Kategori arşivi: PMBOK7

PMP Hazırlık – Paydaşlar ve Mentorluk – 79

Mentoring & teaching - Bojana Dinić

Paydaşlara Yol Göstermek

Proje yönetimi disiplini uygulama, öğrenme ve deneyimle daha iyi hale gelir. Öğrenillenlerin ve deneyimlerin başkalarıyla paylaşılmasının yaratacağı birçok fırsat söz konusudur.

Bu konu, ECO’da aşağıdakilere yöneliktir;

Mentorluk (yol göstermek) için zaman ayırın. (EKO 1.13.1)
Mentorluk fırsatlarını dikkate alarak hareket edin. (EKO 1.13.2)
Etkinliği artırmak için uygun geri bildirimler yapın. (EKO 1.3.3)

Koçluk ve Mentorluk

Proje ekibine koçluk ve mentorluk yapmak, onların daha yüksek performanslı olmalarına yardımcı olur. Yüksek performanslı ekip üyeleri, yüksek performanslı ekip oluşturur. Ekibin yeteneklerini artırmak, çıktılarını ve sağladıkları değeri artırır. Artan bilgi organizasyon geneline yayılır, Proje Yönetiminin gelişlimine katkıda bulunur. Proje yönetimi sürekli gelişen ve başarı için en iyi deneyimleri birleştiren bir disiplindir. Daha başarılı ve etkin yönetilen projeler için bilgi tabanını genişletmek ve beceri setlerini artırmak tüm proje paydaşlarının sorumluluğundadır. Bu yaklaşım, doğrudan veya dolaylı olarak herkes için fayda yaratır.

Daha iyi proje yönetimine katkıda bulunmak için, mümkün veya uygun olunduğunda diğerlerine rehberlik veya koçluk etmek, bilgi ve deneyimi paylaşmak paylaşmak ve akıl hocalığı yapmak çok önemlidir. Zamanın ve kaynakların sınırlı olduğu kabulüyle başkalarına ne kadar ve nasıl mentorluk yapılacağı konusunda fedakarlık yapmak gerekir. Her gün yapacağınız küçük katkılar bile, bireylerin ve ekiplerin uygulamalarında olumlu gelişmeler sağlayabilir.

Dönüşüm Becerileri

Proje organizasyonları, iş dünyası ve dünya sürekli değişiyor ve gelişiyor. Proje paydaşlarının bir şeyleri yapma veya anlama kapsamında başka bir düzeye geçerken ilgili dönüşümü desteklemek, sabırlı ve şefkatli olmayı gerektirir. Bugün sahip olduğumuz veya kullandığımız beceri setlerinin, yarın eskimiş veya sınırlı olabileceği unutulmamalıdır.

PMBOK® Kılavuzu – Altıncı Baskı’da listelendiği gibi, proje yöneticilerinin benimseyebileceği ortak liderlik tarzları arasında dönüşümcü, karizmatik, işlemsel, etkileşimsel, laissez-faire ve hizmetkar liderlik yer alır. Proje yöneticileri doğru liderlik tarzlarını uygulayarak, etkili iletişim araçları ve tekniklerini kullanarak ilgili paydaşlara rehberlik edebilirler. Her mentorun proje sırasında ve sonrasında mentorluk yaptıkları kişilerle iletişim kurmaya zaman ayırmalarıı gerekir.

İlgili Paydaşların Belirlenmesi

Mentorluk için ilgili proje paydaşının kim olduğunun belirlenmesi gerekir. İlgili paydaşlar projeden projeye ve proje içinde değişebilir. Bilgiler, deneyimler ve en iyi uygulamalar birçok şekilde paylaşılabilir. Belirlenen süreç, görev veya durumla ilgili mentorluk faaliyetlerinden kimlerin yararlanabileceğini açıklamalıdır;

Ürün iş listesini gözden geçirirken, ürün sahibine en iyi uygulamalar doğrultusunda rehberlik etmek.
Yeni proje ekibi üyesini işe alırken, ekip tarafından kullanılan süreçlerde rehberlik etmek.
Bir ekip üyesinin proje için malzeme satın alması gerektiğinde, onlara ilgili prosedürleri anlatmak.

Bireysel Mentorluk ve Koçluk

Paydaşlara, mentorluk ve koçluk birçok şekilde olabilir. Akademik, açık biçimde ve deneyime dayalı örtük biçimde geniş proje yönetimi bilgisi yelpazesi, çeşitli biçimlerde başkalarına aktarılabilir.

Bire Bir veya Görev Mentorluğu – Açık bilgiyi bir kişiyle paylaşırken bir görevi yerine getirmek
Başkalarını liderlik etmeye teşvik etmek – Kendi kendine organize olmayı ve inisiyatif almayı teşvik etmek
Toplantıları ve oturumları kolaylaştırmak – Yöntem ve yaklaşım önererek
Yeni roller üstlenme alıştırması yaptırmak – Bireylere projeye nasıl katkıda bulunabilecekleri konusunda farklı roller atamak
Gayriresmi fırsatlar – Proje ekip üyesine örtük bilgiyle koçluk yapmak
Resmi fırsatlar – Eğitim vermek
Becerileri aktarma – Becerileri anlatma ve uygulama yaptırma
Modelleme davranışları – Beklenen becerileri ve en iyi uygulamaları göstererek aktarma
Ekip üyelerinin birbirine yardım etmesi – Kendi kendine organize olan takımlar her gün birbirlerine koçluk ve akıl hocalığı yaparlar.

Grup Olarak Mentorluk ve Koçluk

Mentorluk ve koçluk tüm ortamlarında gerçekleştirilir. Proje yöneticileri bir aktiviteyi tamamlamanın en iyi yolunu gösterirken, aktiviteye dahil olan herkes öğrenir. Proje yöneticileri neyin, neden olduğunu açıklayabilir. Ekip üyeleri katkıda bulunabilir ve rehberlik edebilirler. Tüm ekip bir bütün olarak öğrenir ve gelişir.

Eğitim ve Paylaşım Planları

Öğrenmeyi ve bilgi paylaşımını teşvik eden ve değer veren proje ortamlarında, tüm paydaşlar kazanır. Paylaşmak ve öğrenmek için zaman ayırmak, mentorluktan yararlanma fırsatlarını artırabilir.

