Kategori arşivi: PMBOK7

PMP Hazırlık – Yüksek Performanslı Bir Ekip Oluşturma – 18

A Typical 2 week sprint calendar | Agile Batman

Çevik Etkinlikler

Scrum* gibi çevik uygulamalar, ekibin projeye hazırlanması, yönetmesi ve ilerletmesine yardımcı olmak için bir iletişim deseni oluşturmak için etkinlikleri kullanır. Scrum Master*, proje ekibinin koçu ve Scrum çerçevesinde sürecin sahibidir.

En yaygın olarak kullanılan dört etkinlik tipi aşağıdadır;

Yineleme (Sprint) Planlama – Scrum ekibinin mevcut sprint için işi planladığı etkinliktir. Müşteri, Ürün Sahibi ve Proje ekibi arasındaki iletişim ve işbirliğini kolaylaştıran bir etkinliktir. Sprint Planlama toplantısı, proje ekibinin tamamlaması için küçük hedefler üzerinde anlaşmayı kolaylaştırır. Sprint*, proje ekibi ver ürün sahibine planlama, tahmin kalitesini iyileştirme ve tutarlı bir tempo belirlemeleri için 1-4 hafta arasında bir zaman kutusu olarak tanımlanır.
Günlük Ayaküstü Toplantılar (Günlük Scrum) – Proje ekibinin her gün 10-15 dakikalık kısa bir toplantı ile günün çalışmalarını kendi aralarında koordine eder.
Yineleme(Sprint) İncelemesi (Demo) – Ürün Sahibi ve diğer kullanıcılarla her yinelemenin sonunda ürünün ilerlemesini gözden geçirmek için yapılır. Müşterinin geri bildirimleri alınır. Ürün Sahibi hikayeleri inceleyip kabul eder.
Yineleme (Sprint) Retrospektifi – Scrum Master tarafından düzenlenir. Proje ekibinin uygulamayı, performansını ve işbirliğini iyileştirmesi için yapılır.

*Referans: Project Management Institute, Agile Practice Guide, Project Management Institute, Inc., 2017.

Başlangıç Toplantısı

Proje ekipleri bir veya birkaç proje başlangıç toplantısı yapabilirler. Bu toplantılar proje bağlamı oluşturmayı, ekip oluşumuna yardımcı olmayı ve genel proje vizyonuna uygun şekilde uyum sağlamayı amaçlar. Başlangıç toplantısı aşağıdakileri içerebilirİ

Vizyonu tanımlama
Proje Ekibi Başlatma Belgesini tanımlama
Müşteriye/Ürün Sahibine kullanıcı hikayesi yazma, efor tahmini, önceliklendirme planlaması ve ilk ürün biriktirme listesinin üretilmesi konularına destek olmak
Sprint 0 olarak adlandırılan, gerekli olacak diğer başlangıç faaliyetlerinin oluşturulması.

Bu başlıklar, ekibin katılımını, gerekli ortamı oluşturmayı, iletişim araçlarını desteklemeyi ve ekiplerin çalışmaya hazır olmasını sağlayan başka etkinlikleri içerebilir.

Yineleme Planlama

Yineleme veya Sprint planlama*, Scrum, XP ve diğer birçok çevik yaklaşımda kullanılan temel çevik etkinliklerinden biridir. Çevik yaklaşımlar, proje zaman çizelgesini 1-4 haftalık küçük yinelemelere bölerler. Proje Ekibi, aşağıdakileri yapmak için Ürün Sahibi birlikte çalışarak aşağıdakileri gerçekleştirirler;

Müşterinin istediği temel sonuçlar için en yüksek öncelikli kullanıcı hikayelerini gözden geçirmek.
Sorular sormak.
Takımın yinelemede tamamlayacağını tahmin ettiği hikayeler üzerinde anlaşmaya varmak.

Proje Ekibi ve Ürün Sahibi yinelemede gerçekleştirilecek hikayeler üzerinde anlaştıktan sonra, proje ekibi hangi faaliyetlerin gerçekleştirilmesi gerektiğini belirlemek için kendi görev ayrıştırmasını gerçekleştirir. Yapılacak çalışmalar genellikle bir görev panosu kullanılarak düzenlenir ve izlenir.

Görev Panoları

Görev panoları, işi görselleştirmek, proje ekibinin ve diğer paydaşların, yineleme sırasında ilerlemeleri takip etmelerini sağlamak için kullanılır. Amaç, görünürlüğü artırmak ve devam eden iş miktarını (Work In Progress) sınırlamaktır. Görev panolarına örnek olarak Kanban panoları, yapılacaklar listeleri, kontrol listeleri ve Scrum panoları sayılabilir. Kanban panosu, darboğazları ve iş miktarlarını görünür hale getirerek iş akışında iyileştirmeler sağlayan bir görselleştirme aracıdır.

*Referans: Project Management Institute, Agile Practice Guide, Project Management Institute, Inc., 2017.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

PMP Hazırlık – Yüksek Performanslı Bir Ekip Oluşturma – 17

Bir Cevap Yazın

Understanding – Primary Resources – Be Inspirational

Proje Hakkında Ortak Anlayış Oluşturmak

Yüksek performanslı bir ekip oluşturmanın hedeflerinden biri, fikir birliğine varmalarını ve birbirleri ile yaptıkları anlaşmayı desteklemelerini sağlamaktır.

Bu konu, ECO’dan aşağıdaki maddelere yöneliktir;

Fikir birliğine varmaları için tüm tarafları araştırın. (EKO 1.10.2)
Tarafların yapacakları anlaşmanın sonucunu destekleyin. (EKO 1.10.3)

Vizyon

Vizyon, genellikle arzu edilen amaçlar ve sonuçlar olarak tanımlanan son durumdur. Yeni bir proje başlatıldığında, istenen nihai hedeflere ilişkin net bir vizyona sahip olmak çok önemlidir. Projenin çıktılarının ne kadar iyi tanımlandığına bağlı olarak, geleneksel veya çevik bir yaklaşım tercih edilebilir. Yaklaşım çevik olursa, çözümün belirli bileşenlerinin net olarak anlaşılmaması ve değişikliğe tabi olması o kadar olasıdır. Proje vizyonu, proje için “kuzey yıldızı” olarak hizmet etmeye yetecek kadar değişmez olmalıdır. Projenin bileşenleri değişebilir veya uyarlanabilir, ancak vizyon makul ölçüde tutarlı olmalıdır.

Birçok proje vizyon beyanı (ürünü veya çözümü, çözümün hedef kullanıcılarını veya tüketicilerini, istenen temel hedefleri, rekabetçi yaklaşımlardan farklılaştırıcıları, temel özellikleri ve faydaları vb.) ile başlayabilir.

