Kategori arşivi: Araç&Teknikler

PMP Hazırlık – Yüksek Performanslı Bir Ekip Oluşturma – 19

Learning English in Ohio: Thumbs Up!

Uzlaşma

Proje ekipleri, tahminler, rol ve sorumluluklar, problem çözme yaklaşımları vb. bir çok konuda karar almak için birlikte çalışmak zorundadırlar. Fikir birliğine varmalarına yardımcı olmak ve gerektiğinde çatışma çözümünü koordine etmek için proje yöneticisinin veya çevik koçun kullanabileceği bir dizi teknik vardır;

  • Beş Yumruk Tekniği
  • Roma Oylaması
  • Oylama
  • Nokta Oylaması

Beş Yumruk Tekniği

Proje ekibi bir konuyu tartışırken, kolaylaştırıcı, ekibin, ekibin sonuçlarına katılma veya katılmama düzeyine ilişkin oy vermesini ister. Yumruk (veya 0 parmak) güçlü bir anlaşmazlık ifadesidir ve karar verilmesini gerektirir. Beş parmağı gösteren açık bir el, ekibin vardığı sonuçlarla hemfikir olma anlamına gelir. Ölçeğin geri kalanı şöyle olacaktır:

  • 4 parmak küçük sorularla hemfikir olma.
  • 3 parmak, grupla birlikte taahhütte bulunmadan hareket etmeye isteklilik.
  • 2 parmak aynı fikirde olmama ancak sorular nispeten küçük.
  • 1 parmak güçlü anlaşmazlık, hemfikir olmama.

Kolaylaştırıcı, proje ekibi başlatma belgesinden yararlanarak, kalan anlaşmazlıkları ele almaya çalışır.

Roma Oylama

Roma oylamasında, insanlar ya olumlu (anlaşma) ya da olumsuz (anlaşmazlık) olarak oy verirler. Yaklaşımı beğenmeyen varsa, kolaylaştırıcı, proje ekibinin itirazları ele almasını sağlamaya çalışır.

Oylama

Konu hakkındaki bakış açılarını değerlendirmek için ekip üyelerine anket uygulanır. Oybirliği varsa karara varılır ve proje ekibi yoluna devam eder. İtirazlar ortaya çıkarsa, kolaylaştırıcı sorunu çözmek için proje ekibine yardımcı olur.

Nokta Oylama

Proje ekipleri, bir konuda liste oluşturmak (riskler, raporlar vb.) için beyin fırtınası yapabilirler. Listede yer alan maddelerin önceliklendirilmesi gerekebilir. Herhangi bir liste üzerinde öncelik belirleme tekniğine nokta oylaması denir. Nokta oylaması, her bir paydaşın ilgili liste maddesine verilmesi gerektiğine inandığı ağırlığa dayalı olarak oyunu verir. Herkes birden fazla oy kullanabilir, örneğin, 10 noktası varsa, 10’un tümünü bir öğeye, 1 noktayı 10 öğenin her birine veya bunların herhangi bir kombinasyonuna koyabilir. Her öğenin aldığı nokta sayısına bağlı olarak, öncelik belirlenebilir.

Tahmin Teknikleri

Çevik ekipler görevlerin büyüklüğünü tahmin etmek için mutlak tahminler kullanmazlar. Risk, karmaşıklık ve işçilik gibi vb. tüm faktörleri hesaba katan ve genel çabayı ele alan göreceli bir tahmin yaklaşımı kullanılır. Aşağıda birkaç popüler yöntem görülebilir;

  • T-Shirt Boyutlandırma: Risk, karmaşıklık ve işçilik kombinasyonuna göre S, M, L, XL, XXL.
  • Modifiye Fibonacci Dizisi: 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40 100, ∞ vb. Bunlarla hikaye noktaları belirlenir, belirli bir birimi ifade etmezler ve çalışmanın genel etkisi yakalanmaya çalışılır.

Tüm bu yaklaşımlar, bilinen bir çalışma düzeyine dayalı kıyaslama oluşturur ve ardından yeni çabaları boyutlandırırken emsal teşkil ederler. Örneğin bir kullanıcı hikayesi 5 puan ise, bundan biraz daha büyük bir hikaye 8 puanla ifade edilir.

Poker Planlama

Bu tahminler poker planlama tekniği ile gerçekleştirilebilir. Ekip üyeleri ve Ürün Sahibi, kolaylaştırıcı’nın (Scrum Master veya Çevik koç) desteği ile hikayeye atanacak puanı kart destesi (genellikle değiştirilmiş Fibonacci sayılarıyla) kullanarak belirlerler.

Olası anlaşmazlıklar kolaylaştırıcı koordinasyonunda çözümlenir, proje ekibi puanlar üzerinde fikir birliğine varır. Bu çalışlma iş biriktirme listesindeki tüm hikayeler ve yeni eklenler için uygulanır.

