PMP Hazırlık – Projeye Başlamak – Bütçe ve Maliyet Temel Çizgisi – 29

Project Budget Management: Everything You Need To Know - ClearPoint Strategy

Bütçe Tahminleri

Proje bütçesinin tahmin edilmesi, maliyet temel çizgisi oluşturmak için aktivitelerin veya iş paketlerinin tahmini maliyetlerinin bir araya getirilmesi sürecidir. Proje bütçesi, kapsam temel çizgisinde ve proje zaman çizelgesinde tanımlandığı şekilde projeyi tamamlamak için gereken tüm finansmanı içermelidir. Projenin maliyet performansı, maliyet temel çizgisine göre ölçülür.

Maliyet Temel Çizgisi

Maliyet temel çizgisi, yalnızca resmi değişiklik kontrol prosedürleriyle değiştirilebilen ve gerçekleşen sonuçlarla karşılaştırma yapmak için temel olarak kullanılan, yönetim rezervleri hariç, zaman bazlı proje bütçesinin onaylanmış versiyonudur. Zaman bazlı proje bütçesi dönemsel maliyet tahminlerinin kümülatif halidir. Nakit akışı da denilir.

Maliyet temel çizgisi öngörülen risklerden kaynaklı ek maliyetlerin ortaya çıkması olasılığına karşı Beklenmedik Durum Yedeklerini içerir. Maliyet temel çizgileri, her projenin benzersiz bütçesine ve zaman çizelgesine bağlı olarak projeden projeye değişiklik gösterir.

Maliyet temel çizgisi oluşturulduktan sonra, proje yöneticisi için bir taahhüt haline gelir. Proje yöneticisi, bir zaman perspektifi ile, projeye taahhüt edilen fonları maliyet temel çizgisiyle eşleştirmeye çalışmalıdır.

Maliyet Temel Çizgisi Hazırlama Yönergeleri

Maliyet temel çizgisi, proje yaşam döngüsü boyunca maliyet performansının izlenmesine ve ölçülmesine yardımcı olur. Maliyet temel çizgisini hazırlamak için aşağıdakilere dikkat edilmesi gerekir;

İKY, proje zaman çizelgesi, maliyet tahminleri ve risk yönetim planı gibi maliyet temel çizgisini hazırlamak için gerekli girdileri toplayın.
İşlerin ne zaman gerçekleşeceğini görmek için proje zaman çizelgesini kullanın.
Her iş paketi için, gerçekleşeceği zaman dilimini esas alarak fon tahsis edin.
Ek masraf riskini karşılamak için bir beklenmedik durum yedeği ekleyin.
Düşük risk değerlerine sahip iş paketleri için beklenmedik durum yedekleri eklemeyin.
Her bir dönem için maliyetlerin toplamını hesaplayın ve grafik ile gösterin.
Maliyet temel çizgisini onaylatın ve ilgi proje paydaşları ile paylaşın.

Proje Bütçesi Bileşenleri

Proje bütçesi, bir dizi bileşenden oluşur. Bütçe, aktivitelerin maliyet tahmininden başlayarak oluşturulur. Aktivitelerle ilişkili bilinen riskler aktif kabulleniliyorsa beklenmedik durum yedeği eklenir. Örneğin, bir evin temelini inşa ederken, planlanmamış ikinci bir gün için kazı ekipmanının kiralanması vb.

Aktivite maliyetleri daha sonra iş paketi seviyesine toplanır ve iş paketi seviyesindeki riskler için beklenmedik durum yedeği eklenir.

Maliyet temel çizgisini oluşturmak için tüm iş paketi tahminleri toplanır. Sponsor, öngörülemeyen riskler (bilinmeyen-bilinmeyenler) için bir yönetim rezervi ekleyebilir. Sonuç, proje bütçesidir.

Bütçe Zorlukları

Bütçe aşağıdaki konulardan etkilenir;

Yeni veya değişen proje gereksinimleri.
Yeni riskler
Mevcut risklerin olasılıkları veya etkilerindeki değişiklikler.
Ekonomik koşullar, tedarik sözleşmesi değişiklikleri, kaynak maliyetleri vb. Sebeplerle maliyet tahminlerinde yapılan değişiklikler.

Bunlardan herhangi biri meydana geldiğinde, aşağıdakilerden biri veya birkaçı değişmelidir:

Proje bütçesi
Proje maliyetleri
Proje Zaman Çizelgesi
Kapsam

Bütçe sabit kalırsa ve ek fon yoksa, proje değişmek zorunda kalır.

Finansman Limiti Uzlaşması

Finansman limiti uzlaşması, proje fon limitleri ile planlanan harcamalar arasındaki farklılıkları belirlemek için planlanan harcamaları, proje için ayırılan fon taahhüdü ile uyumlaştırma sürecidir. Projelerde sermaye akışını düzenlemek ve fazladan harcamalara karşı koruma sağlamak için genellikle finansman limitleri uygulanır. Proje bütçesinin belirlenen limitlerle uzlaştırılması gerekir. Bu yaklaşım, proje zaman çizelgesini, kaynak dağılımını ve kullanımını etkileyebilir, proje kapsamını değiştirebilir. Bkz: Proje Yönetiminde Finansman Limiti Uzlaşması (Funding limit reconciliation)

Gelecekteki Bütçe Zorluklarını Öngörmek için Yönergeler

Tüm olasılıklar planlanamasada, gelecekteki bütçe zorluklarını planlamaya yardımcı olacak birkaç yönerge aşağıdadır;

Paydaş kayıtlarını güncel tutmak ve projeye yeni paydaşlar eklendiğinde proje gereksinimlerindeki değişiklikleri belirleyin.
Yeni riskleri ve mevcut risklerdeki değişiklikleri tespit etmek için riskleri izleyin.
Tedarikçilerin performansını izleyin.
Projedeki tüm değişiklikleri izleyin ve bütçe dahilinde tutmak için Entegre Değişiklik Yönetim Sistemini takip edin.

Bütçe Belirleme Yönergeleri

Proje bütçesini etkin bir şekilde belirlemek için;

Proje maliyetlerinin nasıl yönetileceği, kontrol edileceği ve aktivite maliyet tahminleri için kullanılan yöntem ve doğruluk düzeyi hakkında bilgi için Maliyet Yönetimi Planını gözden geçirin.
Personel nitelikleri, personel oranları, ödüllendirme vb. için Kaynak Yönetimi Planını gözden geçirin.
Proje kapsam bildirimi, İKY ve İKY sözlüğü için Kapsam Temel Çizgisini gözden geçirin.
Proje faaliyetleri için gereken kaynakların türü, miktarı ve süresi için proje zaman çizelgesini kontrol edin.
Maliyet tahminini etkileyebilecek herhangi bir riski göz önünde bulundurmak için risk kayyıtlarını gözden geçirin.
Maliyet tahmin ilkeleri, maliyet tahmin şablonu, geçmiş bilgiler ve alınan dersler gibi bu süreci etkileyebilecek Organizasyonel Süreç Varlıklarını gözden geçirin.
Proje için bir bütçe belirlemek üzere maliyetlerin bir araya getirilmesi, rezerv analizi, uzman görüşü, geçmiş bilgiler ve finansman limiti uzlaşması gibi araç ve teknikleri kullanın.
Proje bütçesini yazılı hale getirin ve maliyet temel çizgisi oluşturun.
Proje finansman gereksinimlerini belirleyin. Bkz:Proje Yönetiminde Projenin Finanse Edilmesi (Financing)
İlgili proje belgelerini güncel tutun.