Kategori arşivi: PMBOK7

PMP Hazırlık – Ekip Oluşturma – 69

Project Management Methodologies Designed for Small Teams • Leankor

Proje Ekibi Olmak

Projede, ekip olmayı teşvik etmek için proje yöneticisi kıdemli çalışanların daha az deneyimli ekip üyeleriyle ortak olmalarını isteyebilir, koçluk sağlayabilir, bilgisini ve uzmanlığını paylaşabilir. Ortak hedef(ler) doğrultusunda işbirliği yapmak, ekip üyelerinin daha yüksek performans sergilemelerini sağlar.
Bkz: Proje Ekip Üyelerinin İşi Sahiplenmesini Sağlamak

Ekip oluşturmak(1), ekibin yüksek performanslı ve üretken olmasına yardımcı olmak için gerçekleştirilen eylemlerdir. Resmi veya gayri resmi, kısa veya kapsamlı olabilir. Proje yöneticisi veya kolaylaştırıcı (Ör., çevik koç vb.) tarafından gerçekleştirilebilir.
Bkz:Öncelikleri Değişen Proje Ekip Üyeleri Üzerlerine Düşeni Yapmıyorlarsa

Proje Ekibi Performans Değerlendirmeleri

Proje ekibi üyelerinin kendi uzmanlık alanları vardır. Proje ekibi performans değerlendirmeleri(2), ekip üyeleri arasındaki etkileşimi geliştirmeye, sorunları çözmeye ve çatışmalarla başa çıkmaya yardımcı olmak için her ekip üyesinin potansiyelini değerlendirmek ve belirlemek için yapılır.
Bkz: Proje Ekip Performansı Nasıl Yönetilmeli?

Proje ekibinin teknik başarısı ise proje hedeflerine ulaşılması, projenin zamanında ve bütçe dahilinde bitirilmesi temelinde ölçülür. Ekip performansının resmi veya gayri resmi değerlendirilmesi, proje ekibi üyelerinin beceri ve yeterliliklerini geliştirmenin ve ekip bütünlüğünü artırmanın etkili bir yoludur.
Bkz: Proje Ekibi Performans Ölçütleri

Ekip performansını değerlendirmek için aşağıdaki yönergeler takip edilmelidir;

Ekip üyelerini anlamanıza yardımcı olacak sorular sorun. Sorular, iş deneyimlerini, kendilerine verilen projelerle ilgili beğenilerini ve çekincelerini, yapmayı tercih edecekleri proje görevlerini, istedikleri sorumluluk ve yetkileri içerebilir.
Yüz yüze görüşmeler veya düzenli toplantılar ile ekibin harcadığı eforu, hedeflere bağlılıklarını, kilometre taşları, teslimatlar, değişiklik yönetimi, risk yönetimi ve kalite yönetimi hakkında düşüncelerini öğrenin.
Ekip üyelerine yapıcı geri besleme, eleştiri ve beğenilerinizi aktarın. Ekip başarılarını duyurun, kınama vb. olumsuz durumları özel olarak yapın.
Bilgi transferini teşvik edin. Ekip üyelerinin proje bilgilerini kaydetmek ve bunlara erişmeleri için uygun, güvenilir yöntemler sağlayın. Doğru ve kaliteli bilgileri ne kadar iyi sağladıklarını ve aldıklarını değerlendirin.
Bireysel performansları değerlendirin. Proje yöneticileri, ekip üyelerini dinlemeli, objektif ve esnek olmalıdırlar.
Proje ekip üyesinin istenen düzeyde performans göstermediği durumlarda, ekipten çıkarılması ve çalışmasını başka bir kaynağa yeniden atanması gerekebilir.

Bkz: Proje Ekibinin İşlerini Yapabilmeleri İçin Bilgilendirme Nasıl Yapılmalı?
Bkz: Proje Ekip Üyeleri Yanlış Bilgi Veriyorsa
Bkz: Proje Ekip Üyelerinin Bilgi Vermesini Sağlamak

Performans Değerlendirme Aktiviteleri

Proje ekibi performans değerlendirmesi için aşağıdakiler yapılabilir;

Gerçekleşen performansın hedeflerle karşılaştırılması.
Rol ve sorumlulukların gözden geçirilmesi ve netleştirilmesi.
Olumlu ve olumsuz geri bildirim sağlamak.
Performans kayıplarına yol açan sorunları belirlemek.
Bireysel eğitim ve gelişim planları oluşturmak ve izlemek.
Gelecekte beklenen performans hedefleri oluşturmak.

(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 341.

(2) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 343.

(3) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 342.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

PMP Hazırlık – Ekip Performansını Desteklemek – 68

Bir Cevap Yazın

Team Performance Management - OmniStack | Online Short Course

Ekip Performansını Desteklemek

Proje ekibinden yüksek performans beklenir. Proje için harcanacak çabaları ve yüksek performansı desteklemenin birçok yolu vardır.

Bu konu, ECO’da aşağıdakilere yöneliktir;

Temel performans göstergeleri kullanarak ekip performansını değerlendirin. (EKO 1.3.1)
Ekibin gelişimini destekleyin ve takdir edin. (EKO 1.3.2)
Uygun geribildirim yaklaşımını belirleyin. (EKO 1.3.3)
Ekip üyesi performans iyileştirmelerini doğrulayın. (EKO 1.3.4)
Ekibin görev sorumluluğunu destekleyin. (EKO 1.4.2)

Temel Performans Göstergeleri

Ekip performansını proje vizyonu ve hedefleri ile eşleştirmek için temel performans göstergeleri (KPI’lar) belirlenir. KPI ölçütleri, proje ekibine proje hedeflerine doğru ilerlediklerine dair güvence vermeye yardımcı olur. Ekibin ve diğerlerinin yaptıklarının (performans) proje başarısını desteklediğini bilmelerini sağlayacak temel göstergeler belirlenmelidir.

Kullanışlı KPI’ları tanımlamak için SMART(Specific, Measurable, Achievable, Reasonable, Time-bound) kısaltmasını hatırlamak önemlidir. KPI’ların SMART kriterlerini karşılaması gerekir: Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili ve Zamana bağlı.

Proje yönetimi bağlamında aşağıdaki gibi yorumlanabilir;

Spesifik, hedefin açık ve net belirlendiği, genel veya belirsiz olmadığı anlamına gelir. Hedef(ler), amaca özel olmalıdır ve birçok faktörden etkilenebilir(ler).
Ölçülebilir, hedefin ölçülebileceği ve değerlendirilebileceği anlamına gelir. Hedefi ölçebilmek, mevcut ve gelecekteki performansı değerlendirmek için doğru verilerin elde edilmesini gerektirir.
Ulaşılabilir, hedefin makul ve gerçekçi olduğu anlamına gelir. Hedefin gerçekçi olduğundan emin olmak, işin boyutu ve kapsamı dahilinde başarabileceğinizi gösterir.
İlgili, KPI’ın kritik başarı faktörü/faktörleri ile anlamlı bir şekilde ilişkili olması demektir.
Zamana bağlı, hedefin açık uçlu olmadığı, belirli bir sürede gerçekleştirilmesi gerektiği anlamına gelir. Kullanılan zaman ölçeğinin, istenen sonuçlara ulaşılıp ulaşılmadığının değerlendirilebilmesine olanak vermesi gerekir.