Proje Başlatma Belgesi

Proje Başlatma Belgesi*, proje sponsoru tarafından yayınlanan, projenin varlığına resmi olarak yetki veren ve proje yöneticisine organizasyonel kaynakları proje faaliyetlerine uygulama yetkisi veren bir belgedir. Proje sponsoru, proje için kaynak ve destek sağlayan ve projenin başarısını sağlamaktan sorumlu olan kişidir. Etkili bir proje başlatma belgesi, projenin neden başlatıldığını ve projenin sonuçlarının ne olacağını iletir, proje için proje yöneticisinin destek almasını ve proje faaliyetlerine kaynakları kullanma yetkisi verir.

Proje başlatma belgesinin uzun ve resmi bir belge olması gerekmez. Gayri resmi olabilir. Proje başlatma belgesi, proje boyunca hiç değişmeyen tek belgedir.

*Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 75-81.

Proje başlatma belgesi, proje sonucunu talep edenle projeyi gerçekleştiren arasındaki ilişkiyi kurar. Harici bir proje bağlamında, ilk anlaşma resmi bir sözleşme üzerinde sağlanacaktır. Proje başlatma belgesi, projenin organizasyonel stratejiye uyumunu doğrular, ancak sözleşmenin bir parçası olarak kabul edilmez. Dahili projeler için, uygun teslimatı sağlamak için yine de Proje Başlatma Belgesi yayınlanır.

Proje başlatma belgesi projeyi resmi olarak başlatır. İdeal olarak proje yöneticisi, Proje Başlatma Belgesi geliştirilirken seçilir. Proje başlatma belgesi, proje planlamasından önce yayınlanır. Sponsor ve proje yöneticisinin projeye erken katılımları, proje amacı ve hedefleri ile istenen paydaş faydalarının anlaşılmasını sağlar. Kuruluş, Proje başlatma belgesi ile proje yöneticisinin projeyi planlamasını, yürütmesini ve kontrol etmesini sağlayacak kaynakların tahsisine izin verir.

Proje başlatma belgesi, proje paydaşlarının projenin önemli kilometre taşları, çıktıları, rolleri ve sorumlulukları hakkında ortak bir anlayışa sahip olmalarını sağlar.

Proje başlatma belgesi, projeyle ilgili aşağıdaki üst düzey bilgileri içerebilir:

Amaç
Ölçülebilir proje hedefleri ve ilgili başarı kriterleri
Üst düzey gereksinimler
Üst düzey proje tanımı ve anahtar çıktılar
Genel proje riskleri
Özet kilometre taşları
Önceden onaylanmış finansal kaynaklar
Kilit paydaşlar listesi
Proje onay gereksinimleri
Projeden çıkış kriterleri
Atanan proje yöneticisi ve sorumluluk/yetki düzeyi
Proje sponsorunun adı ve yetkisi

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 88 – Eserler – 1

Proje Genel Bakış Bildirimi (Project Overview Statement)

Bazı sektörlerde ve kuruluşlarda, projenin amacını ve vizyonunu kuruluş çapında iletmek için Proje Genel Bakış Bildirimi kullanılabilir. Proje Genel Bakış Bildirimi, proje başlatma belgesi için taslak veya özeti olarak hizmet edebilir. Kısalık ve netlik anahtardır. Açıklama bir sayfadan az olmalı, projenin amacını, problemini veya fırsatını, başarı kriterlerini içermelidir.

Proje Başlatma Belgesi veya Proje Genel Bakış Bildirimi yoluyla atanan ve yetkilendirilen proje yöneticisi proje planlama faaliyetlerine başlayabilir.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

PMP Hazırlık – Yüksek Performanslı Bir Ekip Oluşturma – 16

Bir Cevap Yazın

Effective Communication Tips for Virtual Teams – Virtual Team Intelligence

Proje Yöneticisinin Yetkileri

Proje yöneticisi, sanal bir ekip ile çalışıyorsa, tüm çalışmaları koordine etmelidir. Sanal ekiplerde, yüksek performanslı bir ekip olmak için diğer ekipler gibi oluşum, karmaşa ve düzenleme sürecinden geçeceklerdir. Sanal ekipler aynı yerde bulunmadığından, ekibin geri kalanından izole olma ve ekiple birlikte ortak taahhütlerde bulunmaktan çekinip, bunun yerine başka işlere odaklanma riskleri vardır. “Yapmam gerekeni yaptım” gibi ifadeler kullanılıyorsa, ekip üyelerinin kendi başarılarına odaklandıklarını düşünebiliriz.

Başarılı sanal ekiplerin kültürel temelleri, ekip başlatma belgesinin oluşturulması ve uygulanmasından başlayarak, en baştan oluşturulmalıdır. Bu temeller, uygun araçların seçimi ve işbirliğini güçlendiren, görünürlüğü destekleyen belirli davranış kalıplarının benimsenmesiyle pekiştirilir.

Sanal ekiplerin proje yöneticileri, bireysel performans üzerinden ekip hedeflerini güçlendirmeli, ekiplerin kendi kendine organize olmasını ve çıktılar için hesap verebilir şekilde ilerlemesini sağlamalıdır.

Sanal Ekip Üyesi Katılımının Etkinliğini Değerlendirme Yönergeleri

Sanal ekip üyesi katılımının etkinliğini değerlendirmek için:

İşi yürütürken ve çıktılar üretirken ekibin ilerleyişin izleyin.
- Ekip üyeleri birbirleri ile iletişime ve görünürlüğe değer veriyor mu?
- Ekip üyelerinin görüş bildirmekten rahatsız olabilecekleri engelleyicileri veya diğer olası sorunları anlamaya çalışın.
- Vücut dilinde veya ses tonunda, paylaşılmayan olası endişeleri gösteren ipuçlarını arayın.
Günlük toplantıların yalnızca durum güncellemeleri olmadığından emin olun, aynı zamanda ekibin taahhütlere değer verdiğinizi gösterin.
- Ekip doğru yolda ilerliyor mu?
- İlgili yinelemede ekibin hedeflerini tehlikeye atabilecek herhangi bir şey var mı?
- Proje yöneticilerini veya çevik koçları, ekibin hedeflerine ulaşmak için doğru yolda olduklarını yeniden taahhüt etmelerini sağlamak için bir adım geride durmaya teşvik edin.
Video konferans araçlarını kullanın.
- Beden dilinin bin kelimeye bedel olduğunu unutmayın.
- Ekip üyeleriyle günlük olarak yüz yüze bağlantı kurmak, ilerlemeyi desteklemek veya sorunları gündeme getirmek, ekibin hedeflerinden ödün vermeden önce proaktif yaklaşmak önemlidir.
Toplantılarınızı zamanlayın. Etkili toplantıların tüm en iyi uygulamaları geçerlidir.
- Açık bir gündem, hedefler ve toplantıyı yürütmek için sistemli bir yaklaşıma sahip olun.
- Hedeflere, çıktılara ve eylem öğelerine ulaşmak için ihtiyaç duyulan katılımcıları belirleyin.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

