Etiket arşivi: plan

Doğuştan Organizatörler

Bazı çalışanlar kurumları için büyük bir şanstırlar. Özellikle çok yoğun ve tempolu çalışılan şirketlerde, mevcut işlerinin yanısıra vakit ayırıp, bir takım birliktelikleri, toplantı ve gezileri organize edip  güzel sonuçlar yakalayanlardan bahsediyorum.

Üstelik diğer çalışanlar “işi olmadığı için yaptığı” ya da “benim gibi çalışsa, yapamazdı” gibi yorumlar yapabilirler. Aslında herkes yoğundur ama bazıları zaman yönetimi ve iş planlamalarını yaparken aynı anda birkaç işi keyifle yapabilirler. “Doğuştan organizatör”lerin içlerinde sosyalleşme, bir araya gelme ve getirme dürtüsü ne kadar varsa bazılarında hiç yoktur. Doğuştan organizatörler kurumun kendi içindeki halkla ilişkiler uzmanlarıdır.

Doğuştan organizatörlerin benim çok hoşuma giden özellikleri var;

  1. Hemen yaparlar. Hiç ertelemeyi sevmezler.
  2. Eskiyi unutup, hep yeniye bakarlar.
  3. Bir şeyleri organize etmezlerse rahat etmezler.
  4. İnsanlardan en iyi tepkiyi alabilmek için ellerinden gelenin en iyisini yapmaya çalışırlar.
  5. Her şeyin eksiksiz olması için ön kontrolleri, keşifleri ve görüşmeleri yaparlar. İyi planlayıcıdırlar hiç bir şeyi atlamazlar.
  6. Onlara eğlence, keyif vb. konularda her şeyi sorabilirsiniz.
  7. Cana yakın ve sempatiktirler. Sosyaldirler ve herkesi bir yerlere çekecek çekim güçleri, karizmaları vardır. 
  8. Her zaman enerjileri yüksektir.
  9. Giderek monotonlaşan ve rutine binen iş hayatımızda bu tip insanların, bazıları eleştirse dahi çok önemli bir boşluğu doldurdukları ve aslında kurum içi motivasyon ve verimlilik adına çok önemli bir işi başardıklarını düşünüyorum.
Paylaşın:

Kariyeriniz Sorularınızda Saklıdır!

İş hayatına girme aşamasında ya da çalışırken sorularımız hiç bitmiyor. Kendi sorularımı ve yaptıklarımı yazmaya çalıştım.

Soru 1: Kendimi 10 yıl sonra nerede görmek istiyorum?

Herhangi bir işi tercih ederken veya değiştirmeyi düşünüyorsanız düşününmeniz gereken en stratejik sorulardan birisidir. 1988 yılında “Toplam Kalite” kavramı ile karşılaşmış, Türkiye’de Şişecam’da ilk uygulamaların başladığını öğrenmiştim. Milli Prodüktivite Merkezi ve DİE’ye (şimdiki adı Türkiye İstatistik Kurumu-TÜİK) gidip dokümanlar ve kitaplar almıştım. Geleceğin işi olacağını düşünüyordum ve faydasını gördüm. Internet 1997 yılında hayatıma ilk girdiği günden beri sarıldığım ve bırakamadığım bir şey olmuştur.

Bundan 10 yıl sonra kendinizi görmek istediğiniz yer ile ilgili basamakları öngörüp kendinizi geliştirmeniz gerekiyor.

Soru 2: Geçiş koşulları nelerdir?

Bir sonraki işe ya da pozisyona geçiş sizin uzun vadeli hedefiniz için bir basamak mıdır yoksa sadece koşullarınızı daha iyiye taşıyacak uzun vadeli planınızın dışında farklı bir basamak mıdır?

Bir yola girmek ve orada ısrarlı olmak önemlidir. Size çok cazip gelecek ücretler ve pozisyonlarla teklifler gelebilir, karşınıza fırsatlar çıkabilir. Alternatif bir yola girmek en baştan başlamanıza yol açabilir. Bu yüzden dikkatli olmanız gerekir. Ben Toplam Kalite Yönetiminden İş Süreçleri Yönetimine ve sonrasında Proje Yönetimi Danışmanlığına kadar taşıdım kendimi. İnternet ile ilgili onlarca proje gerçekleştirip bu konuda Türkiye’deki dinazorlardan biri oldum.

