu bölümde 4 tanesi anlatılmaktadır;

1. Hijyen ve Motive Edici Faktörler

Frederick Herzberg’in bakış açısına göre iş tatmini ve tatminsizlik, “motivasyonel faktörler” adı verilen koşullardan kaynaklanır. Motivasyon faktörleri, başarı, büyüme ve ilerleme gibi işin içeriğiyle ilgilidir. Yetersiz motivasyon faktörleri memnuniyetsizliğe, yeterli motivasyon faktörleri memnuniyete yol açar.

Herzberg, şirket politikaları, maaş ve fiziksel çevre gibi işle ilgili “hijyen faktörlerin” yetersizliğinin memnuniyetsizliğe neden olacağına, yeterli olsalar bile memnuniyete yol açmayacaklarını düşünüyordu.

Organizational Behavior Instructor: Erlan Bakiev, Ph.D. - ppt video online indir

2. İçsel ve Dışsal Motivasyon

Daniel Pink, maaş gibi dışsal ödüllerin bir dereceye kadar motive edici olmasına rağmen, bir kişiye işi için adil bir ödeme yapıldığında, dışsal ödüllerin motivasyon gücünün ortadan kalktığını belirtti. Proje çalışmaları gibi karmaşık ve zorlu işler için, içsel motive edicilerin çok daha uzun ömürlü ve daha etkili olduğunu belirtmektedir. Daniel Pink, üç tür içsel motivasyonu tanımlar: 

  • Özerklik – Kişinin kendi hayatını yönetebilme arzusudur. İşin nasıl, nerede ve ne zaman gerçekleştirileceğini belirleyebilmekle ilgilidir. Esnek çalışma saatlerini, evden çalışmayı ve kendi kendini yöneten proje ekipleri vb. içerir.
  • Ustalık – Ustalık, gelişebilmek ve mükemmelleşebilmekle ilgilidir. Mükemmel iş yapma, öğrenme ve hedeflere ulaşma arzusu ustalığı gösterir.
  • Amaç – Amaç, bir fark yaratma ihtiyacından doğar. Proje vizyonunu ve çalışmanın bu vizyonunu gerçekleştirmeye nasıl katkıda bulunduğunu bilmek, insanların bir fark yarattıklarını hissetmelerini sağlar.

Gamfed Türkiye Kitap Kulübü Yazdı – DRİVE – Türkiye'nin İlk ve Tek Oyunlaştırma Blogu

3 İhtiyaçlar Teorisi

David McClellan, tüm insanların başarı, güç ve ait olma(bağlılık) ihtiyaçları tarafından yönlendirildiğini belirtir. Her ihtiyacın göreceli şiddeti, bireyin deneyimlerine ve kültürüne bağlıdır.

  • Başarı – Bir hedefe ulaşmak vb. başarı ile motive olan insanlar, zorlu ancak makul olan aktiviteler ve işlerle motive olurlar.
  • Güç – Güç ile motive olan insanlar, başkalarını organize etmeyi, motive etmeyi ve yönetmeyi severler. Artan sorumlulukla motive olurlar.
  • Ait olma – Bağlılık ile motive olan insanlar kabul ve ait olma arayışındadırlar. Bir takımın parçası olduklarında motive olurlar.

4 Teori X, Teori Y ve Teori Z

Douglas McGregor, çalışan motivasyon yelpazesini ve buna karşılık gelen yönetim tarzlarını temsil eden Teori X ve Teori Y modellerini tasarladı. Bu daha sonra Teori Z’yi içerecek şekilde genişletildi.

  • Teori X – Yelpazenin X tarafı, bireylerin yalnızca gelir amacıyla çalıştığını varsayar. Hırslı veya hedef odaklı değillerdir. Bu bireyleri motive etmek için ilgili yönetim tarzı, uygulamalı ve yukarıdan aşağıya bir yaklaşımdır. Genellikle üretim veya emek yoğun ortamlarda veya birçok yönetim katmanına sahip ortamlarda görülür.
  • Teori Y – Yelpazenin Y tarafı, bireylerin iyi iş yapmak için içsel olarak motive olduklarını varsayar. İlgili yönetim tarzı daha kişisel bir koçluk şeklindedir. Yönetici yaratıcılığı ve tartışmayı teşvik eder. Genellikle yaratıcı ve bilgi üzerine çalışılan ortamlarda görülür.
  • Teori Z – Abraham Maslow, Teori Z’yi, bireylerin kendini gerçekleştirme, değerler vb. bir boyut olarak gördü. Bu durumda optimal yaklaşım, iç görü ve anlam geliştiren bir yönetim tarzı olmalıdır.
    William Ouchi’nin Z Teorisi versiyonu, “çalışanların ve ailelerinin refah içinde olduğu yaşam boyu iş yaratarak” çalışanları motive etmektir. Bu yönetim tarzı, yüksek üretkenliği, morali ve memnuniyeti teşvik etmeyi amaçlar.

McGregor'un X ve Y Liderlik Teorisi Nedir? | Pmp Sertifikası | Proje Yönetimi

Motivasyon
Proje Ekibinizi Nasıl Motive Edersiniz?
Video: Başarmak için Nasıl Motive Olabiliriz?
Çalışanlarımı Nasıl Motive Ederim?

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 76 – Modeller – 2

All the Communication Models in Businesses Explained | Marketing91

İLETİŞİM MODELLERİ

Proje başarısı etkili iletişime bağlıdır. İletişim modelleri, iletişim ortamının iletişimin etkinliğini nasıl etkilediği, son kullanıcı beklentileri ile gerçeklik arasındaki bağlantısızlık türleri vb. ile ilgilidir. Çok kültürlü proje ekiplerinin ve dağınık paydaşların olduğu ortamlarda, iletişim verimliliğini ve etkinliğini artırmak için iletişim tarzlarını ve yöntemlerini belirlemenizi sağlar.

1. Kültürlerarası İletişim

Browaeys ve Price tarafından geliştirilen iletişim modelinde, mesajın kendisi, nasıl iletildiği ve yorumlandığı, gönderenin bilgi, deneyim, dil, düşünce ve iletişim tarzının yanı sıra stereotipler (düşünce kalıpları) ve alıcıyla olan ilişkisinden etkilenir. .

2 İletişim Kanallarının Etkinliği

Alistair Cockburn, iletişim kanallarını etkinlik ve zenginlik ekseninde tanımlayan bir model geliştirdi.

Communication in Agile software development | Hexacta

Richard Daft ve Robert Lengel tarafından iletişim zenginliği, öğrenme miktarı ile tanımlanır. Medya zenginliğini sağlamak için;

  • Birden fazla bilgi bilgiyi aynı anda ele almak,
  • Hızlı geri bildirimi kolaylaştırmak,
  • Kişisel bir odak oluşturmak,
  • Doğal dili kullanmak gerekir.

Media Richness Theory

İletişimdeki zenginlik, bilgilerin hızla iletilmesini sağlar. Karmaşık, karışık ve kişisel bilgileri içeren durumlar, yüz yüze iletişim gibi iletişim kanallarından yararlanır. Basit, gerçek bilgiler veren durumlar, not veya mesaj gibi iletişim kanallarını kullanabilir.

3. Yürütme ve Değerlendirme Boşluğu

Donald Norman, yürütme boşluğunu, yapılanların, yapılması beklenene karşılık gelme derecesi olarak tanımlamıştır. Başka bir deyişle, kullanıcının yapmak istediği ile geliştirilenin yapmasına izin verdiği veya yapmasını desteklediği şey arasındaki farktır. Çamaşır makinesinde durulama düğmesine bastığımızda durulamazsa yürütme boşluğu var demektir. 

Değerlendirme boşluğu, yapılanın anlaşılması ve etkili bir şekilde kullanımı arasındaki derecedir. Çamaşır makinesinin durulama fonksiyonunu kolayca anlamayıp ve kullanamazsak değerlendirme boşluğu var demektir.  

Gulf of execution and gulf of evaluation

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 75 – Modeller – 1

Developing and Strengthening your Leadership and Managerial Capabilities –  Great Depths Consulting | Business and Human Capital Management Consulting

GENELLİKLE KULLANILAN MODELLER

Modeller, iş süreçlerini ve eforları optimize etmek için tercih edilen stratejileri veya yaklaşımları yansıtırlar. Modeller davranışı şekillendirebilir, sorunları çözme veya ihtiyaçları karşılamaya yönelik yaklaşımlara işaret edebilir. Bazı modeller genel bazıları ise projeler ve proje ekipleri düşünülerek geliştirilmiştir. Standarttaki modeller, projelere uygulandıkları şekliyle açıklanmaktadır. 

Standartta yer alan model açıklamaları ile üst düzeydedir. Proje ekibi üyeleri ve diğer paydaşlar, modellerle ilgili diğer kaynaklara başvurarak detaylı bilgi edinmelidirler. 

1. DURUMSAL LİDERLİK MODELLERİ

Proje ekiplerinin süreçleri, yöntemleri, yaşam döngülerini ve geliştirme yaklaşımlarını uyarladığı gibi, liderlik stilleri de uyarlanır. Durumsal liderlik modelleri, kişinin ve proje ekibinin ihtiyaçlarını karşılamak için kişinin liderlik stilini uyarlamanın yollarını tanımlar. Aşağıdakiler, iki durumsal liderlik modelinin örnekleridir.

The Situational Leadership® Model | Center for Leadership Studies

Durumsal Liderlik ® II

Ken Blanchard’ın Durumsal Liderlik II, yetkinlik ve bağlılık değişkenlerini kullanarak proje ekibi üyelerinin gelişimini ölçer;

  • Yetkinlik, yetenek, bilgi ve becerinin birleşimidir.
  • Bağlılık, bireyin sahip olduğu güven ve motivasyondur.

Bireyin yetkinliği ve bağlılığı geliştikçe, liderlik stilleri, bireyin ihtiyaçlarını karşılamak için yönlendirmekten koçluğa, desteklemeye ve yetkilendirmeye doğru evrilir.

Durumsal Liderlik Teorisi

OSCAR Modeli

OSCAR koçluk ve mentorluk modeli, Karen Whittleworth ve Andrew Gilbert tarafından geliştirilmiştir. Kişisel gelişim için eylem planı olan bireylerin koçluk veya liderlik tarzlarını uyarlamalarına yardımcı olur. Model, beş adımlık bir sürece atıfta bulunur;

  • Çıktı – Bireyin uzun vadeli hedefleri ve her görüşme oturumundan istenen sonuç tanımlanır.
  • Durum – Proje ekibi üyesinin mevcut becerileri, yetenekleri ve bilgi düzeyini, neden o seviyede olduğu, bu seviyenin kendi performansını ve iş ilişkilerini nasıl etkilediği hakkında görüşme yapılır.
  • Seçimler/sonuçlar – İstenen sonuca ulaşmak için tüm potansiyel yollar ve her bir seçimin sonuçlarını tanımlanır. Böylece proje ekibi üyesi uzun vadeli hedeflerine ulaşmak için uygun yolları seçebilir.
  • Eylemler – Proje ekibi üyesi belirli bir zaman çerçevesi içinde gerçekleştirebileceği acil ve ulaşılabilir hedeflere odaklanarak belirli iyileştirmeler yapmayı taahhüt etmesi sağlanır.
  • Gözden geçirme – Düzenli toplantılarla destek verilir. Proje ekibi üyelerinin motive ve yolda kalmaları sağlanmaya çalışılır.

OSCAR Coaching Model PowerPoint Template - SlideSalad

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 74 – Uyarlama – 6

Scrumbeginner - The Sprint Retrospective

Retrospektifler veya alınan dersler gibi periyodik gözden geçirmeler, belirlenen yaklaşımların iyi çalışıp çalışmadığını ve uyarlama yoluyla iyileştirmelerin yapılıp yapılmayacağını belirlemenin etkili yollarıdır. Retrospektif kullanmayan proje ekipleri, daha fazla uyarlama veya uyarlamanın gerekli veya yararlı olabileceğine dair yaşanan sorunlara, tehditlere, kalite güvence istatistiklerine ve paydaş geri bildirimlerine bakabilirler.

Aşağıda bazı yaygın durumlar ve bunlara yönelik önerilen uyarlama çözümleri görülebilir;

  • Durum: Düşük kaliteli çıktılar söz konusuysa
    Uyarlama Önerisi: Daha fazla geri bildirim, doğrulama ve kalite güvence süreci eklenir.
  • Durum: Ekip üyeleri işlerini nasıl devam ettireceklerinden veya üstleneceklerinden emin değillerse
    Uyarlama Önerisi: Daha fazla rehberlik, eğitim ve doğrulama adımları eklenir.
  • Durum: Onay için uzun beklemeler gerçekleşiyorsa
    Uyarlama Önerisi: Belirli değer eşiklerine kadar karar verme konusunda yetkili daha az sayıda kişi ile süre kısaltılır.
  • Durum: Devam eden aynı anda çok fazla iş veya yüksek hurda oranları varsa
  • Uyarlama Önerisi: İşi görselleştirmek, sorunları belirlemek ve çözümler önermek için değer akışı haritalama ve kanban panoları gibi teknikleri kullanlır.
  • Durum: Paydaşlar ilgisiz veya olumsuz geri bildirimleri paylaşmıyorlarsa
    Uyarlama Önerisi: Paydaşlarla yeterli bilginin paylaşılıp paylaşılmadığı değerlendirilir. Geri bildirim döngüleri işletilir, daha fazla ve detaylı katılım daha iyi sonuç verir.
  • Durum: Proje ilerlemesine ilişkin görünürlük ve anlayış eksikliği mevcutsa
    Uyarlama Önerisi: Ekip ve paydaş toplantıları sırasında uygun bilgilerin toplandığından, analiz edildiğinden, paylaşıldığından ve tartışıldığından emin olmak için kontroller yapılır. Proje ekibi ve paydaşlarla verilen taahhütler doğrulanır.
  • Durum: Ekibin hazırlıksız olduğu sorunlar ve/veya riskler yüzeye çıkmaya devam ediyor ve ekip çalışmaya devam etmek yerine bunlarla uğraşıyorsa
    Uyarlama Önerisi: Proje süreçlerinde veya faaliyetlerinde boşluklar olup olmadığını belirlemek için yaşanan sorunların temel nedenlerine odaklanılır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 73 – Uyarlama – 5

Project Performance Management: Maximize Project Returns

PERFORMANS ALANLARININ UYARLANMASI

Projelerde her performans alanıyla ilişkili yapılacak çalışmalar, projenin benzersizliğine dayalı olarak uyarlanabilirler.

1. PAYDAŞLAR

  • Paydaşlar ve tedarikçiler için işbirliği ortamı var mı?
  • Paydaşlar organizasyonun içinden mi, dışından mı yoksa her ikisinden mi?
  • Paydaşlarla iletişim kurmak için uygun maliyetli teknolojiler nelerdir? Hangi iletişim teknolojisi kullanımaktadır?
  • Paydaşlarla ortak bir dil kullanılıyor mu? Farklı paydaşlara iletişim uyumu sağlamak için gerekli ayarlamalar yapılmış mıdır?
  • Kaç paydaş var? Paydaşlar içinde kaç farklı kültür vardır?
  • Paydaşlar arası ilişkiler nasıldır? 

2. PROJE EKİBİ

  • Proje ekibi üyelerinin fiziksel çalışma konumları nedir? Proje ekibi bir arada mıdır? Proje ekibi aynı coğrafi bölgede midir? Proje ekibi birden çok zaman dilimine dağılmış durumda mıdır?
  • Proje ekibi farklı kültürel bakış açılarını yansıtıyor mu?
  • Proje ekibi üyeleri proje için nasıl belirleniyor? Proje ekibi üyeleri projede tam zamanlı mı yoksa yarı zamanlı mı çalışıyorlar? İşi gerçekleştirebilecek uygun dış kaynaklar var mıdır?
  • Proje ekibinin yerleşik bir kültürü var mıdır? Projede yapılacak uyarlama mevcut kurum kültüründen nasıl etkilenecek ve mevcut kurum kültürü uyarlamadan nasıl etkilenecek?
  • Proje ekibi geliştiriliyor mu? Proje ekibinin gelişimini yönetmek için organizasyonel araçlar var mıdır yoksa yenilerinin oluşturulması gerekiyor mu?
  • Özel ihtiyaçları olan proje ekibi üyeleri var mıdır? Proje ekibinin çeşitliliği yönetmek için özel eğitime ihtiyaç olacak mı?

3. GELİŞTİRME YAKLAŞIMI VE YAŞAM DÖNGÜSÜ

  • Ürün, hizmet veya sonuç için hangi geliştirme yaklaşımı uygundur? Proje öngörücü mü, aşamalı mı yoksa yinelemeli mi geliştirilmelidir? Hibrit bir yaklaşım uygun mudur?
  • Proje için uygun yaşam döngüsü nedir? Proje yaşam döngüsünde hangi aşamalar yer almalıdır?
  • Kuruluşun resmi veya gayri resmi denetim ve yönetişim politikaları, prosedürleri ve yönergeleri var mıdır?

4. PLANLAMA

  • İç ve dış çevresel işletme faktörleri projeyi ve teslimatları nasıl etkileyebilir?
  • Süreleri etkileyen faktörler (kaynak yeterliliği vb.) nelerdir?
  • Organizasyonun maliyet tahmini ve bütçeleme ile ilgili resmi veya gayri resmi politikaları, prosedürleri ve yönergeleri var mıdır?
  • Organizasyon, uyarlamalı yaklaşımlarda maliyeti nasıl tahmin ediyor?
  • Merkezi satın alma mı var yoksa proje özelinde mi yapılmaktadır?
  • Tedarik aktiviteleriyle ilgili yerel kanun ve yönetmelikler, kuruluşun tedarik politikalarıyla entegre midir?
  • Sözleşme denetimi yapılmakta mıdır?

5. PROJE ÇALIŞMASI

  • Kurum kültürü, karmaşıklık ve diğer proje faktörlerine dayalı olarak hangi yönetim süreçleri en etkilidir?
  • İşbirliğine dayalı bir çalışma ortamını teşvik etmek için projede bilgi nasıl yönetilecektir?
  • Proje boyunca ve sonunda hangi bilgiler toplanmalıdır? Bilgiler nasıl toplanacak ve yönetilecektir? Bilgi ve eserleri (dokümanları) geliştirmek, kaydetmek, iletmek, almak, izlemek ve depolamak için kullanıcak teknoloji nedir?
  • Tarihsel bilgiler ve öğrenilen dersler gelecekteki projeler için hazırlanacak mıdır?
  • Organizasyonun, proje ekibinin kullanabileceği kurumsal bilgi tabanı var mıdır ve buna kolayca erişilebiliyor mudur?

6 TESLİM

  • Organizasyonun resmi veya gayri resmi gereksinim yönetim sistemi var mıdır?
  • Organizasyonun mevcut resmi veya gayri resmi doğrulama ve kontrollerle ilgili politikaları, prosedürleri ve kılavuzları var mıdır?
  • Organizasyonda kalite politikaları ve prosedürleri var mıdır? Organizasyonda hangi kalite araçları, teknikleri ve şablonları kullanılıyor?
  • Sektörde uygulanması gereken belirli kalite standartları var mıdır? Yasal veya düzenleyici kısıtlar var mıdır?
  • Belirsiz gereksinimleri olan proje alanları var mı? Varsa ele almak için en iyi yaklaşım nedir?
  • Sürdürülebilirlik, proje yönetimi veya ürün geliştirme unsurlarına nasıl etki etmektedir?

7 BELİRSİZLİK

  • Kilit paydaşların risk iştahları ve risk toleransları nedir?
  • Seçilen geliştirme yaklaşımı içinde tehditler ve fırsatlar nasıl tanımlanmakta ve ele alınmaktadır?
  • Proje karmaşıklığı, teknolojik belirsizlik, ürün yeniliği, tempo veya ilerleme takibi projeyi nasıl etkileyecektir?
  • Bütçe, süre, kapsam veya proje ekibi büyüklüğü açısından projenin büyüklüğü, risk yönetimine daha detaylı bir yaklaşım gerektiriyor mudur? Basitleştirilmiş bir risk yönetimi süreci yeterli olur mu?
  • Yüksek düzeyde yenilik, yeni teknoloji, ticari düzenlemeler, arayüzler veya diğer dış bağımlılıklar vb. sebebiyle sağlam bir risk yönetimi yaklaşımı gerekli midir? Yoksa projede basit bir risk yönetim süreci yeterli olur mu? 
  • Proje stratejik olarak ne kadar önemlidir? 

8 ÖLÇÜMLEME

  • Değer nasıl ölçümlenecek?
  • Mali ve mali olmayan değer için ölçütler var mıdır?
  • Proje, hem proje sırasında hem de proje tamamlandıktan sonra faydaların gerçekleştirilmesiyle ilgili veri toplama ve raporlama nasıl yapılacaktır?
  • Proje durum raporlaması gereksinimleri nelerdir?

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 72 – Uyarlama – 4

Creating a Project Checklist | Sinnaps - Cloud Project Management

PROJE İÇİN UYARLAMA

Proje ekibi, proje uyarlama sürecinde onlara yol gösterecek bir çok konuda sorular sormalıdır. Bu soruların yanıtları, süreçleri, teslimat yaklaşımını, yaşam döngüsünü, araçları, yöntemleri ve eserleri uyarlama ihtiyacının belirlenmesine yardımcı olur;

1. Ürün/Teslimat

  • Uyumluluk/kritiklik – Süreçler konusunda gösterilecek titizlik ve kalite güvencesi ne kadar uygun olur?
  • Ürün/teslimat türü – Ürün iyi biliniyor ve tanımlanabiliyor mu yoksa soyut bir şey mi?
  • Sektör/Pazar – Proje, ürün veya teslimat hangi pazara yönelik? Bu pazar düzenli mi, hızlı mı hareket ediyor yoksa yavaş mı gelişiyor? Rakiplerin durumu nedir?
  • Teknoloji – Teknoloji istikrarlı ve yerleşik mi yoksa hızla gelişiyor mu? Eskime riski altında mı?
  • Zaman çerçevesi – Proje zaman çerçevesi kısa mı (günler, haftalar) yoksa uzun mu(yıllar)?
  • Gereksinimlerin kararlılığı – Gereksinimlerde değişiklik olma olasılığı ne kadardır?
  • Güvenlik – Projede gizlilik beklentileri nedir?
  • Artımlı teslimat – Proje ekibinin geliştirebileceği ve aşamalı olarak paydaş geri bildirimi alabileceği bir şey mi, yoksa neredeyse tamamlanana kadar değerlendirmesi zor bir şey mi?

2. Proje Ekibi

  • Proje ekibi boyutu – Projede tam zamanlı ve yarı zamanlı kaç kişi çalışacak?
  • Proje ekibi lokasyonu – Ekip üyeleri coğrafi olarak nere(ler)de bulunuyor ? Ekibin bir kısmı veya tamamı uzakta mı yoksa aynı yerde mi olacak?
  • Organizasyonel dağılım – Ekibi destekleyici gruplar (departmanlar vb.) ve diğer paydaşlar (dış kaynaklar vb.) nerede bulunuyor?
  • Proje ekibi deneyimi – Proje ekibi üyelerinin endüstride, organizasyonda veya birbirleriyle çalışma konusunda deneyimleri var mı? Söz konusu proje için gerekli becerilere, araçlara ve teknolojiye sahipler mi?
  • Müşteriye erişim – Müşterilerden veya müşteri temsilcilerinden sık ve zamanında geri bildirim almak kolay mı?

3. Kültür

  • Hem fikir olma – Önerilen teslim yaklaşımı için kabul, destek ve coşku var mı?
  • Güven – Proje ekibinin, proje sonuçlarını sunma konusunda yetenekli ve kararlı olduğuna dair yüksek düzeyde güven var mı?
  • Güçlendirme – Proje ekibi, çalışma ortamına, anlaşmalarına ve kararlarına sahip çıkmak ve bunları geliştirmek için güvenilir mi, destekleniyor ve teşvik ediliyor mu?
  • Kurum kültürü – Kurumsal değerler ve kurum kültürü proje yaklaşımıyla uyumlu mu? 

Bu soruların değerlendirilmesi yoluyla, proje için katılım, süreç ve araçlar etrafında uyarlama kararları alınabilir. 

4. Sürekli İyileştirmeyi Uygulama

Uyarlama süreci tek seferlik değildir. Proje ilerledikçe, proje ekibinin nasıl çalıştığı, ürünün veya teslimatın nasıl geliştiği ile ilgili sorunlar ve öğrenilenler, daha fazla uyarlamanın nerede iyileştirmeler sağlayabileceğini gösterecektir. Gözden geçirme noktaları, aşama kapıları ve retrospektiflerin tümü, süreci, geliştirme yaklaşımını ve teslimat sıklığını gerektiği şekilde incelemek ve uyarlamak için fırsatlar sağlar.

Proje ekibinin sürecini iyileştirmekle meşgul olması, sahiplenmeyi artırır, devam eden iyileştirmeleri, kaliteyi uygulamaya yönelik katılımlarını sağlar. Proje ekibini iyileştirme yapmaya ve uygulamaya dahil etmek, yetkilendirme ile birlikte becerilerine ve önerilerine olan güveni gösterir. Proje ekibinin uyarlamaya katılımı, statükoya razı olmak yerine yenilik ve iyileştirme zihniyetine sahip olduğunu gösterir.

Çoğu kuruluş açıklanan dört adımın bir kısmını veya tamamını üstlenir. Başlangıç yaklaşımı seçme, organizasyon için uyarlama, proje için uyarlama ve sürekli iyileştirmeyi uygulama unsurlarını kullanırlar.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 71 – Uyarlama – 3

Tips for selecting the right project management methodology - PMWorld 360

UYARLAMA SÜRECİ

Uyarlama yapmadan önce, proje ortamının analiz edilmesi ve anlaşılması gerekir. Uyarlama geliştirme ve teslim yaklaşımını seçmeyle başlar, organizasyona ve projeye göre uyarlayarak tamamlanır. Uyarlama sonrası sürekli iyileştirmeler yapılarak devam eder. 

1.ADIM – GELİŞTİRME YAKLAŞIMINI SEÇME

Birinci adımda, proje için kullanılacak geliştirme yaklaşımı belirlenir. Proje ekipleri, duruma en uygun geliştirme yaklaşımını seçmek için ürün hakkındaki bilgilerini, beklenen teslimat temposunu ve mevcut seçenekleri gözden geçirir. 

Uygunluk filtresi, proje ekiplerinin projenin öngörücü, hibrit veya uyarlamalı yaklaşıma uygun özelliklere sahip olup olmadığını belirmeye yardımcı olur. Uygunluk filtresi, uyarlamalı yaklaşımların her proje için ne seviyede uygun olabileceğinin değerlendirilmesini sağlar. Organizasyon kültürüne, proje ekibine ve proje faktörlerine dayalı kriterleri değerlendirerek, ilk yaklaşımın tartışılmasında ve karar verilmesinde yardımcı olabilecek görsel grafikler oluşturur.

2.ADIM ORGANİZASYON İÇİN UYARLAMA

Proje ekipleri çalışırken, organizasyonlar onay ve gözetim gereksinimi duyarlar. Birçok organizasyon, projeleri için metodolojiye, genel yönetim veya geliştirme yaklaşımına sahiptir. Mevcut süreçler, organizasyonun proje yeteneklerinin tutarlı ölçümlerini ve bu yeteneklerin sürekli iyileştirilmesi vb. konuları desteklerler. Süreç yönetişimi, uyarlamanın organizasyonun politikalarına uygun olmasını sağlamalıdır. Proje ekibinin uyarlama kararlarının gerekçelerini sunarak, stratejik veya yönetim hedeflerine olumsuz etkisi olmadığını göstermeleri gerekir. 

Uyarlamaya yönelik kısıtlar, büyük ve güvenlik açısından kritik, sözleşme ile gerçekleştirilen projeleri içerir. Bu tip projeler ek gözetim ve onay gerektirebilir. Sözleşme kapsamında yürütülen projeler, belirli bir yaşam döngüsünün, teslimat yaklaşımının veya metodolojinin kullanımını şart koşan sözleşme şartlarına sahip olabilir.

Uyarlama, genel yaşam ve geliştirme döngülerinin kategorilendirilmesini (büyük, küçük proje metodolojisi vb.) ve proje bazında uyarlamayı (A projesi metodolojisi, B projesi metodolojisi vb.) gerektirebilir.

Proje Yönetim Ofisi (PYO) veya Değer Teslim Ofisi (DTO) bulunan organizasyonlar, özel teslim yaklaşımlarının gözden geçirilmesinde ve onaylanmasında rol oynayabilirler.

Yalnızca proje ekibini etkileyen uyarlamalar, dış grupları (departmanlar, dış kaynaklar vb.) etkileyen uyarlamadan daha az gözetim gerektirir. Bu nedenle, proje ekibi ile ilgili uyarlamaları proje yöneticisi onaylanabilirken, dış grupları etkileyen değişiklikleri uyarlamak PYO veya DTO tarafından onay gerektirebilir. PYO veya DTO, diğer proje ekiplerinden fikir ve çözümler toplayarak proje ekiplerinin yaklaşımlarını şekillendirmelerine yardımcı olabilir.

Daha uyarlanabilir dağıtım yaklaşımları kullanan kuruluşlarda DTO bulunabilir. DTO, yönetim veya gözetim işlevi yerine etkinleştirici bir roldedir. Proje ekiplerine koçluk yapmaya odaklanır. Organizasyon genelinde uyarlanabilir beceriler ve yetenekler oluşturmak, sponsorlara ve ürün sahiplerine bu rollerde daha etkili olmaları için mentorluk yapmak üstlendiği rol için söylenebilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 70 – Uyarlama – 2

Trop de process internes ne sont pas conçus pour aider ceux qu'ils devraient

NE UYARLANMALI?

1. YAŞAM DÖNGÜSÜ VE GELİŞTİRME YAKLAŞIM SEÇİMİ

Yaşam döngüsüne ve yaşam döngüsünün aşamalarına karar verirken, geliştirme ve teslim yaklaşımını seçerken uyarlama yapılabilir. Bazı projeler, geliştirme ve teslim yaklaşımlarının kombinasyonunu aynı anda kullanabilirler (Hibrit Yaklaşım). Örneğin, veri merkezi projesinde (a) fiziksel bina inşaatı ve bitirme işlemleri için öngörücü yaklaşım, (b) gerekli bilgi işlem yeteneklerini anlamak ve oluşturmak için yinelemeli yaklaşım kullanılabilir. 