Ürün Kutusu Egzersizi

Bu çalışmada, paydaşlar, bir kutu kullanarak ürün özelliklerini ve faydalarını tarif etmeye çalışırlar. Bu çalışma, proje ekiplerinin bir çözümü kullanacak farklı kullanıcı türlerini, önceliklerini ve beğendiklerini/beğenmediklerini, çözümün en kritik ve değerli yönlerini vb. daha iyi anlamalarına yardımcı olur.

Uzlaşmaya Ulaşmak ve Tarafların Anlaşmasının Sonucunu Destekleme Yönergeleri

  • Proje Ekibi Başlatma Belgesi, proje ekibinin belirli senaryoları ve anlaşmazlıkları ortaya çıktıklarında nasıl ele almayı seçeceğini göstereceğinden son derece yararlıdır. Örneğin, ekip üyeleri, belirli bir kullanıcı hikayesi için tahmin edilecek hikaye noktala sayısı konusunda anlaşamadıkları durumlarda, en yüksek tahminin kullanılacağını veya çoğunluk oyu kurallarının geçerli olacağını belirtebilir.
  • Mümkün olduğunda ekip arasında fikir birliğine varmak ve bazen bunun mümkün olmayacağını kabul etmek gerekir.
  • Uzlaşmanın mümkün olmadığı durumlar için, önceden üzerinde anlaşmaya varılmış bir yaklaşıma sahip olmak gerekir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMP Hazırlık – Yüksek Performanslı Bir Ekip Oluşturma – 18

A Typical 2 week sprint calendar | Agile Batman

Çevik Etkinlikler

Scrum* gibi çevik uygulamalar, ekibin projeye hazırlanması, yönetmesi ve ilerletmesine yardımcı olmak için bir iletişim deseni oluşturmak için etkinlikleri kullanır. Scrum Master*, proje ekibinin koçu ve Scrum çerçevesinde sürecin sahibidir.

En yaygın olarak kullanılan dört etkinlik tipi aşağıdadır;

  • Yineleme (Sprint) Planlama – Scrum ekibinin mevcut sprint için işi planladığı etkinliktir. Müşteri, Ürün Sahibi ve Proje ekibi arasındaki iletişim ve işbirliğini kolaylaştıran bir etkinliktir. Sprint Planlama toplantısı, proje ekibinin tamamlaması için küçük hedefler üzerinde anlaşmayı kolaylaştırır. Sprint*, proje ekibi ver ürün sahibine planlama, tahmin kalitesini iyileştirme ve tutarlı bir tempo belirlemeleri için 1-4 hafta arasında bir zaman kutusu olarak tanımlanır.
  • Günlük Ayaküstü Toplantılar (Günlük Scrum) – Proje ekibinin her gün 10-15 dakikalık kısa bir toplantı ile günün çalışmalarını kendi aralarında koordine eder.
  • Yineleme(Sprint) İncelemesi (Demo) – Ürün Sahibi ve diğer kullanıcılarla her yinelemenin sonunda ürünün ilerlemesini gözden geçirmek için yapılır. Müşterinin geri bildirimleri alınır. Ürün Sahibi hikayeleri inceleyip kabul eder.
  • Yineleme (Sprint) Retrospektifi – Scrum Master tarafından düzenlenir. Proje ekibinin uygulamayı, performansını ve işbirliğini iyileştirmesi için yapılır.

*Referans: Project Management Institute, Agile Practice Guide, Project Management Institute, Inc., 2017.

Başlangıç Toplantısı

Proje ekipleri bir veya birkaç proje başlangıç toplantısı yapabilirler. Bu toplantılar proje bağlamı oluşturmayı, ekip oluşumuna yardımcı olmayı ve genel proje vizyonuna uygun şekilde uyum sağlamayı amaçlar. Başlangıç toplantısı aşağıdakileri içerebilirİ

  • Vizyonu tanımlama
  • Proje Ekibi Başlatma Belgesini tanımlama
  • Müşteriye/Ürün Sahibine kullanıcı hikayesi yazma, efor tahmini, önceliklendirme planlaması ve ilk ürün biriktirme listesinin üretilmesi konularına destek olmak
  • Sprint 0 olarak adlandırılan, gerekli olacak diğer başlangıç faaliyetlerinin oluşturulması.

Bu başlıklar, ekibin katılımını, gerekli ortamı oluşturmayı, iletişim araçlarını desteklemeyi ve ekiplerin çalışmaya hazır olmasını sağlayan başka etkinlikleri içerebilir.

Yineleme Planlama

Yineleme veya Sprint planlama*, Scrum, XP ve diğer birçok çevik yaklaşımda kullanılan temel çevik etkinliklerinden biridir. Çevik yaklaşımlar, proje zaman çizelgesini 1-4 haftalık küçük yinelemelere bölerler. Proje Ekibi, aşağıdakileri yapmak için Ürün Sahibi birlikte çalışarak aşağıdakileri gerçekleştirirler;

  • Müşterinin istediği temel sonuçlar için en yüksek öncelikli kullanıcı hikayelerini gözden geçirmek.
  • Sorular sormak.
  • Takımın yinelemede tamamlayacağını tahmin ettiği hikayeler üzerinde anlaşmaya varmak.

