Tedariklerin Kapatılması (1)
Sözleşme gerekleri tamamlandıktan sonra alıcıdan satıcıya yazılı bildirim yapılarak tedarik kapatılır. Resmi onay genellikle sözleşmede ve Tedarik Yönetim Planında belirtilen hüküm ve koşullarda gerçekleşir. İhaleler, sözleşmeler yerine getirildikçe kapatılır. Her zaman projenin sonunda gerçekleşmeyebilir.
Tedariklerin kapatılması sürecinde aşağıdakiler gerçekleştirilir;
- Tüm çıktıların alıcı tarafından kabul edilebilir olduğunun doğrulanması.
- Tedarikçiye yapılan ödemelerin nihai olarak ödenmesi.
- Tüm sözleşme kayıt ve belgelerinin arşivlenmesi.
Tedariklerin Kapatılmasına Yönelik Yönergeler
Tedariklerin kapatılmasına ilişkin yönergeler aşağıdaki gibidir;
- Gerekli tüm ürün veya hizmetlerin satıcı tarafından gerçekleştirildiğinden emin olun.
- Alıcı tarafından sağlanan tüm varlıkların veya bilgilerin iade edildiğinden emin olun.
- Bekleyen tüm sözleşme sorunlarını çözün.
- Tedarik sürecinin başarılarını ve başarısızlıklarını belirlemek ve satıcının performansını değerlendirmek için bir tedarik denetimi (2) gerçekleştirin.
- Ödenmemiş faturaları ve ödemeleri gözden geçirin.
- Sözleşme ile ilgili tüm belgeleri arşivleyin.
- Satıcıya sözleşmenin tamamlandığına dair resmi yazılı bildirimde bulunun.
- Tüm tedariklerin kapatıldığını paydaşlara iletin ve gerekiyorsa Organizasyonel Süreç Varlıklarını (OSV) güncelleyin.
Tedarikleri ve Sözleşmeleri Yönetme Yönergeleri
Proje büyüklüğünden bağımsız olarak, proje yöneticisi, proje tedariklerini yönetmekten sorumludur. Deneyimli proje yöneticileri, kuruluşlarının tedarik, satın alma ve hukuk departmanlarının sözleşme yönetimi uzmanlığına başvurur. Etkili tedarik kontrolü, satıcı performansının sözleşme gerekliliklerini ve hedeflerini karşılamasını sağlar. Tedarikleri kontrol etmek için aşağıdaki yönergeleri izlenmelidir;
- Tüm sözleşme ile ilgili yazışmaları saklayın.
- Sözleşme değişiklik kontrol sistemi geliştirin ve uygulayın. Sistem, projenin entegre değişiklik kontrol sistemi ile uyumlu olmalı ve aşağıdakileri içermelidir:
- Sözleşme değişikliği talebinde bulunmak için gerekli formlar ve evraklar.
- Sözleşme performans izleme yöntemi.
- Değişiklik taleplerini onaylama prosedürleri.
- Sözleşme ile ilgili anlaşmazlıklarını inceleme ve çözme prosedürleri.
- Her sözleşme değişikliği talebinin risk(ler)ini değerlendirin.
- Tüm sözleşme değişikliklerini belgeleyin ve değişikliklerin etkilerini proje yönetimi planına ve alt planlarına entegre edin.
- Satıcı için performans raporlama sistemi geliştirin ve uygulayın. Performans raporlama sistemi aşağıdakileri içermelidir:
- Zaman ve maliyet temel çizgisi, kalite kriterleri.
- Gerçekleşen zaman, maliyet ve kalite bilgileri.
- Durum raporlaması, yerinde ziyaretler ve ürün incelemesi vb. sözleşme performansının izlenmesine yönelik prosedürler.
- Teslim edilen mal veya hizmetlerin kabul edilme prosedürleri. Teslimatın tamamını kabul etme, teslimatın tamamını reddetme veya bir kısmını kabul etme seçeneklerini içerebilir.
- Satıcıdan beklenen performans raporlama özelliklerini sözleşmede açıklayın.
- Proje ilerlemesini izlemek için performans kilometre taşlarını ayarlayın.
- Projenize bağlı olarak, kilometre taşları olarak kısmi teslimatlar, ürünün seçilen bölümlerinin tamamlanması veya bitmiş ürünün ön versiyonları olabilir.
- Kilometre taşlarının önceden belirlendiğinden ve satıcı ile üzerinde anlaşmaya varıldığından emin olun.
- Her kilometre taşı için bir son tarih, kalite ve tamlık konusunda satıcı ile uzlaşın.
- İş başka bir lokasyonda gerçekleştiriliyorsa, satıcının işinin nasıl ilerlediğini belirlemek için yerinde ziyaretler yapın.
- Yerinde ziyaretlerin maliyetine duyarlı olun.
- Ziyaretleri önceden planlayın, her ziyaret için gündem belirleyin ve yalnızca gereken süreyi kullanın.
- Sözleşmeye ve projenin ödeme sistemine uygun olarak onaylanmış faturaları ödenmeleri için ilgili departmana gönderin.
(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 499.
(2)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 498.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler