Kategori arşivi: İletişim Yönetimi

Toplantıları Doğru Yapabilme Sanatı

Bir Cevap Yazın

effective-meetingsBazı toplantıların sonuna doğru masanın bir diğer ucunda kendine has başka bir toplantının başladığını görürüz.

Cem uğraşıyordu ama bir toplantı daha kontrolünden çıkıyordu. Rica etmesine, hafif yüksek sesle uyarmasına rağmen yan yana konuşmalar devam ediyordu. Neden bu işi ve bu şirkette çalışmayı kabul ettiğini düşünüyordu.

Bir çoğumuz bu problemi kendi becerilerimizle halletmeye çalışırız. Ama önemli ve zor olan toplantıyı kendi içeriğinde tutmaktır ve bu sebeplede gündem aslında en önemli anahtardır.

Vietnam barış görüşmeleri başlamadan önce aylarca masanın şekli tartışılmış. Birçok araştırmacıya göre bu durum bir çözülemezliği ve çıkmazı ifade ederken halbuki politik açıdan çok önemli bir rol oynamaktadır. Çünkü özellikle iş ortamlarında masada oturma şekli itibari ile pozisyonlar ve toplantıyı etkileyebilme ve akışında tutma birbiri ile yakın ilişkilidir.

Geleneksel konfigürasyonda uzun dikdörtgen masa ve toplantı başkanı masanın ucunda oturmaktadır. Masanın sağ ve sol tarafında da yukarıdan aşağıya kurmaylar otururlar ve sadece istisnai durumlarda alt rütbeliler yöneticiye yakın otururlar. Bu konfigürasyon problem yaratığında terk edilmelidir. Öncelikle ilgili işe ve ihtiyaçlara uygun esneklikte uygun bir oda seçilmelidir.

Dikkat edilmesi gereken bazı noktalar vardır;

  • Küçük toplantılar için yuvarlak masalı odayı tercih edin. Büyük ve yanlış şekil kişilerin toplantıya katılımını etkileyebilir.
  • Büyük toplantılarda toplantı lideri en başa oturmamalıdır. Bunun yerine herkese hakim olabileceği orta noktayı seçmelidir. Başa yada sona oturmak toplantıya katılan diğerlerine olan mesafeyi ve iletişimi zorlaştıracaktır. Ortaya oturduğunuzda ise hem siz herkese hemde herkes size kolaylıkla erişebilecektir.
  • Herhangi bir toplantı için dar ve uzun toplantı masaları uygun değildir. Özellikle iki uca oturan kişilerin iletişimini olumsuz etkilerler. Eğer iki toplantı lideri masanın iki tarafındaki merkeze konumlanırsa toplantı çok daha verimli geçecektir.
  • Ara verilecek toplantılarda iki liderli toplantı gerekmektedir.(elipsin ortasındaki düz çizgideki simetrik iki nokta olarak düşünelim) Eğer ikram olacaksa bu ayrı bir masada olmalı ve ikram sonrasında toplantının tekrar herkesin odaklanacağı bir şekle girmesi için kaldırılmalıdır.
  • Diğer toplantılar, (ör. beyin fırtınası vb.) masa gerektirmez. Masasız ya da birini odasında onun masası etrafında yapılabilirler.
  • Toplantıyı düzenleyen olarak ihtiyacınız her ne ise ona göre doğru odayı ve masayı ayarlayın.

Cevap yazarken sakin olun

Bir Cevap Yazın

Yazışırken veya konuşurken karşımızdakilerin neyi nasıl yorumlayacaklarını bazen kontrol edemeyiz. Yanlışlıkla yapılmış saldırılar kaçınılmazdır ve e posta gönderimleri buna en güzel örneklerden biridir.

Bir e posta grubunun üyesiyken ortaya çıkan problemlerde ne yapmalıyız?

Bir çoğunuz gibi bende bir çok eposta tartışma / yazışma grubuna üyeyim. Bunlardan bir tanesi neredeyse 7-8 yıldır üye olduğum br grup. Bazen bu gruba atılan mesajların bir kısmı çok kişisel ve kırıcı olabiliyor.

Eposta ile bu kadar uzun süredir uğraşan bir grup nasıl olurda hata yapardı?