Proje Ekibi ve Ürün Sahibi yinelemede gerçekleştirilecek hikayeler üzerinde anlaştıktan sonra, proje ekibi hangi faaliyetlerin gerçekleştirilmesi gerektiğini belirlemek için kendi görev ayrıştırmasını gerçekleştirir. Yapılacak çalışmalar genellikle bir görev panosu kullanılarak düzenlenir ve izlenir.

Görev Panoları

Görev panoları, işi görselleştirmek, proje ekibinin ve diğer paydaşların, yineleme sırasında ilerlemeleri takip etmelerini sağlamak için kullanılır. Amaç, görünürlüğü artırmak ve devam eden iş miktarını (Work In Progress) sınırlamaktır. Görev panolarına örnek olarak Kanban panoları, yapılacaklar listeleri, kontrol listeleri ve Scrum panoları sayılabilir. Kanban panosu, darboğazları ve iş miktarlarını görünür hale getirerek iş akışında iyileştirmeler sağlayan bir görselleştirme aracıdır.

*Referans: Project Management Institute, Agile Practice Guide, Project Management Institute, Inc., 2017.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMP Hazırlık – Yüksek Performanslı Bir Ekip Oluşturma – 17

Understanding – Primary Resources – Be Inspirational

Proje Hakkında Ortak Anlayış Oluşturmak

Yüksek performanslı bir ekip oluşturmanın hedeflerinden biri, fikir birliğine varmalarını ve birbirleri ile yaptıkları anlaşmayı desteklemelerini sağlamaktır.

Bu konu, ECO’dan aşağıdaki maddelere yöneliktir;

  • Fikir birliğine varmaları için tüm tarafları araştırın. (EKO 1.10.2)
  • Tarafların yapacakları anlaşmanın sonucunu destekleyin. (EKO 1.10.3)

Vizyon

Vizyon, genellikle arzu edilen amaçlar ve sonuçlar olarak tanımlanan son durumdur. Yeni bir proje başlatıldığında, istenen nihai hedeflere ilişkin net bir vizyona sahip olmak çok önemlidir. Projenin çıktılarının ne kadar iyi tanımlandığına bağlı olarak, geleneksel veya çevik bir yaklaşım tercih edilebilir. Yaklaşım çevik olursa, çözümün belirli bileşenlerinin net olarak anlaşılmaması ve değişikliğe tabi olması o kadar olasıdır. Proje vizyonu, proje için “kuzey yıldızı” olarak hizmet etmeye yetecek kadar değişmez olmalıdır. Projenin bileşenleri değişebilir veya uyarlanabilir, ancak vizyon makul ölçüde tutarlı olmalıdır.

Birçok proje vizyon beyanı (ürünü veya çözümü, çözümün hedef kullanıcılarını veya tüketicilerini, istenen temel hedefleri, rekabetçi yaklaşımlardan farklılaştırıcıları, temel özellikleri ve faydaları vb.) ile başlayabilir.

Proje Başlatma Belgesi

Proje Başlatma Belgesi*, proje sponsoru tarafından yayınlanan, projenin varlığına resmi olarak yetki veren ve proje yöneticisine organizasyonel kaynakları proje faaliyetlerine uygulama yetkisi veren bir belgedir. Proje sponsoru, proje için kaynak ve destek sağlayan ve projenin başarısını sağlamaktan sorumlu olan kişidir. Etkili bir proje başlatma belgesi, projenin neden başlatıldığını ve projenin sonuçlarının ne olacağını iletir, proje için proje yöneticisinin destek almasını ve proje faaliyetlerine kaynakları kullanma yetkisi verir.

Proje başlatma belgesinin uzun ve resmi bir belge olması gerekmez. Gayri resmi olabilir. Proje başlatma belgesi, proje boyunca hiç değişmeyen tek belgedir.

*Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 75-81.

Proje başlatma belgesi, proje sonucunu talep edenle projeyi gerçekleştiren arasındaki ilişkiyi kurar. Harici bir proje bağlamında, ilk anlaşma resmi bir sözleşme üzerinde sağlanacaktır. Proje başlatma belgesi, projenin organizasyonel stratejiye uyumunu doğrular, ancak sözleşmenin bir parçası olarak kabul edilmez. Dahili projeler için, uygun teslimatı sağlamak için yine de Proje Başlatma Belgesi yayınlanır.