Ekip Kültürü ve Güçlendirme

Projelerde ekip çok önemlidir. İyi ekip olmazsa proje başarısız olur. Proje ekibi zamanında doğru kararları alma konusunda cesaretlendirilmelidir. Bu sayede proje ekibi projeyi başarıyla tamamlamama sorumluluğunu alabilir. Proje ekiplerine gereksiz müdahalelerin yıkıcı olduğu ve çalışma motivasyonunu azalttığını unutulmamalıdır.

Proje ekibi, işbirliğine ve karar vermeye teşvik edilmelidir. Sıkı disiplin başarı getirmez. Güçlendirilmiş uyumlu bir proje ekibi, hedeflenen değeri hızlı bir şekilde sunmak için kararlar alır ve sorunları çözmek için birbirlerini destekler.

Proje ekibi güçlendirmek, gereksinimlerin netleştirilmesini ve önceliklendirilmesini, yapılacak işleri belirmeyi ve gerekli çabayı tahmin etmeyi kolaylaştırır. Projenin erken safhalarından itibaren ekibin birbirine bağlılığını sağlamaya yönelik her türlü çaba çok önemlidir. Bu yaklaşım, projede herhangi bir zorluk yaşanması durumunda, ekip üyeleri arasında artan bir sahiplenme duygusu yaratacaktır.

Ekip Yapısı ve Çalışma Alanları

Proje ekibinin çalıştığı ortam ve konum, projeleri yürütülmesinde (yönlendirme ve yönetme) için son derece önemlidir. Çevik projelerde anlamlı etkileşim temel ilkedir. Sık ve serbest etkileşimi teşvik etmek için ekip yapısı ve çalışma alanları ihtiyaca uygun olmalıdır. Her yerde ve her zaman katkıda bulunabilecek proje ekibine ihtiyaç vardır. Ekipteki herkes sürece dahil olur ve herkesten yararlanılır. Projeye dahil olmak ve sorumluluk almak anlamlı etkileşimleri teşvik eder. Hiç kimse tekil role hapsedilmemeli veya proje dışındaki görevlere atanmamalıdır. Herkese gerektiğinde ulaşılabilmeli ve ekip üyeleri gerektiğinde inisiyatif alabilmelidirler.

Fiziksel ortamın tüm ekibin katılımını destekler. Ortak çalışma alanında herkesin bir arada bulunması, daha gayri resmi ve acil işbirliğini, bilgi alışverişini teşvik eder. Bu ortamlarda tartışmalar, konuşmalar, beyaz tahta çizimleri, fiziksel beden dili gibi pasif bilgiler bile çok değerlidir. Fiziksel ve zihinsel olarak ekibe dahil olmak, ekibin daha hızlı, işbirliği içinde ve daha bütünleşik çalışma yeteneğini geliştirir.

Etkileşimleri destekleyen bir çalışma alanında akıcı iletişim ve katılım kültürünün oluşturulması, ekipleri yönetmeyi daha kolay hale getirir. Ekipler, liderlik ve yönetim ihtiyaçlarının çoğunu devralır.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

PMP Hazırlık – Ödüllendirme ve Ekip Yönetimi – 67

Bir Cevap Yazın

How to Recognize and Reward Your Project Teams - Project Risk Coach

Takım Oluşturma

Proje ekipleri, artan uyum ve dayanışma olduğunda daha iyi performans gösterir. İyi proje liderliği, proje ekibi üyeleri arasındaki bağı kolaylaştırır. Ekip oluşturma etkinliklerini kolaylaştırmak birliği inşa eder, ancak aynı zamanda güven, empati ve birey yerine ekibe odaklanmayı da sağlar.

Ödüllendirme ve Takdir Planı

Ödüllendirme ve takdir planı, performansı artırmanın veya yaklaşımı güçlendirmenin resmi bir yoludur. Amaç, ekibin yüksek performans göstermesi için motive etmektir.

Ödüller, parasal hediyeler, ek tatil, plaketleri veya küçük hediyeler olabilir. “Ödül” ve “takdir” terimleri birbirinden farklıdır. Bir kişiye ödül vermeden, takdir edebilirsiniz. Ancak, bir kişiyi takdir etmeden, ödüllendirmemelisiniz.

Ödüller, belirli bir sonuca veya başarıya dayalı olarak kişiye verilen somut, tüketilebilir öğelerdir. Ödüllerin tanımlanmış başlangıç ve bitişi veya sabit bir zamanı olabilir. Genellikle belirtilen hedefe ulaşıldığında verilir.
Takdir, sonuçtan çok davranışa odaklanan daha kişiselleştirilmiş, soyut ve deneyimsel bir olaydır. Takdir, belirli bir süre ile sınırlı değildir, genellikle takdir edilen tarafından beklenmeyen bir durumdur. Bireyin özgüvenini artırmayı amaçlar.

Proje ekip üyesini, kötü planlama veya fazladan ücret alma çabası nedeniyle fazla mesai yaptığı için ödüllendirmek veya takdir etmek, etkili ödül ve takdir planı değildir çünkü ekibi iyi performans göstermeye veya ekip moralini iyileştirmeye yaramaz.

Proje Ekibini Yönetme Yönergeleri

Proje ekibini yönetmek için yönetim becerilerini kullanmak gerekir. İyi ekip yönetimi, değişiklik taleplerinin yönetilmesini, sorunların çözümünü, alınan derslerin çıkarılmasını ve yüksek performanslı ekip üyeleri ile sonuçlanır. Proje ekibini etkin bir şekilde yönetmek için aşağıdaki yönergeler izlenebilir;

Davranışlarınızı her bir paydaş için en uygun şekilde uyarlamak için duygusal zekaya odaklanın.
Ekip üyeleri ile iyi iletişim kurun.
Ekip üyelerinin performansını sürekli olarak izleyin.
- Ekip üyelerinin ilerlemesini yüz yüzü görüşmelerle değerlendirin. E-postaları veya aylık raporları beklemeyin. Ekibin yanına gidin, hangi ilerlemelerin olduğunu ve hangi maddi olmayan unsurların (moral, katılım veya sinizm vb.) olduğunu kendiniz görün.
- Ekip performansını ölçmek için ölçütlerini belirleyin. Her biri için gerektiğinde düzeltici önlemlerin alınabilmesi için toleranslar belirleyin. Mikro yönetimden kaçınmak için istisnalarla yönetim yaklaşımını kullanın.
- Ekip üyelerine sık sık yapıcı geri bildirim sağlayın. Ekip üyelerinin ya yolda olduklarını bilmeleri ya da tekrar yola geri dönmek için adımlar atmaları gerekir. Performans incelemeleri resmi veya gayri resmi olabilir. Disiplin önlemleri, herhangi bir yanlış anlaşılmayı önlemek için yazılı olmalıdır.
- Performanslarını iyileştirmesi gereken ekip üyeleri için ek eğitim düşünün.
Koşullara ve ilgili kişilere göre uygun yaklaşımı kullanarak çatışmaları yönetin. Aşağıdaki ilkeleri uygulayın:
- İnsanların söz sahibi olmasına izin verin. Her iki tarafa da durumu açıklamaları için şans verdiğinizden emin olun. Çatışmaları etkili bir şekilde ele almak için saygı göstermek ve insanların farklı durumlarını kabul etmek gereklidir.
- İnsanların size söylediklerini iyi dinleyin. Ne söylendiğini anladığınızdan emin olmak ve göstermek için başka sözcüklerle ifade edin veya sorular sorun.
- Her iki taraf için anlaşmamaya varılması gereken sorunlu alanları bulun.
- Her iki tarafı da kazan-kazan çözümü bulmaya teşvik edin. Çözüm hakkında her iki tarafın anlaşmasını sağlayın.
- Bir araya gelmenin nedenlerine odaklanın: soruna bir çözüm bulmak.
- Gereksiz çatışmalardan kaçınmaya yardımcı olmak için proje başlangıcında proje ekip çalışması ile ilgili temel kuralları belirleyin, ekibin uyma taahüdünü alın.
- Proje yaşam döngüsü boyunca, proje yönetimi metodolojisini takip edin.
- Hasarı azaltmak için çatışmaları olabildiğince erken fark etmeye ve çözmeye çalışın.
Ekip yönetimi ile ilgili sorunları, sorun kayıtlarına işleyin. Bu kayıtlar, düzenli takip için kullanışlı olup sorunların çözümü için belirli ekip üyelerini sorumlu tutmayı sağlar.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

PMP Hazırlık – Liderlik ve Paydaş Analizi – 66

Bir Cevap Yazın

The Mentor Group - Project Management and Project Leadership Training (2 Days) - N The Mentor Group International Ltd.

Liderlik stilleri(1)

Proje yöneticisi olarak, iyi bir çalışma ortamı sağlayan liderlik becerilerine sahip olmanız bildiklerinizi uygulamanız ve proje ekibinizi istenen sonucu elde etmeye yönlendirmeniz gerekir. Bunu başarmak için, durumları analiz etme ve uygun şekilde etkileşim kurma konusunda yardımcı olacak etik, kişilerarası ve kavramsal becerilerinizi dengelemeniz gerekir. Proje yöneticilerinin, projenin yaşam döngüsü boyunca farklı insanlarla çalıştığı ve onlarla iletişim kurduğu için, güçlü liderlik becerilerine sahip olması çok önemlidir. İlişkileri yönetme, güven inşa etme, başkalarıyla işbirliği yapma, sorunları çözme, bütünlük sergileme ve ekibi başarılı bir proje kapanışına doğru yönlendirme yeteneği, etkili bir liderde gerekli olan nitelik ve becerilerden bazılarıdır.

Proje yöneticisinin kişiliğine ve projenin ortamına bağlı olarak, kullanılan liderlik tarzı, değişkenlik gösterebilir. Liderlik ve yönetim bazen birbirinin yerine kullanılır ancak, iki terim farklıdır. Liderlik, tartışma ve fikir alışverişi yoluyla ekibe rehberlik etmek anlamına gelirken, yönetim, önceden belirlenmiş bir dizi davranış kalıbını kullanarak ekibi yönlendirmek anlamına gelir.

Başkalarından ve proje paydaşlarından beklediğiniz davranışı sergilemek ve rol model olmak, liderliği gösterir. Yönetilmek istediğiniz gibi yönetmeniz gerekir.

Hizmetkar Liderlik

Hizmetkar liderler, projeleri ve ekipleri yönetmek veya planla ekibi aynı hizada tutmaya çalışmak yerine, ekiplerin grup ve birey olarak gelişmesine, büyümesine yardımcı olurlar. Koçluk ve eğitim sağlayarak ekibin çalışmasını kolaylaştırır, ilerleme önündeki engelleri insanlardan veya süreçlerden kaldırırlar, bireysele değil ekip başarılarına odaklanırlar. Bu kavram değişikliğini yansıtmak için birçok kuruluş proje yöneticisi yerine proje lideri terimini kullanmaktadır.

Özellikle çevik ekiplerde, bireyleri görevlendiren ve yönlendiren proje yöneticisine değil, işleri kolaylaştıran ve destekleyen proje yöneticisine ihtiyaç vardır. Hizmetkar liderlik, ekibi destekleyerek ve ihtiyaçlarını karşılayarak liderlik etmektir. Bu yaklaşım, ekibin ihtiyaçlarını anlamayı, ekibin yüksek performans göstermesi için harekete geçmeyi gerektirir.

Hizmetkar lider ekip için çalışır, ekip onun için çalışmaz. Bu nedenle, ekibin ihtiyaçlarına odaklanmak gerekir. Hizmetkâr lider olmak, aktif dinleme, koçluk, farkındalık ve kolaylaştırma gibi beceriler gerektirir. Ekip üyeleri teknik becerilere sahip olmakla beraber dikkat dağıtıcıları veya barikatları kaldırmak, dış paydaşlarla iletişim ve müzakere vb. konularda hizmetkar bir lider ararlar.

Statükoya Meydan Okuma

Bir konuda her zamanki davranılması veya ürünlerin geçmişteki gibi yapılması her projede işlerin aynı şekilde yapılmasını gerektirmez. Statükoya meydan okumak, yeni fikirler ve bakış açıları sağlayabilir. Mevcut işlerin yapılma şekline meydan okumak, en iyi yaklaşımı ve ürünü ortaya çıkarabilir. Projenin tamamında sağlıklı şüpheciliği teşvik etmek, paydaşların hiçbir şeyi gözden kaçırmamasını sağlar.

Statükonun zorluğu, ürün vizyonunu oluştururken mevcut ortamı gözden geçirmenin önemli bir parçasıdır. Basit, kısa, vizyon ifadesi, proje ekibine ilham verebilecek etkili bir araçtır.

Etki Matrisi

Proje ekibinin nasıl yönetilip yönetilmeyeceği tüm paydaşların proje üzerindeki etkisine bağlıdır. Yön, yukarı (üst yönetim), aşağı (ekip veya uzmanlar), dışa (dış kaynak), yan (diğer proje yöneticileri, meslektaşlar) vb. roller veya unvanlar tarafından belirlenir.

Önem Modeli

Önem modeli, paydaşları yetki düzeylerine, acil ihtiyaçlarına ve katılımlarının proje açısından ne kadar uygun olduğuna göre gruplandıran bir sınıflandırma modelidir.

Güç Matrisleri

İki boyutlu matrisler veya sınıflandırma modelleri, paydaşları iki faktöre göre gruplandırmanıza olanak tanır. Bazı matrisler aşağıdakilerdir;

Güç/çıkar tablosu: Paydaşları, yetki düzeylerine ve projeye olan ilgilerine göre gruplandırır.
Güç/etki tablosu: Paydaşları yetki düzeylerine ve projeye katılımlarına göre gruplayan sınıflandırma modelidir.

Paydaş analizi sonuçlarını belgelemek için sınıflandırma yöntemi olarak güç/ilgi gibi iki boyutlu matrisler kullanılabilir. Paydaşları güçleri ve projeniz üzerindeki etkileri açısından sınıflandırmak, iletişim ve katılım söz konusu olduğunda faydalı olacaktır.

Bkz: https://www.savassakar.com/pmbok7yi-beraber-okuyalim-27-proje-performans-alanlari-paydaslar-2/

(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 60.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

PMP Hazırlık – Proje Ekibini Yolda Tutmak – 65

Bir Cevap Yazın

How Two Companies Can Elevate a Project Using Collaboration

Proje ekibinin bir araya geldiğini ve projenin işlerini yaptığına düşünürsek, proje ekibinin yolda kalmasını sağlamak gerekir. Proje yöneticisi, proje ekibi ve paydaşlar arasında işbirliğini kolaylaştıran, çatışmaları yöneten, engelleri ortadan kaldıran ve ekibin yüksek performansını destekleyen liderlik sergilemelidir.

Bu ve ilerleyen bölümlerde PMP® Exam Content Outline’ın (ECO) Kişiler(People) bölümü ele alınacaktır;

Ekip üyelerine ve paydaşlara ilham verin, motive edin ve etkileyin. (ECO Görevleri 1.2, 1.6)
Kilit performans göstergeleri doğrultusunda ekip performansını değerlendirin. (ECO Görevleri 1.3, 1.4)
Proje Ekibi için engelleri, zorlukları ve engelleyicileri belirleyin, önceliklendirin ve kaldırın. (ECO Görevi 1.7)
Çatışmaların kaynağını, hangi seviyede olduğunu araştırın, yorumlayın ve uygun çatışma çözüm yöntemi önerin. (ECO Görevleri 1.1, 1.10)
Paydaş katılım ihtiyaçlarını değerlendirin ve proje hedeflerine ulaşmak için paydaşları etkileyin. (ECO Görevi 1.9)
Mentorluk fırsatlarını belirleyin ve ilgili paydaşlara mentorluk yapın. (ECO Görevleri 1.3, 1.13)
Duygusal zekanın uygulanması yoluyla ekip performansını artırın. (ECO Görevleri 1.3, 1.14)

Proje Ekibi (Takım) Lideri – Proje Yöneticisi

Takıma liderlik etmenin birçok yolu vardır. Hiçbir yaklaşım her durum için mükemmel değildir. Uygun liderlik tarzı duruma, projeye, paydaşlara, becerilerinize ve diğer birçok faktöre bağlıdır. Proje yöneticisi, o an için en uygun tekniği uygulamak için çeşitli liderlik tarzlarını bilmelidir.

Takımlar, farklı becerilere, geçmişlere, deneyimlere ve tutumlara sahip bireylerden oluşur. Uyumlu, işbirlikçi ekipler tipik olarak daha üretken ve etkilidirler. Proje yöneticisi, takım için en uygun proje ortamını yaratmalıdır. Proje Yöneticisi, Proje Ekibinin, projenin amaçlarını, misyonunu ve hedeflerini benimsemesini ve hedeflere ulaşmadaki değerini görmesini sağlamalıdır.

Bu konu, ECO’da aşağıdakilere yöneliktir;

Net bir vizyon ve misyon belirleyin. (EKO 1.2.1)
Çeşitliliği ve katılımı destekleyin. (EKO 1.2.2)
Hizmetkar liderliğe değer verin. (EKO 1.2.3)
Uygun liderlik stilini belirleyin. (EKO 1.2.4)
Ekip üyelerine/paydaşlara ilham verin, motive edin ve onları etkileyin. (EKO 1.2.5)
Ekip üyelerinin ve paydaşların etkisini analiz edin. (EKO 1.2.6)
Ekip üyelerine ve paydaşlara liderlik etmek için çeşitli seçenekleri ele alın. (EKO 1.2.7)
Takımı koruyun. (EKO 1.6.4)

Vizyon ve Misyon

Projenin vizyonunu ve hedeflerini iletmek ve aynı zamanda proje ekibinin bu hedeflere yönelik ilerlemesi sağlayacak kişi Proje Yöneticisidir. Proje yöneticisi, ekibi ve diğer paydaşları elde edilen veya hedeflenen değer konusunda eğiterek, ekip çalışmasını ve işbirliğini teşvik ederek, proje yönetimi araçları ve tekniklerini kullanmaya destek olarak, engelleri kaldırarak ve projenin misyonunu dile getirerek yardımcı olan vizyoner liderdir. Projenin misyonunu ve değerini desteklemek, ekibe odaklanması ve projenin başarısından gurur duyması için ilham verir. Projeyi yakın ve uzun vadeli hedeflere doğru yönlendirir, proje ilerleyişinin ve sonuçlarının, son kullanıcıların ve müşterilerin beklentileriyle uyumlu olmasını sağlar.

Çeşitlilik Bilinci ve Kültürel Yetkinlikler

Tüm ekip üyeleri ve diğer paydaşlar aynı şekilde motive olmaz ve ilham almazlar. Proje Yöneticisi, proje ekibine liderlik etmek için en uygun ve makul yaklaşımı belirler ve buna göre hareket eder. Bu yaklaşım, kontrolü ele almak, perde arkasında sessiz kalmak vb. olabilir. Proje yöneticisi liderlik stilini duruma ve paydaşlara göre uyarlamalıdır. Bu yaklaşım, bireysel ve ekip amaçlarının ve çalışma ilişkilerinin farkında olmayı gerektirir.

Kültürel farklılıklar ve çeşitlilik, etkili liderlik uygulanmasında önemlidir. Bireylerin ve grupların motivasyonları ve çalışma tarzları, deneyimlerine, yaşlarına, kültürlerine, rollerine vb. birçok faktöre göre büyük ölçüde değişir. İletişim kurmak ve diğerlerinden öğrenmeye açık olmak, ekip ve paydaşlar arasında güven oluşturur, liderlik etmek için en uygun seçenekleri belirlemeyi sağlar. Proje Yöneticisi, farklı konumlarda, sektörlerde, organizasyonlarda, paydaşlarla, çalışma tarzlarıyla ve kültürlerle idaha fazla proje üzerinde çalıştıkça, bu alandaki yetkinliklerini gelişir, küresel hale gelir ve çeşitlenir.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

PMP Hazırlık – İşleri Yapmak – Bilgi Birikimi Transferi – 64

Bir Cevap Yazın

Development of a knowledge transfer for the retirement of employees

Ekip İçi Proje Sorumlulukları

Proje yöneticileri, Proje Bilgi Birikimi Yönetimini yönetmek için kişilerarası iletişim becerilerine sahip olmalıdır;

Organizasyonun vizyonunu proje ekibine iletmek
Proje ekibine, projenin hedeflerine odaklanması için ilham verici liderlik sergilemek.
Sorunlara başarılı çözümler bulmak için ekibin işlerini kolaylaştırmak.
Proje Ekibini organizasyonun politik ortamından haberdar etmek için politik farkındalık.
Bilginin her düzeyde paylaşılması ve proje paydaşları arasındaki ilişkileri kolaylaştırmak için ağ oluşturmak.

Proje yöneticisi tarafından görevleri, toplantıları yönetmek vb. için görevlendirilen proje ekibi üyelerinin aynı kişilerarası becerileri çeşitli derecelerde kullanmaları istenebilir.

Her proje ekibi üyesi, yanlış anla(şıl)maları azaltmak, iletişimi ve bilgi paylaşımını geliştirmek için aktif dinleme konusunda yetenekli olmalıdır.

Çalışma Ortamı Beklentileri

Proje yöneticisi, proje bilgi birikiminin başarılı bir şekilde paylaşılmasından ve aktarılmasından sorumludur. Projenin başlarında, bunun nasıl olacağına dair beklentileri belirlemelidir.

Proje Başlangıç Toplantısında proje bilgilerini paylaşmak ve aktarmak aşağıdakiler örnek olarak verilebilir;

Bilgi sabit değildir: Dün bildikleriniz bugün yaptıklarınıza göre değişebilir.
Yeni riskler için proje ortamını sürekli olarak değerlendirin ve proje hedeflerini etkileyecek sorunlar haline gelmeden önce bunları proaktif olarak ele almak için Risk Yönetimi Planını izleyin.
Bilgiyi saklamayın ve geciktirmeyin. İletişim Yönetimi Planını takip edin ve çalışmaları etkileyebilecek bir değişiklik olduğunda paydaşları bilgilendirin.
Paydaşlarla bilgi paylaşmak için uygun araçları kullanın:
- Resmi ve gayri resmi toplantılar (Yüz yüze)
- Telefon
- E-posta

Bilgi Birikimi Transferi Yaklaşımı

Bilgi birikimi transferi, örtük bilgiyi paylaşmak ve birlikte işbirliği yapmak için bireyleri şahsen veya sanal olarak birbirine bağlamaktır. Aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli teknikle gerçekleştirilebilir:

Ağ kurmak
Özel odak grupları kurup, çalışmaları kolaylaştırmak.
İnsanları etkileşimde (fikir ve bilgi alışverişi) bulunmaya teşvik eden toplantılar, seminerler, diğer yüz yüze ve sanal etkinlikler.
Katılımcılar arasındaki etkileşimi artıran eğitimler.

Ekibin Korunması ve Bilgi Birikiminin Aktarımının Sürdürülmesine Yönelik Yönergeler

Proje bilgi birikimini etkin bir şekilde sürdürmek için aşağıdaki yönergeleri izleyin:

Proje Yönetim Ofisi (PYO) varsa, yeni bilgilerin kayıt altına alınmasına ilişkin yönergelerini izleyin.
Yeni proje bilgilerine karşı tetikte olun ve bu bilgiyi paydaşlara iletmek için İletişim Yönetimi Planını takip edin.
Bilgi edinme ve paylaşma konusunda proaktif olun.
Projenin yaşam döngüsü boyunca Alınan Dersler Kayıtlarını güncel tutun.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

PMP Hazırlık – İşleri Yapmak – Alınan Dersler – 63

Bir Cevap Yazın

What Lessons Have We Learned in 2020?

Alınan Dersler

Proje sırasında kazanılan bilgi(ler), projenin sonraki aşamaları ve diğer projeler için faydalı olabilir. Bu bilgiler, Alınan Dersler olarak adlandırılır. Proje yaşam döngüsü boyunca meydana gelen hem olumlu hem de olumsuz deneyimler şeklinde olabilir.

“Tekerleği yeniden icat etmek” hem zaman alıcı hem de maliyetlidir. Neyin iyi gittiğini ve nelerin planlandığı gibi gerçekleşmediğini belgelemek için harcanan zaman ve çaba, gelecekte çok büyük faydalar sağlar.

Alınan Derslerle İlgili Önemli Noktalar

İdari(resmi) kapanışta, proje yöneticileri alınan derslerle ilgili aşağıdakileri dikkate almalıdırlar;

Zaman Çizelgesi Alınan Dersleri – Tüm zaman çizelgesi sorunlarını içerir. Zaman Çizelgesi veya kaynak kısıtlamalarıyla başa çıkmak için uygulanan yönetim stratejilerini içerirler. En iyi uygulamalar olarak uygulamaya yönelik faydalı yaklaşımları yakalar.
Çatışma Yönetimi Alınan Dersleri – Proje ekibi içindeki veya ekip ile müşteriler arasında ortaya çıkan sorunları içerir. Çatışmanın doğası ve kaynağı ile çatışmanın proje üzerindeki etkisine ilişkin belgelerdir. Yönetimin çatışmaya yanıt olarak nasıl müdahale ettiğini içermelidir.
Tedarikçiden Alınan Dersler – Yeni satıcı deneyimi ve performansı belgelenmeli ve satın alma departmanı ile paylaşılmalıdır.
Müşteriden Alınan Dersler – Müşteri zor ise, bu bilgiler satış ve hukuk departmanlarına iletilmeli ve Alınan Dersler kayıtlarında belgelenmelidir. Müşteri deneyimi olumluysa, gelecekteki satış veya birlikte çalışma potansiyeli belirtilmelidir.
Stratejik Alınan Dersler – Öğrenilen stratejik dersler, genellikle organizasyonun proje yönetimi metodolojisinin bazı yönlerini etkileyen veya bir şablonu, formu veya süreci önemli ölçüde iyileştiren derslerdir. Şu sorular ele alınır: Aynı kaynaklarla daha fazlasını yapmak ve işi daha erken teslim etmek için bu proje eserini(belge) yeniden kullanabilir miyiz?
Taktiksel Alınan Dersler – Öğrenilen taktik dersler şu sorulara cevap verirler: Bu tür bir projeyi tekrar yapacak olsaydınız, projeyi kusursuz bir şekilde yürütebilmek için neyi durdurmalı, başlatmalı ve devam ettirmeliyim? Bu tür alınan dersler, öneriler geliştirmeye, diğer departman yöneticileriyle önerileri birlikte gözden geçirmeye, uygulama planları geliştirmeye ve bunları uygulamaya odaklanır.
Alınan Derslerin Diğer Yönleri – Proje yöneticileri, kapsam, zaman çizelgesi, maliyet, kalite, müşteri memnuniyetini ve sorunlara yanıt olarak alınan her türlü düzeltici eylemi ve benimsenecek yeni uygulamaları dikkate almalıdır.

Denetim ve Bilgilendirme

Denetim, projenin yeterlilik, doğruluk, verimlilik, etkinlik, geçerli metodolojiler ve düzenlemelere uygunluğu dahil olmak üzere hedeflerinin ve başarılarının incelenmesidir.

Bilgilendirme, projenin olumlu ve olumsuz yönlerini, neyin işe yaradığını ve bir dahaki sefere neyin farklı şekilde yapılacağını tartışmanın daha az resmi, daha işbirlikçi bir yoludur.

Alınan Dersler Kayıtları

Projenin başlangıcında, mevcut projede kullanılabilmesi ve alınan dersler veritabanına girilebilmesi için proje sırasında öğrenilen bilgileri kaydetmek için Alınan Dersler Kayıtları(1) tutulmalıdır. Proje ilerledikçe, belirli güçlü yönlerin yanı sıra iyileştirme alanlarını belirlemeye yardımcı olmak için Alınan Dersler Kayıtlarına sürekli olarak bilgi eklenmesi gerekir. Alınan Dersler Kayıtları, kurumsal kültürüne veya gereksinimlere bağlı olarak resmi veya gayri resmi olabilir.

Alınan Dersler Kayıtları birçok biçimde olabilir. En basit yöntem, ekip üyelerinin gözlemlerini gerçek zamanlı olarak ekleyebilecekleri bir belgedir. Başka bir form, ekip üyelerinin gözlemlerini girebileceği konular (kapsam, zaman çizelgesi, maliyet, kalite vb.) için klasörler içeren ve kullanıcıların yorumlarını uygun kategorilere girmelerini sağlayan yapıdır.

Alınan Dersler, projenin sonunda derlenebilir. Proje kapanış toplantısında paylaşılabilir ve ileride başvurmak üzere arşivlenebilir.

Her proje için Alınan Dersler Kayıtları oluşturulur ve saklanır. Bu kayıtlar, mevcut ve gelecekteki proje ekipleri için Organizasyonel Süreç Varlıkları haline gelecektir. Yapılmış işler hakkında organizasyonun bilgi tabanından faydalanabilecek ve hataları tekrar etmekten kaçınabilecek ve aynı zamanda devam eden organizasyonel öğrenmeden yararlanabileceklerdir.

(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 104.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

PMP Hazırlık – İşleri Yapmak – Bilgi Birikimi Yönetimi – 62

Bir Cevap Yazın

Knowledge Management: A Boon in Disguise | by Poorvi Arora | Do iT Lean | Medium

Proje Sürekliliği için Bilgi Transferini Sağlayın

Proje ekibi üyelerinin işlerini yapmak için ihtiyaç duydukları anda doğru bilgiyi edinmeleri gerekir. Proje yöneticisi, ekibin hazırlıklı olması için bilgiyi nasıl toplayacağını, kullanacağını, dağıtacağını ve diğer projelere aktaracağını belirlemelidir.

Bu konu, ECO’da aşağıdaki maddelere yöneliktir;

Düzenli bilgi transferi sağlayın. (EKO 1.6.4)
Ekibin bilgi ile ilgili proje sorumluluklarını gözden geçirin. (EKO 2.16.1)
Çalışma ortamı için bilgi beklentileri belirleyin. (EKO 2.16.2)
Bilgi birikimi transferi için yaklaşımı netleştirin. (EKO 2.16.3)

Bilgi Türleri

Bilgi iki ana türe ayrılır: Açık ve Örtük Bilgi. Açık bilgi(1) kelimeler, sayılar ve resimler gibi semboller kullanılarak kodlanabilen bilgidir. Örtülü bilgi(1) inançlar, deneyimler ve içgörüler gibi ifade edilmesi ve paylaşılması zor kişisel bilgilerdir. Proje yöneticisi, proje ekibi üyelerinin proje boyunca edindiği bilgi, beceri ve deneyimlerden yararlanmak için her iki tür bilgiyi de yönetmelidir.

Açık bilgiyi toplamak ve saklamak nispeten kolay olsa da, gerçekleri çevreleyen bağlamı değil, yalnızca gerçekleri yakalamaya yarar. Bilgi Birikimi Yönetimi, bilinenleri takip etmekten ve ardından bunu proje ekibi ve paydaşlarla paylaşmaktan daha fazlasıdır. Bilgi Birikimi Yönetiminin alınan derslerle ilgilenmekten daha fazlasıdır.

Örtülü bilgiyi yönetmek için projeye dahil olanlar arasında güven oluşturmak, güveni sürdürmek gerekir. Böylece deneyimlerini başkalarıyla paylaşmaya istekli olurlar. Proje Ekibi, projeye özel deneyimler sayesinde, bilgiyi daha tam olarak anlayabilir ve kullanabilir.

Bilgi Birikimi Yönetimi

Projelerde Bilgi Birikimi Yönetimi üç düzeyde mevcuttur: Bireysel, Proje ve Organizasyon.

Bireysel düzeyde, her ekip üyesinin, atandığı görevin kapsamına, zaman çizelgesine ve maliyetine uygun olarak işlerini nasıl gerçekleştireceğini bilmesi gerekir. Ekip üyesi belirli bir aktivite için gerekli bilgiye sahip değilse, bunu üç yöntemden biriyle edinebilir,

Bilmediklerini öğrenmek için konuyu araştırmak.
Bilgi boşluğunu doldurmak için diğer ekip üyeleriyle işbirliği yapmak.
Projenin veya kuruluşun bilgi deposunu incelemek.

Proje düzeyinde odak, projenin hedeflerine ulaşmaktır. Proje yöneticisi, diğer projelerle ilgili proje yöneticilerinden bilgi isteyebilir. Diğer proje deneyimlerini mevcut projeye uygulayabilir. Proje Yönetim Ofisi (PYO), organizasyon içinde proje yönetimi için standartların tanımlanması ve sürdürülmesi amacıyla var olduğu için mükemmel bilgi kaynağıdır.

Organizasyonel bilgi düzeyi, programları veya portföyleri yönetmekle ilgilidir. Program veya portföy yöneticisi, bilgiyi kendi özel ihtiyaçlarına uyarlamak amacıyla diğer program veya portföy yöneticilerinden bilgi isteyebilirler.

(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 100.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

PMP Hazırlık – İşleri Yapmak – Sorun Yönetimi – 61

Bir Cevap Yazın

Projelerde Sorun Yönetimi

Projelerde, her şey yolunda gitmeyebilir, doğru yönetilmezse kapsamı, zaman çizelgesini veya maliyeti etkileme potansiyeli olan durumlar ortaya çıkabilir. Bu durumlara sorun adı verilir.

Bu konu, ECO’da aşağıdaki maddelere yöneliktir;

Bir riskin ne zaman sorun haline geldiğini anlamak. (EKO 2.15.1)
Proje başarısını elde etmek için sorunu en uygun yöntemle ele alın. (EKO 2.15.2)
Sorunları çözme yaklaşımı konusunda ilgili paydaşlarla işbirliği yapın. (EKO 2.15.3)

Sorunlar

Proje hedefleri üzerinde etkisi olabilecek mevcut bir durum olarak tanımlanır ve proje ekibinin ele alması gerekir.

İzleme ve kontrol süreçlerinde sorunlar fark edilebilir;

Riskler ve Sorunlar

Risk, projeyi etkileyebilecek bir olay, sorun, gerçekleşmiş ve projeyi etkileyecek olan risktir. Aşağıda bu terimler arasındaki farklar ı görebilirsiniz;

Risk

Geleceğe odaklanır
Olumlu veya olumsuz olabilir
Risk Kayıtlarında belgelenir
Verilecek cevaba “risk yanıtı” denir

Sorun

Şimdiki zamana odaklanır
Her zaman olumsuzdur
Sorun Kayıtlarında belgelenir
Cevaba “geçici çözüm” denir

Sorun haline gelen birkaç risk örneği:

Risk

Proje yöneticisi projeden ayrılabilir.
Bir tedarikçi greve gidebilir.
Kar yağışı projeyi durdurabilir ve geciktirebilir.

Konu

Proje yöneticisi istifa eder.
Tedarikçide grev var.
Kar yağışı projeyi durdurdu ve geciktirdi.

Risk Yönetiminin amacı, projenin karşı karşıya kalabileceği riskleri belirlemek ve öncelikli risklere yanıt geliştirmektir. Projeleri “her şey yolunda”dan “büyük bir sorunumuz var”a götüren öngörülemeyen olaylar gerçekleşir ve sorun haline gelirler.

Sorun Kayıtları

Sorun kayıtları, sorunlarla ilgili bilgilerin kaydedildiği ve izlendiği belgedir. Projenin süresince ortaya çıkan ve çözmek için araştırma gerektiren sorunları, tutarsızlıkları veya çatışmaları izlemek için kullanılır.

Amaç proje kapatılmadan önce her sorunu çözmektir. Ancak her zaman gerçekleşmeyebilir çünkü sorun, proje yöneticisinin kontrolü dışında olabilir. Örneğin grev o kadar uzun sürebilir ki proje hedeflerine ulaşılamaz ve proje başarılı bir sonuca varılmadan kapatılır.

Her sorun, onu çözmeye odaklanabilecek yalnızca bir kişiye atanmalıdır.

Sorun Çözme

Bir sorun ortaya çıktığında, derhal Sorun kayıtlarına eklenmelidir. Her sorunun, çözümün ilerlemesini izlemekten ve proje yöneticisine raporlamaktan sorumlu sahibi olmalıdır. Surunun çözümüne ilişkin tahmin edilen tarih gerçekçi olmalı ve bu tarihte çözmek için gayret edilmelidir.

Sorunlar, açık konuların sayısını yönetilebilir bir sayıda tutmak amacıyla her proje durum toplantısının gündeminde yer almalıdır. Sorunların, proje üzerinde artan etkisi tespit edildiğinde proje sponsoruna iletilmelidir.

Bkz: Projelerde Problemlere Yaklaşım

Sorunları Çözme Yönergeleri

Sorun çözümü için aşağıdaki yönergeler izlenir;

Kuruluşunuzun Sorun kayıtları şablonunu kullanın veya sıfırdan oluşturun.
Potansiyel sorunların, Sorun Kayıtlarına işlenebilmesi için proje yöneticisine derhal rapor etmeleri için proje ekibi üyelerini eğitin.
Sorunları, Sorun Kayıtlarına girin, sorunun sahibini ve çözüm için son tarih atayın.
İlerlemeyi izleyin ve her proje durumu toplantısında açık olan her sorunu masaya yatırın.
Her soruna yanıt geliştirin.
Yanıtın etkisini değerlendirin.
Yanıtı doğrulayın.
Sorunu kapatın.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

PMP Hazırlık – İşleri Yapmak – Değişiklik Yönetimi – 60

Bir Cevap Yazın

Why top-notch PM ought to be an effective Change Manager

Projelerde Değişiklikleri Yönetmek

Proje yöneticisi, projede kaçınılmaz olarak ortaya çıkacak değişiklikleri tahmin edebilen, bunlara yanıt verebilen ve bunlarla başa çıkabilen etkili değişim yöneticisidir. Proje süresince, doğru zamanda ele alınmadığı takdirde projede riske dönüşebilecek değişiklikler ortaya çıkar. Proje yöneticisinin değişiklikleri uygun şekilde ele alması gerekir.

Bu konu, ECO’da konulara yöneliktir;

Değişim ihtiyacını önceden tahmin etmek ve kabullenmek. (EKO 2.10.1)
Değişimle başa çıkmak için strateji belirlemek. (EKO 2.10.2)
Metodolojiye göre değişiklik yönetimi stratejisini yürütmek. (EKO 2.10.3)
Projeyi ilerletmek için değişiklik yanıtı belirlemek. (EKO 2.10.4)

Değişiklik Yönetimi Planı

Çoğu proje, bir veya daha fazla değişikliğe uğrar. Yeni veya değişen gereksinimler, projenin kapsamını, zaman çizelgesini, maliyetini, risklerini ve kalitesini etkileyebilir. Projenin yürütme veya izleme&kontrol süreçlerinde, bu alanlardan herhangi birine yönelik değişiklik ihtiyacını ortaya çıkabilir. Değişiklik Yönetimi Planı(1), değişiklik kontrol kurulunu oluşturan, yetkisinin kapsamını belgeleyen ve değişiklik kontrol sisteminin nasıl uygulanacağını açıklayan proje yönetim planının bileşenidir.

Değişiklik Yönetimi Planı aşağıdaki soruları yanıtlayabilir:

Kim(ler) değişiklik önerebilir?
Değişikliği tam olarak ne oluşturur?
Değişikliğin proje hedefleri üzerindeki etkisi nedir?
Değişiklik talebini onaylamadan veya reddetmeden önce değerlendirmek için hangi adımlar gereklidir?
Bir değişiklik talebi onaylandığında, değişikliği gerçekleştirmek için gerekli eylemleri kaydetmek için hangi proje belgeleri değiştirilmelidir?
Değişikliklerin tamamlandıklarını doğrulamak için nasıl bir yol izlenecek?

Değişiklik Yönetimi Planı, Proje Yönetimi Planının alt planıdır. Değişiklik tanımında, kapsam değişiklikleri değişiklik olarak kabul edilirse, değişikliklerin nasıl değerlendirileceğini, önceliklendirileceğini, kapsam/iş birikim listesi değişiklikleri olarak nasıl entegre edilceğini açıklar.

Proje Değişikliklerinin Nedenleri

Hatalı ilk tahminler – Deneyim veya bilgi eksikliği, değişebilir yanlış veriler, aşırı iyimserlik, teknolojik zorluklar, güvenilmez kaynaklar vb. sebep olabilir. Bu tahminlerin gerçekçi olmasını sağlamak ve mümkün olduğunca doğru olması, kontrol sürecini daha yönetilebilir hale getirir.
Spesifikasyon değişiklikleri – Ürün veya hizmet için yeni seçenekler ortaya çıktıkça, müşteriler, sponsorlar veya proje yöneticisi projenin kapsamını genişletebilir.
Yeni düzenlemeler – Proje çalışması ilerlerken, hükümet veya sektöre özel düzenlemeler yapılabilir. Yeni düzenlemeler devam eden proje ile ilgili ise, proje değişikliği gerekli hale gelir. Yeni düzenlemelere uyum sağlamak için planlama gözden geçirilir.
Kaçırılan gereksinimler – Çoğu zaman gereksinimler görüşmelerle belirlenir. Şartname vb. tam olarak belirlendiği durumlar olabilir. Her iki durumda da kaçırılan gereksinimler sonradan ortaya çıkabilirler.

Değişiklik Kontrol Sistemi

Değişiklik Kontrol Sistemi(2), proje çıktılarında ve dokümantasyonda yapılan değişikliklerin nasıl yönetildiğini ve kontrol edildiğini açıklayan prosedürdür. Etkili bir değişiklik kontrol sistemi, talep edilen değişiklikleri yetkilendirmek veya reddetmek için gerekli formları, izleme yöntemlerini, süreçleri ve onay düzeylerini içerir. Değişiklik kontrol sistemleri genellikle Değişiklik Kontrol Kurulu (DKK) tarafından maliyet, zaman ve ürün kalitesini etkileyen sorunların ele alınacağını belirtir.

Değişiklik Kontrol Kurulu (DKK)

Değişiklik Kontrol Kurulu (DKK), projedeki değişiklikleri gözden geçirmek, değerlendirmek, onaylamak, ertelemek veya reddetmekten vb. kararları almaktan ve iletmekten sorumlu resmi olarak yetkilendirilmiş bir gruptur. Normalde DKK, proje sponsoru, müşteri ve kilit paydaşlarla yakın bir şekilde çalışır.

DKK sorumlulukları tanımlanmış, belgelenmiş ve paydaşlar, müşteriler ve proje ekibi tarafından kabul edilmiş olmalıdır. DKK toplantılarında alınan kararlar, yazılı hale getirilir ve gerekli paydaşlara iletilir.

Değişiklik Kontrol Stratejisi

Değişiklik yönetimi, proje değişikliklerini yapılandırılmış ve standartlaştırılmış bir şekilde yönetme sürecidir. Beş ana aşamadan oluşur.

Değişikliği tanımlama – Projede yapılması gereken değişiklikleri tanımlamaktır. Değişiklikler projeyi olumlu veya olumsuz etkileyebilir. Projede yer alan herkes tarafından belirlenir.
Değişlik Formu Doldurma – Değişiklikleri belgelemek ve başlatmak için resmi bir talep yazısıdır.
Etkinin Analiz Edilmesi – Ortaya çıkabilecek ve olumsuz etkisi olabilecek sorunları belirlemeyi ve değerlendirmeyi içerir. Proje yöneticisi tarafından yapılacaktır.
Eylem Planı – Uygun paydaşlar ile alınması gereken önlemler ve onaylanan değişikliklerin uygulanması koordinasyonunu içerir.
Güncelleme – İlgili proje yönetim planı bileşenlerinin güncellenmesini içerir.

Etkili Değişiklik Yönetiminin Avantajları

Etkili değişiklik yönetimi, proje yöneticilerine avantajlar sunar;

Daha hızlı tepki süresi.
Değişikliklerin maksimum izlenebilirliği.
Değişim ihtiyaçları konusunda artan ekip farkındalığı.
Ekip ve paydaşların dahili ve harici olarak artan katılımı.
Değişiklik gereksinimleri için daha etkin ekip desteği.
Etkili bir şekilde ilerlemek için bir organizasyonel çerçeve.

Onaylanmış Değişiklik Talepleri

Onaylanmış değişiklik talepleri(3), değişiklik yönetimi planına göre gözden geçirilip onaylanan ve uygulanmaya hazır olan taleplerdir. Onaylanan değişiklikler maliyetleri, kapsamı, zaman çizelgesini, kaliteyi, prosedürleri, planları veya politikaları etkileyebilirler. Onaylanan değişiklikler aşağıdakileri gerektirebilir:

Düzeltici eylem: Proje yönetim planı ile proje çalışmasının performansını ayarlamaktır.
Önleyici eylem: Proje yönetim planı ile proje çalışmasının gelecekteki performansını hizalamaktır.
Sorun Çözümü: Proje içindeki bir uygunsuzluğu düzeltmektir.
Güncellemeler: Proje belgelerini ve planlarını proje değişikliklerini yansıtacak şekilde değiştirmektir.

Proje Değişikliklerini Yönetme Yönergeleri

Temel Çizgileri etkileyen değişiklikleri yönetmek, proje kapsamının ve performansın bütünlüğünün korunmasını sağlar. Değişiklikler üzerinde anlaşmaya varıldığından emin olmak ve meydana gelen değişiklikleri sürekli olarak yönetmek, değişikliklerin proje süresi, maliyet ve kalite endişeleri üzerindeki etkisini en aza indirir. Değişiklik kontrolünü etkin bir şekilde gerçekleştirmek için aşağıdaki yönergeler izlemelidir;

Değişikliğin uygun maliyetli olduğundan emin olun. Uygulamak, tasarruf edilenden daha fazla paraya mal olmamalıdır.
Değişiklik taleplerini değerlendirmek için proje paydaşlarından oluşan DKK kurun.
- Planla karşılaştırıldığında değişikliğin boyutu nedir?
- Değişikliğin proje zaman çizelgesi, maliyet ve kalite hedefleri üzerindeki etkisi nedir?
- Değişikliğin potansiyel riskleri ve faydaları nelerdir?
Değişikliklerin proje temel çizgileri üzerindeki etkilerini belgeleyin.
Değişikliği uygulamadan önce tüm değişiklik talepleri için uygun taraflardan onay alın.
Orijinal ürün özelliklerinde yapılan değişiklikleri belgelemek ve kontrol etmek için konfigürasyon yönetimini kullanın.
Bilgi alanlarındaki değişiklikleri uygun şekilde koordine edin. Örneğin, önerilen zaman çizelgesi değişikliği maliyet, risk, kalite ve/veya personel alımını etkiler mi?
Proje performansını ölçmek ve planlanan sapmaların düzeltici eylem gerektirip gerektirmediğini değerlendirmek için performans raporlarını kullanın. Alınan kararlarının etkinliğini artırmak için performans raporlarının zamanında ve doğru hazırlandığından emin olun.
Beklenen performansı proje planına uygun hale getirmek için gerekli düzeltici eylemi belirleyin.
Sorunların kaynağını ve ciddiyetini belirleyin.
Proje planını ve hedeflerini gözden geçirin.
Düzeltici eylem kararlarını etkileyebilecek proje içindeki ve dışındaki faktörleri göz önünde bulundurun.
Mevcut alternatifleri belirleyin.
Her bir alternatifin maliyet, zaman çizelgesi, kalite ve risk üzerindeki etkisini değerlendirerek alternatifler arasından seçim yapın.
Temel Çizgileri etkileyen değişiklikleri yansıtmak için proje planını güncelleyin.
Alınan dersleri belgeleyin;
- Varyansın nedenleri
- Değişikliklerden etkilenen proje temel çizgileri
- Önerilen karar verme sürecinin ve düzeltici eylemin arkasındaki mantık
- Değişiklik kontrolü sırasında öğrenilen diğer dersler

(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 88

(2) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 115.

(3)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Altıncı Baskı, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 93.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.