Etiket arşivi: proje

Proje Yöneticisinin Yapması Gerekenler

Bir Cevap Yazın

1) Çalışanları teşvik edici davranın.

2) Gereksiz korku ve tehditleri ortadan kaldırın.

3) Personele sorumluluk ve yetki verin.

4) Ekibin kendi hedeflerini koymalarını destekleyin.

5) Büyük resmin kendi hedefleri ile ilişkisini gösterin.

6) Beklentileri netleştirin ve ekibin anlamış olmasını sağlayın.

7) Herkesi katılımcı olmaya teşvik edin.

8) Dozajında stres uygulayın.

9) Aynı şeyleri yapmak sıkar, gelişimlerine uğraşın.

10) Herkesi bir birey olarak kabullenin.

11) Onlara güvendiğinizi gösterin.

12) Onlara önem verdiğinizi gösterin.

13) Açık ofis uygulayın.

14) Statünüzü güç olarak minimumda kullanın.

15) Şikayetleri dikkatlice dinleyin.

16) Performans artırıcı herşeye kıymet verin.

17) Davranışlarınızla örnek olun.

18) Davranışları eleştirin, insanları değil.

Varsayım tuzağına düşmeyin!

Bir Cevap Yazın

Politikacılar varsayımlarına dayalı cevap vermeleri gereken sorulardan korkarlar. Aynı şey gerek proje yöneticileri gerekse diğer yönetim kademeleri içinde oldukça korkutucudur. Neden korkutucudur? “Muhtemelen böyle olacaktır?” ya da “Tahminimce şunu yapmak lazım” gibi sözler neden korkutur insanları?

“Bir dakika” dedi öfkeyle Fırat. “Eğer hafızamı kaybetmediysem yada delirmediysem geçen hafta tüm malların elimizde olacağını söylemiştin”

“Evet” dedi Serkan. “Ancak gümrükte bir aksilik olmayacağını düşünerek söylemiştim. Fakat şimdi anlıyorum ki her türlü kötü olasılığı dikkate alarak size bilgi vermeliymişim.”

“Doğrusu bu” dedi Fırat. “Böylece beni yanıltmamış olursun ve diğer işlerimizde aksamaz”

Serkan, bir soruya cevap vermenin kendi varsayımına dayanmasının ne kadar zor olduğunu düşünüyordu. Eğer A, B, C olursa ve D, E, F koşulları gerçekleşmezse şu zamanda şunu yapabilirim gibi bir cevap üretmek gerçekten çok zordu. Özetlemek gerekirse “belirli şartlar altında belirli şeyleri gerçekleştirmek” taahhüdü vermek oldukça zordur.

Bu tipteki sorular genellikle konuşma esnasında ortaya çıkarlar ve sizi “Varsayımsal Yanıt” vermeye zorladığı için cevaplamak yukarıda dediğim gibi tehlikeli olabilir. Bu tipte sorulara yazılı cevap vermek bazen güvenli olabilir. Yani toplantılarda ya da birebir görüşmelerde biraz zaman isteyip cevabınızı daha sonra vermeniz çok daha doğru olacaktır.

Birden ve kesin cevap vermenin sakıncaları şunlardır;

Artık Bizans’ta yaşamıyoruz.

Yani artık koşullar eskisi gibi değil, değişti. Bu yüzden kesin cevap vermeniz hem kendinizi kandırmak hem de karşınızdakini yanıltmak anlamına gelecektir. Ayrıca kendi uzmanlığınızda olmayan, bilmediğiniz bir konuda konuşmanız ve taahhüt vermeniz doğru olmayacaktır.

Sorular muğlaksa

Soruyu tam olarak anladığınızdan emin olmadan yanıt verirseniz yanılabilirsiniz. Soru bizim “zarf atmak” dediğimiz türden sizi muğlak ve ucu açık olabilir. Siz “sazan gibi atlayıp” soruyu tamamlar, yanıtı verirsiniz. Cevabınızdaki varsayımlarınızın soruyu size soranın varsayımları ile ne kadar örtüştüğünü mutlaka irdelemelisiniz.