PMP Hazırlık – Yüksek Performanslı Bir Ekip Oluşturma – 15

Bir Cevap Yazın

İletişim Planı

Proje yöneticisinin diğer proje paydaşları ile ilişki kurmak için bir iletişim planı oluşturması gibi, ekibin kendisi için bir iletişim planı oluşturması ve yürütülmesi gerekir;

Ekip buluşmaları. Günlük ayaküstü toplantıları düzenliyorlar mı? Döngü Planlama toplantıları? Döngü Gözden Geçirmeleri? Retrospektifler?
Ekip üyeleri, ekip görev panolarında ve/veya iş bitirme çizelgelerinde durumu nasıl ve ne sıklıkla güncelliyorlar?
Ekibin ortak çalışma saatleri nedir?
Tercih ettikleri iletişim yaklaşımları nelerdir? Telefon? e-posta? Görev panoları?

Etkili proje yöneticileri, ekip için ilk iletişim beklentilerini belirleyip, planlama yapmalı ve ardından ekibi kendi uygulamalarını benimsemeye ve iletişim yaklaşımların iyileştirmelerini teşvik etmelidir. Amaç, tüm paydaşlar arasında etkili işbirliği ve şeffaflığı sağlamaktır.

Çatışma Yönetimi

Tuckman merdiveni, ekiplerin daha yüksek performansa giden yolu bulurken sıklıkla geçtiği bir dizi aşamayı tanımlar. Tuckman Merdivenini açıklayıcı yazılarım aşağıdadır;

Proje Ekibi Oluşturma – Tuckman Teorisi – 1. Aşama – Oluşturma (Forming)

Proje Ekibi Oluşturma – Tuckman Teorisi – 2. Aşama – Karmaşa (Storming)

Proje Ekibi Oluşturma – Tuckman Teorisi – 3. Aşama – Düzenleme (Norming)

Proje Ekibi Oluşturma – Tuckman Teorisi – 4. Aşama – Performans (Performing)

Proje Ekibi Oluşturma – Tuckman Teorisi – 5. Aşama – Çözülme (Adjourning)

Proje ekipler bu aşamalardan geçmek zorundadır ve kendilerini bir projede farklı zamanlarda bir veya daha fazla aşamaya geri dönerken bulabilirler. Proje ekibinin yüksek performans göstermesine yardımcı olmak için, üyelerin, insanların belirli sorunları en iyi nasıl ele alacakları ve farklılıklarını nasıl çözecekleri konusunda anlaşamadıkları Karmaşa aşamasından geçmeleri gerekir. Bu, projeyi yürütürken ekibin kendisini daha iyi yönetmesine yardımcı olabilecek ekip normlarını oluşturmalarını sağlar. Herhangi bir ekipte özellikle de kararlı ve ellerinden gelenin en iyisini yapan iyi insanlara sahipseniz çatışmalar kaçınılmazdır. Güçlü, yenilikçi insanlar zaman zaman aynı şekilde düşünmezler.

Etkili proje ekibi anlaşmaları, proje yöneticisinin farklı türdeki sorunları öngörmesi ve çözmesi için ekibiyle birlikte çalışmasına yardımcı olabilir. Ekibin anlaşmazlık yaşaması muhtemel durumları önceden tahmin ederek, ortaya çıktıklarında çatışmalarla nasıl başa çıkılacağı konusunda önceden belirli kararlar verilebilir.

Sanal Ekip Üyesi Katılımını Sağlama Yönergeleri

Etkili sanal ekiplerinin katılımını sağlamaya yönelik temel yönergeler şunları içerir:

Kullanılacak araç ve teknolojilere çok fazla odaklanmadan önce işbirliğine ve ekip normlarına odaklanın. Birbirleriyle nasıl ve neden iletişim kurmaları ve işbirliği yapmaları gerektiğini anlamalarını sağlayın, ardından teknolojilerin ve araçların nasıl yardımcı olabileceğini değerlendirin.
Sanal bir ortamda ekip oluşturmanın zor olduğunu kabul edin. Proje ekiplerinin karşılıklı taahhütlerini, başarılarını ve fırsatlarını güçlendirmek çok önemlidir.
Sanal ekiplerde, geri bildirim yapılmaz, ekip amaç ve hedefleri güçlendirilmez ise ekip ortak hedefler yerine bireysel davranış ve performansa yöneleceklerdir.
Mümkünse, sanal ekip üyelerinin şahsen tanışmaları, ilişkiler kurmaları, birlikte eğlenmeleri ve projenin hedeflerine ortak bağlılıklarını besleyici fırsatlar sağlanmalıdır.

Takvim Araçları

Paylaşılan takvimler, proje ekip üyelerinin toplantıları planlamasına, geri bildirimi koordine etmesine, proje hedefleri ile yapılanlara ilişkin görünürlüğü iyileştirmesine yardımcı olmak için birçok şekilde mevcuttur. Zaman sınırlaması toplantıların odağını kaybetmemesini sağlar, ekibi net gündem ve hedefler belirlemeye teşvik eder, işlerin yolunda gitmesine yardımcı olur. Proje ekibi hedefleriyle takvimlerini en iyi nasıl yönetecekleri konusunda kararlar almalıdır.

Varyans Analizi

Varyans, bilinen bir temel çizgiden veya beklenen değerden ölçülebilir bir sapma olarak tanımlanır. Proje yöneticisi, ekip çalışmalarını yürütürken farklı türlerde varyans analizleri gerçekleştirebilir;

Yapılan tahminlerinin doğruluğu
Bir sprintte veya belirlenmiş bir dönüm noktasında teslimat durumu
Hedeflere karşı takım performansı—belki bir yineleme(döngü) sırasında tamamlanan hikaye noktaları veya başarılı iş bitirme ile ölçülür.

Varyans analizinin sonuçları, proje ekibiyle paylaşılabilir ve sonraki yinelemelerde ekip performansını iyileştirmek için problem çözme, alınan derslerin belirlenmesi ve önerilen denemeler için temel olarak hizmet edebilir.

Proje Yönetiminde Varyans Analizi

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

PMP Hazırlık – Yüksek Performanslı Bir Ekip Oluşturma – 14

Bir Cevap Yazın

5 tips for effectively leading a virtual team - Personalprojekte

Sanal Ekiplerin Katılımını Sağlama ve Destekleme

Projelerde sanal ekiplerle birlikte çalışma ve bunları yönetme ihtiyacı ortaya çıkmıştır.

Bu konu, ECO’dan aşağıdaki maddelere yöneliktir;

Sanal ekip üyesi ihtiyaçlarını inceleyin. (ECO 1.11.1)
Sanal ekip üyesi katılımı için alternatifleri araştırın. (EKO 1.11.2)
Sanal ekip üyesi katılımı için seçenekleri uygulayın. (EKO 1.11.3)
Sanal ekip üyesi katılımının etkinliğini sürekli olarak değerlendirin. (EKO 1.11.4)

İşbirliği Teknolojisi

Ekip planlamasını, işbirliğini ve iletişimi sağlayacak teknolojiler önemli olsa da, yüzyüze yapılan etkinliklerinin yerini tutmazlar. Örneğin, proje ekibi, aşağıdaki konularda Proje ekibi Başlatma Belgesini düzenlemelidir;

Ortak çalışma saatleri
Ekip kararları nasıl alacak?
Ekip çatışmaları nasıl yönetecek?
Çekirdek ekip değerlerimiz nelerdir?

Proje ekibinin şeffaflık vb. takım değerleri hakkında yaptığı seçimlerin, işbirliği teknolojisini belirlemekle ilgili önemli etkileri olacaktır. Proje ekibinin yalnızca hangi teknolojileri kullandığı değil, aynı zamanda amaçlarına ulaşmak için araçları birlikte nasıl kullandıkları önemlidir.

Sanal ekiplerle işbirliğini artırıcı bazı araçlar aşağıdadır;

Görünürlüğü artırmak için görev panoları ve iş gerçekleştirme çizelgeleri.
Hızlı iletişim için mesaj ve sohbet panoları.
Belge paylaşımı ile ilgili ortak alanlar.
Yüz yüze işbirliği için video konferans araçları vb.

Proje ekibinin işbirliğini etkinleştirmek için yukarıdaki araçlardan birini veya bir kombinasyonunu kullanması yararlı olacaktır.

Sanal Ekip Üyesi İhtiyaçları

Sanal ekip üyeleri, tüm ekip üyeleri gibi ortak bir hedefe, net bir amaca, rollerini ve onlardan ne beklendiği konusunda net bir anlayışa sahip olmak isterler. Ekip aynı yerde bulunmadığından, proje yöneticileri, ekiplerin etkin işbirliği yapabilmeleri ve bir takım olarak çalışabilmelerini sağlamak için zamanlarının önemli miktarını “aradaki sanal duvarları yıkmak” için harcayacaklardır.

Sanal Ekip Üyesi Katılımı için Alternatifler

Sanal ekip üyeleriyle etkileşimi yönetmek, süreklilik ve iyi ekip dinamiklerine sahip olabilmek için özellikle şeffaflık, hesap verebilirlik ve etkili iletişime dikkat gösterilmesi gerekir. Ekiplerin yüz yüze daha iyi iletişim kurdukları kanıtlanmasına rağmen ekip üyeleri, sorunları çözmek için birlikte kullandıkları yaklaşımları, beden dilini ve ses tonunu vb. değerlendirebilirler.

Diğer bir önemli konu, iş ve çalışma durumunun görünürlüğüdür. İşbirliği yapmak ve görünürlüğü artırmak için etkili araçlar kullanılmadıkça, en küçük ekipler bile iş faaliyetlerini uyumlu hale getirmekte sorun yaşayabilirler. Yapılacak işi görselleştirmek, devam eden işi izlemek (ve sınırlamak), işlerin ne zaman tamamlandığını ve hedeflere ulaşıldığını izlemek için Kanban tarzı panolar kullanılabilir. Teknolojiler ekip çalışmasını destekleyebilir, ancak ekibin araçları nasıl kullandığı, araçların ekibin değerlerini ve önceliklerini ne kadar iyi yansıttığı çok önemlidir. Örneğin, ekip görev panosundaki bilgileri güncel tutma taahhüdünde bulunmazsa, güncelliğini yitirir, panodaki bilgilere göre karar alınamaz.

İletişim

İletişimin anahtardır. Başarılı ekipler, işleri yürütmek, sorunları çözmek veya alternatif çözümler üretmek için birlikte çalışarak başarılı olabilirler. Sanal ekiplerde, diğer ekip üyeleri ile birlikte olup deneyimlerinden faydalanarak öğrenme fırsatının olmaması nedeniyle etkili iletişim ihtiyacı daha fazladır.

Etkili bir proje ekibi başlatma belgesinde, birbirinizle nasıl, ne zaman ve neden iletişim kuracağınız ve paylaşılan beklentilerin neler olduğu, ekip toplantılarının nasıl yapılacağı, bilginin nasıl paylaşılacağı ve iletişim için hangi araçların, nasıl kullanılacağı konusunda ekip olarak alınmış kararlar yer alır.

İletişimini etkin bir şekilde yapma taahhüdünde bulunan bir ekip, araçları en etkin şekilde nasıl kullanacağını belirleyecektir. Retrospektif oturumlarında ekibin iletişimi, işbirliğini ve görünürlüğü artırmak için araçlarının kullanımını nasıl iyileştirebileceği ele alınacaktır.

Katılım Değerlendirmeleri

Projelerde birlikte uyum içinde çalışabilecek ekip üyelerini belirlemeye özen gösterilmelidir. Projelerin belirli konu uzmanlığı ve yeteneklerine sahip kişilere ihtiyacı olsa da, etkili ekip çalışması, işbirliği ve iletişim, ekibin etkili bir şekilde çalışıp çalışmayacağı konusunda çok önemlidir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques₺249.99 3.9 (28 ratings)27 lectures, 1 hoursAll Levels

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.₺249.99 3.9 (7 ratings)21 lectures, 1 hoursAll Levels

PMP Hazırlık – Yüksek Performanslı Bir Ekip Oluşturma – 13

Bir Cevap Yazın

Monoton Banyo yap bileşik a person who has a mentor - rugbyollioules.com

Eğitim ve Mentorluk Planı

Projelerde eğitim ve rehberlik planı geliştirilmelidir. Müşteri eğitimleri mümkün olduğu kadar üretilen çözümün kullanım noktasına yakın yapılması gerekir. Müşterinin üretilen çözümü etkin bir şekilde kullanmaya hazır olmasını sağlamak için dikkatlice planlama yapılmalıdır. Müşterinin kullanmak için gereken bilgi ve becerilere sahip olduğundan emin olurken, genel çözüm dağıtımını geciktirmemekten için zamanlama kritiktir.

Eğitim ve rehberlik planı bunlarla sınırlı olmamak üzere aşağıdakileri içerebilir;

Eğitim Boşluk(Gap) Analizi

Paydaş analizine dayalı olarak, mevcut becerileri, projenin çıktılarına dayalı olarak gerekli becerileri ve bunun müşteri iş akışları ve rollerinde yapacağı değişiklikleri değerlendirmek gerekir. Yapılacak analiz, paydaşların istenen performansı sergileyebilmesi için gerekli olan bilgi, beceri veya niteliklerin belirlenmesini sağlamalıdır.

Eğitim İhtiyaçları

Hemen hemen tüm projeler, müşterinin iş süreçlerinde, rollerde, sorumluluklarda ve bilgi, beceri ve niteliklerde değişikliklerle sonuçlanır. Ayrıca proje ekip üyelerinin projenin mevcut durumunu hızlandırmak, müşteri ortamını ve kültürünü anlamak, beklenen performansı sergilemek için geliştirilmeleri gerekir.

Yetkinlik seviyelerini geliştirmesi gereken veya projeye fayda sağlayacak proje ekip üyeleri için eğitim planı geliştirilmelidir. Eğitim Planı, proje için gerekli olan yeterlilikleri, hangi yeterlilik boşlukları olduğunu ve mevcut eğitim seçeneklerini, gerekli kaynakları, eğitim sonuçlarının nasıl değerlendirileceğini ve yetkinlik boşluklarının nasıl/ne zaman yeniden değerlendirileceğini açıklamalıdır.

Eğitim Seçenekleri

Sanal Eğitmen liderliğinde eğitim – Sanal bir toplantı veya sanal bir ortam aracılığıyla canlı çevrimiçi eğitmen liderliğindeki eğitim eğitim ortamı.
e-öğrenme – Öğrencilerin çevrimiçi ve genel olarak kullanımına sunulan e-öğrenme içeriği videoları ile eğitilmesi. E-öğrenmenin faydası çözümün çok sayıda potansiyel öğrenciye ölçeklenebilirliğidir.
Belge incelemeleri – İlgili konuda benzer belgelerin incelenmesi tercih edilir.

Eğitim Maliyet Tahminleri

Eğitim maliyetleri, proje çizelgesi ve bütçenin bir parçası olarak dikkate alınmalıdır. Bu maliyetler şunları içerebilir;

İçerik oluşturma ve düzenleme maliyetleri
İçerik barındırma ve dağıtım maliyetleri
Öğretim maliyetleri
Eğitim dokümanı basımı ve dağıtımı
Mekan maliyetleri (olası ekipman kullanımı dahil)
Lojistik maliyetleri (İkram, öğle yemeği vb.)

Eğitim Takvimi

Proje yöneticisinin eğitim tarihlerini ve yapılacak yerleri yayınlaması ve desteklemesi gerekir. Eğitim ile ilgili kayıt, onay ve hatırlatma mesajlarının gönderilmesi, paydaş katılımını teyit etmek için sınıf listeleri sağlama ve yoklama için bir yöntem belirlenmelidir.

Müşteri için gerekli olan eğitimler, genellikle proje zaman çizelgenizin sonuna doğru veya en azından ilk Minimum Uygulanabilir Ürün’ün tamamlanmasından önce gerçekleştirilmelidir. Eğitimin planlanması ve teslimi projenin teslimini geciktirmeyecek şekilde planlamam yapılmalıdır.

Eşleştirme ve Mentorluk

Gerekli bilgi ve becerilerin müşteriye aktarılmasını sağlamak için eğitim yeterli olmayabilir. Becerileri öğrenirken birbirlerini güçlendirmelerini sağlamak için müşteri paydaşları bir araya getirilebilir. Müşterilerin soru sormalarını, geri bildirimde bulunmalarını ve gerekli becerilere geçiş yapabilmelerini sağlamak için bir eğitmenden veya başka bir konu uzmanından mentorluk desteği alınabilir.

Bir proje ekibi içinde, ekip olmayı teşvik etmek için, proje yöneticisi ekipteki kıdemli çalışanların her birinden daha az deneyimli bir ekip üyesiyle ortak çalışmalarını isteyebilir, koçluk sunabilir ve bilgi, bilgi ve uzmanlığını paylaşabilir. Ortak bir hedef doğrultusunda işbirliği içinde çalışmak, ekip üyelerinin daha yüksek bir performans düzeyine ulaşmalarına yardımcı olur.

Eğitim, günümüzde kullanılacak bireysel becerileri geliştirmeye odaklanırken, mentorluk, acemi ve deneyimli çalışanlar arasındaki uzun vadeli profesyonel ilişkiler yoluyla gelecek için çok yönlü çalışanlar geliştirilebilmesini sağlar.

Eğitim Sonrası Değerlendirmeler

Paydaşlarda istenen bilgi ve becerilerin yaratılmasına değerlendirmek için eğitimin etkinliği ölçülmelidir. Katılımcıların var olan becerilerini ölçmek için bir ön değerlendirme yapmak, ardından yeni yetkinlik seviyelerini değerlendirmek için son bir değerlendirme yapmak gerekebilir.

Eğitimin Gerçekleşmesini Sağlamak İçin Yönergeler

Eğitimi planlamak ve kaynak sağlamak yalnızca ilk adımdır. Diğer bazı eylemler şunlardır;

Paydaşlar arasında mevcut eğitim hakkında farkındalık yaratmak
Eğitime katılım davetiyeleri oluşturmak
Çalışanlarının eğitim programlarına katılma taahhüdünü almak için yöneticileri ile iletişim kurmak
Eğitimden önce unutmadıklarından emin olmak için hatırlatma yapmak
Eğitime katılımı teyit etmek için imza almak

Sertifikalar

Katılımcılar eğitim sırasında kazanılan bilgi ve becerilerin bir göstergesi olarak sertifika alabilirler. Sertifikalar hem öğrencinin bilgisini hem de belirli gelişmiş becerileri test edecek olan sınavına girmeyi gerektirebilir. Sınavlar doğrudan eğitimle birlikte uygulanabilir veya gözetmen gözetiminde sınav merkezinde yapılabilir.

Eğitim Sonuçlarını Ölçmek

Eğitimin başarısı, paydaşların ihtiyaç duyulan işi yapma ve işleri için amaçlanan sonuçları üretme yetenekleriyle ölçülür. Başarılı bilgi ve beceri transferinin ölçülmesinde son değerlendirmeler veya sertifikalar gibi yöntemler faydalı olmakla birlikte, etkili eğitim sonuçları değerlendirilebilir.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

PMP Hazırlık – Yüksek Performanslı Bir Ekip Oluşturma – 12

Bir Cevap Yazın

Ekip Üyelerini ve Paydaşları Eğitin

Proje yöneticisinin bir diğer önemli amacı, ekip üyelerinin ve paydaşların yeterince eğitildiğinden emin olmaktır. Ekip üyelerinin projenin farklı yönleri, müşteri ortamı ve çözüm yaklaşımı konusunda eğitilmesi gerekebilir. Kullanıcıların, müşterilerin ve diğer paydaşların, çözüme başarılı bir şekilde dahil edilmesini sağlamak için eğitime ve diğer bilgi aktarımına ihtiyaç vardır ve bu, gereken genel kurumsal değişiklik yönetimi çalışmasının kritik bir bileşenidir.

Bu konu, ECO’da aşağıdaki başlıklara yöneliktir.

Gerekli yetkinlikleri ve eğitim unsurlarını belirleyin. (EKO 1.5.1)
Eğitim ihtiyaçlarına göre eğitim seçeneklerini belirleyin. (EKO 1.5.2)
Eğitim için kaynak ayırın. (EKO 1.5.3)
Eğitimin gerçekleştiğinden emin olun.
Eğitim sonuçlarını ölçün. (EKO 1.5.4)

Gerekli Yetkinlikler

Eğitim planı geliştirmenin ve uygulamanın ilk aşaması, paydaşın ihtiyaç duyacağı gerekli yetkinlikleri belirlemektir. Amaçlanan faydaları elde etmek için gerekli olacak bilgi, beceri ve diğer nitelikleri içerir.

Farklı paydaşların eğitim ile ilgili farklı ihtiyaçları olabilir. Bazıları projenin doğrudan kullanıcıları olurken, diğerleri işi denetlemek için çözümü (veya çeşitli raporları veya gösterge tablolarını) kullanacak olabilirler.

Ekip üyelerinin projenin sonuçlarına başarılı bir şekilde katkıda bulunmaları için müşterinin işi, kültürü, istenen sonuçları ve projenin bağlamı hakkında özel eğitim gerekebilir. İhtiyaç duyulan yetkinlikleri anlamak, hangi eğitimlerin sağlanması gerekebileceğini belirlemek için ön koşuldur.

Eğitim Unsurları

Eğitim, ekip üyelerinin yeni veya gelişmiş beceriler, bilgiler veya tutumlar edindiği faaliyetlerdir. Ekiplere, küçük gruplara veya bireylere eğitim verilebilir ve yönetim, teknik veya idari konuları kapsayabilir. Tek günlük, atölye çalışması, sınıf eğitimi, çalışanın masasında beş dakikalık, iş başı vb. olabilir. Genel beceri veya projeye özgü belirli bir beceri seti sağlamak için özelleştirilebilir. Eğitim, ihtiyaç ortaya çıkar çıkmaz ekip üyelerine sağlanmalıdır.

Eğitim birçok şekilde verilebilir;

Eğitmen liderliğinde sınıf
Sanal sınıf
Kendi kendine e-öğrenme
Belge incelemeleri
Etkileşimli simülasyonlar
İş başı

Tüm paydaşların öğrenme ihtiyaçları aynı değildir. Projenin kısıtlamaları ve paydaşlara erişim, hangi tür öğrenme sunum modellerinin en uygun olduğunu belirlemeye yardımcı olur.

Gerekli Yetkinliklerin Belirlenmesine Yönelik Yönergeler

Gerekli yetkinlikleri ve ihtiyaç duyulan eğitimi belirlemek için aşağıdaki soruları yanıtlamanız gerekir:

Bu paydaşın projede beklendiği gibi çalışması için hangi bilgi gerekli olacak?
Öğrenmek ve proje sonucunu kullanarak iş yapmaya hazır olduğunu gösterebilmek için hangi becerilere veya uygulamalı deneyime ihtiyacı var?
Paydaş tarafından projeye ne düzeyde katılım sağlandı ve projeye desteğin geliştirilmesine yardımcı olmak için eğitimin hangi yönlerinin kullanılması gerekiyor?
Hangi eğitim yöntemleri sunulmalıdır ve farklı yaklaşımların göreli maliyetleri nelerdir?

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

PMP Hazırlık – Yüksek Performanslı Bir Ekip Oluşturma – 11

Bir Cevap Yazın

Ekip Görevi Sorumluluğu

Etkili proje yöneticileri genellikle ekip üyelerini, bir hedefe ulaşmak için yapılması gereken işi belirlemeleri, bu işin nasıl gerçekleştirileceğini ve kimin yapması gerektiğini belirlemeleri için “kendi kendilerine organize olmaya” teşvik ederler.

Bazı işlerin gerçekleştirilme sırasını yönlendirebilecek belirli doğal bağımlılıklar olsa da, diğer görevlerin çoğu isteğe bağlı olarak farklı sıralarda gerçekleştirilebilir. Çevik yaklaşımların faydalarından biri, ekibin belirli bir yineleme içinde belirli işleri yapmak ve belirli sonuçları teslim etmek için taahhütte bulunması, müşteri ve proje yöneticisinin ekibi işin nasıl ve ne zaman ve kim tarafından gerçekleştirileceğini belirleme konusunda yetkilendirmesidir.

Ne olursa olsun, etkin işbirliğini ve ekip kaynaklarının kullanımını sağlamak için kimin hangi görevleri ne zaman gerçekleştirdiği konusunda görünürlük çok önemlidir. Görünülürlük, işbirliğini kolaylaştıran ve ekip genelinde görünürlüğü destekleyen görev panolarında izlenebilir ve yönetilebilir.

Görev Sorumluluğunun Gösterimini Değerlendirme Yönergeleri

Proje yöneticisi, görevlerle ilgili sorumluluların nasıl izleneceğini ve yönetileceğini belirlemelidir. İş Kırılımı Yapısı (İKY)’de işi yapacak ekip üyeleri aktivite bazında yer almalı ve çıktıları üretmelidirler. İKY Sözlüğü (veya iş paketi) oluşturulduğunda, çıktıyı üretmek için ilgili görevlerin ve atananların her biri tanımlanır, yönetilir ve izlenir.

Çevik yaklaşımlarda, görev tanımlama ve izleme, genellikle yineleme planlamasının bir parçası olarak ekibin kendisi tarafından gerçekleştirilir. Yineleme için taahhüt edilen kullanıcı hikayelerinin her biri gerekli görevlere ayrıştırılır ve daha sonra Kanban veya görev panosu gibi bir araç kullanılarak ekip tarafından yönetilir ve izlenir. Yapılacak işler, gerçekleştirmek için listeden çekilir, ekip üyesi görevlerinin sahipliğini alır ve bunları tamamlamak için çalışır. Tüm ekip üyeleri, yineleme için taahhüt edilen hikayeleri sunmak için gereken tüm çalışmaların yapılmasını sağlamaktan sorumludurlar.

Retrospektif

Scrum gibi çevik uygulamalar, ekibin performansı ve gerçekleştirilen uygulamalar üzerinde düşünmesi, sorunları tanımlaması, çözmesi ve ekibin birlikte çalışmaya ilişkin önerilen belirli iyileştirmeleri belirlemesi için özel olarak zaman ayırarak Retrospektif adı verilen bir toplantı yaparlar.

Retrospektifi gerçekleştirmenin bir çok yolu vardır ancak genellikle aşağıdaki gibi bir model kullanılır;

Ortamı Ayarlayın – Tüm ekibi dahil edecek bir ortam hazırlanır.
Verileri Toplayın ve Paylaşın – Ekip Performansı ölçümleri, Kazanılan Değer Analizi vb.
Analiz Yapın – Ne işe yarıyor? Zorluklar nerede? Problem analizi.
Kararlar Alın – Bir sonraki yinelemede denemek için 1-2 iyileştirme/değişiklik üzerinde anlaşın.
Kapatın – Özetleme, Takdir ve Teşekkür.

Karar Verme Yetki Düzeylerinin Belirlenmesine Yönelik Kılavuz İlkeler

Kararların “doğru” alınması gerekir. Bu nedenle, proje yöneticileri, genel plan ve ilerlemenin kontrolünü ve görünürlüğünü korurken uygun kararları ekibe iletmelidir.

Görevler mümkün olduğunca ekip üyelerinin kendileri tarafından belirlenmeli, planlanmalı ve yönetilmelidir.
Tahminler işi yapan ekipler tarafından yapılmalıdır. Özellikle çok sayıda farklı kişinin toplam iş yükünü paylaştığı ekiplerde, her ekip üyesi aynı anda birden fazla işi gerçekleştiremez. Göreceli tahminleri kullanmak, ekibin, tam olarak kaç saat alacağı konusunda fazla kesinlik kazanmadan işin kaba genel düzeyine odaklanmasına yardımcı olur. Yapılacak tahminler saat dilimine, risklere, gereken yenilik düzeyine, işi kimin yapacağına, ilgili beceri ve deneyimlerine bağlı olarak farklılık gösterebilir.
Ekipleri kendi gelişimlerini sürdürmeleri için güçlendirmek gerekir. Retrospektif gibi teknikler, ekiplerin kendi sürekli gelişimleri için zaman ayırmalarının proje başarısı için önemli olduğunu vurgularlar. Ekiplerin sürekli iyileştirme yaparak geliştirecekleri verimlilikler, bunu yapmak için ayrılan zamandan çok daha kıymetlidir.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

PMP Hazırlık – Yüksek Performanslı Bir Ekip Oluşturma – 10

Bir Cevap Yazın

Good practices for distributed project teams - IPMA International Project Management Association

Ekip Üyelerini ve Paydaşları Güçlendirin

Proje yöneticilerinin, proje ekibinin güçlü yönlerini belirlemesi ve etrafında organize etmesi, ekip üyelerinin görevlerinden sorumlu olmasını sağlamak için sistemler kurması gerekir.

Bu konu, ECO’da aşağıdaki maddelere yöneliktir;

Ekibin güçlü yönleri etrafında organize olun. (EKO 1.4.1)
Ekibi görev sorumluluğunu desteklemek. (EKO 1.4.2)
Ekibin görev sorumluluğunu göstermesini değerlendirin. (EKO 1.4.3)
Karar verme yetkisinin düzeyini/seviyelerini belirleyin. (EKO 1.4.4)

Proje Ekibinin Güçlü Yönleri

Proje ekipleri, işlerini yürütmek ve çıktılarını üretmek için belirli becerilere ve yeterliliklere ihtiyaç duyarlar. Ekip oluştururken, gerekli yetkinlikleri anlamak ve ekip üyelerinin bunlara sahip olmasını sağlamak çok önemlidir. Proje ilerledikçe, proje yöneticisinin genel ekip performansını iyileştirmek için kullanabileceği temel güçlü yönlerin yanı sıra ekibin daha iyi performansı için üstesinden gelmesi gereken zorluklar ortaya çıkarlar.

Proje sırasında ekibin güçlü ve zayıf yönlerini belirlemek için SWOT (Güçlü Yönler, Zayıf Yönler, Fırsatlar, Tehditler) analizi gibi bir teknik kullanılabilir.

Proje Yönetiminde SWOT Analizi

Ekip Karar Verme Araçları

Tüm proje ekipleri, faaliyetler, riskler, tahminler ve diğer birçok konuda kararlar almakla yükümlüdürler. Ekip oluşturmada önemli bir nokta, ekibin birlikte nasıl karar alacağını ve anlaşmazlıklar ortaya çıktığında veya çatışmalarda çözümü nasıl ele alacaklarını belirlemektir.

Proje Ekibi Başlatma Belgesi hazırlanırken, ekibin karar verme ve uyuşmazlık çözüm yöntemlerini ele alması gerekir. Fikir birliğine varmak son derece önemlidir, ancak ekip, fikir birliğine varılamadığında nasıl yanıt vereceklerini belirlemelidir. Örneğin, tahmin konusunda anlaşılamadığında en yüksek tahmini kabul etmek vb.

Tahminler

Tahminler, işi yapan kişiler tarafından yapılmalıdır çünkü görevle ilgili riskler, çaba düzeyi ve olası tuzaklar hakkında en iyi bilgiye sahiptirler.

Geleneksel yaklaşımda proje yöneticileri, bir aktivitenin süresini belirlemeye çalışırlar. En iyi durum, En olası durum ve en kötü durum vb. ile zaman çizelgelerini üç noktalı tahminleri tercih ederek, belirsizlik seviyesinin daha net anlaşılmasını sağlamak ve beklentileri uygun şekilde ayarlamak için kullanılabilir.

Proje Yönetiminde Üç Nokta Tahmini (Three-Point Estimate)

Çevik projelerde, belirsizlik seviyesi yüksek olduğu için mutlak zaman tahminleri kullanmaktan kaçınılır. Bunun yerine, Hikaye Noktası tahmini gibi göreli ölçüler kullanılır.