Proje başlatma belgesi projeyi resmi olarak başlatır. İdeal olarak proje yöneticisi, Proje Başlatma Belgesi geliştirilirken seçilir. Proje başlatma belgesi, proje planlamasından önce yayınlanır. Sponsor ve proje yöneticisinin projeye erken katılımları, proje amacı ve hedefleri ile istenen paydaş faydalarının anlaşılmasını sağlar. Kuruluş, Proje başlatma belgesi ile proje yöneticisinin projeyi planlamasını, yürütmesini ve kontrol etmesini sağlayacak kaynakların tahsisine izin verir.

Proje başlatma belgesi, proje paydaşlarının projenin önemli kilometre taşları, çıktıları, rolleri ve sorumlulukları hakkında ortak bir anlayışa sahip olmalarını sağlar.

Proje başlatma belgesi, projeyle ilgili aşağıdaki üst düzey bilgileri içerebilir:

  • Amaç
  • Ölçülebilir proje hedefleri ve ilgili başarı kriterleri
  • Üst düzey gereksinimler
  • Üst düzey proje tanımı ve anahtar çıktılar
  • Genel proje riskleri
  • Özet kilometre taşları
  • Önceden onaylanmış finansal kaynaklar
  • Kilit paydaşlar listesi
  • Proje onay gereksinimleri
  • Projeden çıkış kriterleri
  • Atanan proje yöneticisi ve sorumluluk/yetki düzeyi
  • Proje sponsorunun adı ve yetkisi

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 88 – Eserler – 1

Proje Genel Bakış Bildirimi (Project Overview Statement)

Bazı sektörlerde ve kuruluşlarda, projenin amacını ve vizyonunu kuruluş çapında iletmek için Proje Genel Bakış Bildirimi kullanılabilir. Proje Genel Bakış Bildirimi, proje başlatma belgesi için taslak veya özeti olarak hizmet edebilir. Kısalık ve netlik anahtardır. Açıklama bir sayfadan az olmalı, projenin amacını, problemini veya fırsatını, başarı kriterlerini içermelidir.

Proje Başlatma Belgesi veya Proje Genel Bakış Bildirimi yoluyla atanan ve yetkilendirilen proje yöneticisi proje planlama faaliyetlerine başlayabilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMP Hazırlık – Yüksek Performanslı Bir Ekip Oluşturma – 3

Enhancing interpersonal skills is much better than getting high marks - ABC  Horizon

Kişilerarası Beceri Listesi

Proje ekibinin her bir üyesinin diğer insanlarla ilişkiler kurmak ve sürdürmek için ihtiyaç duyacağı çeşitli kişilerarası beceriler vardır. Tüm beceriler önemli olmakla beraber, bazı beceriler projenin belirli zamanlarında daha önemli hale gelmektedir. Bu becerileri ne zaman kullanırsanız kullanın, onları ve nasıl kullanılabileceğini anlamanız önemlidir.

Çatışma Yönetimi

Çatışma yönetimi, bir çatışmadan kaynaklanabilecek olumsuz sonuçlara öncelikle müdahale etmeyi içerir. Çatışmaları başarıyla yönetmek proje yaşam döngüsü boyunca zorlu olabilir. Proje yöneticisi olarak, ortaya çıkan herhangi bir çatışmada asıl kişi siz olacaksınız. Nasıl ele alınacağını siz belirleyeceksiniz. Amacınız çatışmanın olumlu sonuçlarını artırarak öğrenme deneyiminizi artırmak olmalıdır.

https://www.savassakar.com/kategori/proje-yonetimi/catisma-proje-yonetimi/
https://www.savassakar.com/projelerde-catismalara-nasil-yaklasmali/

Kültürel Farkındalık

Farklı kültürel bakış açılarını anlamak ve farkında olmak, proje ekibindekilerin yanlış iletişim kurmalarını ve yanlış anlamalarını engeller.

Karar verme

Karar verme, başkalarıyla çalışırken bir sonuca varmak için kullanılan çok önemli bir beceridir. İş dünyasında, kararlar genellikle bir grup birey tarafından verilir. Karar verme yeteneğine sahip olduğunuzu göstermek, Herhangi bir süreçte, toplantıda veya grup içinde karar verme sürecinde doğru bir yaklaşım sergilemeniz gerekir. Karar verme aşağıdakiler dahil olmak üzere bir dizi aşamaya ayrılır;

  • Sorunu tanımlamak
  • Potansiyel çözümler üretmek
  • Çözüm eylemleri için planlama yapmak
  • Planı eyleme geçirmek
  • Sonuçların ve süreçlerin değerlendirilmesi

https://www.savassakar.com/proje-yonetimi-karar-verme-araclari-decision-making-tools/

Kolaylaştırma

Kolaylaştırma teknikleri, bir araya getirilmiş bir gruba karar verme vb. konularda başarılı bir sonuca doğru liderlik veya rehberlik etmek için kullanılan becerilerdir.