Acil durumlar yapışıktır

İnsanlar sizin verdiğiniz yanıtlarda herşeyi hesaba kattığnızı(acil durumlar, olası aksilikler vb.) düşünürler. Siz bir çok soruya “Evet” diye yanıt veririsiniz ama halbuki asıl yanıt “Evet, ben size 10 dönümlük arsa üzerinde 100 m2 tabanlı 2 katlı müstakil ev projesini anahtar teslim olarak 3 ay içerisinde teslim edeceğim. Elektrik ve su tesisiatlarını yapacağım ama belediye bağlamaz ise karışmam.” Ve böyle devam eden ve yapacağınızı söylediğiniz her şey için sadece Evet der geçersiniz.

Birbirine zıt kombinasyonlar

Eğer iki varsayımsal soru ile karşılaşırsanız iki farklı yanıt verirsiniz. Fakat insanlar verdiğiniz yanıtlardan işlerine gelenler iseçer va kabullenirler. Bu yüzden birbiri ile çatışan iki varsayımlsal yanıt vereceğiniz zaman daha dikkatli olmalısınız.

Hayat acımasızdır

Eğer A işini A YTL’ye C süresinde gerçekleştirecekseniz ve B işini B YTL’ye yine C süresince gerçekleştirecekseniz sizden A ve B işini A + B YTL’ye (yada daha azına!) ve en önemlisi C süresinde bitirmeniz beklenir. Mantıksız gibi durmasına rağmen bekleni böyle oluşmaktadır.

Projelerde Liderlik

Bir Cevap Yazın

Proje Yönetimi* kavramı teknik gibi görünmesine rağmen sabah yataktan kalkmamızla birlikte tüm gün içerisinde yaptığımız ve çoğunun farkında olmadığımız ya da önemsemediğimiz bir çok aktivitenin birleşiminden oluşuyor.

Aslında hayatın kendisi bir proje ve bizler kendi projelerimizin yöneticisiyiz. İşte bu noktada “liderlik” kavramını çok iyi anlamanız hayatınızı ve projelerinizi yönetmede çok önemli bir rol oynamaktadır.

Liderlik demek;

Arkadaşça yaklaşın: Aslında insanlar işyerine arkadaş bulmaya gelmezler ama agresif ve negatif bir tavır takınmaktanda kaçınmak gerekir. Özellikle proje ekipleri iyi iş çıkarabilmek için ekip olmak zorundadırlar. Diplomatik ve kendine güvenen bir tavır çizmek proje ekibinde lider vasfınızı güçlendirecektir. Kapıcınıza, güvenlik elemanlarına, marketteki kasiyere arkadaşça ve samimi yaklaşırsanız karşılığını mutlaka alırsınız.
Yeni bir iş veya projeye atandığınızda yönetimden gerekli yetkiyide vermesini istemelisiniz. Bir projeye başlamadan önce gereken yetkiye sahip olduğunuzu ve kurum içinde size konumunuza yakışır şekilde davranılacağını garantilemeniz gerekir.
İnsan-odaklı olun demek görev-odaklı olmayın demek değildir unutmayın.
Birebir: Ekip elemanlarınızla düzenli olarak birebir görüşmelisiniz. Aynı şeyi çocuklarınıza uygularsanız kendilerini özel hissetmelerini sağlayabilirsiniz.
Kimse mikro yöneticileri takmaz: Ekibin başında oturup başlarında boza pişirmeyin.
Proje Ekibini özerk bırakmak projenin ilerleyişini izlememek anlamına gelmemelidir.
Söylendiği kadar kolay olmamakla birlikte insanları yönetmeyi öğrenmeniz gerekir. İnsanları yönetebildiğiniz oranda işleri daha rahat gerçekleştirebildiğinizi göreceksiniz.
Bir ekip lideri olarak ekibi bir arada tutmalı ve “BİZ” duygusunu yaratmalısınız. Yani “başarı” ve “başarısızlığın” ortak olduğunu anlatmalısınız. Aynı şekildede ailenizle birlikte yemek yemeli, masa oyunları oynamalı, gezilere gitmeli, belirli konuları aile meclisinde konuşmalısınız.
Görünün – Hem iyi zamanlarda hemde sıkıntılı zamanlarda erişilebilir olmanız önemlidir.
Prestijiniz güvenilirliğinize ve dürüstlüğünüze bağlıdır. Örneğin verdiği sözü tutan olmalısınız. Eğer bir şey taahhüt ettiyseniz bunu mutlaka yapmalısınız.
Kişisellik: Bir lider olarak ekip üzerinde bıraktığınız etki nedir?
Esneklik: Verdiğiniz kararlara sadık kalmak ve onları savunmak tabiki iyidir ancak planların değişmesi gerektiğinde de yeterince esnek olabilmelisiniz. Planlama hiç bitmeyen dinamik bir süreç olarak düşünmelisiniz. Hatta orijinal planınız işe yaramadığında kendinize mutlaka bir alternatif B yolu ayarlamış olmanız gerekir.
Liderlik öğrenilebilir. Liderlik özelliklerinizi geliştirmek için aşağıdaki konulara odaklanmanızı öneririm:
- Başlatan olmak
- Başkalarını etkileyecek şekilde karizmayı geliştirme
- Amacı yönetebilen ve amaca yönelten
- İş bitirmeye odaklı
- İyimser olmak
- Kendi inisiyatifiyle çalışmak
- Takımıyla ve müşteri ile empati kurabilmek
- Kazananı tanımlayabilen
- İmaları anlayabilmek
- İnsanları motive edebilmek
- Geçmiş olaylardan ders çıkararak karar alabilmek
- Büyük resmi görmeyi öğrenmek
- Hedef BelirlemeBecerilerini geliştirmek
- Kişisel hedefler geliştirmek ve düzenli olarak incelemek
- Etkin zaman yönetimi