Hikaye Noktası tahmini, kesin bir zaman tahmini sağlamak için bilinmesi gereken her şeyin bilinmemesine olanak tanıdığından, belirli bir görevi yerine getirmede yer alan risk, yenilik ve çabanın entegre bir değerlendirmesi olarak yardımcı olabilir. Ek olarak, bu teknik, ekibin genel çaba düzeyi için yararlı bir kıyaslama yapmasına ve müşterinin, ekibin bir yinelemede ne kadar iş gerçekleştirebileceğine dair anlamlı bir anlayışa sahip olmasına olanak tanır.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

PMP Hazırlık – Yüksek Performanslı Bir Ekip Oluşturma – 9

Bir Cevap Yazın

How to Build a High-Performance Project Team

Performans Raporu

Proje ekibi ile yapılan müzakerelerin bir kısmı, proje performansının nasıl tutturulacağı ve raporlanacağını tanımlamaktır. Örnek ölçütler aşağıdakileri içerebilir:

Tamamlanan işin yüzdesi
Kalite ve teknik performans ölçütleri
Planlanmış faaliyetlerin başlangıcı ve bitişi
Değişiklik istek sayısı
Kusur sayısı
Gerçekleşen maliyetler ve süreler

İş performans verileri, proje çalışmasını gerçekleştirmek için yürütülen faaliyetler sırasında tanımlanan ham gözlemler ve ölçümler olarak tanımlanır. İş performansı verileri, raporlara entegre edilir ve bağlamsallaştırılır:

Karar Verme
Sorunların, eylemlerin ve farkındalığın artırılması

Çevik projeler ayrıca tamamlanan ve kabul edilen hikayeleri, bir ürün biriktirme listesi boyunca ilerlemeyi ve yineleme planlarına göre hikayelerin ekip teslimini içerebilir.

Proje Yönetiminde Çalışma Performansı Verileri, Bilgileri ve Raporları

Uzman Görüşü

Proje yönetimi süreçlerinin çoğunda, kilit girdi olarak uzman görüşü kullanılır. Proje sözleşme müzakerelerinde, proje yöneticisinin, ihtiyaçların değerlendirilmesine, potansiyel çözümlerin ve yaklaşımların belirlenmesine ve daha geniş proje bağlamının anlaşılmasına yardımcı olmak için proje sırasında kullanılabilecek ilgili konu uzmanlığını belirlemesi ve görüşlerini alması gerekir.

Proje Yönetiminde Uzman Görüşünün Önemi

Müzakere Stratejisi

Sözleşmelerin kesin parametreleri(fesih vb.) için müzakereler genellikle tedarik yöneticisi tarafından yürütülür. Proje yöneticisi ve proje ekipleri müzakerelere dahil edilebilirler. Geleneksel proje yaklaşımında, hedef, projenin amaçlanan çıktılarının ve bunların nasıl ölçüleceği ve elde edileceğinin net bir şekilde belirlenmesini gerektirir. Çevik yaklaşımda, müşteri ürün biriktirme listesindeki öğeleri değiştirdikçe, ekledikçe ve yeniden öncelik sırasına koydukça teslimatlar değişken olacaktır ve bu nedenle üzerinde anlaşılan performans kriterlerinin sağlanması için açıkça tanımlanmış farklı yollar tanımlanmalıdır.

Kaynak Takvimleri

Kaynak takvimi, çalışma günlerini, vardiyaları ve belirli kaynakların proje için ne zaman kullanıma uygun olacağını tanımlar. Planlanan bir faaliyet döneminde hangi kaynakların (insan, ekipman, malzeme vb.) mevcut olduğunu belirlemek için kullanılır. Proje aktiviteleri ve kaynak atamada dikkate alınmalıdır. Kaynak Takvimi ayrıca, belirli türdeki işleri yürütmek için uygun becerilere sahip kaynakların projenin farklı aşamalarında mevcut olup olmayacağını belirlemek için beceri ve deneyim seviyeleri gibi temel kaynak niteliklerini de içerebilir.

Alınan Dersler

Etkili bir proje ekibinin, performansı düzenli olarak gözden geçirilmeli, alınan dersler belirlenmeli, ekibin genel verimliliğini ve etkinliğini artıracak iyileştirmeler yapılmalıdır. Alınan dersler kaydı, mevcut projede kullanılabilmesi ve öğrenilen dersler havuzuna girilebilmesi için bir proje sırasında kazanılan bilgileri kaydetmek için kullanılan bir proje belgesidir. Bu kayıtlara sahip olmak, ekibin proje performansını ve potansiyel olarak diğer ekiplerin ve diğer projelerin performansını iyileştirir. Çevik ekipler, olası sorunları ve çözümleri belirlemek, ekibin genel performansını iyileştirmek için kullandığı süreçleri iyileştirmek için her yinelemenin sonunda geriye dönük olarak Retrospektif olarak adlandırılan bir toplantı yaparlar.

Proje Yönetimi Sohbetleri 121 – Alınan Dersler

Bekleme Süreleri ve Devreye Alma

Bir projenin çıktıları teslim edildikten sonra, riskleri azaltmak için bazı değişiklikleri askıya alındığı bir bekleme süresi belirlerler. Proje geleneksel tarzda yürütülüyorsa, proje zaman çizelgesinin sonunda canlı yayına geçilir ve proje zaman çizelgesine dayalı olarak bekleme süreleri önceden müzakere edilebilir.

Çevik yaklaşımda, projenin zaman çizelgesi üzerinde çözümün bazı tarafları yayınlanabilir ve proje bir sürüm eşiğine yaklaştıkça bekleme süreleri (gerekirse) müzakere edilir.

Müzakerelere Katılmak İçin Yönergeler

Bir sözleşmenin müzakereleri genellikle tedarik müdürü tarafından yürütülürken, proje yöneticileri ve proje ekibi üyeleri genellikle müzakere süreci boyunca meşgul olacaktır. Proje ekibi çeşitli noktalarda aşağıdakileri önerebilir veya belirleyebilir:

Teslimatlar ve kilometre taşları
Riskler ve sorunlar
Problem tanımı ve çözüm yaklaşımları hakkında uzman görüşü
Projenin nasıl yürütüleceğine dair uygulamalar (Şelale, Çevik vb.)
Kaynak gereksinimleri

Proje Anlaşmasının Amaçları

Proje anlaşması, ilgili paydaşların projenin hedeflerine ulaşıldığını nasıl raporlayacakları ve doğrulayacakları konusundaki net bilgiler içermelidir.

Geleneksel yaklaşımda, her teslimat belirlenir ve her biri için objektif kabul kriterleri belirlenir.

Çevik yaklaşımda, ürün iş(biriktirme) listesine yeni istekler eklendikçe, yeniden önceliklendirildikçe vb. gerçek çıktılar değişeceğinden, her kullanıcı hikayesinin müşteri tarafından onaylanan açıkça tanımlanmış kabul kriterlerine sahip olması gerekir. Proje ayrıca epikler, sürümler, yinelemeler ve kullanıcı hikayeleri için bir Bitti Tanımı belirlemelidir.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.