https://www.savassakar.com/proje-yonetiminde-kolaylastirma/

Liderlik

Sonuç elde etmek için adım atma ve başkalarına rehberlik etme yeteneğidir. Liderlik yetenekleri deneyim, yaparak kazanılır, ilişkiler kurmayı ve inisiyatif almayi gerektirir.

https://www.savassakar.com/pmbok7yi-beraber-okuyalim-18-proje-yonetim-ilkeleri-7/

Toplantı Yönetimi

Verimli toplantılar etkin yürütme ve gerekli bilgileri toplamada faydalıdır.

https://www.savassakar.com/projelerde-etkin-toplanti-yonetimi/

Müzakere

Müzakere, bir anlaşmaya veya çözüme varmak için birden fazla kişi tarafından kullanılan bir yaklaşımdır. Müzakere konusunda başarılı olabilmek, proje sırasında ortaya çıkan çatışmaları ve sorunları nasıl çözeceğiniz üzerinde büyük bir etkiye sahip olacaktır.

https://www.savassakar.com/pmbok7yi-beraber-okuyalim-81-modeller-7/

Kurma

Kuruluş, endüstri veya profesyonel çevre hakkında bilgilerini genişletmek, insanlar arasındaki etkileşimi iş konuları özelinde artırmaktır.

https://www.savassakar.com/proje-yonetiminde-iliski-aglari/

Gözlem/Görüşme

Bireyleri performans gösterirken izlemeyi içeren bir teknik hakkında ilk elden bilgi edinme çabası içinde günlük görevlerini durum veya bir süreç nasıl gidiyor diye izlemektir.

Hizmetkar Liderlik

Çevik ve diğer proje türlerinde kullanılan bir liderlik türüdür. Ekip üyelerini dinleyerek, koçluk yaparak tanımayı ve keşfetmeyi teşvik eder, yetişmelerine olanak sağlar. Hizmetkar liderler ekibin çalışmasını kolaylaştırır, çalışma engellerini kaldırırlar.

https://www.savassakar.com/pmbok7yi-beraber-okuyalim-18-proje-yonetim-ilkeleri-7/

Ekip Oluşturma

Güçlü bir ekip oluşturmak zor olabilir, ancak sürekli destek ve işbirliği içinde çalışarak sorunlar çözülebilir, kişiler arası sorunları ortadan kaldırılabilir, proje hedefleri başarılabiliri. Ekip zihniyeti proje hedeflerine ulaşmak için son derece etkilidir ve güçlü bir araçtır.

https://www.savassakar.com/proje-yonetiminde-ekip-kurma/

RACI Matrisi

RACI matrisi, paydaşların proje faaliyetlerine katılımını tanımlamak için sorumlu, hesap veren, danışılan ve bilgilendirilen alanlarını kullanan yaygın bir Sorumluluk Atama Matrisi (SAM) türüdür. RACI, Sorumlu, Yaptıran, Danışılan ve Bilgilendirilen anlamına gelir. RACI matrisi, karar vermekten kimin sorumlu olduğunu ve sorumlu kişilerin nasıl desteklendiğini belirlemeye yardımcı olur. RACI genellikle her proje ekibi üyesine atanan roller ve sorumluluklar hakkında netlik sağlamak için kullanılır. RACI çizelgesine ayrıca RASI çizelgesi denir; burada “S” “Support-Destek” anlamına gelir.

https://www.savassakar.com/pmbok7yi-beraber-okuyalim-93-eserler-6/

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Pugh Matrisi

Portföy Yönetiminde doğru projeyi, Proje Yönetiminde doğru tedarikçiyi seçmeniz gerekir.  Öte yandan projelerde ürün kalitesi kadar süreçlerin (proje yönetimi, satın alma vb.) kalitesine ve iyileştirilmesine odaklanmanız, doğru alternatifi seçmeniz gerekir. İskoç bilim adamı Dr. Stuart PughUn geliştirdiği Pugh Matrisi iyileştirme alternatiflerinin seçimi için kullanılabilir. Doğru iyileştirmeyi seçmeye yardımcı olur.

Nasıl hazırlanır?

  1. Değerlendirme kriterleri tanımlanır: Çözümünüzün en önemli ve istenen özellikleri nelerdir?
  2. Değerlendirme kriterleri önceliklendirilir.
  3. İyileştirme alternatifleri tanımlanır.
  4. Alternatiflerin etkileyeceği mevcut durum “TEMEL” referans değeri belirlenir.
  5. Her bir kriter, referans değer ile karşılaştırılarak “daha iyi, aynı veya daha kötü” olarak değerlendirilir. Daha iyi için “+”, aynı “0” ve daha kötü için “–“ kullanılabilir. 
  6. Her alternatif için verilen değerler toplanır.
  7. En iyi alternatif seçilir.
  8. Çeşitli alternatiflerin ve en iyilerin bir karışımından daha optimal bir çözümün var olup olmadığı değerlendirilir

Faydaları

  1. Alternatifleri değerlendirmek ve karşılaştırmak için basit bir araçtır.
  2. Uygulanamaz çözümleri hızlıca görmeyi sağlar.
  3. Tüm olası alternatiflerden en iyisinin verimli bir şekilde değerlendirilebilmesini sağlar.