*Proje Yönetimi konusunda onlarca firmadan yüzlerce kişiye eğitim verdim, bir çok projeye danışmanlık yaptım ve bizzat yönettim. PMI ve Harvard ile Amerikan Ekolünü, Cap Gemini ile Avrupa Ekolünü deneyimleme imkanı buldum. Birçok üniversite proje yönetimi derslerine misafir olarak katıldım, İTÜ SEM sertifika programında yaklaşık 6 yıl birkaç dersi bizzat verdim.

Yenilikçi fikri satmak

Bir Cevap Yazın

Guy Kawasaki benim sürekli takip ettiğim blogger’lardan biridir. Geçen sene PubCon’da yaptığı sunumda yenilikçi firmaların yeni ürün ve servis geliştirmelerde dikkat etmeleri gerekenlerden bahsetmiş. Bende sizlere dilim döndüğünce aktarmaya çalışayım;

1) Anlam yaratmak – Bir yenilikte en önemli şey anlamlı olmasıdır. Uzun dönem başarının anahtarı anlamlı ürün ve servislerin geliştirilmesidir. Anlamlı olmak ise insanların hayatına ve aldıkları verime olan olumlu etkidir. Yatırımcılar yatırım yapacakları projenin insan hayatına katkısını değerlendirirler.

2) Mantranızı* hazırlayın – Sadece birkaç kelime ile varlığınızı ifade edebilmeniz gerekir. Uzun ve sıkıcı misyon, vizyonlar sadece kafa karıştırır. Örneğin;

Milliyet – Basında Güven

Nokia – Connecting People

Savaş Şakar – There is no spoon!

3) Yeni dalgaya sıçrayın – Mevcut ürünleriniz üzerinde kısmi değişikliklerle kendinizi kısıtlamayın. İleriye bakarak hangi tip problemlerin çözümlenmesi gerektiğini analiz edip bu problemlerin ne tip yeni ürünlerle çözülebileceğini sürekli düşünün.

4) DATİD kuralı :

Derinlik: İyi ürün ve servisler, hizmet süresince sizinle beraber büyümelidirler. Örneğin lambası olan terlik olsa hem ayağınızı koruyacak hemde gece yürürken önünüzü görmenizi sağlayacaktır.

Akıllı: İnsanların ihtiyacı olan bir ürün olmalı. Örneğin birden fazla pil boyutu ile çalışabilen lamba olsa, elinizdeki pil neyse onu takar kullanırsınız.