Soru 3: Neden orada çalışmak istiyorum?

Bilgi, deneyim, para, pozisyon gibi klasik cevaplar verilebilir bu soruya. Aslında bir yerde çalışmaya devam etmek ya da başka bir yere geçmek söz konusuysa tüm cevapların pozitif olması beklenir. Arkadaşlarla ilişkiler, yemek, ulaşım vb. Neden o işyerinde çalıştığınızı açıklayabiliyor ve bundan memnunsanız problem yok demektir. Çünkü o zaman hayatınıza “keşke”leri katmamışsınız demektir.

Bir şeyler öğreniyor olmak ve yeni şeyler yapmak (rutinden uzak) çalışma hayatında benim için çok önemli oldu. Sosyal biri olduğum için girdiğim her işyerinde herkesle rahatlıkla iletişim kurabildiğim ve yemek, ulaşım gibi konuları aşılamayacak problemler olarak görmediğim için öğrenmek, yeni şeylerle uğraşmak en önemli hedeflerim oldu. Şu anda hala proje yönetimi, risk yönetimi, internet projeleri ve son dönemde özellikle proje yönetim metodolojileri danışmanlığı konusunda çalışmalarımı sürdürmekteyim.

Para için çalışmak çok göreceli bir kavram. Parayı araç değil amaç olarak görmeniz sizi sevimsiz yollara itebilir.

Bilmediğiniz bir şey söylemediğimin farkındayım. Mevcut çalıştığınız yeri ya da gitmeyi düşündüğünüz yeri iyi değerlendirin. Önemli olan sizin iç huzurunuzla, en verimli şekilde çalışmanız, kurumunuza ve kendinize maksimum faydayı sağlamanızdır.

Paylaşın:

Olağanüstü Durumları Doğru Algılayabilmek

Her yiğidin bir ekmek yiyişi, her başarılı kişinin / ekibin bir çalışma şekli vardır. Ama bir şeyler kötüye gittiğinde kişinin morali, ekibin ahengi ve insanlar arası ilişkiler bozulabilir.

Yaşanan olağanüstü durumları doğru algılayabilmek ve acil durumlarla baş edebilme becerisine sahip olmak gerekir. 

Olağanüstü durumlar, sebebi her ne olursa olsun (pandemi, doğal afet, ani bir değişiklik, yeni bir şey keşfetmek, bütçenin azalması, kilit personelin işten ayrılması ya da bir tehdit oluşması vb.) acil harekete geçilmesini gerektirirler. 

Aslında hemen hemen herkes veya kurumlar normal zamanlarında, acil durumlarda ne yapacağını düşünür, tasarlar. Fakat gerçekten bir acil durum oluştuğunda stres, korku ve gerilim olaya normal ve planlandığı gibi yaklaşılmasına engel olabilir. Depresif davranışlar, fevri hareketler, kişiselleştirilmiş çatışmalar çıkabilir ve hatta insanlar birbirlerini kırabilirler. En önemlisi bu tip durumların “kalıcı” yaralar açmasıdır.

Acil durumlara karşı hazırlıksız olanlar, geçici çözümleri (borç bulmak, ertelemek, personel çıkarmak vb.) tercih ederler.

Acil durumlarda ne yapacağınıza ilişkin benim önerilerim aşağıda;

Acil durumun duyurulması – Acil durumun, yöneticiler, fikir liderleri vb. samimi bir şekilde duyurulması gerekiyor. Acil durum önlemlerinin ne olduğunun hatırlatılması, askıya alınan konuların ne olduğu, nedenleri ile açıklanmalıdır.   

Uygun karar verme süreci geliştirin – Oybirliği her ne kadar doğru bir yöntem olsa da zaman alır. Acil durumlarda hızlı karar mekanizması, normal zamanlara göre farklı olmalıdır. 

Kısa vadeli düşünün – Acil durumlarda uzun vadeli düşünmek anlamlı olmayabilir. Acil durum geçene kadar kısa vadeye odaklanın.

Eğitim ve Simulasyon – Olası acil durumlara yönelik eğitimler verilmesi, eğitimli kişilerin hzır beklemesi gerekir. Acil durum simulasyonları yapılması kişileri bu tip durumlara hazırlar. Kurum ya da ülke dışı yapılan simulasyonların izlenmesi ve dikkate alınması gerekir.

Delegasyonu indirin – Olası sürtüşmeleri azaltmak için geçici bir süre, daha alt seviyelere delegasyondan çekinmeyin. Acil durumlarda yetki eşiklerine ulaşmaya çalışmak ve onay sayısını azaltmak en iyisidir.

Mali müdahale – Eğer 100.000 TL kaybetme riskiniz varsa 2.000 TL’yi gözden çıkarabilmeniz gerekir. Acil durumlar için yedekler, rezervler tutun. 

Geç kalmamak  – Acil durum planlarınızı zamanında yapın. İş işten geçmeden gerekli önlemleri alın. 

Eğitim içerikleri ve detaylı bilgi;

  1. Portföy Yönetimi
  2. Proje Ölçütleri ve Ölçüt Yönetimi
  3. Projelerde Temel Performans Göstergeleri – KPI
  4. Proje Yönetimi Dokümanları ve Uygulamaları
  5. Projelerde Süre Kısaltma Teknikleri

Sipariş vermek için tıklayınız.

Acil durum esnasında ve sonrasında size destek veren herkese unutamayacakları bir teşekkür vermeyi unutmayın. 

Paylaşın:

Bir yerde konuşma yapacaksanız

Bir topluluğun önünde sunum yapmak yada konuşmak kolay bir şey değildir. Size doğru bakan onlarca göze bir çift göz ile karşılık vermeye çalışırsınız. Hatta bu durum bazıları için bir korku meselesidir.

İşin doğrusu benim çocukluğum çok utangaç olarak geçti. Bir dükkana girip fiyat bile soramazdım. Bu durum giderek hafiflemesine rağmen barmenlik yaptığım döneme kadar çok fazla değişmedi. Barmenlik yaptığım 3,5 yıl boyunca ki üstelik Ankara’nın en ünlü ve büyük barlarında çalıştım, yüzlerce insan ile yakın ve samimi iletişim kurmak, bulunduğum yerden herkesin gözünün içine bakmak zorunda kaldım ve işte o zaman “açıldım” ve hala da öyle gidiyor. Daha sonra danışmanlık ve eğitmenlik dönemlerinde ve hatta bankacılık dönemimde bu elde ettiğim rahatlıkla bir çok seminer, kongre ve toplantıda konuşmalar yaptım, yapmaya da devam ediyorum.

Özellikle seminer, kurultay ve kongreler öncesinde yaptığım bazı şeyleri sizlerle paylaşarak belki işinize yarayacak şeyler söyleyebilirim diye düşünüyorum;

Not taşımak: Birçok kişi eğer elinizdekileri okursanız, dinleyicilerle göz kontağını kaybedersiniz, iyi bir şey değil derler. Sadece size söylemeniz gerekenleri hatırlatacak kelimeleri yazdığınız bir küçük kağıt parçası oldukça işe yarayacaktır.

Göz kontağı: İnsanların gözlerine bakarak hızlıca hareket etmek, göz gezdirmek gerekir. Birisine doğrudan ve dikkatli, sanki bir şey varmış gibi bakmak değil.

Ödevinizi çalışın: Doğaçlama yeteneğiniz olsada konuşmanız öncesinde kısa bir çalışma yapmada fayda vardır. Dinleyicilerin ne duymak isteyeceklerini düşünerek hazırlık yapabilirsiniz.Ve onların duymak isteyecekleri şeyleri keyifli, komik yada metaforik olarak anlatacak yollar bulabilirsiniz.

Duraklama: Motor gibi konuşarak bir sunum yaparsanız kısa bir süre sonra sizi dinleyenler hiç bir şey anlamayacaklardır. Biraz bilgi verip biraz durmak, bilgiyi özümsemelerini sağlamak daha iyidir.

Gevelemeyin: Bir şeyleri ağzınızda geveleyip, yuvarlamayın. Kesin, net ve açık konuşmaya sözlerinize özgüveninizi yansıtmaya çalışın.Hatta mümkünse kendi sesinizi kaydedip sonra dinleyin, belkide belli yerlerde çok sıkıcı olmuşsunuzdur.