Dikkat Edilmesi Gerekenler

  1. Değerlendirme kriterlerini dikkatlice seçin. Çok fazla kriter süreci yavaşlatabilir.
  2. Herkesin üzerinde hem fikir olduğu bir derecelendirme ve ağırlıklandırma kullanın. Ağırlıklandırma sisteminin yanı sıra artı veya eksinin ne anlama geldiğini tanımladığınızdan emin olun.
  3. Güçlü ve zayıf taraflara odaklanın. Olumluları geliştirin ve olumsuzları olumluya çevirmek için neler yapabileceğinizi değerlendirin.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

 

Proje Yönetiminde RAID Analizi

RAID Log - Benefits of Maintaining a RAID Tracker | Project management templates, Excel templates project management, Project management

Problemler, bilinen ve bilinmeyen risklerin gerçekleşmesiyle sonuçlanır. Bilinen riskler için hazırlığımız olabilirken bilinmeyen risklerde hazırlıksız yakalanabiliriz. Projelerde her kadar kapsamlı plan yapılsa bile sorunlarla karşılaşmak kaçınılmazdır. Proje ilerlerlerken sorunları gerçek zamanlı olarak ele almak ve çözmek gerekir.

RAID Analizi, riskleri, varsayımları, sorunları ve bağımlılıkları yönetmek için bir sistemdir.

RAID, Riskler(Risks), Varsayımlar(Assumptions), Sorunlar(Issues) ve Bağımlılıklar(Dependencies) kelimelerinin baş harflerinden oluşur.

Nedir?

Riskler, projelerin potansiyel problemlerdir. Proje üzerinde daha çok olumsuz bir etkisi olduğu düşünülür ancak olumlu riskler de vardır.

Varsayımlar, proje ile ilgili beklentilerdir. 

Sorunlar, projede bir şeyler ters gittiğinde ortaya çıkar. Bir sorun yönetilmez ve çözülmezse, projeyi yolundan çıkarabilir veya projenin başarısız olmasına neden olabilir.

Bağımlılıklar, projenin iç ve dış, iş veya personel bağımlılıklarıdır.

Bu nedenle RAID Analizi, riskleri, varsayımları, sorunları ve bağımlılıkları izlemeye yarayan proje yönetim aracıdır. Bu bilgileri düzenlemenin basit bir yoludur. Toplantılar ve proje gözden geçirmelerinde kullanışlıdır.

Nasıl Kullanılır?

Riskler

Riskler, risk kayıtlarında toplanır. Risklerin her biri için, gerçekleşme olasılığı ve etkileri değerlendirilir. Olasılık ve etki bağlamında riskleri önceliklendirilir ve riske yanıt planları hazırlanır, risk sorumlusu belirlenir.

Varsayımlar

Proje ile ilgili öngörülen durumlar, beklentiler yazılır. Proje gözden geçirme toplantılarında gözden geçirilir.

Sorunlar

Sorunlar, Sorun Kayıtlarına açıklama, çözüm eylemleri, sorumlusu, tarihler, durum ve gözden geçirme takvimi ile girilir.

Bağımlılıklar

Proje ile ilgili ele alınması gereken iç veya dış, iş veya kaynak bağımlılıklarının listesidir. Projede hangi bağımlılıkların olduğunu ve nedenlerini  içerir.

Artılar ve Eksiler

Tüm sorunları çözebilecek gümüş kurşun yoktur.

Artıları

  • Proje hakkında organize ve stratejik bir şekilde düşünmeyi sağlar.
  • Topladığınız bilgilerin, bilmesi gereken kişilere kolayca iletilmesi ve iletişim için bir kısayoldur.
  • Sorunların, tek kişi ile değil tüm paydaşların katkısıyla çözümünü kolaylaştırır.
  • Riskler ve sorunlar ortaya çıktıkça, kontrol etmeyi ve izlemeyi kolaylaştırır.
  • Planların ne kadar etkili bir şekilde yürütüldüğünü ölçmenin kolay yoludur.
  • Proje risk ve problem yönetimi üzerinden daha iyi bir kontrol sağlar.
  • Tüm paydaşların, projenin yaşam döngüsü boyunca tabi olunan bağımlılıkları gerekçeleriyle birlikte bilgilendirilmeleri sağlar.
  • Proje sırasında yapılan varsayımların geçerliliğini değerlendirmeyi sağlar.