Eğitim ve paylaşım için resmi veya gayri resmi planlar yapılabilir. Örneğin proje durum toplantısının veya proje gözden geçirme oturumunun sonunda öğrenilenleri paylaşmak için zaman ayırılabilir. Geriye dönük değerlendirmeler ve alınan dersler, projenin yönetimi ile ilgili başarıları ve başarısızlıkları dile getirmek için kullanılabilir. Kendi kendine organize olan ekiplere, mentorluk ve koçluk için her gün birkaç dakika ayrılabilir.

Eğitimlerin planlanması, mentorluk ve koçluğu resmileştirir. Proje yöneticisi, proje yönetimi en iyi uygulamaları konusunda başkalarını eğitebilir. Süreç sahibi, başkalarına o süreç ile ilgili iyi uygulamalar konusunda rehberlik edebilir.

Kolaylaştırma

Proje Yöneticileri, proje yönetimi faaliyetlerini kolaylaştırmalıdırlar. Proje kolaylaştırma becerileri herkes tarafından gözlemlenir ve içselleştirilir. Paydaşların faaliyetlere katılımını teşvik etmek, onların bilgi ve anlayışlarını geliştirir. Rehberlik etmek ve tavsiyede bulunmak, yaptıkları işlerle ilgili geri bildirim ve güven sağlar. Tüm proje paydaşlarının yeteneklerini artırmak, proje görevleri ve uygulamalarının ortak anlayışını ve verimliliğini artırır. Herkes katkıda bulunduğunda, herkes kazanır.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

PMP Hazırlık – Paydaş Katılım Planı – 78

Bir Cevap Yazın

Online Stakeholder Engagement Platform – Why You Need One - Engagement Hub

Paydaş Katılım Planı

Paydaş Katılım Planı(1), paydaşların, proje veya program karar alma ve yürütme süreçlerine verimli katılımını teşvik etmek için gereken stratejileri ve eylemleri tanımlayan proje yönetim planının bir bileşenidir. Paydaşların katılımını sağlamak, projenizin başarısı için çok önemlidir.

Paydaş Katılımının Planlanması;

Projenin hedeflerini gerçekleştirmek için proje paydaşları ile etkileşim kurmada kullanılacak açık ve eyleme geçirilebilir bir plan sağlar.
Projede, projenin süresince belirlenen proje paydaşları ile nasıl etkileşime girileceğini belgeler.
Paydaşları, projeye etkin bir şekilde dahil etmek için gerekli yönetim stratejilerini tanımlar.
Proje yöneticileri, paydaş katılım planının hassas yapısının farkında olmalı ve proje ekip üyeleri ile paylaşırken uygun önlemleri almalıdırlar.

Paydaş kayıtlarında toplanan verilere ek olarak, paydaş katılım planı aşağıdaki ek paydaş bilgilerini sağlar(2):

Kilit paydaşların istenen ve mevcut katılım düzeyleri.
Projenin getireceği değişikliğin kapsamı ve paydaşlar üzerindeki etkisi.
Belirlenen karşılıklı ilişkiler ve paydaşlar arasındaki olası etkileşimler.
Paydaş iletişim gereksinimleri.
Paydaşlarla paylaşılacak bilgiler ve bu bilgilerin paylaşılma nedeni, paydaş katılımına beklenen etkisi.
Gerekli bilgilerin dağıtımı için zaman çerçevesi ve sıklık.
Paydaş katılım planını güncelleme ve iyileştirme yöntemi.

Paydaş Katılım Planı Geliştirme Yönergeleri

Paydaş katılımı için strateji geliştirmeye, yürütmeye ve doğrulamaya yönelik yönergeler aşağıdaki gibidir;

Proje için seçilen yaşam döngüsü, işin nasıl yürütüleceğinin tanımı, kaynak gereksinimlerinin nasıl karşılanacağının tanımı, değişikliklerin nasıl izlenip kontrol edileceği ve paydaşlar arasındaki iletişim ihtiyacı ve teknikleri vb. bilgiler için Proje Yönetim Planını gözden geçirin. Bkz: Proje Yönetimi Planı Geliştirmek – 1 – Proje Yönetimi Planı Geliştirmek – 2 – Proje Yönetimi Planı Hazırlamak – 3 – Proje Yönetimi Planı Hazırlamak – 4
Proje paydaşlarını projeye dahil etmenin uygun yollarını planlamada ihtiyaç duyulan bilgiler için paydaş listesini gözden geçirin.
Paydaşların katılımı için daha iyi bir uyum sürecini desteklemek adına en iyi seçeneklerin belirlenmesine yardımcı olması için kurum kültürünü, yapısını ve politik ortamı gözden geçirin.
Önceki paydaş katılım planları ve bunların etkinliği hakkında bilgi edinmnek için alınan dersler veri tabanını ve geçmiş bilgileri gözden geçirin.
Her bir paydaşın projenin ilgili aşamasında gereken katılım düzeyini belirlemek için uzman görüşünü kullanın.
Paydaşların gerekli katılım düzeylerini belirlemek için uzmanlarla ve proje ekibiyle toplantılar yapın.
Paydaşların katılım düzeylerini sınıflandırmak için analitik teknikleri kullanın.
Paydaş katılım planını yazılı hale getirin.

(1) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 522.

(2) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 518, 522.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

PMP Hazırlık – Paydaşlarla İşbirliği ve Toplantılar – 77

Bir Cevap Yazın

Executive Meeting Agenda: 6 Pro Tips You Need to Try | Fellow.app

İşbirliği Aktiviteleri

Bazı paydaşlar, projede her gün işbirliği yaparlar, bazı paydaşlar daha az sıklık işbirliği yapabilirler. Örneğin, aylık rapor alan Proje Sponsoru veya yineleme sırasında geliştirme ekibiyle yalnızca üç veya dört kez etkileşime giren Ürün Sahibi vb.

Katılım sıklığı, karşılıklı ihtiyaç ve beklentilere dayanır. Çekirdek proje ekibi arasında etkileşim süreklidir. Düzenli işbirliği, günlük ayaküstü toplantıları, daha fazla yüz yüze iletişim ve ekiplerin aynı lokasyonda çalıştırılması ile desteklenebilir. Seyrek işbirliği, kilometre taşı gözden geçirmeleri, iş listesi düzenleme ve proje gözden geçirme toplantıları vb. planlanmış oturumlarla gerçekleştirilebilir. İşbirliği aktivitelerini belirlemek ve optimize etmek, proje yöneticisinin öncülük etmesi gereken sürekli bir çabadır.