Tam Olma: Sadece araba satmak değil, öncesinde ve sonrasındaki hizmetleri verme, yedek parça, bakım, kasko vb.

İncelik: Apple yada iPOD’daki tasarımı düşünün. İyi bir tasarım çok önemlidir.

Duygulandırıcı: Harley Davidson en şiyi örneklerden biridir. Ürünlerine duyguyu katarak sadakati en üst düzeyde tutarlar.

5) Çekinme, üstüne git – Gerçekçi olmak gerekirse, asla özür dileyemeyeceğimiz bir pazarda yer alıyoruz. Bu yüzden hem hızlı ilerlemeli hemde doğru iş çıkarmalıyız.

6) İnsanları Toplayın – Müşteri tabanı oluşturmaktan çekinmeyin. Ürünlerin asıl geliştiricisi kullanıcı gruplarıdır.

7) 100 çiçeklik buket yapın – Yüksek sayıda üyeniz olmasına rağmen bunların çoğu doğru müşteri değilse probleminiz yok demektir. Herkese çiçek dağıtmaya devam edebilirsiniz çünkü artık iyi müşterinizin kim olduğunu biliyorsunuzdur.

İnsanlara gidin ve satın aldıkları ürünleri neden aldıklarını sorun. Herkesin bir sebebi vardır ve bunu değiştirmek zordur. Fakat rakip ürünleri alanların düşünceleri sizin ürünlerinizi ne yönde değiştirmeniz gerektiği konusunda size kılavuzluk ederler.

Bazen ummadığınız ürününüz popüler olurken, istediğiniz ürün olmayabilir. Bu tip durumlarda belki ürünün yönünün değiştirmek gerekebilir.

8) Çalkala yavrum çalkala – Eğer devrimci, yenlikçi bir tarafınız varsa hayatınız reddetmekle geçecek demektir. Size yaptığınız işler esnasında “Yapamazsın” “Beceremezsin” gibi bir sürü eleştiri gelecektir. Siz yaptığınız işi bitirip karşınıza aldıktan sonra insanların bu tip eleştirilerini dikkate almaya başlayın.

Birinci versiyonu yapmadan ikinici versiyona geçmeyin. Nelerle karşılaşacağınızı ve neleri ekleyip çıkaracağınızı ancak birinci versiyondan sonra netleştirebilirsiniz.

9) Niş olmak – Sadecesiz üretmediğiniz halde değer içeren bir ürün yaratmışsanız fiyatla rekabet etmek zorundasınız. Eğer sadece size özel bir ürün olursa hem köşebaşını hemde fiyatı belirleyen konumunu kapmış olursunuz. Ve iyi bir fiyatlama ve politika ile o alana girişlerin önünün bile kesebilirsiniz.

Yatırımcılara fikrinizi götürürken 10/20/30 kuralını uygulayın;

• 10 adet – sunumunuzda kullanacağınız optimum sayfa sayısı

• 20 dakika – sunum süreniz

• 30 boy– Sunumunuzdaki font büyüklüğü. Hatta dinleyicilerin ortalama yaşının yarısı kadarını font standartı olarak kullanabilirsiniz.

10) Negatiflerin Etkisi – Bazı yatırımcılar size karşı olumsuz tavır sergilerler ve sizin moralinizi bozarlar. 2 tip vardır diyebiliriz; Cahil olup bilmeden eleştirenler ile ben zenginim beni ikna etmek zordur diyenler ki bunlara para ile zeka arasında bir korelasyon olmadığını hatırlatmak gerekir.

* http://tr.wikipedia.org/wiki/Mantra

Çatışmanın Odağı Olmak

Bir Cevap Yazın

Çatışmalar, profesyonel ya da kişisel olabilir. Bazı ekiplerde çatışma, tek bir kişi üzerinde yoğunlaşır.

Jale kapının çalındığını duydu. “Girin” dedi. Gelen Tahsin’di ve neşesiz duruyordu. Eğer göründüğü gibi hissediyorsa bu Tahsin’in aynı şekilde 2 günde 2. ziyareti olacaktı. Tahsin’e döndü ve “Lütfen” diyerek sandalyeye oturmasını rica etti.

Tahsin oturdu. “Başka bir yere atanmak istediğimi bildirmek için geldim.”

Jale her zaman öncelikle iyimser olmayı tercih ederdi. Metro projesi, Jale ve ekibinin 2. projesiydi ve daha önceki Tramvay projesi çok başarılı tamamlanmıştı. Jale çok sonradan fark ettiği üzere Reyhan ve Tahsin Tramvay projesinde birbirleri ile çatışmışlardı. Metro projesi bu sebeple bir krize doğru gidiyordu.

Jale, Reyhan’ı elinde tutmak istiyordu çünkü işin teknoloji tarafından o sorumluydu ama bu diğerlerini kaybedebileceği anlamına gelmiyordu.

Jale, Tramvay projesinde Reyhan’la görüşmeden elinden bazı işlerini alıp nefret ettiği bazı işleri ona yüklemişti. Jale, aynı sorumlulukları Metro projesine de taşıyınca aylardır kızgın olan Reyhan çok alıngan, kızgın ve sinirli tepki verir duruma gelmişti.

Jale, yaşanan problemlerin üzerine tek tek gitmektense giderek dolan ve taşmak üzere olan bir problemin yaratıcısı durumuna dönüşmüştü. Reyhan çatışmaya odaklansa ya da Reyhan ile ilgili kısım çözülse bile bu problemin küçük bir parçası idi.

Çatışmalara odaklanmak gerekli bir görev olabilir ve herhangi biri yapabilir.

Reyhan tanımlı hasta idi ve sistemdeki dengesizlik sonucunda kızgınlık semptomları göstermekteydi. Ekip problemi Reyhan’da görmekteydi ama problemi yaratan ve sürdürende kendileriydi.

Grup içi çatışmaların bazı ortak noktaları vardır. Olayın merkezinde görülenler (tanımlı hasta) aslında ikincil olarak işe dahildirler. İkinci derecedeymiş ya da yardımcı gibi görünenler ise asıl sorumlu olup sorunu büyüten ve sürdürenlerdir.

Reyhan yeniden atanmış ve bu hem kendisine ve ekibe hem de Metro projesine pahalıya mal olmuştu. Tahsin ve Tarkan birlikte ve yakın bir şekilde çalışmaya devam etmişler, aralarındaki çekişmeyi bir süreliğine durdurmuşlardı. Ama Metro projesi gecikmişti.

Eğer sistemin parçası iseniz gerçekten ne olduğunu anlatamayabilirsiniz. Doğru kişinin dışarıdan izlemesi en iyisi olacaktır. Bunu ne kadar erken yaparsanız o kadar erken rahat edersiniz.

Kriz dönemlerinde projeler

2 Yanıt

Kriz dönemlerinde bazı projeleri kötü gittiği ya da gitme olasılığı olduğu için iptal ediyor olabilirsiniz. Fakat iptal edene kadar da tüm cesaretinizle kurtarmak için elinizden geleni yaptığınızı düşünüyor musunuz? Bazen bir projeyi iptal etmek kolayken bazen değildir.

Burada 3. bir tercih gündeme gelir hem devam etmesi gerekliliği hemde iptal edilmesi durumu. İşte o zaman yeniden başlarız.

Bazen projeler takılıp kalırlar. Ne ileri nede geri giderler. Eğer yapabiliyorsak iptal ederiz ama bazende hala umut var diyerek devam ederiz. Her zaman projede problem yaratan tüm bileşenleri bilemeyiz, gecikmeye yada yavaşlamaya en çok sebep olanlar üzerinde dururuz, ve bu sebeplede proje ya hüsranlıkla yada hatalarla biter.

Bazen bir projede ısrar etmek yada iptal etmek yerine üçüncü tercih “tekrar başlatmak” olmaktadır. Yeniden başlatmak öncelikle elimizde ne olduğuna bakmak, yeniden organize etme ve atamaları gerçekleştirmek, sorumlulukları tekrar dağıtmak ve planlamayı tekrar yapmaktır. Yeni bir enerji ve hareket getirmesine rağmen aynı zamanda da acı vericidir.

Yeniden başladığınızda herşeyi masaya yatırın. Yeni bir vizyonla, yeni bir liderlik, yeni ekip yapısı, yeni planları sunun. Yeniden başlatılan proje turbülans yaratır. Buda aslında neden işe yaradığının göstergesidir. Bunu öğrenmek için Kuzey Atlantik’e bakmamız gerekir.

Kutuplar körfez akıntıları doğrultusunda yer alırlar. Körfez akıntıları geçtikçe bölgeyi ısıtacak dev anaforlar oluşur.

Doğada yaşayan sistemler türbülans ile gelişirler.

Projenin yeniden başlatılması türbülansa yol açacaktır. Yeniden başlatılacak olan proje olmanın şartları:

• Sürekli program gecikmeleri ve bütçe aşımları.

• İptal yada hatanın organizasyonu korkuttuğu durumlarda.

• Başarı için tam ve kesin bir birliktelik olmadığında.

Başarılı yeniden başlamanın 3 anahtarı;

Başlamadan deneyin
Otobanda trafiğin en yoğun olduğu zaman direksiyon çalışmak tehlikelidir.
Kendinizi suçlamayın

Bazıları o işten uzak tutulduklarında problemin kendilerinde olduklarını düşünürler. Genellikle değildirler. Bazen yeni yüzler türbulansı başarmak için bir tercih olabilir. Problemlerin sistematik ve kişisel olarak algılanmadan görüşülmesi gerekir.

Yardım isteyin

Daha öğrenilecek çok şey olduğunu unutmayın ve gerekiyorsa yardım isteyin.

Proje Yönetiminde başarı için 10 değişmez kural

Bir Cevap Yazın

1.    Ne yaptığınızı bilin!
2.    Neden yaptığınızı bilin!
3.    İhtiyatlı, dürüst ve hazırlıklı olun!
4.    Güçlü taraflarınıza oynayın!
5.    Hareket alanınızı bilin!
6.    Nasıl iletişim kurabileceğinizi bilin!
7.    Nasıl başaracağınızı bilin!
8.    Nasıl başarısız olacağınızı bilin!
9.    Projenin ne zaman biteceğini bilin!
10. Nasıl öğreneceğinizi bilin!

Şirketlerde ve projelerde fotoğraf albümü hazırlamak

Bir Cevap Yazın

Geleneksel aile albümü gibi birim / proje vb. fotoğraf albümleri proje ekibinin / birim elemanlarının resimlerini, yaşanan olaylara ilişkin bilgileri ve toplantıları kapsayacaktır. Bu albüm bağlantıları güçlendirecek, ekibin bir aradalığını sağlamlaştıracak, ve hazırlandığı kadar da neşeli olacaktır.

İş arkadaşlarımızla aylarca ve hatta yıllarca bir arada çalışınca ailemizde olduğu gibi çeşitli heyecanlar,üzüntüler, sevinçler yaşarız. Bu tipte bir ailenin kendi için yarattığı bir tarih belgesi çok etkili olacaktır. Tek fark proje ekibi/birim elemanları zaman içerisinde coğrafik olarak dağılırsa albümün kolaylıkla paylaşılamayacağı düşünülebilir ama internet bu konuda imdada yetişecektir.

Hayatta küçük şeyler bizi birbirimize bağlar. Bir tekne gezisinde yada mangalbaşında yenilen güzel bir yemekte çekilen fotoğraflar gibi. Eğer Pelin’in her hafta bir puzzle bitirdiği biliniyorsa ve Pelin bunu fotoğraflıyorsa / çerçeveletiyorsa, yada Mehmet fıkraları ile ünlü ise ve arkadaşlarına hergün bir fıkra anlatıyorsa tüm bunları bir şekilde arşivlemek mümkün olacaktır.

Internet’inizde herkesin odasını ve oturma planını resmedebilirsiniz. Ya da herkesin diline düşmüş bir olay var ise bunuda yazabilir ya da resimleyebilirsiniz ki böylelikle herkesin ne konuşulduğundan haberi olsun. Özlü ya da komik sözler fotoğraflardan daha etkili olabilecektir.