Eksileri

  • Dengesiz projelerde sık sık gözden geçirme gerekliliği zaman kayıplarına yol açabilir.
  • Doğru ayrıntı seviyesi yakalanamazsa detaylarda kaybolunabilir. Ne çok derin ne de çok sığ olmalıdır.
  • Sadece yapmak için yapmak değerini düşürür. Gerçekçi ve güncel olması, kaliteli veri içermesi gerekir.
  • Her bölümüne farklı bakış açısıyla yaklaşmanız gerekir. Örneğin sorunlar, risklerden farklıdır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

 

 

Proje Yönetiminde Zaman Değer Haritası

Six Sigma World: What is a Time Value Map?

Projelerde gerçekleştirilen katma değerli ve katma değerli olmayan aktivitelerin değerlendirilmesinde kullanılabilir. Proje müşterisinin algılandığı şekliyle iş sürecine neyin değer kattığına odaklanılır. Amaç, müşteriye sunulan değeri en üst düzeye çıkarırken süreci daha verimli hale getirmektir. Projelerdeki ve süreçlerindeki israfı ve katma değeri olmayan faaliyetleri belirlemeye ve analiz etmeye yardımcı olur.

Projenin başlangıcından ürün veya hizmetin teslimine kadar ne kadar zamanın boşa harcandığını izlemek için kullanılır. Özellikle bekleme ve gereksiz gecikmeler başta olmak üzere zamanla ilgili israfların tespit edilmesini sağlar. Bu yaklaşımda her bir aktiviteyi tamamlamanın ne kadar sürdüğünü incelemek, bekleme, onay, kabul vb. ile ilgili gecikmeleri belirlemek gerekir.

Projedeki her süreç veya aktivite üç kategoriden birinde sınıflandırılabilir:

  • Katma değerli faaliyetler – Müşterinin bakış açısından bir ürün veya hizmetin değerini artıran faaliyetleri ifade eder.
  • Müşteri Katma değeri olmayan faaliyetler – Değer katmayan ve müşterinin ödeme yapmak istemediği faaliyetlerdir. Şirketin politikaları veya çıkarları için gerekli olabilirler.
  • Katma değeri olmayan faaliyetler – Ürün veya hizmete hiçbir değer katmayan, ticari, operasyonel, prosedürel vb. nedenlerle gerekli olmayan faaliyetleri ifade eder.

Zaman değeri haritasında, tüm faaliyetler yatay bir zaman çizelgesi boyunca zaman değerleriyle orantılı çubuklar olarak çizilir. Müşteriye değer katan faaliyetler zaman çizelgesinin üzerinde, müşteriye değer katmayan faaliyetler ise zaman çizelgesinin altında çizilir. Katma değerli ve katma değerli olmayan faaliyetleri ayırt etmek için farklı renkler kullanılabilir.

Nasıl Hazırlanır?

  1. Projenin başlangıç, planlama, yürütme, izleme&kontrol ve kapanış süreçlerini belirleyin.
  2. Analiz edeceğiniz süreci yatay bir düzlemde çizgi şeklinde çizin.
  3. Süreçteki aktivitelerin başlangıç ve bitiş zamanlarını, sürelerini, beklemeleri belirleyin.
  4. Katma değerli faaliyetlerin süresini temsil edecek çubuklar çizin.
  5. Katma değeri olmayan aktivite sürelerini temsil edecek diğer çubukları çizin.
  6. Toplam katma değer süresini, toplam katma değeri olmayan süreyi oranlayın.
  7. Katma değeri olmayan faaliyetleri ortadan kaldırmak veya azaltmak, toplam süreyi azaltmak için öneriler geliştirin.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 95 – Eserler – 8

Six document search engines you should use - In My Own Terms

9. DİĞER ESERLER

  • Aktivite Listesi –  Projeyi gerçekleştirmek için gerçekleştirilecek aktivitelerin listesidir.
  • Teklif belgeleri – Satıcılardan teklif istemek için kullanılan belgelerdir. İhtiyaç duyulan mal veya hizmetlere bağlı olarak aşağıdakiler olabilir;
    • Bilgi talebi (RFI)
    • Teklif talebi (RFQ)
    • Teklif talebi (RFP)
      what differentiates them with RFP, RFQ, RFI | Request for proposal, Rfp, Rfp response
  • Ölçütler – Bir özelliği ve nasıl ölçüleceğini açıklayan belgelerdir.
  • Proje Takvimi – Proje çalışmaları için uygun olan çalışma günlerini ve mesaiyi tanımlar.
  • Gereksinim Belgeleri – Proje ve ürün gereksinimleri ilgili kayıtlardır.
    ;BRD vs SRS vs FRS - Detailed Comparison | The Business Analyst Job Description
  • Proje Ekibi Başlatma Belgesi – Proje ekibi değerlerini, birlikte çalışma ilkelerini ve proje ekip üyelerinin kabul edilebilir davranışlarına ilişkin açık beklentilerinin yer aldığı belgedir.
    Team Charter - YouTube
  • Kullanıcı hikayesi – Ayrıntıları netleştirmek için belirli bir kullanıcı için istediği sonucun kısa açıklamasıdır.
    User Story Examples in Product Development | Definition and Template