Toplantıları Kolaylaştırma Yönergeleri

Toplantılar hemen hemen her projenin vazgeçilmezleridir. Toplantıları kolaylaştırmak için aşağıdaki yönergeler uygulanabilir;

Toplantılar, paydaşların katılımına uygun olmalıdır;
- Zamanlama
- Bağlam
- Paydaşların deneyimleri ve bilgileri
- Yer
- Teknoloji
- Aciliyet
Toplantı başlamadan önce gündemi belirleyin ve paylaşın.
Projeler aciliyet duygusuyla yönetilir. Toplantılar, aciliyet duygusunu desteklemelidir.
Toplantı öncesinde gündemi gözden geçirin ve paydaşların gerekli gördüğü değişiklikleri yapın.
Konuşulanları not alın.
Toplantıda gerçekleşen tartışmalarını gündem dahilinde tutun. Diğer konuları toplantı sonrası veya uygun paydaşlarla planlanmış başka toplantıda ele alın.
Katılımı sağlayın ve herkese katıldıkları için teşekkür edin.
Toplantıyı planlanan zamanda başlatın ve bitirin.
Toplantı notlarını paylaşın.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

PMP Hazırlık – Paydaşlarla İşbirliği Yapmak – 76

Bir Cevap Yazın

How to Make Stakeholder Engagement Meaningful

Paydaşlarla İşbirliği Yapmak

Proje başarısı, proje paydaşlarının katılımına ve uygun işbirliğine bağlıdır. Daha fazla işbirliği ve uyum, projenin amaçlarına yönelik ilerlemesini sağlar. İşbirliği içinde çalışmak, sürekli çaba ve denge gerektirir. İşbirliği ne kadar fazlaysa, çıktılar o kadar uyumlu ve doğru olur.

Bu konu, ECO’da aşağıdakilere yöneliktir.

Paydaşların katılım sağlama konusunda ihtiyaçlarını değerlendirmek. (EKO 1.9.1)
Paydaş ihtiyaçları, beklentileri ve proje hedefleri arasındaki uyumu optimize etmek. (EKO 1.9.2)
Proje hedeflerine ulaşmak için güven oluşturmak ve paydaşları etkilemek. (EKO 1.9.3)

İşbirliği

Etkili işbirliği, tüm paydaşlar arasında güven oluşturur. Açık diyalog ve anlamlı iletişim, hedeflerin anlaşılmasını, sonuçların beklentilerini ve bu beklentileri gerçekleştirmek için yapılması gerekenleri optimize etmeyi sağlar. Paydaşların projeye katılımı zaman değişebilir veya sabit kalabilir. Mevcut paydaş katılım durumu, proje boyunca sürekli değerlendirilir.

Yapılacak görüşmelerle, paydaşların bilgi sahibi olması ve beklentilerin belirlenmesi sağlanır. Her paydaşın katılım sağlaması diğer paydaşların takdirini sağlar. Kişiler arası iletişim becerileri, geri bildirim, toplantı yönetimi vb. paydaş katılımını artırmak için kullanılır.

Proje Paydaşları

Paydaşlar(1), projede sürekli veya çeşitli süreçlerde yer alabilirler. Paydaşlara örnek vermek gerekirse müşteriler, tedarikçiler, son kullanıcılar, departmanlar, sponsorlar vb. sayılabilir. Paydaşlar, proje ile ilgili kararları, faaliyetleri, çıktıları veya sonucu etkileyebilecek veya etkilenebilecek kişi veya gruplardır.

Proje paydaşları, proje yaşam döngüsü boyunca sabit kalabilir veya değişebilirler. Gereksinimler veya proje kısıtları değiştikçe yeni paydaşlar ortaya çıkabilir ve mümkün olduğunca erken belirlenmesi Proje Yöneticisinin görevidir.

Paydaşların Belirlenmesi

Paydaşlar, ihtiyaç ve beklentilerinin karşılanabilmesi için projenin erken safhalarında belirlenmelidir. Ayrıca, projenin başarılı olmasına en iyi şekilde yardımcı olabilecek kişi veya gruplar olduğu unutulmamalıdır. Proje paydaşları, proje yaşam döngüsü boyunca ilgi alanları, katılımları, karşılıklı bağımlılıkları ve proje başarısı üzerindeki potansiyel etkileri ile ilgili bilgiler analiz edilerek, belgelenir.

Proje paydaş analizine yönelik çeşitli araçlar(2) aşağıdaki gibidir;

Uzman Görüşü – Paydaşların belirlenmesine yardımcı olmak üst yönetimin, kilit paydaşların, proje yöneticilerinin, danışmanların görüşüne başvurulabilir.

Veri toplama – Paydaşlar hakkında bilgi toplamak için aşağıdakiler kullanılabilir;

Soru formları ve anketler
Beyin fırtınası

Veri analizi – PMBOK® Kılavuzunda belirtildiği gibi, paydaş analizi, proje boyunca kimin çıkarlarının dikkate alınması gerektiğini belirlemek için nicel ve nitel bilgileri sistematik olarak toplama ve analiz etme tekniğidir.

Paydaş analizi
Belge analizi

Veri Sunma – Paydaş haritalama, paydaşları yetki düzeyleri, ilgi alanları ve proje üzerindeki etkileri gibi faktörlere göre sınıflandırmak için kullanılabilecek tekniktir. Paydaşları gruplandırmayı sağlayan sınıflandırma modelleridir;

Güç/çıkar tablosu: Paydaşları, yetki düzeylerine ve projeye olan ilgilerine göre gruplandırır.
Güç/etki tablosu: Paydaşları yetki düzeylerine ve projeye katılımlarına göre gruplandırır.
Katılım/etki tablosu: Paydaşları projeye katılımları ve proje üzerindeki etkileri temelinde gruplandırır.
Paydaş küpü: Paydaşları gruplandırmak için önceki iki boyutlu modelleri temel alan üç boyutlu sınıflandırma modelidir.
Etki yönleri: Paydaşları projeyi nasıl etkilediklerine göre gruplandıran sınıflandırma modelidir. Yukarı (üst yönetim), aşağı (ekip veya uzmanlar), dışa (dış), yanlara (diğer proje yöneticileri) ve önceliklendirmeyi içerir.