2. SÜREÇLER

Seçilen yaşam döngüsü ve geliştirme yaklaşımı için süreç uyarlaması, hangi bölümlerin veya unsurların olması gerektiğini belirlemeyi sağlar:

  • Ekleme, benzersiz ürün veya işletim ortamı geliştirmek için gerekli titizlik, kapsam veya vb. koşulları eklemektir. (Örneğin, güvenlik açısından bağımsız denetimler ekleme vb.)
  • Modifiye, proje veya proje ekibi gerekliliklerine daha uygun hale getirmektir. (Örneğin, görme engelli proje ekip üyeleri için proje belgelerinin biçimi vb.)
  • Kaldırma, maliyeti veya çabayı azaltmak için gerekli olmayanı veya değer katmayanı  kaldırmaktır. (Örneğin, iyi iletişim kuran küçük proje ekibi için toplantı notu tutmanın  kaldırılması vb.)
  • Karıştırmak, öğeleri karıştırarak veya birleştirerek ek faydalar veya değer sağlamak için harmanlamaktır. (Örneğin, retrospektiflerle alınan derslerin birlikte düşünülmesi vb.)
  • Hizalamak, birbiriyle tutarlı tanımlama, anlama vb. unsurları uyumlamaktır. (Ör, departmanların farklı risk yönetimi standart ve uygulamalarının hizalanması vb.). 

3. KATILIM SAĞLAMA

Projede yer alan kişilerin katılımı ile ilgili uyarlama şunları içerir:

  • İnsanlar – Proje liderliğinin ve proje ekibinin beceri ve yeteneklerinin değerlendirilmesini, proje tipine ve çalışma koşullarına göre kimlerin ve hangi kapasitelerde yer alması gerektiğinin seçilmesidir. Örneğin, zor ve/veya zaman kısıtlı projede, deneyimli proje ekibi üyeleri atamak, deneyimsiz proje ekibi üyeleri kullanmaktan daha mantıklıdır.
  • Yetkilendirme – Hangi sorumlulukların ve yetkilerin proje ekibine devredileceğinin seçilmesidir. Bazı ortamlar ve ekip üyesi yetenekleri, yüksek düzeyde yetkilendirmeyi destekler. Diğer durumlarda, daha fazla denetim ve yönlendirme, daha az yetkilendirme tercih edilebilir.
  • Entegrasyon – Proje ekipleri, sponsor kuruluş içinden personele ek olarak dış kaynaklar kullanabilirler. Uyarlama, optimum proje ekibi performansını ve proje sonuçlarının gerçekleştirilmesini kolaylaştırmak için proje ekibinin nasıl oluşturulması gerektiğini düşünmeyi gerektirir.

4. ARAÇLAR

Proje ekibinin proje için kullanacağı araçları (Örneğin, yazılım, ekipman vb.) seçmesidir.  Proje ekibi, duruma en uygun araçları, maliyetleri dikkate alarak belirler. Bazı durumlarda yönetim proje ekibinin değiştiremeyeceği kısıtlar getirebilir.

5. YÖNTEMLER VE ESERLER

Kullanılacak araçların, yöntemlerin ve eserlerin uyarlanmasında çevreye ve kültüre uygun olma dikkate alınmalıdır. Projede kullanılacak belgelerin, şablonların ve diğer eserlerin uyarlanmasıda organizasyona uygunluk konusunda emi olunmalıdır. 

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 69 – Uyarlama – 1

Organisms adapt and change to make their lives more comfortable, especially when faced with new circumstances and surroundings.

UYARLAMA

GENEL BAKIŞ

Uyarlama, proje yönetimi yaklaşımının, yönetişimin ve süreçlerin, verilen ortama ve eldeki işe daha uygun hale getirilmesidir.

Uyarlama, geliştirme yaklaşımını, süreçleri, proje yaşam döngüsünü, teslimatları ve etkileşim kurulacak kişileri ele alır.

Uyarlama süreci, Proje Yönetimi Standardı’ndaki yol gösterici proje yönetimi ilkeleri, kurum kültürü ve değerler tarafından yönlendirilir. Ör., temel kurumsal değer “müşteri odaklılık” ise, gereksinimlerin ortaya çıkarılması ve kapsam doğrulama için seçilen aktiviteler müşteri merkezli yaklaşımları tercih ederler. Bu yaklaşım aynı zamanda “Paydaşlarla etkin bir şekilde etkileşim kurma” ilkesiyle uyumludur. Risk iştahı düşük olan organizasyonlar, birçok süreç ve prosedüre sahip olabilir. Aynı pazarda olan ancak riske karşı yüksek toleransı olan şirket daha az süreç ve prosedüre sahip olabilir. Örneklerin her ikisinde de kuruluşlar, iştahları, süreçleri ve prosedürleri farklı olsa da “Risk yanıtlarını optimize et” ilkesi ile uyumludur.

Uyarlama, birden fazla proje faktörünün dikkatli bir şekilde seçilmesini ve ayarlanmasını gerektirir.

Uyarlamaya alternatif olarak değiştirilmemiş çerçeveler veya metodolojiler kullanılmaktadır. Bu metodolojilerin çoğunda projenin türü, boyutu ve karmaşıklığı göz önüne alınarak en yararlı uygulamaların belirlenebilmesi adına uyarlanabileceği yer almaktadır. Bazı deneyimsiz uygulayıcılar, projenin büyüklüğünü, karmaşıklığını, süresini veya organizasyonel bağlamını dikkate almadan metodolojiyi kelimesi kelimesine uygulamaya çalışırlar.