Albümünüzün gerçekten organizasyonel bir değer yaratması pozitif bir iş kültürü yayması ile gerçekleşebilecektir. Bu konuda birkaç yol vardır:

Daha iyi iletişim
Geniş ve dağıtılmış ekiplerde bazen birbirleri ile hiç tanışmamış kişiler olabilmektedir. Böyle bir albüm kişilerin birbirlerini tanımalarına yardımcı olacaktır. Sadece telefon ve email ile görüştüğünüz kişilerin neye benzediğini görmek gerçekten şaşırtıcı bir deneyim olacaktır.

Önemli hatıralar
Eğer projenize bir başlangıç toplantısı yaptıysanız, yada ekibi bir araya getirecek özel yemek düzenlediyseniz bunları fotoğraflamak daha sonra geri dönüp baktığınızda pozitif duygular hissetmenizi sağlayacaktır.

Üretken toplantılar
Eğer ekip bir araya gelemiyor, bir arada çalışma şansını bulamıyorlarsa onlar için en iyisi böyle bir albüme erişmek olacaktır. Diğer oyuncuların ve çalışılan yerlerin neye benzediğini görmek, yemek yenilen yerleri görmek faydalı olacaktır.

Resmedilmiş Tarih
Özellikle büyük projeler bittiğinde projede yer alanların isimlerini yada resimlerini bir araya getirmek çok zordur. Daha sonra tekrar proje ekibini bir araya getirmek gerektiğinde proje albümü hafızanızı yenilemek adına faydalı olacaktır.

Kendi hula hoop’unuzla kalın

Bir Cevap Yazın

Bir çok işi üstlenip ben yaparım diye taahhüt ediyor musunuz? Siz herkesin ihtiyaç duyduğunda aradığı, her toplantıya çağrılan kişi misiniz? İşte hula hoop burada çok işe yarar.

Fatih karnında bir kasılma hissetti. Sumru aramış, yıllık rapor tamamlanmadan önce sıkıntıdaki 2 projenin problemlerini gidermede yardımını istemişti. Sumru’nun istediği “Ay sonuna kadar projelerin gözden geçirilmesi” idi. Fatih istemeyerek kabul etti ama her defasında evet dediği bu tip işler yüzünden fazla mesaiye kalıyor ve yoruluyordu.

Neden kendi ihtiyaçlarımızı göz ardı edip, başkalarının isteklerini yerine getirmek için gözü kapalı gideriz? Kendimizi aşan bir işe evet demeden önce nasıl farkına varabiliriz?

Bunu size bir metafor ile anlatmaya çalışacağım. Herkesin bir hula-hoop’u olduğunu varsayın.

Hepimiz hula-hoop’umuzu en iyi şekilde çevirmeye çalışıyoruz. Zaten çevirmesi çok kolay değil, bir de başkasınınkini çevirmeye çalıştığımızda problem başlar. Ne kadar iyi hulo-hoop çeviricisi olursanız olun bazen hulo-hoop bacaklarınızdan aşağıya kayar ve düşer.

Bazen yakınımızdaki birinin hulo-hoop’u düşerken yardım etmek isteriz ama maalesef böyle bir yardım yoktur. Kendi hulo-hoop’umuzu bozmadan başkasına yardım mümkün değildir.

Öncelikle nasıl yapması gerektiğini söyleyebilir, öneriler, uyarılar getirebilirsiniz ama o kişi için siz hulo-hoop çevirmeye kalkarsanız kendinizi sıkıntıya sokarsınız.

Deneyin. Bir arkadaşınızı ve iki hulo-hoop alın ve aynı anda çevirmeye çalışın. Çok zordur. Önemli olan herkesin kendi hulo-hoop’unda kalmasıdır.

Kendi hulo-hoop’unuzda kalmayı size hatırlatması için isterseniz bir hulo-hoop alıp ofisinize koyun. Ne zaman bir işe evet derseniz hulo-hoop’unuza bakıp tekrar düşünün. Eğer yapılabilecek bir iş ise problem yoktur ama değilse nasıl hayır diyebileceğinizi planlayın.

Dışarıya iş yaptıranların dikkat etmesi gerekenler

Bir Cevap Yazın

Firmalar bir çok konu işi ya da projeyi kendileri yapmaktansa dışarıya yaptırma yolunu seçiyorlar ya da bazı durumlarda mecbur kalıyorlar. Doğal olarak ta bu işlerin zamanında gerçekleşmesi ile kaygılar oluşabiliyor, düzenli ve düzgün bir şekilde bilgi akışı ile ilerleyişi kontrol etmeye çalışıyorlar. Eğer çalıştığınız firma profesyonel ve proje yönetimine uygun davranıyorsa çoğunlukla problem yaşamıyorsunuz.

Fakat genele baktığımızda birçok firmanın vaad ettiği süreleri tutturamadığını, istenileni istenilen şekilde yapamadığını görürüz. Zaten böyle bir beklentiniz var ise olabildiğince erken fark etmeye ve önlemler geliştirmeye çalışırsınız. Bu tip durumlarda yani bir projeyi ya da bir projenin bir parçasını bile bir firmaya yaptırıyorsanız ilk yapmanız gereken bu firmanın olması gerekeni yapıp yapmadığını “zamanında” ve “doğru” bir şekilde takip edebileceğiniz bir yöntemde anlaşmanızdır.

Çoğu kez iş yaptırdığınız firma biz size düzenli bilgi veririz gibisinden yaklaşabilir fakat siz ne tip bir bilgiye ihtiyacınız olduğunu tama anlamıyla düşünmediğiniz için bu önerilene tabi olursunuz. Diğer bir problem ise bu tipteki bir ilişkide taraflarda yer alan kişilerin sorumluluklarını yeterince bilmemeleridir.

Kurum içi projelerde proje yöneticisi tanımlamayı yapar, planı oluşturur, görevleri verir ve takip eder ve işin yapılma sorumluluğunu üstlenir. Ama dışarıya iş yaptırıldığında kontrol edemeyeceğiniz faktörler işin içine girebilir ve işte bu noktada problem başlar. En basitinden işi yöneten artık diğer firmadır. Ve sizin beklentilerinizin karşılanma sorumluluğu başka proje yöneticisine geçmiştir.
Bu noktada sormanız gereken bazı sorular olacaktır:

Bu firma proje yönetimine ilişkin herhangi bir eğitim ya da sertifikasyon sürecinden geçmiş midir? Proje yönetmeyi profesyonel anlamda biliyorlar mı?
Teslimatlar, bitiş tarihleri, ödeme planı, başarı kriteri vb. tüm ilgili konularda yazılı bir sözleşme yapılmış mıdır?
Proje zaman planı firma tarafından hazırlanmış ve taraflarca kabul edilmiş midir?
Firma projeyi zamanında ve istenilen şekilde tamamlamak için bir proje planı hazırlamış mıdır?
Projenin doğru bir şekilde ilerleyişini garantilemek için nasıl bir kontrol mekanizması geliştirmiştir?
Firma sizde ve kendi tarafında ayrılması gereken kaynaklar konusunda net mi? Belirsizlik var mı?
Projenin ilerleyişini gözden geçirmek ve kontrol etmek amacıyla ilgili kilometre taşları oluşturulmuş mudur?

Diyelim ki bu soruların müspet yanıtlarını aldınız ve proje başladı. Şimdi proje süresince sürekli sormanız gereken sorularınız olacak. Düzenli toplantılar ya da raporlamaların dışında sormanız gereken sorular ise şunlardır,

Geldiğimiz noktada planımızda yer alan teslimatlar tamamlanmış mıdır? Hayırsa Neden?
Geldiğimiz noktada planlamadığımız yada öngörmediğimiz bir şeyler ortaya çıkmış mıdır? Nelerdir? Neden?
Firma işini iyi yapıyorsa biz kendi üstümüze düşeni yapıyor muyuz? Ödeme vb.
Firma size bulunduğu noktayı ve bulunması gerektiği noktayı sebepleri ile izah edebiliyor mu?
Bizim istediklerimizle gerçekleşenler örtüşüyor mu?
Proje yönetim planında yer alan kapsam, risk vb. maddeler gerçekçi miymiş?
Yapılan bir şey ya da sizin isteğinizle oluşan büyük bir değişiklik var mı? Etkileri nelerdir?