Toplantılar – PMBOK® Kılavuzunda belirtildiği gibi, toplantı insanların belirli bir amaçla bir araya gelmesidir.

Paydaş Listesi

Paydaş listesi(3), proje paydaşlarının tanımlanması, değerlendirilmesi ve sınıflandırılmasını içeren belgedir. Paydaşların, proje üzerindeki potansiyel etkileri, iletişim bilgileri, sınıflandırma vb. ek bilgiler içerebilir.

(1) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 507-508

(2) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 511-514.

(3)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 514.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

PMP Hazırlık – Çatışma Yönetimi – 75

Bir Cevap Yazın

6 Conflict Management Strategies for Leaders

Çatışma Yönetimi

Proje ekibi olarak ve çeşitli paydaşlarla çalışmak, çatışmaları(1) kaçınılmaz kılar. Projelerde çatışma kaçınılmazdır. Çatışma doğaldır. Çatışma, uygun şekilde yönetilirse, proje için olumlu faydalar sağlayabilir.

Bu konu, ECO’da aşağıdakilere yöneliktir;

Çatışmanın kaynağını ve hangi seviyede olduğunu değerlendirin. (EKO 1.1.1)
Çatışmanın bağlamını analiz edin. (EKO 1.1.2)
Çözümün etkinliği değerlendirin ve takip edin. (EKO 1.1.3)
Yanlış anlaşılmaların temel nedenlerini belirleyin. (EKO 1.10.1)
Olası yanlış anlamaşları ele alın. (ECO 1.10.4)

Proje Yöneticisinin Rolü

Çatışmayı yönetmek tüm paydaşların sorumluluğundadır. Çatışmanın yönü ve ele alınma yöntemini proje yöneticisi belirler. Kişilerarası ve ekip becerileri, çatışmanın olumsuz değil olumlu yönlerini ortaya çıkarmaya yarar. Empati ve duygusal zeka gibi beceriler çok önemlidir.

Çevik projelerde, proje yöneticisi çatışma çözme oturumlarını kolaylaştırır. Proje ekibi, çatışmaları en uygun gördükleri şekilde çözme yetkisine sahiptir. Hizmetkar lider, ekibin performansını desteklemek için engellerin veya çatışma kaynaklarının kaldırılmasına yardımcı olur.

Çatışma Nedenleri

Çatışma çoğu birlikte çalışma durumunda ortaya çıkar. Çatışmanın nedenleri şunlardır:

Rekabet
Hedefler, değerler ve algılardaki farklılıklar
Gereksinimler, profesyonel ve bireysel yaklaşımlar hakkında anlaşmazlıklar
İletişim kazaları

Proje yöneticileri, çatışmalarla etkili bir şekilde başa çıkmalarına yardımcı olacak belirli konuların farkında olmalıdırlar. Çatışma doğaldır ve alternatifleri keşfetme ihtiyacı getirir. Ekip açısından durum veya görüşler hakkında açıklık, çatışmaları çözebilir. Çatışmaları çözerken, kişilere değil, sorunlara, geçmişe değil mevcut duruma odaklanılmalıdır.

Çatışma yönetimi

Çatışma yönetimi(2), ekip performansına zarar verebilecek anlaşmazlıklarla başa çıkmak için bir veya daha fazla stratejinin uygulanmasıdır. Etkili çatışma yönetimi, gelişmiş anlayışa, yükselen performans ve üretkenliğe yol açar. Etkisiz veya var olmayan çatışma yönetimi, yıkıcı davranışlara, düşmanlığa, düşük performansa ve düşük üretkenliğe yol açar. Belirli çatışma çözme yöntemleri vardır. Belirli bir yöntemi izleme ihtiyacı, çatışmanın yoğunluğunu ve önemini, çatışmayı çözmek için verilen zamanı, çatışan tarafların pozisyonlarını ve çatışmaları kısa vadede çözme motivasyonunu içerir.

Değişim Yönetimi Teorisi

Herhangi bir değişiklik – yeniden planlama değişikliği gibi küçük veya büyük bir organizasyon değişikliği vb. çatışmaya neden olabilir. Projelerdeki ve kuruluşlardaki değişiklikleri yönetmek, koşullara, ilgili kişilere, zamanlamaya vb. bağlı olarak farklı stratejiler gerektirebilir. Lewin’in McKinsey 7-S Modeli ve Kotter’ın Teorisi vb.i modeller, organizasyonel değişimi ele almak için faydalı araçlardır.

Profesyonel proje yönetiminde, değişim yönetimine yönelik sağlam bir teori ve yaklaşıma sahip olmak son derecede önemlidir. Değişimi strateji olarak benimsemek, kuruluşların yatırım ve riski dengelemelerine, daha esnek olmalarına ve maksimum yatırım getirisi sağlamalarına yardımcı olur. Değişiklik yönetimi, proje yönetimini daha üst düzey organizasyon stratejisi olarak kullanmanın önemli bir bileşenidir. Değişim yönetimi, temel bir organizasyonel yetenek ve kendi başına önemli bir profesyonel uygulamadır. Daha detaylı bilgi, PMI®, Organizasyonlarda Değişimi Yönetmek: Bir Uygulama’da (©Project Management Institute, Inc., 2013) bulunabilir.

Çatışma Yönetimi Yaklaşımları

PMBOK® Guide – 6. Baskıya göre(3), çatışmaları ele almak için beş temel yaklaşım vardır ve her biri farklı koşullarda etkilidir.

Kaçınma

Gerçek veya olası bir çatışma durumundan geri çekilmektir.
Daha iyi hazırlanmak veya başkaları tarafından çözülmesi için konuyu ertelemektir.

Uyum Sağlama

Farklılık alanlarından ziyade ortak anlaşma alanları vurgulanır.
Uyum ve ilişkileri sürdürmek için başkalarının ihtiyaçları onaylanır.

Uzlaşma

Tüm taraflara bir dereceye kadar memnuniyet getiren çözümler aramaktır.
Çatışma geçici veya kısmen çözülür.

Zorlama

Başkalarına rağmen kendi bakış açınızd ısrar etmektir.
Genellikle acil durumu çözmek için güç pozisyonu aracılığıyla uygulanır ve yalnızca kazan/kaybet çözümler sunar.

İşbirliği Yapma/Problem Çözme

Birden fazla farklı bakış açısını ve içgörüyü birleştirmektir.
Ortak karara ve bağlılığa ulaşmak için işbirlikçi tutumları ve açık diyalogu sağlamakla olur.

Ekip Anlaşması

Üretken ve işbirliğine dayalı bir proje ortamını destekleyen bir teknik olarak, Ekip Başlatma Belgesinin hazırlanmasıdır. Ekip değerlerini, anlaşmaları ve birlikte çalışma kurallarını belirlemenin yanı sıra proje ekibi üyelerinin kabul edilebilir davranışlarına ilişkin açık beklentileri belirleyen belgedir.

Ekibin neye değer verdiğini, ekibin birlikte nasıl çalıştığını ve nasıl karar aldıklarını ifade eden anlaşmaya sahip olmak, ekibin temel kurallarının olmasını, meslektaşlar arası çıkan çatışmaların çözümüne yardımcı olur. Formatı ve detayı, ekibin beklentilerine ve kültürüne göre değişir.

Çatışma yönetimi bağlamında, ekibin nasıl ilerlemesi gerektiğine ilişkin rehberlik sağlamak için gözden geçirilmesi ve güncellemek önemlidir.

(1) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 348.

(2) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 348-349.

(3) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 349.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

PMP Hazırlık – Engelleri Kaldırma – Araç ve Yöntem – 74

Bir Cevap Yazın

The five biggest barriers to account-based marketing success | MyCustomer

İşleri Değerlendirme

Darboğazlar ve engeller, işe veya planlanan çabalara yönelik tehditlerdir. Ürün İş Listesi, Aktivite listesi vb. engellere göre değerlendirilmelidir. Proje ekibi ve paydaşlar birikmiş işleri değer ve öncelik açısından değerlendirebilmek için önlerindeki engelleri değerlendirmek zorundadırlar. Birikmiş işlerin değerlendirilmesi ve iyileştirilmesi, risklerin üstesinden gelmek veya kaçınmak için alternatifleri bulmaya bazı durumlarda, engeli tamamen kaldırmaya yarar.

Günlük Ayaküstü Toplantılar

Tüm ekibin daire şeklinde durarak hızlı bir durum güncellemesi için bir araya geldiği 15 dakikalık günlük toplantılardır. İdeal olarak, mesainin başında yapılır ve Sprint’e dahil olan tüm ekip üyelerinin bulunması zorunludur. Toplantıda aşağıdaki sorulara yanıt aranır;

Son toplantıdan bu yana ne yapıldı?
Bir sonraki toplantıdan önce ne yapılması gerekiyor?
Kimin yardıma ihtiyacı var?

Engelleri İzlemek

Proje ekipleri engelleri ortaya çıktıkça ele alırlar ve çözümlerken takibini sağlarlar. İzleme ve takip için görev panoları, engelleri, olası nedenleri, sorumlulukları ve durumu belirten yapışkan notlar kullanılabilir. Daha fazla ayrıntı ve iletişim sağlayan gelişmiş yazılımlar tercih edilebilir. Ekip için en uygun format hangisi olursa olsun, belirlenen engellerle ilgili durum ve çabalar lşeffaf olarak paylaşılmalıdır.

Risk Gözden Geçirmeleri / Risk Listesi

Proje riskleri veya sorunları nedeniyle engeller ortaya çıkabilir. Günlük ayaküstü toplantılar, yineleme incelemeleri ve diğer toplantıların yanı sıra günlük çalışmalar sırasında ortaya çıkan riskler, risk kayıtlarına eklenir. Proje risk kayıtlarına yeni girilen ve mevcut riskler, mevcut bilgi ve duruma göre sürekli güncellenir.

Hizmetkar Liderler Olarak Engellerle Başa Çıkma

Hizmetkar liderler olarak görev yapan proje yöneticileri, proje ekibinin önündeki engelleri kaldırmaya çalışırlar. Projelerini engellerden arınmış olacak şekilde optimize etmek isterler. Amaç, proje ekibini değer sağlamayan faaliyetlerden korumaktır. Dikkat dağınıklığını, ve karışıklıkları ortadan kaldırmak, proje ekibinin daha etkili ve verimli olmasını sağlar. Proje yöneticileri, engelleri ele alma ve ortadan kaldırma yükünün çoğunu üstlenebilirler. Böylece proje ekibi, istenen hedeflere ulaşmak için ellerinden gelenin en iyisini yapabilir.

Dış Paydaşlar, Diğer Projeler ve İş Talepleriyle Çalışma Yönergeleri

Engeller, sadece proje ekibinden değil, aynı zamanda dış kaynaklardan da ortaya çıkabilir. Dış paydaşlarla çalışmak ile ilgili yönergeler aşağıdadır;

Engeli ele almak ve değerlendirmek için ekiple birlikte çalışın.
Daha önce denenmiş veya düşünülmüş çabaları gözden geçirin.
Etki ve çözümleri tartışın.
Engeli dış kaynak ile paylaşın.
Ekip içinde, genellikle proje yöneticisi veya konu hakkında en fazla bilgiye sahip kişi olmak üzere tek bir iletişim kontağı belirleyin. Ekibin kendi işlerine odaklanabilmeleri için geri kalanını koruyun.
Eylem planı ve zaman çizelgesini oluşturun.
Sözleşmeye uygun davranın ve iletişim kurun.
Gelecekte başvurmak üzere belgeleri arşivleyin ve alınan dersler kayıtlarınızı güncelleyin.

Kritik Darboğazları, Engelleri ve Engelleyicileri Önceliklendirme Yönergeleri

Darboğazlara, engellere ve engelleyicilere öncelik verilmesine ilişkin yönergeler aşağıdaki gibidir;

Ekibiniz, projeniz ve/veya organizasyonunuz için uygun olan kategorileri veya önceliklendirme düzeylerini tanımlayın ve gerektiği gibi güncelleyin.
Öncelik seviyelerini gerçek örneklerle test edin.
Yeni ve hala açık olan engelleri netleştirin.
Ekibe ve proje hedeflerine olan mevcut ve/veya potansiyel etkiyi gözden geçirin.
Engelle olan bağlantısına göre ekip veya seçilen bir alt grupla beraber her engele öncelik atayın. Aşağıdakiler gibi ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere, takıma ve ayrılan zamana uygun herhangi bir tekniği kullanın:
- Yumruktan beşe—Katılımcılar 0 (yumruk) ile 5 (tam el) kullanarak öncelik belirlerler.
- Tişört bedenleri—Katılımcılar, tişört bedenlerine göre önceliklerini yeniden belirlerler.
- Benzersiz adlandırma—Ekip, gereksinimlerine ve ilişkilerine uygun ölçek için kendi benzersiz adlandırma kurallarını tasarlar.
- Planlama Pokeri—Katılımcılar, öncelikler için Fibonacci serisi vb. puan sistemi kullanırlar.
- Yazılım, duvara asılı pano veya ortak mesaj panosu vb. kolay erişilebilir bir alanda öncelik düzeyleri belirtilir.
En yüksek öncelikli engeller için eylem planları oluşturun.
Proje ekibi için darboğazların, engellerin ve engelleyicilerin ele alındığından emin olmak için sürekli olarak yeniden değerlendirin.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

PMP Hazırlık – Engelleri Kaldırmak – 73

Bir Cevap Yazın

What is a Bottleneck in Project Management? 3 Ways to Identify Them • Asana

Darboğazları, Engelleri ve Engelleyicileri Belirlemek ve Kaldırmak

Proje boyunca, takımın proje hedeflerine doğru ilerlemesini yavaşlatan veya engelleyen darboğazlar, engeller veya kısıtlamalar vardır. Bu engel veya darboğazlar küçükten felakete kadar değişebilir. Ekip rahatsız olabilir. Proje ekibi veya ekibin herhangi bir üyesi üzerindeki herhangi bir engel, projenin hedeflerine ulaşması için üretkenliği ve yeteneği azaltır. Proje yöneticisinin ekibin üretkenliğini kısıtlayan koşulları veya nedenlerini ele alması, ortadan kaldırmak için yapabileceği eylemleri belirlemesi, ekibin ve projenin değer üretmesine yardımcı olur.

Bu konu, ECO’da aşağıdaki maddelere yöneliktir;

Ekip için kritik darboğazları, engelleri ve engelleyicileri belirlemek. (EKO 1.7.1)
Ekip için kritik darboğazlara, engellere ve engelleyicilere öncelik vermek. (EKO 1.7.2)
Ekip için darboğazları, engelleri ve engelleyicileri kaldırmak için çözümler bulmak ve uygulamak. (EKO 1.7.3)
Ekip için darboğazların, engellerin ve engelleyicilerin ele alındığından emin olmak için sürekli olarak değerlendirme yapmak. (EKO 1.7.4)

Darboğazlar, Engeller ve Engelleyiciler

Projeler birçok nedenden dolayı bloke olabilir. Proje ekibi üyeleri, çabalarını engelleyen veya yavaşlatan birçok engelle karşılaşabilir. Engellerin türü sektöre, paydaşlara, proje ve iş ortamına ve proje özelliklerine göre büyük ölçüde değişiklik gösterir.

Engeller aşağıdaki olabilir;

Darboğazlar, ilerlemeyi yavaşlatan veya durduran durumlar, koşullar ve eylemlerdir. (Örneğin, ekibin dosya saklama yeri konusunda bir karara varamaması.)
Engeller, hareket ettirilebilmesi, kaçınılması veya bir miktar çaba veya strateji ile üstesinden gelinebilmesi gerekenleri ifade eder. (Örneğin, inşaat ekibi izinler imzalanmadan şantiyeye gelemez.)
Engelleyiciler, işin durmasına veya daha fazla ilerlememesine neden olan olaylar veya koşullardır. (Örneğin, şirket yeni bir sözleşme imzalanıncaya kadar belirli bir firmadaki herhangi bir ürünün kullanımını durdurmuştur.)

Engellerin sayısı ve ağırlığı proje ve hatta gün boyunca değişebilir. Proje ekibi, engelleri belirler ve bunları ekipteki diğer kişilerin dikkatine sunar. Proje yöneticisi, engellerin değerlendirilmesini ve bunların ekibin değer sağlama yeteneklerini nasıl etkileyip etkileyemeyeceğini ve nasıl ele alınacağını belirler. Çoğu zaman, çözüm veya araştırma, proje ekibinin daha anlamlı, üretken görevlere odaklanmasını sağlamak için proje yöneticisi tarafından gerçekleştirilir.

Zamanla, engeller sayı veya etki olarak azalır. Projelerin dinamik doğası gereği, engeller, darboğazlar ve engelleyicilerin Proje Yöneticisi ve ekip tarafından proje boyunca sürekli olarak yeniden değerlendirilmesi gereklidir.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

PMP Hazırlık – Değer Akışı – Retrospektif – Alınan Dersler – 72

Bir Cevap Yazın

How To Finish Your Value Stream Map Analysis | Bizmanualz

Değer Akış Haritası

Ekiplerin yaptıkları çalışmalarda darboğazlar, yavaşlamalar, gecikmeler veya değeri katmayan diğer çabalar israfa ve dikkatin dağılmasına neden olur. Değer katmayan her şey israftır. Değer Akış Haritası, projedeki ve ekip üyeleri arasındaki bilgi vb. akışının nasıl tıkanabileceğini veya boşa harcanabileceğini gösterebilir. Değer Akış Haritası, sürecin görsel temsilini ve her adımdaki eylemlerin yanı sıra boşa harcanan çabaları tespit etmek için kullanılır.

PMI® Çevik Uygulama Kılavuzu, değer akışını belirli ürün veya hizmetlerin sunulması yoluyla müşterilere değer akışına odaklanan organizasyon yapısı olarak tanımlar. Değer akışı haritalama, müşteriye ürün veya hizmet üretmek için gereken bilgi veya malzeme akışını belgelemek, analiz etmek ve iyileştirmek için kullanılan yalın bir tekniktir.

Retrospektifler ve Alınan Dersler

Ekibin performansını desteklemek, ölçüm araçlarının ve geri bildirim yapmanın ötesine geçer. Proje boyunca sürekli ve/veya belirli zamanlarda alınan derslerin toplanması gerekir. Öğrenme, performansı ve proje ortamını iyileştirmek için destekleyici eylemlerde uygulanmalıdır.

Çevik projelerde, retrospektifler, başarının nasıl elde edileceğini ve takdiri konusunda ekipten alınan dersleri toplamak için kullanılan en önemli uygulamadır. Retrospektifler, her yinelemeden sonra ve her projenin sonunda gerçekleştirilir. Geriye dönük bir inceleme yapmak, ekibi neyin iyi gittiğini ve neyin daha iyi yapılabileceğini gözden geçirmeye teşvik eder. Yapılan değerlendirme, ürün üzerindeki çalışmayı, aynı zamanda süreçleri, ekip dinamiklerini ve ekibin etkinliğini etkileyen diğer alanları içerir.

Retrospektifler sadece öğrenilen dersleri yakalamakla ilgili olmayıp ayrıca alınan derslerin nasıl toplanacağı ve ileriye doğru nasıl analiz edilip uygulanacağı ile ilgilidir. Bu çalışmaları çeviklik ruhuyla üretken bir şekilde yapmak için herkes dahil edilmeli ve katkılarına saygı duyulmalıdır. Retrospektifler, suçlama suçlama değil öğrenme ve büyüme fırsatlarıdır. Retrospektifin çıktısı, takip eden yinelemede ve ötesinde nasıl iyileştirme yapılacağına dair planlamadır. İyileştirmeleri belirlemek ve başarıyı elde etmek için retrospektifler kolaylaştırılmalıdır. Birden fazla alınan dersin içinden fırsatlar, önem ve aciliyete göre sıralanmalıdır. Belirlenen iyileştirmeleri takip eden yinelemelerde gerçekleştirmek için uygulaması yapılmalıdır.

Retrospektif Yürütme Yönergeleri

Geriye dönük inceleme yürütmek, geleceğe dönük iyileştirmeleri ve değişiklikleri ele almak için aşağıdaki adımlar izlenebilir;

Proje Yöneticisi, ekibin ilhama veya fikre ihtiyacı olması ihtimaline karşı zihinsel olarak hazırlanmalı, kendi fikirleri veya odak alanlarıyla ilgili notlar hazırlamalıdır.
Yazı tahtasına “Ne İyi Gitti” ve “Neler İyileştirilebilir” yazan iki büyük sayfa yerleştirilir.
Katılımcılardan yinelemede iyi giden öğeleri belirlemeleri ve bunları ilk sayfaya eklemeleri istenmelidir.
Geliştirilebilecek öğeleri belirlemeleri ve bunları ikinci sayfaya eklemeleri istenmelidir.
Her katılımcının iyileştirmenin nedenini açıklaması istenmelidir.
Proje yöneticisi iyileştirilmesi gereken ortak öğeleri belirlemeli ve işaretlemelidir.
Bir sonraki yinelemede geliştirmek ve değer katmak için liste daraltılmalıdır.
İyileştirme konusunda ekip ile fikir birliğine varılmalıdır.
Ürün Sahibi ile görüştükten sonra yeni görevlerle Ürün İş Listesi güncellenmelidir.
Değişiklikler uygulanmalıdır.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

PMP Hazırlık – Performansı Sunma ve Raporlama – 71

Bir Cevap Yazın

Project Performance Management: Maximize Project Returns

Performans Raporları

Proje ekibinin ilerlemesini, neyi başardığını raporlamak son derece önemlidir. Bu aynı zamanda ekibin çalışması hakkında başkalarıyla iletişim kurması için önemlidir.

Bilgi Panoları – Büyük görsel panolar proje ve projenin ilerlemesi hakkında kullanılabilirler. Amaç, proje hakkında herkese bilgi sunmaktır. Örneğin toplantı odasına asılan, ekibin ilerlemesini gösteren posterler vb.

Scrum Turkey

Kalan İş Grafikleri – Yineleme veya belirli bir zaman periyodunda gerçekleşen ve kalan iş miktarını gösteren grafiktir.

8 Components And Uses Of Burndown Charts In Agile Development - eLearning Industry

Tamamlanan İş Grafiği – Proje ilerlemesini ve proje ekibi tarafından zaman içinde elde edilen kazanımları gösteren grafiktir.

Hız Çizelgesi – Ekibin zaman içindeki tamamlanma oranını gösteren ve gelecekteki yinelemeleri tahmin etmeye yardımcı olan grafiktir.

Sprint Velocity - Scrum - Definition, Calculation, Examples & Velocity Chart

Yineleme Kümülatif Akış Diyagramı – Yineleme veya belirli bir zaman periyodunda çeşitli tanımlanmış aşamalarda işin çıktısını gösteren grafiktir.

How to Read the Cumulative Flow Diagram [Infographic] | Nave

Kazanılmış Değer Yönetimi Raporları – Kazanılmış Değer analizi sonuçlarını yansıtan raporlardır.

Varyans Analiz Raporları – Gerçek sonuçları, planlanan veya beklenen sonuçlarla karşılaştıran grafiklerdir.

Project Progress Update Report With Variance Analysis | Presentation Graphics | Presentation PowerPoint Example | Slide Templates

İş Performansı Raporları – Karar verme, eyleme geçme veya farkındalık yaratmayı amaçlayan proje belgelerinden derlenen iş performansı bilgilerinin fiziksel veya elektronik sunumudur.

Work Performance Report - International Institute for Learning

Kalite Raporları – Toplanan kalite ölçümlerine dayalı grafikler ve raporlardır. Kontrol çizelgeleri, Pareto şemaları, histogramlar vb.

Project Test Summary Quality Report | Presentation Graphics | Presentation PowerPoint Example | Slide Templates

Gösterge Panoları – Fiziksel veya elektronik ilerlemenin özetleridir. Genellikle daha büyük veri kümesini temsil etmek için görseller veya grafiklerle hazırlanırlar.

Project Dashboards - Track Projects in Real Time - ProjectManager

Görev Panoları – Fiziksel veya elektronik yapılması gereken işlerin ve mevcut durumlarının sunulduğu panolardır. Kanban panoları, yapılacaklar listeleri, prosedür kontrol listeleri, Scrum panoları vb.

How to Build a Task Board – Support

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

PMP Hazırlık – Ekip Geliştirme ve Performans İzleme – 70

Bir Cevap Yazın

Ekip Geliştirme Aşamaları

Proje ekibinizin dinamiklerini yönetmek için “Tuckman Merdivenini”(1) bilmek önemlidir. Proje ekipleri belirli aşamalardan geçerek performans sergilerler. Bazen belirli bir aşamada takılıp kalabilir, daha önceki bir aşamaya dönebilirler. Aşamalar aşağıdaki gibidir;

Oluşturma – Ekip üyeleri, ekibe katılmanın akıllıca olup olmadığını merak ederler. Ekip arkadaşlarının becerileri ve kişisel nitelikleri hakkında ilk değerlendirmelerini yaparlar. Ekibin geri kalanı tarafından kişisel olarak nasıl göründükleri konusunda endişelidirler. Bu aşamada, ekip üyeleri kişisel görüşleri hakkında fazla açıklama yapmaktan çekindikleri için, konuşmalar az, kibar ve tarafsız olma eğilimindedir. Ekip kimin, ne konuda sorumlu olduğunu anlamaya çalışır.
Karmaşa – Ekip üyeleri, ortaya çıktıkça sorunları konuşmaya ve kontrol etmeye başlar. Kişilik farklılıkları ortaya çıkmaya başlar. Ekip üyelerinin proje çalışmalarını yapmak veya karar almak konusunda farklılık göstermeleri çatışmalar doğurur.
Düzenleme – Ekip, kabul veya kontrol ile ilgili endişelerini azaltır, üretken bir şekilde çalışmaya başlar. Hala çatışmalar vardır ancak kişilik farklılıklarından ziyade süreçlere odaklanılır. Takım karşılıklı bağımlılık ve güven içinde çalışmaya başlar.
Performans – Ekip optimum verimlilikte çalışır. Kolayca işbirliği yapar, özgürce iletişim kurar ve çatışmaları çözümler. Ekip üyeleri, bir bütün olarak çalışır. Ekip için en iyi çözümü oluşturmak için birbirlerine güvenerek sorunları çözerler, kendilerini güvende hissederler.
Çözülme – Ekip üyeleri kendilerine verilen iş(ler)i tamamlar ve bir sonraki projeye veya atanan işe geçerler.

Oluşturma, karmaşa, düzenleme, performans ve çözülme süreci ekip tarafından adım adım gerçekleştirilmez. Ekip üyeleri takıma girip çıkmaya devam eder. Ne zaman yeni bir üye katılsa, ekibin geri kalanı oluşum aşamasını çoktan geçmiş olsa bile oluşum gerçekleşir. Dolayısıyla bu aşamalar birbiri ardına değil, durumsaldır.

Etkili Ekipler (2)

Ekip üyeleri, proje başarısını sağlamak için işbirliği içinde çalışmalıdır. Etkili proje ekibi oluşturmak ve ekip çalışmasını teşvik etmek proje yöneticisinin sorumluluğundadır. Proje yöneticileri, ekip üyelerinin yeteneklerine meydan okuyan, destekleyici, zamanında geri bildirim sağlayan ve iyi performansı takdir edip ödüllendiren fırsatlar sunmalıdır. En yüksek ekip performansını elde etmek için etkili iletişim yöntemleri kullanmalı, ekip üyeleri arasındaki güveni geliştirmeli, çatışmaları yönetmeli, işbirlikçi karar vermeyi ve problem çözmeyi teşvik etmelidir.

Proje yöneticileri, proje ekiplerini etkin bir şekilde oluşturmak için üst yönetimden veya uygun paydaşlardan destek almalıdırlar. Bu sayede ekip üyelerinin becerileri gelişecek, teknik yeterlilikleri artacak, iyi bir ekip ortamı oluşacak ve proje performansı artacaktır.

Hedeflerle Yönetim

Ekipler, ulaşılması gereken net hedeflere sahip olduklarında daha başarılıdırlar. Proje yöneticileri, ekiple işbirliği içinde hedefleri netleştirerek, destekleyebilir. Proje yöneticileri ve ekip, zorlu ancak ulaşılabilir ortak hedefler belirleyebilirler. Hedef belirleme, projenin veya aşamanın başlangıcında gerçekleştirilebilir. Genellikle, ekibin gelecek yineleme için hedeflerini ve taahhütlerini belirlediği Yineleme Planlaması oturumlarındaki gibi, proje yaşam döngüsü boyunca yapılmalıdır.

Geri Bildirim

Öğrenmek, uyum sağlamak ve gelişmek için yapıcı geri bildirim gereklidir. Sürekli geri bildirim, çeviklik ve yanıt verebilirlik için esastır. Tüm proje yönetimi metodolojilerinde ve ekip ortamlarında ekibe düzenli geri bildirim yapılması çok önemlidir. En uygun ve zamanında geri bildirim yapmak, proje yöneticisinin sorumluluğundadır.

Çevik yöntemler, yinelemeli ve artırımlı geliştirmeyi takip eder, her yinelemede ürün iyileştirilir. Her yinelemede, ekip üyeleri birbirlerine geri bildirim ve yardım sağlarlar. Müşteriye geri bildirim ve yönlendirme yapması için çalışan ürün sunulur. Geri bildirimler, sonraki yinelemeleri ve ürün iş biriktirme listesini besler. Düzenli müşteri geri bildirimi, nihai ürün müşteriye gönderilmeden önce ürünü iyileştirme fırsatı verir.

Performans İzleme Araçları

Aşağıdaki, ekibin performansını izlemek için kullanılabilecek bazı yaygın araçları görülebilir;

Scrum/Agile/Kanban Panoları – Kanban yönteminde kullanılan kartlara dayalı olarak, fiziksel veya elektronik panolar, çeşitli aşamalar veya kategoriler arasında ilerlerken işin izlenebilmesine olanak tanır.
Verimlilik Ölçütleri – Belirli bir süre içinde bir aşamadan başka bir aşamaya geçen proje ekibi çalışmalarının ölçümüdür.
Döngü Süresi – Plandan tamamlandı aşamasına kadar ilerleyen işin ölçümüdür.
Kalite Ölçütleri – Kalite çıktıları, kusurları ve kabul edilebilir çıktı ile ilgili ölçümlerdir.
Kazanılmış Değer – Planlanan değere karşı maliyet ve efor performansını izleme ölçütleridir.
Çubuk Grafikler (Gantt) – Zaman çizelgesi performansını izlemek için kullanılır.
Hız – Gelecekteki yineleme çıktılarını tahmin etmeye çalışmak için bir yinelemeden elde edilen toplam çıktının ölçülmesi

(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 338-339.

(2)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 337-338.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.