7. PERFORMANS ALANLARINDA UYGULANAN YAPILAR

Farklı eserlerin(dokümanların) farklı performans alanlarında faydalı olma olasılığı daha yüksektir. Aşağıdaki tablo hangi eserin hangi performans alanında daha yüksek kullanımı olabileceği hakkında bilgi vermek amaçlı hazırlanmıştır. 

eserler

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 94 – Eserler – 7

GRI - 2020-11-25 GRI welcomes consolidation of value reporting organizations

7. RAPORLAR

Raporlar, resmi kayıtlar veya bilgi özetleridir. Genellikle özet düzeyinde ilgili bilgileri paydaşlara iletmek için kullanılır. Sponsorlar, üst yönetim veya PYO’lar gibi proje durumuyla ilgilenen paydaşlarla paylaşılır.

  • Kalite Raporu Kalite yönetimi konularını, düzeltici aktiviteler için tavsiyeleri ve kalite kontrol aktivitelerinden elde edilen bulguların özetini içerir. Süreç, proje ve ürün iyileştirmeleri için öneriler içerir.
    Project Quality Report With Defects Ppt PowerPoint Presentation Inspiration Images PDF - PowerPoint Templates
  • Risk RaporuRisk yönetimi süreçleri boyunca aşamalı olarak geliştirilir ve bireysel ve genel proje risklerinin seviyesi hakkındaki bilgileri özetler.
    The Ultimate Primer for Effective Risk Reporting - Carol Williams
  • Durum Raporu Projenin mevcut durumu hakkında bilgi sağlar. Son rapordan bu yana kaydedilen ilerleme hakkında bilgi, maliyet ve zamanlama performansı tahminlerini içerebilir.
    Status report — A practical model and example | by Guilherme Sesterheim | ilegra | Medium

8. ANLAŞMALAR VE SÖZLEŞMELER

Anlaşma, tarafların niyetlerini tanımlayan belgedir. Sözleşme, satıcının belirtilen ürünü, hizmeti veya sonucu sağlamasını ve alıcının bunun için ödeme yapmasını zorunlu kılan, karşılıklı olarak bağlayıcı bir anlaşmadır. Sabit fiyatlı veya maliyeti geri ödemeli vb. farklı sözleşme türleri vardır.

  • Sabit fiyatlı sözleşmeler İyi tanımlanmış bir ürün, hizmet veya sonuç için sabit bir fiyat belirlemeyi içerir. Sabit fiyatlı sözleşmeler, diğerleri arasında, kesin sabit fiyatı (FFP), sabit fiyat + teşvik ücreti (FPIF) ve fiyat ayarlamalı sabit fiyatı (FP-EPA) içerir.
  • Maliyeti geri ödemeli sözleşmeler –  İşin tamamlanması için yapılan fiili maliyetler ve satıcı kârını temsil eden bir ücret için satıcıya yapılan ödemeleri içerir. Bu sözleşmeler genellikle proje kapsamı iyi tanımlanmadığında veya sık sık değişikliğe tabi olduğunda kullanılır. Maliyet geri ödemeli sözleşmeler, maliyet artı ödül ücreti (CPAF), maliyet artı sabit ücreti(CPFF) ve maliyet artı teşvik ücreti (CPIF) içerir.
  • Zaman ve Malzeme (T&M) – Sabit bir oran belirlenir, ancak kesin bir çalışma bildirimi oluşturmaz. Personel güçlendirme, konu uzmanlığı veya diğer dış destek için kullanılabilir.
  • Belirsiz Teslimat Belirsiz Miktar (IDIQ) – Belirli bir alt ve üst limitle ve süre içinde belirsiz miktarda mal veya hizmet sağlamak için kullanılır. Bu sözleşmeler mimari, mühendislik veya bilgi teknolojisi taahhütleri için kullanılabilir.
  • Diğer anlaşmalar – Diğer anlaşma türleri arasında mutabakat zaptı (MOU), anlaşma zaptı (MOA), hizmet düzeyi anlaşması (SLA), temel sipariş anlaşması (BOA) bulunur.
    P&Cc Module3 Cc1

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 89 – Eserler – 2

Documents - QSI

2. KAYITLAR VE LİSTELER

Projede gelişen ve/veya değişen durumları güncel ve kayıt altında tutmak için kullanılırlar. Kayıt ve liste terimi bazen birbirinin yerine kullanılabilir. Örneğin, risk kaydı veya risk listesi vb.

  • Varsayım Kayıtları – Varsayım, kanıt veya ispat olmaksızın doğru, gerçek veya kesin olarak kabul edilen faktördür. Kısıt, projeyi, programı, portföyü veya süreci yönetme seçeneklerini sınırlayan bir faktördür. Proje boyunca tüm varsayımlar ve kısıtlar kaydedilir.