PAYDAŞ KATILIMINI SAĞLAMA
Paydaş katılımını sağlamak, paydaşların verimli katılımını teşvik etmek için stratejilerin belirlenmesini ve bu doğrultuda eylemlerin uygulanmasını içerir. Paydaş katılım aktiviteleri, proje başlamadan önce veya proje başladığında başlar ve proje boyunca devam eder.
Projenin başlangıcında net bir vizyonun ortaya konması ve paydaşlarla paylaşılması, proje boyunca iyi ilişkiler ve uyum sağlar. Kilit paydaşların üzerinde mutabık kaldığı net bir vizyon oluşturmak, proje veya amaçlanan sonuçlar çıkarına olmayan paydaşlarla bazı zorlu müzakereleri gerektirebilir. Yukarıdaki şekilde gösterildiği gibi, paydaşları etkin bir şekilde dahil etmenin birkaç adımı vardır;
1 – Tanımla
Proje ekibini oluşturmadan önce üst düzey paydaş tanımlaması yapılabilir. Ayrıntılı paydaş tanımlaması, proje ilerledikçe aşamalı olarak detaylandırılır ve proje boyunca sürekli bir aktivitedir. Müşteri, sponsor, proje ekibi, son kullanıcılar vb. gibi bazı paydaşların belirlenmesi kolaydır, ancak projeyle doğrudan bağlantılı olmayan paydaşların belirlenmesi zor olabilir.
2 – Anla ve Analiz Et
Paydaşlar belirlendikten sonra, proje yöneticisi ve proje ekibi, paydaşların hislerini, duygularını, inançlarını ve değerlerini anlamaya çalışmalıdırlar. Bu bilgiler, proje sonuçları için ek tehditler veya fırsatlar hakkında bilgi sahibi olmalarını sağlar. İnsan tutum ve davranışları hızla değişebileceği için paydaşları anlamak ve analiz etmek sürekli bir eylemdir.
Proje paydaşlarını anlamakla ilgili olarak, her bir paydaşın projedeki konumunun ve bakış açısının analiz edilmesi gerekir;
- Proje üzerindeki gücü – Organizasyon içindeki konumu, sahip olduğu bilgi vb.
- Proje üzerindeki etkisi – Projede aldığı sorumluluk itibari ile hedefleri etkileme gücü
- Tutum – Proje sonuçlarına, işlerine, iş yapma veya diğer paydaşlara karşı yaklaşımı
- İnançlar – Kişisel değerleri
- Beklentiler – Projeden ve sonuçlarından beklentisi
- Etki derecesi – Projeyi etkileme derecesi (Az, Normal, Çok)
- Projeye yakınlık – Projeye olan ilgi seviyesine göre durduğu pozisyon (Çok yakın, yakın, uzak, çok uzak)
- Projeye ilgisi – Projenin çıkarlarına ne derece uyduğu
- Proje ve paydaşlarla etkileşimini etkileyebilecek diğer hususlar – Lokasyon, konuşulan dil vb.
Bu bilgiler, proje ekibinin, paydaşların motivasyonlarını, eylemlerini ve davranışlarını etkileyebilecek doğru etkileşimler dikkate almasına yardımcı olur.
Bireysel analize ek olarak, projenin hedeflerini destekleyen veya engelleyen proje içi ittifaklar ortaya çıkarsa, paydaşların birbirleriyle nasıl etkileşime gireceği düşünülmelidir. Ör, proje ekibi departman yöneticisinin son derece etkili olduğuna inanıyor ancak projeyle ilgili olumsuz algıları varsa, belirli konularda nasıl yaklaşmaları gerektiğini belirleyebilirler. Her durumda, kişisel bilgilerin gizliliği konusunda hassas davranılmalı ve gizli tutulmalıdır.
Paydaş Analizi
Paydaş Haritalama/Gösterim
3 – Önceliklendir
Birçok projede, proje ekibinin, doğrudan veya etkili bir şekilde ilişki kurması için gerekenden daha fazla paydaş vardır. Proje ekibi, paydaş analizine dayanarak, paydaşları önceliklendirebilir. Önceliği en fazla güce ve ilgiye sahip paydaşlara odaklamak gerekir. Proje ilerledikçe, proje ekibinin, yeni paydaşlara veya paydaş ortamındaki değişikliklere göre önceliklerini yeniden belirlemesi gerekir.