Uyarlama, proje bağlamını, hedeflerini ve çalışma ortamını anlamayı gerektirir. Projeler, aşağıdaki potansiyel olarak rekabet eden taleplerin dengelenmesi gereken karmaşık ortamlarda gerçekleştirilirler:

  • Olabildiğince hızlı teslim
  • Proje maliyetlerinin minimize edilmesi
  • Teslim edilen değeri optimize etmek
  • Yüksek kaliteli teslimatlar ve sonuçlar yaratmak
  • Mevzuata uyumun sağlanması
  • Farklı paydaş beklentilerini karşılamak
  • Değişime uyum sağlamak

Proje için uygun çalışma ortamı yaratmak için bu faktörlerin anlaşılması, değerlendirilmesi ve dengelenmesi gerekir.

Proje ekiplerinin yaklaşımlarını uyarlama derecesini sınırlayan durumlar (organizasyonel politikalar, sözleşme vb.) olabilir.

NEDEN UYARLAMA?

Organizasyona, çalışma ortamına ve proje ihtiyaçlarına uygun bir şekilde uyarlama yapılır. Projenin kritikliği, paydaşların sayısı vb. birçok değişken, uyarlama sürecini etkiler. Ör. nükleer reaktör inşa etmek için gereken titizlik, kontroller, dengeler ve raporlama, yeni ofis binası inşa etmekten çok daha farklı olacaktır. 10 kişilik bir proje ekibi için gerekli koordinasyon ile 200 kişilik proje ekibi için aynı değildir.

Çok az sayıda süreç, etkili proje yönetimini destekleyen temel aktiviteleri ihmal etmek, gerekenden daha fazla süreç kullanmak maliyet ve israf anlamına gelir. Uyarlama, çalışma ortamı ve proje ihtiyaçları için uygun yönetimleri kolaylaştırmalıdır.

Projeleri teslim etmek için kullanılan yapı, kapsamlı veya minimal, titiz veya hafif, sağlam veya basit olabilir. Her zaman tüm projelere uygulanabilecek tek bir yaklaşım yoktur. Bunun yerine uyarlama, her bir projenin boyutunu, süresini ve karmaşıklığını yansıtmalı, sektöre, organizasyon kültürüne ve organizasyonun proje yönetimi olgunluk düzeyine göre yapılmalıdır.

Uyarlama, kuruluşlara doğrudan ve dolaylı faydalar sağlar;

  • Yaklaşımın uyarlanmasına yardımcı olan proje ekibi üyelerinin daha fazla taahhütü,
  • Müşterinin ihtiyaçları, gelişimini etkilediğinden müşteri odaklılığı sağlama,
  • Proje kaynaklarının daha verimli kullanımı.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 28 – Proje Performans Alanları – Paydaşlar – 3

PAYDAŞ PERFORMANS ALANININ DİĞER PERFORMANS ALANLARI İLE ETKİLEŞİMLERİ

Paydaşlar projenin tüm süreçlerinde yer alırlar. Paydaş Performans Alanı diğer performans alanlarıyla bütünleşiktir ve iç içe geçer;

  • Proje ekibi ihtiyaç duyduğu gereksinimleri ve kapsamı tanımlar, önceliklendirirler.
  • Planlamaya katılır ve yönlendirirler.
  • Proje teslimatları ve sonuçları için kabul ve kalite kriterlerini belirlerler.
  • Proje çalışmalarının çoğu, paydaşlarla etkileşim kurmak ve iletişim kurmak ile geçer.
  • Proje boyunca veya kapanışında, proje teslimatlarını kullanırlar ve proje sonuçlarını etkilerler.

Bazı paydaşlar projede mevcut olan belirsizliği azaltmaya yardımcı olurken, diğerleri belirsizliğin artmasına neden olabilirler.

Müşteriler, üst yönetim, proje yönetim ofisi liderleri veya program yöneticileri gibi paydaşlar, proje ve teslimatları için performans ölçümlerine odaklanırlar. 

PAYDAŞ PERFORMANS ALANINA YÖNELİK YAPILANLARIN SONUÇ KONTROLÜ

Çıktı: Proje boyunca paydaşlarla verimli bir çalışma ilişkisi kurulur.
Kontrol: Paydaşlarla verimli çalışma ilişkileri gözlemlenmelidir. Paydaşların katılım seviyeleri göreceli memnuniyet düzeyini gösterir.

Çıktı: Proje hedefleri konusunda paydaşlarla ortak anlayış sağlanır.
Kontrol: Proje ve ürün gereksinimlerindeki önemli sayıdaki değişiklikler veya modifikasyonlar, paydaşların proje hedeflerine olan ilgilerini kaybedip kaybetmediklerini, beklentilerle uyumlu olup olmadıklarını gösterir.

Çıktı: Projeden çıkarı olan paydaşlar destekleyici ve memnun, çıkarına olmayan veya çıktılara karşı olan paydaşlar proje sonuçlarını olumsuz etkilemezler.
Kontrol: Paydaşların davranışları, projeden memnun olup olmadıklarını, projeyi destekleyip desteklemediklerini veya projeye karşı olup olmadıklarını gösterir. Anketler, görüşmeler ve odak grupları, paydaşların memnun ve destekleyici olup olmadıklarını, projeye veya sonuçlarına karşı olup olmadıklarını belirlemenin etkili yollarıdır. Proje problem kayıtlarının ve risk kayıtlarının gözden geçirilmesi, paydaşlarla ilgili zorlukları belirlemeye yardımcı olur.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler