İç ve Dış İş Ortamı Değişikliklerini Değerlendirmek ve Ele Almak
Projeler boşlukta var olmaz. Proje başlarken ve ilerledikçe, proje değerini ve hedeflerini etkileyebilecek iç ve dış iş ortamında değişiklikler olur.
Bu konu, EKO’da aşağıdakilere yöneliktir;
- İç ve dış iş ortamındaki değişiklikleri araştırmak. (EKO 3.3.1)
- İş ortamındaki değişikliklere dayalı olarak kapsam üzerindeki etkiyi değerlendirmek. (EKO 3.3.2)
- Değişiklikler için seçenekler önermek (örneğin, program, maliyet değişiklikleri). (EKO 3.3.3)
- İşi/eylemleri yeniden önceliklendirmek.
- Kapsam üzerindeki etkiler için iş ortamını gözden geçirmek. (EKO 3.3.4)
İç İş Ortamı
Organizasyonel değişiklikler projenin kapsamını önemli ölçüde etkileyebilir. Proje organizasyon yapılarını, rolleri ve sorumlulukları, iş akışlarını ve proje çıktılarını iş bağlamında değiştirebilirler. Proje ilerledikçe, proje yöneticisi ve proje sponsoru gibi diğer kilit proje paydaşlarının, projenin iş gerekçesini etkileyebilecek, yeniden yapılanmalar, süreç değişiklikleri vb. kurum içi iş faaliyetlerine ilişkin bilgi sahibi olmaları gerekir. İç iş değişiklikleri, yeni çıktılar, mevcutların yeniden önceliklendirilmesi veya artık gerekli olmayanların ortadan kaldırılması ihtiyacı yaratabilir.
Dış İş Ortamı
Dış faktörler de projenin değerini ve istenen sonuçlarını etkileyebilirler. En iyi uygulama çerçevesi PESTLE faktörleri olarak ele alınabilir. Proje yöneticilerinin, projelerinin ticari durumunu etkileyebilecek PESTLE faktörlerinin farkında olmaları ve buna göre uyum sağlamaya hazırlanmaları çok önemlidir.
PESTLE faktörleri aşağıdaki gibidir;
- Politik – Siyasi ortamdaki değişiklikler finansal modellerin ve belirli iş stratejilerinin uygulanabilirliğini, şirket politikalarını etkileyebilir,.
- Ekonomik – Ekonomik koşullardaki değişiklikler projenin yatırım getirisini etkileyebilir.
- Sosyal – Sosyal davranışlardaki, normlardaki ve eylemlerdeki değişiklikler proje algısını etkileyebilir.
- Teknik – Teknik yeteneklerdeki değişiklikler, çözüme yönelik daha yeni yaklaşımlar getirebilir, olası iş sorunlarını ve projelerin uygulanabilirliğini değiştirebilir.
- Yasal – Yasal değişiklikler proje ürünlerinin uygunluğu karşılaması için gereken maliyetleri artırabilir, faydaları azaltabilir veya her ikisini birden yapabilir.
- Çevresel – Çevresel değişiklikler ve sosyal sorumluluk stratejileri projenin çevresel etkilerini dikkate almayı gerektiren ek sorumluluklar yaratabilir.
Temel Çizgileri Güncellemek
Geleneksel projelerde kapsam, zaman ve maliyet planlaması sonucunda temel çizgiler belirlenir. Proje yaşam döngüsünde çeşitli zamanlarda gerekli değişikliklerin olacağı ve değişiklikler meydana geldikçe temel çizgilerin güncellenmesi gerekeceğini öngörülür. Proje yöneticisi, iç ve dış iş ortamlarındaki değişiklikleri izler, projede gerekli değişikliklerin doğru süreç dahilinde belirlenmesi, yönetilmesi ve gerektiğinde projenin temel çizgilerinin güncellemesini gerçekleştirir.
Değişiklik Kontrol Kurulu
Projelerde, talep edilen değişiklikleri izlemek ve yönetmek için Değişiklik Yönetim Planı kullanılır. Projelerde talep edilen değişikliklerle ilgili kararları almak için Değişiklik Kontrol Kurulu (DKK) oluşturulur. DKK’nin amacı, kilit paydaşları temsil etmek, değişikliği maliyet, risk ve değer etkisi açısından değerlendirmek ve değişikliğin onaylanıp onaylanmaması konusunda karar vermektir. Değişikliğin kapsamına bağlı olarak, değişikliğin kapsamı kabul edilen toleranslar dahilindeyse proje yöneticisi onaylayabilir veya tolerans eşiklerinin dışındaysa DKK’ya veya sponsora iletilmesi gerekir.
Konfigürasyon Yönetim Sistemi
Konfigürasyon Yönetim Sistemi, proje ürün ve eserlerinin yapılarını ve bu yapılardaki değişiklikleri izlemek, kontrol etmek için kullanılır. Projede yapılan değişiklikler Konfigürasyon Yönetim Sisteminde güncellemelerin yapılmasıyla sonuçlanır. Konfigürasyon Yönetim Sistemi, izlenen tüm bileşenlerin değişiklik geçmişini korumayı amaçlar. Projelerde tüm bileşenlerin sürümlerinin kontrolünü etkin bir şekilde sürdürmeyi sağlar.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