Hmmmmm demeyin: Kelime aralarına iiiiiii, hmmmm gibi acaip sesler sokmayın. Düşünmek için sessizliği tercih edin, illaki bir ses çıkarmayı değil.

Katılımı destekleyin: Oaraya gelip sizi inlemek isteyenlerin soracakları yada söyleyebilecekleri şeyler olabilir, onlara sık sk fırsat verin, katılımlarını sağlayın.

Görünmek ve duyulmak: Herkesin sizi görebileceği ve duyabileceği bir yerde durun

Plan yapın: Genel olarak sunumlarda 1 slayt için 4 dakika uygun bir süredir. Toplam sürenize göre slayt sayınızı ve konuşma sürenizi ayarlayabilirsiniz.

Test yapın: Önemli bir konuşmaysa evde ayna karşısında bir ön konuşma yaparak hem vücut dilinizi hemde söylemek istediklerinizi test edebilirsiniz. Ayrıca garip sesler çıkarmamayada çalışabilirsiniz.

Paylaşın:

Daha iyi ve hızlı öğrenme – 6

Öğrenenler ve kendi kendine başarmak isteyenler için vereceğim önerilerle bu yazı dizisi bitiyor. Herkes kendi için ne kadar gayret gösterirse o kadar başarılı olur. Birilerinin sizi düştüğünüz yerden kaldırmasını yada uçurmasını bekleyerek zamanınızı harcamayın. Yapın!

  1. Şaşırtın. Bazen öğrenenler, öğretenden fazla şey bildiklerini düşünerek sıkılabilirler. Öğretenden fazlası olmak gerekir bu tip durumlarda.
  2. Kendinize öğretin. Sürekli aynı müfredat yada tarz ile eğitmek öğretene kolay gelebilir ama verimi düşürür. Eğer birileri sizin için eğitmeyi heyecanlandıracak bir şeyler yapmıyorsa o zaman kendiniz yapın. Yada öğrenciyseniz size herşeyi öğretmenin haber vermesin,i beklemeyin. Merak ettiğiniz konular ıaraştırın öğrenin. Birilerinin size bir şey öğretmesini beklemeyin.
  3. İşbirliği. Bazen bir grup halinde çalışmak öğrenmeyi kolaylaştırıp eğlenceli hale getirebilir.
  4. Bir şeyler öğretin. Bir şeyi öğrenmenin en kolay yollarından biri başkalarına öğretmektir. Hem tekrar etmiş olursunuz hemde atladığınız noktaları yakalayabilirsiniz. Ayrıca birine öğretecek olmak öğrenme motivasyonunuzu artıracaktır.
  5. Hakkında yazın. Bir şeyi öğretmenin yollarından girisi o konuda sık sorulan soruları düşünmek ve bunlara cevapları yazmaktır. Yada b elkide o konuya özel bir blog bile açabilirsiniz. Bömylece hem ne bilip bilmediğinizide test etmiş olursunuz.
  6. Deneyerek öğrenin. Eğer 5 yıl boyunca her hafta 40 saat çalışırsanız yaklaşık 10.000 saat çalışmış olursunuz ve ciddi bir deneyim anlamına gelir. Şimdi uzman olanları bu gözle değerlendirin.
  7. Kendinize sınav yapın. Bazı soruları kartlara yazaak bu katlar ırasgele seçip yamıtlama yolu ile öğrenme kolaylaşır.
  8. Önce doğru şeyleri öğrenin. Önce temeli öğrenmeniz gerekir. Örneğin bir yabancı dil öğrenirken önce alfabe ve temel bilgileri öğrenerek başlarsınız.
  9. Nasıl öğreneceğinizi planlayın. Her zaman iki yol vardır: Planlı ve plansız olan. Siz doğru olanı seçip planlı olanından gidin. Öğrenmeyi ciddiye alın ve zaman ayırın.
  10. Israr edin. Öğrenmede inatçı olmak başarının anahtarıdır. Asla pes etmemek gerekir. Herkes herşeyi öğrenebilir. Einstein’ın deha’nın tanımını yaparken %1 ilham %99 ter ile yapmaktadır.
  11. Uzmanlara meydan okuyun. Disleksi okuma körlüğüdür. Eskiden uzmanlar disleksi hastalarının aptal olduklarını düşünürlerdi. Daha sonrada öğrenemeyecekleri iddia edildi.Fakat aksini ispatlayan bir çok kişi oldu.
  12. Kendinizi değiştirin. İnsanlar tahmin ettiklerinden daha akıllıdırlar.