4 – Etkileşim – Katılımlarını Sağla
Paydaş katılımını sağlamak, projeyi paydaşlara tanıtmak, gereksinimlerini ortaya çıkarmak, beklentileri yönetmek, sorunları çözmek, müzakere etmek, öncelik vermek, problem çözmek ve kararlar almak için paydaşlarla işbirliği içinde çalışmayı gerektirir. Paydaşları projeye dahil etmek, aktif dinleme, kişilerarası beceriler ve çatışma yönetimi gibi yumuşak becerilerin yanı sıra vizyon oluşturma ve eleştirel düşünme gibi liderlik becerilerinin uygulanmasını gerektirir.
Paydaşlarla iletişim yazılı veya sözlü yollarla gerçekleşebilir ve resmi veya gayri resmi olabilir. Her bir iletişim türünün örnekleri aşağıdaki tablodan görülebilir;
İletişim yöntemleri, itme, çekme ve etkileşimli iletişimi içerir:
- İtme İletişimi – Notlar, e-postalar, durum raporları, sesli posta vb. gibi paydaşlara gönderilen iletişimleri ifade eder. İtme iletişimi, paydaşlar veya paydaş grupları ile tek yönlü iletişim için kullanılır. Anında iletişim, tepkiyi anında ölçme ve anlaşılıp anlaşılmadığını değerlendirmek mümkün değildir. Bu nedenle dikkatli olarak kullanılmalıdır.
- Çekme İletişimi – Proje ekibi üyesinin politika, prosedür veya şablonlar vb. bulmak için intranete gitmesi vb. arayarak bulunan bilgiler kast edilmektedir.
Paydaş katılımı sağlama, iletişimin tipi, itme veya çekme olup olmamasından daha derin bir konudur. Paydaş Katılımı etkileşimli olarak yürütülmelidir. Yapılan görüşmeler, telefonla konuşmalar, toplantılar, beyin fırtınası, ürün demoları vb. bir veya daha fazla paydaşla bilgi alışverişini anlamına gelir.
Tüm iletişim biçimlerinde, hızlı geri bildirim aşağıdaki konularda faydalıdır;
- Paydaş(lar)ın mesajı ne derecede anladığını teyit etmek
- Paydaşların mesajla hemfikir olup olmadığını belirlemek
- Alıcının algıladığı farklı veya diğer istenmeyen noktaları tanımlamak
- Diğer yardımcı bilgileri öğrenmek
Projelerde Bilgi Almak
5 – İzle
Proje yaşam döngüsü boyunca, teslimatlar ortaya çıktıkça yeni paydaşlar belirlenebilir, mevcutlar paydaş olmaktan çıkabilir. Proje ilerledikçe, bazı paydaşların tutumu, gücü ve ilgisi değişebilir. Yeni paydaşlar belirlendikçe analiz edilmeli, mevcut katılım stratejisinin etkili olup olmadığı, ayarlanması gerekip gerekmediği değerlendirilmelidir. Bu nedenle, proje süresince paydaş katılımının miktarı ve etkinliği izlenmelidir.
Paydaş Katılımı Değerlendirme Matrisi
Proje teslimatları ve projenin genel yönetimi konusunda paydaş memnuniyetinin derecesi görüşmelerle belirlenebilir. Proje ve döngü değerlendirmeleri, ürün incelemeleri, aşama kapıları ve diğer yöntemlerle periyodik olarak geri bildirim alınabilir. Kalabalık paydaş gruplarının memnuniyet derecesini değerlendirmek için anket yapılabilir. Gerektiğinde, daha yüksek paydaş memnuniyeti elde etmek için paydaş katılımını sağlama yaklaşımı güncellenebilir.
Proje Paydaş Riskleri ve Sosyal Ağ Analizi
Proje Yönetiminde İlişki Ağları
Yaparım Deyip Yapmayan Proje Paydaşları
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