İletişimlerimizde karşımızdakilerin neyi nasıl yorumlayacaklarını kontrol edemeyiz. İstediğimizi göndeririz, karşımızdaki bu mesajı alır ama gönderdiğimiz mesaj ile anlaşılanın aynı olma garantisi yoktur. Bundan ne gönderen nede mesajı alan tam olarak sorumlu değildir.

Eposta özellikle bu duruma çok müsaittir. Hızlı yazar ve hızlı okuruz. Çoğumuz çok iyi okuyucu olabiliriz ama iyi yazıcı olduğumuz söylenemez. Aslında okumayan iyi yazamaz ve biz Türkler okumayı sevmediğimiz için çoğu zaman iyi yazamayız. Tüm bu sebeplerle kazalar kaçınılmaz olur.

İşin kötüsü bu konuda verilecek çok fazla nasihat yada yapılabilecek bir şey neredeyse yok. Sadece birkaç şey var söylenebilecek;

Etki altında yazmaktan kaçınmak

Adrenalin en tehlikeli silahlardan biridir. Özellikle kızdığınızda ve adrenalin tüm vücudunuza yayıldığında klavyeden uzaklaşın. Eposta yazmayın ve göndermeyin. Biraz dolaşın, derin nefes alın ve hormonlarınızı eski haline döndürün.

Bazı mesajlara yanıt vermenin gerekli olmadığını farkında olun

Bazı mesajlar kasten bazı mesajlarsa yanlışlıkla üzerler. Özellikle kışkırtıcı mesajlara yanıt vermemeye çalışın. Bazen sessizliğinizde kulaklarını sağır edebilir unutmayın.

“Çık Dışarı” kuralı

Kovboy filmlerinde atışan adamlar birbirlerini düelloya davet ederler ve bunu bardan çıkıp dışarıda yaparlar. Yani bulundukları topluma zarar gelmemesini problemi sadece kendi aralarında çözerler. Özelikle eposta gruplarında iki kişini atışması hiç hoş olmayan bir şeydir. Eğer bir atışma ve tatışma varsa bu grup dışında özel epostalar üzerinden yapılmalıdır.

Negatif ve depresiflere yardımcı olmamız lazım!

3 Yanıt

Bazı tanıdıklarımı gördüğümde yada onlarla sohbet ettiğimde üzerime bir karanlığın çöktüğünü içimin daraldığını düşünürüm. Özellikle son dönemde işin çıkarılan, ayrılan ya da işleri bozulan herkesin ciddi bir karamsarlığa düştüğünü görüyorum.

Yaptıkları şu? Sürekli hayattan, ailelerinden, arkadaşlarından, işlerinden veya o an kendilerine gelen bir emailden şikayet etmek. Zaten 1-2 derken daha fazlasını dinleyemiyorum.

Bu arkadaşlarımla sohbetlerimde her ne kadar konuyu değiştirmeye çalışsamda onlar her konuda olumsuzluklarını devam ettirebilmekte, ilgilenmediğimde ise bu tavrıma bozulup bunu problem haline getirebilmekteler.

Benden bekledikleri ise onlar gibi düşünüp onları tasvip etmem. Bu yüzden pozitif enerjimi yiyip bitirmek için bir “enerji vampiri” gibi bana saldırıyorlar gibi geliyor bana. Kendi hapishanelerine sizi de almayı başarı sayan bir bilinçaltı ile mücadele etmek zorunda kalıyorsunuz. Hatta siz direndikçe daha da üstünüze geliyorlar.

Ne yapacaksınız? Öncelikle onların enerji vampiri olduklarını unutmayın. Onlar yaşadıkları hayattan ve diğer şeylerden sürekli ve ısrarla şikayet edip mızırdanan insanlar. Kendi içlerindeki korku blokları pozitif enerjilerini engellediği için başkalarının enerjilerine muhtaçtırlar. Onlarla biraz vakit geçirdiğinizde kendinizi yorgun, üzgün, sıkıntılı hissedersiniz. Pozitif insanlarsa enerji almak yerine veren insanlardır.

Negatif insanlara nasıl yardım edeceğiz?

Eğer boğulmakta olan birini gördüğünüzde hemen yanına giderseniz sizi de boğar unutmayın. Dikkatli yaklaşmalı hem onu hemde kendinizi emniyetle sudan çıkarmalısınız. Belki önce bir ip atıp çekmeyi ya da can simidi atmayı deneyebilirsiniz. Varsa kayıkla oraya gitmeli hiç biri yoksa dikkatli bir şekilde ona yaklaşmalı ve sizi batırmaya çalışacağını düşünerek yaklaşmalısınız. Negatif insanları kurtarmak aynı böyle bir şeydir, gerisini siz getirin.

İletişim Kurun

Negatif insanlar hem kendilerine hemde çevrelerine zarar verirler. Bu yüzden öncelikle bir strateji belirlemeniz gerekiyor. Onu bir yemeğe götürün ve güzel anılarınızı konuşturun. Sizi negatif tarafa çekmeye çalıştıkça siz pozitif şeylerde kalın.

Eğer pozitifliğinizi yitirdiğinizi hissediyorsanız dikkatinizi başka yere çekecek bir şey yapın, eşinizden masaj isteyin, alışveriş yapın, ıslık çalın, derin nefes alın vb. Eğer dikkatinizi sıkıntınızdan başka bir yere çevirirseniz rahatladığınızı hissedeceksiniz.

Şaşırtın

Eğer doğrudan ona yardım edecekmiş gibi yanaşırsanız sizi red edecektir. Şimdi onu şaşırtarak yaklaşmanız lazım. Onun sevdiği bir üçüncü kişiyi araya sokabilirsiniz, ona yardımcı olacağını düşündüğünüz bir kitabı hediye edebilirsiniz, belkide yazılı bir şeyleri elden verirsiniz. Yada onun iPod’una sesli bir mesaj bırakabilirsiniz.

Siz elinizden geldiğince cankurtaran simidini ona doğru fırlatacaksınız. Ama eğer tutunmamakta direniyorsa yapılacak çok fazla şey kalmamış demektir.

Güvenli Yaklaşmak

Birkaç pozitif insanı bir araya getirerek pozitif enerjiyi yüksek tutabilirsiniz. Bu enerji ile negatif kişiye yardımcı olabilirsiniz. Çünkü böylelikle pozitif enerjinizi negatif kişi bitiremez. Ancak negatif kişinin çevresinde kendisi gibi olanlar olma ihtimaline karşı bu konudada temkinli olmakta fayda vardır.

Hepimiz birer kayıkta yaşıyoruz ve mutlaka kurtarabileceğimiz birileri var. Ne kadar karanlık olursa olsun mutlaka umut vardır. Bazen kayıklar doluyor ama yinede başka bir kayıkta yer bulmak her zaman mümkün.

Kendiniz Gidin

Eğer doğrudan yardım edecekseniz cankurtaran eğitiminiz olup olmadığından emin olun. Eğer dikkatli olmazsanız sizide boğabilirler.

Onlar için iyi şeyler dileyin

Eğer o kişi için hiçbir şey yapamıyorsanız onun için iyi şeyler dilemeyi unutmayın. Belki yeterince iyi odaklanırsak iyi düşüncelerimizi yardım göndermede kullanabiliriz.

Sizin yardımınızı istemeyen bir kişiye yardım edemezsiniz. İyileşmek istemeyen hastayı doktor iyileştiremez. Ama eğer size çok yakın insanlarsa negatif olan birine yardım etmenin yolunu arayacaksınız.

Anlayana e-posta etiği!

Bir Cevap Yazın

Email-EtiquetteHer gün onlarca e-posta alıyorum. Bazı mesajları görünce çok sinirleniyorum. Özellikle insanların iyi niyetlerini kullanarak onları istismar eden ve bundan keyif duyanların gönderdiği mesajlar hakkında arkadaşlarımı hep uyarmaya çalışıyorum.

Şimdi eposta etiği ile ilgili dikkat edilmesi gereken birkaç noktanın altını çizmek istiyorum:

1. Eğer birden fazla kişiye eposta gönderecekseniz, göndereceğiniz kişilerin eposta adreslerini Bcc: bölümüne yazın. Böylelikle bir kişinin eposta adresini diğer kişinin görmemesini sağlar, kişisel bilgisini korumuş olursunuz. Hiç kimse eposta adresini yabancıların görmesini ve hatta bu yabancılarında kendisine mesaj göndermesini istemez.

2. Mesajınızın konu (subject) alanında mesajın içeriği ile ilgili açıklayıcı kısa ve net bir bilgi olmalıdır. Böylelikle mesajı gönderdiğiniz kişi mesajı açmadan içindekini anlayabilir. Konu alanına mesaj YAZILMAZ.

3. Herkesin sizin gibi iyi bir internet bağlantısı olduğunu düşünmeyin. (Çoğunlukla şirket çalışanlarının yaptığı bir hatadır bu) Eğer büyük dosyalar gönderirseniz gönderdiğiniz kişinin bu dosyayı bilgisayarına indirmesi çok vaktini alabilir. Mümkünse dosyanın linkini gönderin.

4. Eğer 2’den fazla dosya göndermeyi planlıyorsanız tek bir dosyada toplayıp sıkıştırma programları ile sıkıştırın (zipleyin) (www.winzip.com)

5. Sarhoşken ya da moraliniz çok bozuk iken mesaj yazmayın. İçinde bulunduğunuz durum mesajınıza yansıyıp gönderdiğiniz kişileri rahatsız edebilir.

6. “Okundu” mesajı talep etmeyin. İnsanların sizin gönderdiğiniz mesajları neden geç okuduğu konusunda karamsar varsayımlar yapmayın.

7. Şahsınıza gönderilmiş mesajları mutlaka mesajın orijinali altta kalmak kaydı ile yanıtlayın. Mesajı gönderen yanıt vermenizden memnun olacaktır.

8. Mesajınızı kısa ve vurgulamak istediğiniz noktaya odaklayın. Zaman en kıymetli hazinedir, hem sizin için hemde diğerleri için.

9. Yazdığınızı okumadan ASLA göndermeyin. Yazıdaki hatalar ya da devrik cümleler ciddiyetsizliği gösterir.

10. Eğer bir eposta grubuna dahilseniz mesajlarınızda telefon bilginizin bulunmamasına dikkat edin. Ya da size gönderilmiş bir mesajı başkalarına yönlendirecekseniz mesajı gönderenin kişisel bilgilerini mutlaka silin.

Her ne kadar azalmış olsada uyarmadan edemeyeceğim. Mesajı gönderenin dikkatli olması lazım. Bazen bir kan arama mesajı ama 1 yıl öncesine ait, bunu arkadaşlarına yönlendirirsen para kazanacaksın diyen e-posta adresi hırsızları, 10 kişiye gönderirsen dileğin gerçekleşecek diyenler ve daha bir sürü yalan mesajlar.

Hayır diyebilme becerinizi geliştirin

Bir Cevap Yazın

hayır diyebilmek

Bir okuyucum, Hayır diyebilmeyi de yazarsanız sevinirim demiş. Biraz düşünüp birazda araştırma yapınca “hayır diyebilmek” konusunda enteresan bilgilere ulaştım. Hayır diyebilmeyi öğrenmek zor ama öğrenildiğinde kişiyi daha üretken, daha az stresli ve herşeye “evet” diyenlerden daha iyi iş çıkaran biri yapacağı kesin gözüküyor.

Ben ilk eğitimimi annemden aldım. “Anne” diye seslediğim çoğu zaman önce “Hayır” diye cevap verir ve kendini güvenceye alırdı. “Daha bir şey söylemedim ki?” dediğimde ise “Ne istiyorsun?” diye sorar ve istediğim şeyi uygun görürse evet der uygun görmezse zaten hayır dediği için kendini rahat hissederdi.

Peki ne yapmalı;

“Evet” yoluyla “Hayır” demek – Projelerin veya işlerin giderek karmaşıklaşması durumunda sık yapılan bir şeydir. Sürekli yeni işlerin, insanların ve isteklerin eklendiği zamanları kastediyorum. Eğer bu tip şeylere “Evet” derseniz projenin uzayacağı ve çok geç tamamlanacağı bilinirse sizin evet’iniz karşı taraf için avantaj olmaktan çıkacak ve isteklerini geri çekeceklerdir.

Elinden geleni denemek ve suçluluk hissinden kurtulmak – Bazen çalışanlar çok fazla işle uğraşmalarına, çok yoğun olmalarına rağmen bir şeye hayır dediklerinde kendilerini suçlu hissederler. Fakat adam gibi yerine getiremeyeceğiniz bir işi kabul etmenizin kimseye faydası olmayacaktır. Eğer bir şeyi yapmaya vaktiniz yok ise söyleyin, ve en azından kendinizi suçlu hissetmemek için elinizden gelenin en iyisini yapmaya çalışın.

Bir şeyi yapmayı kabul etmeden önce çok iyi anlamaya çalışın. – Birinden yardım istediğinizde yada sizden yardım istendiğinde bunun sizin vaktinizin ne kadarını alacağını mutlaka değerlendirin. Bütün olasılıkları ve detayları olabildiğince öğrenmeye ve anlamaya çalışın. Sürprizler moralinizi bozabilir.

“Evet” = Stres – Yönetebileceğiniz işleri ve projeleri üzerinize alın. Eğer çok yoğun yada çok fazla işiniz var ise diğer insanların bunu bilmesini sağlayın. İşlerinizi ve projelerinizi kontrol altında tutabileceğiniz yoğunlukta kalmaya çalışın.

Ortak kararlardan kaçının. – Bazı ortak kabul görmüş şeyler bizi iş otamımızda yada bulunduğumuz ortamda mutlu ederler. Ama bu her zaman avantajlı bir şey değildir. İçerisinde bulunduğum bir çok projenin herkesi mutlu edebilmek için kaybedilen zaman yüzünden başarısız olduğunu gördüm.

Planınıza uyun – Bir şeye evet derseniz planınız aksayacaksa iyi düşünün.

Eğer ısrar ediliyorsa içinde bulunduğunuz durumu tekrar anlatmayı ve anlayış beklediğinizi belirtin.

İyi niyetler iyi sonuçları garantilemezler – Başkalarına yardımcı olmak yada evet demek yüzünden kendi işlerinize engeller oluşturabilirsiniz.

Duruma göre evet demek – Eğer sonunu net olarak göremediğiniz bir şey olursa eğer iş x şeklinde gelişirse “evet“ şeklinde gelişirse “hayır” demek gerekebilir. Bu benim annemin yöntemi.

Ne hayır ne evet demek – Sakın lafı çevirmeyin. Cevap vermeden önce iyi düşünün. Silahlarınızı yerine koyun ve değerlendirmenizi yapın.

Birçok profesyonel kısa ve net cevaplar isterler. Bu yüzden uzun uzun neden yapamayacağınızı anlatmayın ve kısa uygun olmadığınızı söyleyin. Her zaman nazik olun.

Sizden istenen için alternatif çözüm yolları önerin.

Bence önemli olan sizin daha verimli, motive ve mutlu olarak varacağınız sonuçlara ek işlerin yada taleplerin girerek bunlarıda engellememesi. Burada zarar gören aynı zamanda şirkettir. Bunu birazda yemek ısrarına benzetebiliriz. Özellikle Anadolu’da yemek ikramı hiçbir sağlık kaygısı duyulmadan “ne kadar çok yedrirsek o kadar iyi ağırlamış hissederiz kendimizi” psikolojisi ile yapıldığında yemeği tabağınıza almamayı “sağlığınız için” becerebilmeniz lazım. Kolay değil ama zamanla herkesin öğrenebileceği bir şey olacağını rahatlıkla söyleyebilirim.

Üçgen Bölgesi

Bir Cevap Yazın
 

Eğer birisi size bir başkasının performansı hakkında yorum yaparsa başka bir boyuta geçersiniz: 3 düşünce boyutu. Artık yolunuzun nereye gideceğini gösteren tabela ortadadır: Üçgen Bölgesi.

Jale ve Berna haftalardır arapsaçına dönmüş bir haldeydiler. Sonuç olarak Jale, Berna’nın patronu Lale ile görüşmek istedi. Lale’den Berna ile konuşmasını isteyecekti. Jale, Lale’yi aracısı yaparak Berna ile arasındaki problemi dolaylı yoldan çözmeye çalışıyordu. Lale’yi problemi çözmek için araya soktuğunda üçlü bir durum ortaya çıkıyordu. Yaklaşımı şuydu: Dinleyen birine asıl ilgili kişi duymadan şikayetini iletmekti yani dolaylı bir yol seçmişti.

Üçgen olayı bazen işe yarayabilir ama yaramazsa felaketle sonuçlanır. Çünkü;

Görüşme mesafesinde gerçek bir kontak sadece bir kişi ile kurulabilir çünkü gözlerimiz, kulaklarımız ve ağzımız tek bir noktaya odaklanmıştır. Çoğumuz aynı anda tek kişiyi dinleyebilir. Ör. 3 kişi sohbet ediyorsa bir kişi beklemededir, diğer ikisi konuşurken.

Bu beklemeyi hepimiz yaşamışızdır ve bundan pek hoşlanmayız. Dikkatle araya girebileceğimiz anı kollarız. Yada en kötüsü konu bizden çok uzaklaşırsa hiç yaklaşmayız.

Jale, Lale’yı Berna’ya yönlendirdiğinde bir üçlü yaratmış oldu. Jale ve Lale kontaktayken, Berna beklemede kalmıştır. Jale, Lale ile odasında ve kapı kapalı bir şekilde konuştuğunda Berna bu durumdan çok rahatsız olacaktır. Lale daha sonra Berna ile konuştuğunda ise Jale beklemede olacak ve o da Lale ile Berna arasındaki özel konuşmanın dışında kalmış olacaktır. Bu tansiyonu giderek artıracaktır. Birde buna telefon efektini eklersek yani Lale tarafından Jale ve Berna’ya iletilen birbirlerinin mesajı tam bir karmaşa olacaktır. (Kulaktan kulağa) Lale mükemmel bir dinleyici ve kusursuz bir aktarıcı olmayacağı için aktardığı şeylere kendi yorumunu katacaktır.

Lale ve Berna çatışma içinde oldukları kişi o ortamda olmadığı için kendi pozisyonları doğrultusunda konuyu çarpıtacaklardır.

Eğer birisi sizin üzerinizden bir iletişim başlatmaya, bir üçgen kurmaya kalkarsa bunu redderek daha yapıcı bir yaklaşım getirin:

  • Herkesin olacağı bir toplantı ayarlama konusunda arabuluculuk edebileceğinizi ve o toplantıya bu çatışmayı çözebilecek uygunlukta kişileride katmayı istediğinizi
  • Eğer siz arabuluculuk edemeyeceğinizi düşünüyorsanız arabulucu bulabileceğinizi
  • Eğer kendinizi yeterli görüyorsanız ve durum acilse hemen ilgili herkesi çağırarak çözüme gitmeniz gerektiğini söyleyebilirsiniz

Tek taraflı ve özel dinlemek sizin arabulucuk ve tarafsızlık yönünüzü yani doğallığı azaltır.

İyi düşünüp taşındıktan sonra bu problemi “kendi kendine çözülmeye” de bırakabilirsiniz. Problemi proaktif bir şekilde çözmeyip bekletmek yaranın mikrop kapıp daha kötü hale gelmesinede sebep olabilir. Üçgen bölgesinde hiç bir şey yapmamak en pahalı stratejidir.

Yetki Verme

Bir Cevap Yazın

responsibility1Üst yönetim maliyetlere daha yakından bakmaları, firma organizasyonlarının yapılarını tercih etmelerine sebep olmuştur.Yönetim seviyeleri kaldırılarak, direk ve daha dinamik olarak görevlerde yer alamaya sağlanmaları çalışılmaktadır.’,

Tanım

Yetkilendirme, bir organizasyonun elemanlarına kendi işlerini daha iyi yapabilmeleri ve geliştirebilmeleri adına karar verebilme sorumluluk ve otoritenin verilmesidir. Bu durum, organizasyon yapısında, doğru kararı verebilecek, doğru yerdekine sorumluluğun verilmesidir. Yalnız bu durum proje yöneticilerinde güç kaybı ve kontrol gücünü yitirme gibi duygulara yol açsa da asıl problem astlara duyulan güven ve inancın yeterli olmayışıdır.

Yetkilendirme Süreci

Organizasyonun çalışanlarının işlerini geliştirme ve ilerletme adına kapasitelerini farketmeleri ile başlar.

Çalışanlar, firmada olanlar hakkında bilgilendirildikleri, işleyişle ilgili önemleri olduğunu hissettikleri ve firma için iyi şeyler yaptıklarını düşündüklerinde daha yararlı olmaktadırlar. Ayrıca yöneticiler çalışanların bireysel yetenek ve tecrübelerini değerlendirmeli, yaratıcılıklarını, yenilikçiliklerini ve gerektiğinde hesaplanmış riskleri almalarını desteklemelidirler.

Uygulama

1- İlk adım organizasyonun nerede olduğunun ve nereye gitmek istediğinin tanımlanmasıdır.
2- Var olan yapı incelenmeli, varmak istediğimiz noktaya ilerlememizi destekleyen mi, engelleyen mi bir yapı olduğunu belirleyin.
3- Kilit rolleri ve işlevlerini verimli bir şekilde yerine getirebilecekleri otorite seviyelerini tanımlayın. Otorite devri %80 olmalıdır. (80/20)
4- Çalışanları bir araya getirin, daha iyiye gitme çalışmalarında yer almalarını ve konuları sahiplenmeleri için cesaretlendirin.
5- Sistemleri ve kontrol mekanizmalarını inceleyin. Mekanizmaların basit ve verimli olmalarını sağlayın, sadece kural koymak adına kural koymayın
6- Ödüllendirme getirin. İyi yapılan işlerin üst yönetimce tasdiklenmesini sağlayın. Kişiler hata yaptıklarında bile yapıcı yaklaşılmalı, gerekli destek verilmelidir. İnsanlar hata yapmadıkça ve bu hatalardan ders çıkarmadıkça gelişmeyeceklerdir.
7- Güven ortamı yaratın. Kendinizi, çalışanlarınızın işlerini daha iyi yapmaları için yetkilendirilmiş olarak görün.

Yöneticinin amacı; bireylerin yeteneklerinin ortaya çıkmasını sağlayacak bürokratik engellerin ortadan kaldırılması ve her çalışanından en iyi sonucu almaktır.

ÖNERME

Bir Cevap Yazın

Önerici yönetici ihtiyacı son yıllarda artış göstermiştir. Sürekli değişen bir ortamdaki insan yönetimi biçimi olarak başlayan bu beklenti, daha hareketli iş gücünü ve sağlam aile yapılarını zayıflatmaktadır. Kişiler karar mekanizmalarının bu değişiklikle hemen tepki gösterememesi ve ortam koşullarının değişkenliği karşısında iş ve özel yaşamlarıyla ilintili kararları yöneticilere bırakma eylemine girmektedirler.’, ‘Son yıllarda firmaların personel yapılanmaları birçok değişiklikler göstermiştir. Özellikle personel sağlığı ve öneri geliştirme mekanizmaları alt seviye yönetime devredilerek kişilerin kendilerini göstermeleri açısından ilerleme kaydedilmeye çalışılmaktadır.

Öneri geliştirme yeteneği zaman alan bir fonksiyondur. Bu konuda aşağıda önerilecek 4 aşamalı plan;

– İşin bir çerçevesi olmalı ve oradan başlanması lazımdır
– Durumun kötüleşmemesi
– Yönetimsel gelişmeler içersinde kendi yeteneklerinizi pekiştirmeyi güvence altına almayı amaçlamaktadır

AŞAMA 1- GÖRÜŞME

1. Görüşme için ihtiyacı belirleme

Aynı işte çalışanların çoğu zaman duygu ve performansları eşittir. Meydana gelen ani değişiklikler bazı problemlerin varlığını veya olacağını gösterebilir. Bu değişikliklerle ilgili uyanık olunmalıdır. Kişisel gözlem veya 3. Kişilerden gelen bilgiler doğru değerlendirilmeli, doğruluğu araştırılmalıdır.

DİNLE – BAK – DEĞERLENDİR

2. Konuşma fırsatı yarat

Konuşmak istediğiniz kişiyle konuşmak için fırsat yaratmalısınız.

3. Düzenlemeleri yap

Gürültüsüz ve uygun ortamda yapılan görüşmeler daha verimlidir. Rahat bir görüşme için gerekli ortam koşulları sağlanmalıdır. Görüşme zaman vb. engellerle kısıtlanmamalıdır.

4. Öncelikleri ve zamanı belirle

KONUŞMALARI CESARETLENDİRME

Görüşmenin amacı problemleri dinlemek olmalı sizi dinlemeleri değil. Bunun sağlıklı yapılması ;

1. Karşınızdakine güven vererek; Kişi problemini anlatamayacak kadar üzgün ve endişeli olabilir. Arkadaşça ve yardımsever bir ortam sağlayın.

2. Açık sorular sorarak ve dinleyerek; Öneri problemi çözmeye yönelik olmalıdır. “İşinden memnun musun ? ”, “Kendini nasıl hissedi yorsun? ” gibi sorular sorun ve dinleyin. Kişi konoşurken konudan saparsa sakın bölmeyin.,

3. Kişiye geri besleme yaparak; Konuşmasını fiziksel ve mantıksal açıdan özetleyin. Dinleme fonksiyonun bir uzantısı olan geri besleme konuşma öncesi ve sonrası yapılmalıdır. Görüşme esnasında “Anlıyorum” “görüyorum” gibi bazı cümlelerle dinlediğinizi ve ilgilendiğinizi ve anladığınızı belirtin.

BU DOĞRULTUDA DÜŞÜNMELERİNE YARDIM ET

Sizin bakış açınız ve fikirleriniz karşınızdakinin problemlerinin çözümü olmayabilir

1- Kendi karşılaştığınız problemleri itiraf edin. Görüşme problemi çözme düzeyine gelebilmesi için empatiye ve anlamaya ihtiyacınız vardır. Benzeri problemlerin yaşadığınızı söylerken onda gerekli olan güven ortamını oluşturabilirsiniz. Samimi, ikna edici ve kontrollü olarak.

2- Bakış açılarınızı kendinize saklayın. “Ben sizin yerinizde olsaydım ” yada “ne yapabiliriz ” tarzındaki cümleler potansiyel problemin onlar adına gerçekleşmesi olacaktır. Çünkü sizin çözümünüz sizin, onlarınki onların olacaktır. Fikrinizi kendinize saklayın. Bazense kişiler için en kolay çıkış yolu olacağından, sizden çözüm isteyebilirler. Uzun vadede zorla kabul ettirilen çözümler sonuç vermeyebilir, çünkü bunlar çoğunlukla gerçek taahhütler değillerdir.

3- Gerçekleri ortaya koyunve çözüm seçeneklerini sunun. Kişinin önüne farklı seçenekler koyarken içinde bulunulan durum iyice gözden geçirilmelidir. Tüm seçenekleri görmek karşı taraf için iyi olacaktır ve belkide durumu etkileyen olumsuz faktörler daha net ortaya çıkacaktır. Sunulan çözüm seçenekleri ile ilgili bir soru sorulduğunda, tüm seçeneklerdeki tarafsızlığınızı karşı tarafa net olarak sunabilmeniz için,

Tüm seçenekleri değerlendirdiniz mi ?“ Düşündüğünüz gerçek şunu da içeriyor mu ? ”

Eğer bir seçeneğin seçimi zorsa, konu özetlenip, kişiye düşünmesi için zaman verilmelidir. Kişinin aklında hala netleşmemiş şeyler varsa ve görüşmeye devam etmek istiyorsa görüşme sürdürmelidir.

KİŞİYİ ÇÖZÜME YÖNELT

Kişilere durumu düzeltebilmeleri için yardımcı olun. Kişinin çözümü doğru olabileceği gibi kabul edilmeside çok güç olabilir. Bu en son aşama sonucunda;

Ya kişinin çözümü kabul edilir; Karar kişiye aittir ve sizin göreviniz onun bu karara varmasında yardımcı olmaktır. “Sizin için önemli olan nedir ? ”sorusu burada yardımcı olacaktır. Fikirlerinizi mutlaka kendinize saklayın. Kişinin kararı istediğiniz ve ihtiyacınız dahilinde olmasa bile kabul etmeniz gerekebilir.

Sonuç – karar – kişinin yapmak istediğidir.

Uygulama planında anlaşılır; Kişiye, kendisine daha fazla bilgi, düşüncelerini sıralama, kararına temel oluşturacak esnek yada zaman tanınmış olarakonları en iyi sonuca ulaştırabilirsiniz.

Bir gözden geçirme tarihi konur ve kabul edilir; Gözden geçirme tarihi koyma ve kabul
Bu tarih belirlenirken;

– uygulama planı ile uyumlu olmasına
– problemin aciliyetine göre uygun bir zaman cetveli dahilinde olmasına dikkat edilir.

Takımı Bilgilendirme

Bir Cevap Yazın

Başlangıç toplantısının önemi, proje ekibinin aşağıdaki konulardaki bilgi seviyesinin yeterli olup olmadığının araştırılması amacını taşır;

Projenin Geçmişi
Şematik Proje Planı
Temel Çerçeve Doğrultusunda Rolü
Proje Stratejisi
Kontrol Prosedürleri
Potansiyel Kontrol Alanları

*Yukarıdaki işlemlere ayrılan vakit bir yatırım olarak ve gelecekteki başarının sigortası olarak görülmelidir.