Son sözüm: İlk önce mutlu olmayı kaygılamamayı öğrenin.

Paylaşın:

Atatürk, Mark Rothko ve Google

Bazen yaptığımız planlar, ürünler ve süreçler kullanışsız, hantal yada karmaşık olurlar. Bir şeyler ya eksik yada fazladır. Ve biz ancak içimize sindiğinde bir şeyleri iyi yaptığımıza inanırız.

Peki neden bir çok şeyi karmaşıklaştırıyoruz yada zorlaştırıyoruz?

Hande bir sonraki slayta geçince Rüçhan daldığı hayallerden sıyrıldı, küçük bir esneme ile toplantıya geri döndü. Stratejilerini gözden geçiriyorlardı. Strateji dokümanı titizlikle hazırlanmış, çok iyi araştırılmış, olabildiğince karmaşık ve anlaşılmazdı. Rüçhan, emin olmadığı halde neden bu maddeleri onayladığını geçirdi içinden. “Ne farkeder” dedi. “Nasılsa 3 ay sonra anlaşılmaz strateji dokümanının yeni versiyonunu gözden geçireceğiz.”

Proje toplantılarında buna benzer şeyler yaşanıyordu. Yöneticiler yerine mühendisler, strateji planı yerine proje planı, yine aynı karmaşa ve anlaşmazlık ve 3 ay sonra tekrar üzerinden geçilecek olan gerçekleştirilemez bir proje planı.

Bazen yaptığımız planlar, ürünler ve süreçler onları yapanlar tarafından bile anlaşılmayacak karmaşıklıkta olabiliyor. Gereksiz karmaşıklık birçok şirketin içine sinmiştir. Hatta bu alışkanlık kişisel programlara ve işlere kadar yansır. Gönderdiğimiz epostalar karşımızdakinin okumayacağı kadar uzun, anlamayacağı kadar karmaşık ve zor olabilir.

Efektif planlar, kullanışlı ürünler ve uygulanabilir süreçler basit ve zariftir. Ancak bazen kaliteyi kompleks olma ile, tam olmayı da detaycılıkla karıştırırız.

Benim basit ve şıklıkla ilgili olarak nitelendirdiğim birkaç örnek var:

Atatürk’ün Gençliğe Hitabı – Sadece bir sayfa ile bu kadar çok anlaşılır mesajın verilmesi gerçekten muazzam

Mark Rothko’nun resimleri güzellik ve basitlik paradigmalarını anlatır.

Google– sitenin tasarımına göz atın ve şirketinizin web sitesi ile karşılaştırın. Dünyanın en çok ziyaret edilen sitesindeki tasarımın basitliği ve şıklığını düşünün.

Bazıları az bir şeyle çok şey başarırken bizler neden işlerimizi, hayatımızı karmaşıklaştırıyoruz?

Karmaşa alışkanlığımız

Bazıları Ürün Geliştirme veya Stratejik Planlama departlarında çalışırlar. Özellikle bu birimlerde çalışanlar problem çözmeyi severler ve problemler yeterince zor değilse keyif almazlar.

Yanlış problemi çözme

Müşterilerimiz mutsuz olduğunda HEMEN ya ürünlerimize yeni özellikler ekleriz yada yeni ürünler çıkartırız. Halbuki müşteri hizmetleri servisinde küçük bir düzeltme bu problemleri giderebilecektir belkide. Gerçek problemi çözmemiz lazım.

Liderlik Eksiği

Bazen sadece üst yönetciler kızmasınlar yada kızgınlıkları geçsin diye bir şeyler yaparız. Ve hatta yaşanan problem çoğu zaman onların suçları olmakla beraber onların liderlik zaaflarını karmaşık işlerle örtbas etmeye çalışırız.

Basitlik, şıklık ve etkinlik sizinle başlar. Çevrenizdeki basit ve şık şeylere artık daha fazla dikkat edin ve sizde doğru dalgayı yakalayın.

Paylaşın: